Definición 6 MIN READ | 01-06-2020

¿Qué es un software de gestión de intervención ?

Un software de gestión de intervenciones es un programa informático que permite controlar todo o parte del proceso de realización de las intervenciones. Las funcionalidades esenciales de dicho software son las siguientes:

  • Programación de intervenciones tras llamada entrante o programación recurrente ;

  • Presentación de informes sobre las intervenciones.

Un programa informático de gestión de intervención también puede incluir otras funcionalidades como la gestión de inventarios, alertas específicas e incluso la facturación.

software de gestión de intervención

¿Cuáles son las ventajas del uso de un software de gestión de intervención?

El interés de utilizar un software de gestión de intervención es esencialmente para ahorrar tiempo. Este ahorro de tiempo se hace en tres niveles:

  • En hacer citas con los clientes o en gestionar la frecuencia de las intervenciones ;

  • En el envío de la información al técnico ;

  • Y en la creación de un historial de las tareas completadas.

Por lo tanto, este tipo de software está destinado principalmente al asistente de ventas o al planificador, o incluso al asistente de dirección para pequeñas estructuras.

La segunda ventaja, sólo permitida por algunos software, es el aumento del rendimiento de los equipos de intervención. De hecho, el software que integra las funcionales para la optimización de ruta ofrece varias ventajas, incluyendo el aumento del número de intervenciones realizadas diariamente.

La importancia de los algoritmos de planificación de intervención

En muchas empresas, una persona se dedica a la actividad de planificación. Esta persona conoce no sólo las técnicas para realizar las intervenciones, sino también el tiempo de intervención. Durante la fase de programación, el objetivo de esta persona es reunir el mismo día citas geográficamente cercanas con el fin de evitar los desvíos.

Sin embargo, esta operación es tediosa, especialmente cuando el número de intervenciones a programar es alto. La tarea también es casi imposible cuando el software de gestión de intervención utilizado no tiene algoritmos suficientemente potentes, por ejemplo, un simple programa con una vista de mapa. La organización del trabajo de la empresa puede resultar afectada.

De hecho, una planificación mal realizada presenta dos riesgos:

  • El primer riesgo es hacer que sus equipos cubran diariamente todo el territorio, incluso cuando se sectoriza sin tener los días con el número adecuado de citas para asegurar la rentabilidad. Así, sus costes aumentan y su volumen de negocios disminuye.

  • La segunda consecuencia es el hecho de no satisfacer las solicitudes de sus clientes proponiendo franjas horarias de paso insatisfactoria y pagar horas adicionales a su equipo.

Es necesario que el algoritmo de planificación se ajuste a la construcción de las rutas realizadas cada día. Esto evitará kilómetros inútiles y maximizará el número de intervenciones diarias además de garantizar su compromiso con el cliente.

¿Cómo elegir un software de gestión de intervención?

Los 4 criterios para elegir un software para gestionar las intervenciones:

  • Las funcionalidades y la ergonomía propuestas ;

  • La inteligencia del software y las posibilidades de automatización ;

  • Los aspectos técnicos ;

  • El coste.

Funcionalidad y ergonomía

Le aconsejamos centrar su atención en las funcionalidades esenciales que caracterizan a un software de gestión de intervención. Como se indica en el último párrafo de este artículo, un programa informático bien diseñado le permitirá interactuar con programas informáticos especializados y mucho más potentes. La facturación se gestiona de mejor manera con un software de facturación. Además, un software de administración de existencias se encarga de esto más fácilmente que un software de gestión de intervención.

Por lo tanto, los criterios se centrarán en la ergonomía de las funciones de planificación y de informes. El comprador analizará todos los soportes que ofrece la plataforma en función de las necesidades de la dirección, del planificador y de los técnicos.

La inteligencia del software y las posibilidades de automatización

El interés de un software de gestión de intervención es ofrecer la posibilidad de ahorrar tiempo. De esta manera, la inteligencia en la planificación y las posibilidades de automatización en el procesamiento de datos y procesos resultan cruciales. En el contexto de una comparación de soluciones, estos aspectos se considerarán de forma prioritaria.

Los puntos técnicos

Encontramos aquí todas las características asociadas a la compra de un software.

La tendencia actual es favorecer el software en modo SaaS (Software As A Service) en lugar del software «On Premise» que está permanentemente alojado en servidores informáticos El software SaaS ofrece un acceso en movimiento simple mediante una conexión a Internet. Además, su coste por suscripción resulta más atractivo para muchas empresas.

En el caso del modo SaaS, los puntos que se debe tener en cuenta además del coste de la suscripción son los siguientes:

  • La disponibilidad del servicio ;

  • Garantías de tiempo de respuesta del software ;

  • La disponibilidad del equipo del soporte ;

  • Las posibilidades de interconexión con otros sistemas.

El coste

El coste de la solución debe ser analizado a partir del rendimiento de inversión obtenido. No es fácil calcularlo debido al hecho de que se trata de elementos como el ahorro de tiempo y el respeto de los compromisos a los clientes. En realidad, eso depende de su organización. Un software de gestión de intervención eficaz puede permitir a la persona encargada de la planificación ahorrar un 50% de tiempo, además de las ganancias resultantes de la optimización de las rutas.

¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión de intervención y un software de optimización de rutas?

La mayoría de los expertos en el sector informático dirán que esta diferencia sigue existiendo. Los editores de software de gestión de intervención, que no integren una solución de optimización de rutas eficiente, deben tener un fuerte valor añadido en la presentación de informes. La diferenciación sobre el software de gestión de intervención se basa esencialmente en la optimización de las rutas.

Hay que recordar que la optimización de las rutas no se trata sólo de construir rutas de entregas a partir de una nube de puntos a visitar. La optimización de la ruta también incluye una planificación inteligente. Hoy en día, un potente software de optimización de rutas gestiona inteligentemente la elección de la fecha de intervención y las franjas horarias.

Además, los editores de software de optimización de viajes han mejorado sus herramientas con funciones de supervisión y presentación de informes debido al uso generalizado de herramientas móviles y a la relativa facilidad de desarrollo. La mayoría de los programas de optimización de rutas integran las funcionalidades de los programas de gestión de intervención.

¿Cuál es el requisito técnico más importante que se debe considerar a la hora de elegir un software de gestión de intervención?

Un punto esencial en la elección de software son las posibilidades de interconexión. Un comprador informado pondrá como condición técnica principal la presencia dentro del software de una API REST. Esta Transferencia de Estado Representacional debe estar abierta y completa. El riesgo es encontrarse limitado por el funcionamiento de un software y depender fuertemente del editor elegido para cualquier evolución.

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