¿Qué es un software de transporte (TMS) y cómo escoger el adecuado?

Un software de transporte o TMS (Transport Management System) es una solución de monitoreo informatizada para las diferentes etapas del transporte. Los TMS pertenecen a la gran familia de softwares de gestión de la cadena de suministro. El objetivo de estas herramientas es ayudar a optimizar cada paso de la cadena de suministro para reducir costes y garantizar la calidad del servicio.
Dependiendo de tus necesidades, un TMS puede integrarse con un ERP (software de gestión integral) o un WMS (software de gestión de almacén) para cubrir toda la cadena de suministro.

• ¿Para qué se utiliza el software de transporte o TMS?
• ¿Cómo escoger el mejor software de transporte según tus necesidades?
  1. Hacer una lista de los procesos logísticos a automatizar
  2. Comprobar la adecuación entre el software seleccionado y tu negocio
  3. Comparar las funcionalidades que te ofrece
  4. Comprobar la calidad del soporte ofrecido por el editor
  5. Evitar multiplicar el software

¿Para qué se utiliza el software de transporte o TMS?

Los TMS ofrecen soluciones para organizar mejor todo o una parte del proceso logístico, con el objetivo de ahorrar tiempo y reducir costes. También facilitan el intercambio de información entre las partes interesadas.
Estas herramientas incluyen, por tanto, diversas funcionalidades compartidas, pero también otras más específicas, adaptadas a los diferentes perfiles de usuarios: remitente, transportista, proveedor de servicios de mensajería, etc.

¿Cuáles son las funcionalidades compartidas de los TMS?

La mayoría de los softwares de transporte te permite gestionar las siguientes operaciones de forma automatizada:

• Apuntar pedidos o concertar citas con clientes.
• Programación de recogidas o entregas.
• Asignación de repartos a transportistas o repartidores según diversos criterios (volumen, peso, tiempo, precio, etc.).
• Seguimiento en tiempo real de flujos de ida y vuelta (track and trace).
• Gestión de la flota de vehículos o embarcaciones.
• Envío y archivo de documentos de transporte y albaranes de entrega en formato digital.
• Seguimiento de incidencias: retrasos, cancelaciones, reservas, litigios, etc.
• Comunicación con los clientes.
• Prefacturación o incluso facturación directa de líneas de transporte.
• Cálculo y análisis del rendimiento (KPI): coste por peso o por km, huella de carbono, estadísticas de cada conductor, etc.

¿Cuál es la diferencia entre un TMS de remitente y un TMS de proveedor?

Aunque los TMS ofrecen servicios bastante similares, muchos de ellos se centran en una u otra categoría de funciones dependiendo del tipo de usuarios a los que se dirigen. Los profesionales del transporte pueden distinguir estas dos opciones:

• Los TMS de fletadores o cargadores: Estos TMS están diseñados para empresas que necesitan transportar grandes cantidades de mercancías, pero para las que el transporte no es su negocio principal. Pueden ser fabricantes, minoristas, productores, etc. Los desarrolladores de este tipo de solución lógicamente se centrarán en las funcionalidades que permiten una comunicación eficiente con los transportistas: envío de solicitud de propuestas directamente o a través de bolsas de carga, análisis de respuestas, selección del transportista más adecuado, etc.
• Los TMS de proveedores o transportistas: Estas herramientas están dirigidas a profesionales que dan prioridad a la optimización del transporte en sí mismo. Pueden ser expertos en transportes por carretera, aéreo o navegación interior, pero también empresas para las que la entrega es una parte importante del servicio que prestan (comida a domicilio, instalación de electrodomésticos, equipo médico, etc.). En función de la solicitud del cliente, el sistema se centrará en optimizar la tasa de carga, reducir los costes de transporte, la calidad del servicio, etc.

¿Cuál es la diferencia entre un software de optimización de rutas y un TMS?

El principal objetivo de un software de optimización de rutas es definir, teniendo en cuenta las limitaciones vinculadas a los clientes y a la industria, la mejor ruta posible para cada conductor.

A medida que el desarrollo avanza, algunos softwares de optimización de rutas ofrecen cada vez más funcionalidades adicionales al cálculo “básico” de una ruta de transporte óptima. Un software como AntsRoute, por ejemplo, incluye herramientas para hacer seguimiento de paquetes en tiempo real, para recopilar y gestionar comprobantes de entrega, para comunicarse con el cliente final, etc. Dado que la optimización de la ruta es una función clave en la gestión del transporte para determinados negocios, el enfoque funcional de las herramientas de optimización es cada vez más similar al de los TMS.

Por el contrario, algunos TMS incluyen una función de optimización de ruta. No obstante, muchos softwares de transporte solo ofrecen subsistemas como el de programación. Dicho de otra forma, sí que definen las rutas de transporte, ¡pero el mapa de ruta no es necesariamente el ideal! Por lo tanto, los compradores que estén informados sobre los TMS deberán preguntar a los editores especialmente sobre este punto.

¿Cómo escoger el mejor software de transporte según tus necesidades?

El mejor software de transporte para tu negocio es el que te ahorrará el mayor tiempo al automatizar tantas operaciones como sea posible. Pero si nunca antes has usado un TMS, o si has estado usando el mismo durante años, ¡no es fácil dar un paso atrás y determinar cuáles son los criterios verdaderamente importantes!
Si estás en esta situación, nuestra guía de 5 pasos te ahorrará muchos dolores de cabeza.

1. Hacer una lista de los procesos logísticos a automatizar

Para escoger el software adecuado, necesitas saber qué es lo que esperas de él. Una forma de averiguarlo es haciendo una lista de las operaciones que actualmente te están causando problemas.

• “Planificar las rutas me lleva mucho tiempo”.
• “Tengo dificultades para saber si mis órdenes de transporte se realizan correctamente”.
• “Mis conductores siempre se están quejando de la aplicación”.
• “Los clientes llaman regularmente para comprobar el estado de su entrega”.
• “Mi software no tiene un módulo para bolsas de carga”, etc.

Puedes deducir fácilmente qué procesos necesitan una mejora, y hacer una lista de las funcionalidades que realmente necesitas. En este sentido, todos los softwares activan automáticamente algunas acciones cada vez que se cumple una condición. Por ejemplo, “si la mercancía se carga en el camión, envía un SMS o un correo electrónico al cliente”. Suponiendo que el sistema ha recibido la información sobre la carga de la mercancía…
Este tipo de información automatizada que se comparte durante recogidas o entregas ahorra un tiempo muy valioso a tus equipos. ¡Así que presta atención a ello!

2. Comprobar la adecuación entre el software seleccionado y tu negocio

De entre las docenas de herramientas de gestión de la cadena de suministro disponibles, algunas están adaptadas a un amplio rango de actividades, mientras que otras están diseñadas para una única industria. Por ejemplo, los procesos logísticos de un laboratorio de análisis médicos y de un especialista en entrega de paquetes parecen bastante similares. Sin embargo, para la preparación o las fases de entrega, los términos usados serán diferentes. Estos desajustes son confusos para los usuarios diarios, y al final pueden hacer perder mucho tiempo
Además, “retocar” un software para adaptarlo a otra industria hace que no sea posible usar su máximo potencial. Teniendo en cuenta la amplia oferta del mercado, sería una lástima…

Para comprobar si el software está adaptado a tu negocio, puedes:

• Leer los “estudios de casos” o “testimoniales” en la página web del proveedor de servicios.
• Solicitar al editor referencias de otros clientes de tu industria.
• Revisar en las capturas de pantalla los términos usados, y preguntar hasta qué punto el vocabulario puede personalizarse.

3. Comparar las funcionalidades que te ofrece

Llegados a este punto, ya deberías poder definir una lista de 3 a 5 soluciones. Así que ahora es el momento de comparar la lista de funcionalidades que son esenciales para ti y aquellas que cada editor ofrece como “estándar”.
Por ejemplo, la entrega recurrente de comidas a escuelas requiere un seguimiento muy preciso de los envíos. En el día a día, esta funcionalidad será de mucha más utilidad que la optimización de rutas, dado que las rutas de los conductores no cambian a menudo.
Por otro lado, una empresa que entrega productos frescos a domicilio bajo pedido, necesitará optimizar completamente sus rutas para ser rentable.

En otras palabras, el objetivo no es necesariamente encontrar una navaja suiza multifuncional, sino una herramienta centrada en las funcionalidades que son realmente necesarias para ti.

4. Comprobar la calidad del soporte ofrecido por el editor

De un extremo a otro de la cadena de suministro, la mayoría de softwares actualmente se ofrecen en modo SaaS. En otras palabras, el editor aloja directamente la solución y la pone a disposición de los clientes en la nube.
Este método de distribución tiene muchas ventajas para los clientes cuyos negocios no se centran en IT:

• La implementación de la herramienta en la empresa es simple y rápida.
• El cliente no tiene que preocuparse de instalar la solución o de actualizarla.
• El sistema de facturación es muy flexible y puede ser fácilmente adaptado a la evolución del equipo, etc.

Pero este modo Saas también te hace más dependiente del editor. Estas son algunas de las preguntas útiles que puedes formular de antemano:

• ¿Cómo puedes probar el software? ¿Con una demostración realizada por un comercial? ¿Con un período de prueba gratuito?
• ¿Cuáles son las soluciones que ofrecen para ayudar a los equipos a acostumbrarse a la herramienta?
• En caso de dificultades, ¿qué ayuda hay disponible? ¿Cuentas con la asistencia de un bot o de un humano? ¿Cuáles son los días y las horas de operatividad de la línea?
• ¿Cómo puedo contactar con el servicio de atención al cliente? ¿Por teléfono o únicamente por mensaje? ¿Hay recargos en la llamada?
• ¿Cuáles son los compromisos del editor en términos de disponibilidad? Un proveedor de servicios que garantiza un 98% de disponibilidad puede parecer impresionante. Pero en realidad, esto significa que aceptas prescindir del software durante una semana al año…
• En caso de avería, ¿qué garantías ofrece el proveedor del servicio en cuanto a tiempo de respuesta y tiempo de restauración?

5. Evitar multiplicar el software

En tu búsqueda del mejor software de transporte, también deberías tener en cuenta la disponibilidad de APIs (Interfaz de Programación de Aplicaciones). Detrás de este complicado acrónimo se encuentra una solución IT muy inteligente que permite al software automáticamente recuperar datos o un servicio proporcionado por una aplicación de terceros. Las API te permiten obtener lo mejor de cada software y construir un ecosistema IT caso por caso perfectamente adaptado a tus necesidades.

De este modo, un software de optimización de rutas equipado con una buena API puede obtener las funcionalidades que le faltan, e incluso ir más allá de un básico TMS. Gracias a su API llamada “REST abierta”, AntsRoute puede intercambiar datos fácilmente con:

• Software empresarial muy específico. Por ejemplo, Must-G5, un software de gestión para proveedores de atención médica domiciliaria, está integrado con nuestra solución para optimizar rutas usando una API.
• Soluciones e-commerce como Prestashop y WooCommerce.
• Herramientas más generales que ya se usan en muchas industrias como por ejemplo Odoo, Outlook, Google Calendar, Google Maps, etc.

En caso de que sea necesario, se recomienda preguntar a cada editor sobre las posibilidades de integración con las soluciones de IT que ya usas. De esta forma, no te quedarás atrapado en un ecosistema limitado, sin posibilidad de evolucionar.

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