AntsRoute: Mehr als nur eine Software für das Einsatzmanagement

Eine Software für das Einsatzmanagement unterstützt Verantwortliche von Außendienstteams dabei, die Touren der Techniker vor Ort besser zu organisieren. Die meisten solcher Software verfügen über verschiedene Funktionalitäten, wie z.B.:

  • die Planung von Terminen bei eingehenden Anrufen,
  • die Planung von wiederkehrenden Einsätzen,
  • die Verwaltung von elektronischen Signaturen,
  • die Entmaterialisierung von Fahrplänen und Einsatzberichten,
  • die Analyse der Leistung jedes Beteiligten (KPI),
  • die Vorfakturierung evtl. auch die Rechnungslegung.

AntsRoute bietet selbstverständlich alle diese Funktionen an und darüber hinaus auch :

Die Optimierung von Touren

Sparen Sie bis zu 50 % Zeit bei der Tourenplanung mit einem leistungsstarken Optimierungsmodul, das von unseren Operations-Research-Experten über mehrere Jahre hinweg perfektioniert wurde.

Geben Sie Ihre Kunden- und Geschäftsanforderungen ein, und die Software ermittelt automatisch die optimale Route unter Berücksichtigung zahlreicher Parameter: Einsatztyp, geografische Lage, Kompetenz der einzelnen Techniker, gewünschtes Besuchszeitfenster, Verkehrshistorie, etc.

Die vielen Stunden, die Sie dafür mit Excel, Waze oder Google Maps derzeit noch verbringen, gehören bald der Vergangenheit an!

Die Lokalisierung von Technikern in Echtzeit

Durch die Aktivierung der Geolokalisierung können Sie jederzeit die Position jedes Technikers verfolgen.
Diese Funktion ist sehr nützlich, nicht nur um besorgten Kunden zuverlässige Auskunfte zu erteilen, sondern auch um dringende bzw. kurzfristige Aufträge in Echtzeit hinzufügen.

Ruft Sie ein Kunde wegen des Ausfalls einer dringend benötigten Maschine an? Mit wenigen Klicks listet AntsRoute die Mitarbeiter in der Nähe auf, die über die passenden Kompetenzen verfügen und vergleicht mehrere Szenarien unter Berücksichtigung von Zeit, Kosten und gefahrenen Kilometern.

Wählen Sie dann unter den Vorschlägen von AntsRoute die für Sie beste Lösung, und die Zeitpläne der betroffenen Techniker wird sofort in der App aktualisiert!

Die Terminplanung direkt aus der App heraus

Muss eventuell unser Techniker von soeben nach Erledigung seines Einsatzes einen zweiten Besuch bei diesem Kunden einplanen, z. B. um ein weiteres Teil auszutauschen? Oder muss vielleicht der Verantwortliche für Tourenplanung selbst auch Touren absolvieren?

Planen Sie doch alle Ihre Termine direkt aus der App heraus, ob auf dem Handy oder Tablet.

Nächster Fall: stellt ein Kunde während des Besuchs Ihres Mitarbeiters einen Fehler oder eine Änderung in seinen Kontaktdaten fest? Ihr Mitarbeiter kann mit den passenden Berechtigungen nun auf seine Unterlagen zugreifen und sie gleich online korrigieren.

Somit geben Sie sofort Ihren Kunden qualitativ hochwertige Antworten und vermeiden weitere unnötige Anrufe!

Mit diesen verschiedenen Funktionen können Sie die Anzahl der täglichen Einsätze und zufriedenen Kunden erhöhen und gleichzeitig sowohl Überstunden als auch gefahrene Kilometer senken.

Behalten Sie bei jedem Planungsschritt den Überblick!

Heutzutage gibt es fast genauso viele verschiedene Arbeits- und Abrechnungsmethoden wie kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Daher haben wir im Laufe der Jahre eine Software für die Einsatzplanung entwickelt, die Sie leicht lernen, beherrschen und individuell anpassen können.

Zahlreiche Felder lassen sich entsprechend Ihrer Bedürfnisse anpassen

Sind Sie Klempner, Elektriker, Landschaftsgärtner oder leiten Sie einen Kundendienst? Reparieren Sie Fahrräder, installieren Sie Waschmaschinen, Fernseher, Klima- oder Alarmanlagen?


Unabhängig von Ihrer Tätigkeit und dem verwendeten fachspezifischen Vokabular können Sie alle Begriffe einfach einstellen, damit die Software so „spricht“ wie Sie.

  • Referenzen des Kostenvoranschlags
  • Marken
  • Bezeichnung der Teile
  • Preise
  • Gewichte
  • Zusätzliche Dienstleistungen

Auswahl der vorrangigen Techniker

In den Bereichen der technischen Unterstützung und der Wartung erfordern die meisten Maßnahmen spezifische Kompetenzen, Zulassungen oder Berechtigungen.
Weiterhin fragen manche Kunden manchmal nach einem bestimmten Techniker, weil sie mit ihm schon einmal besonders zufrieden waren.

Mithilfe der Funktionen „Kompetenz“ und „bevorzugter Mitarbeiter“ weist die Software jeden Einsatz dem verfügbaren Kollegen mit dem passenden Profil für diese Aufgabe bzw. diesen Kunden automatisch zu.

  • Branchenbezogene Befähigungen
  • Zertifizierungen
  • Zulassung für Elektrik
  • Führerschein für Sicheres Fahren
  • Arbeit in großer Höhe
  • Beherrschung von bestimmten Werkzeugen

Verfolgung des Tourenfortschritts in Echtzeit

Von der mobilen Applikation aus aktualisiert jeder Außendienstler sofort den Status jedes Einsatzes: storniert, durchgeführt, verschoben, usw.

Sobald ein Techniker eine Etappe seiner Tour als abgeschlossen bestätigt, wird automatisch ein vollständiger Besuchsbericht erstellt und online übermittelt:

  • Datum & Uhrzeit des Besuchs
  • Fotos
  • Unterschrift
  • Barcode
  • Verwendete Teile
  • Kommentare

Weitere wichtige Funktionalitäten für das Einsatzmanagement

  • Programmierung von wiederkehrenden Aufgaben (wöchentlich, monatlich…)
  • Automatisierter Versand von Bestätigungs-E-Mails und -SMS
  • Direkte Eingabe von Fotos und Kommentaren in die mobile Anwendung
  • Digitale Archivierung von Lieferbelegen
  • Einfaches Bearbeiten und Versenden von Geschäftsberichten im PDF-Format

Häufig gestellte Fragen

Vor einigen Jahren konzentrierte sich Software für die Verwaltung von Außendiensteinsätzen vor allem auf die Koordination der Teams und die Berichterstattung (Reporting).

Doch im Laufe der Zeit haben die besten Programme für das Einsatzmanagement – auch Field Service Management genannt – ein Modul für Tourenoptimierung integriert, welches mehr oder weniger effizient ist.

Inzwischen muss Software für das Management von Dienstleistungen, wirklich einen sehr hohen Mehrwert bei der Erstellung von Einsatzberichten haben, um den Unterschied zu machen, wenn sie nicht diese zusätzlichen Funktionen besitzen.

Im Gegensatz dazu haben die Anbieter von Software für die Tourenoptimerung, aufgrund der breiten Verfügbarkeit von mobilen Endgeräten, ihre Lösungen um Funktionen wie Leistungsanalyse oder Berichterstattung erweitert, die verhältnismäßig leicht zu entwickeln sind.

Daher werden Ihnen die meisten Experten sagen, dass der Unterschied zwischen diesen beiden Arten von Tools heute sehr gering ist.

Unser Ziel bei AntsRoute ist es keinesfalls, Ihre übliche CMMS-Software zu ersetzen. Bei bestimmten für Sie unabdingbaren Funktion wird eine spezialisierte Software immer leistungsfähiger sein als eine All-in-One-Software.
So wird die Wartung besser durch eine Wartungssoftware abgewickelt und die Lagerbestände besser durch eine Lagerverwaltungssoftware verwaltet!

Ziel von AntsRoute ist es, die Touren Ihrer Techniker mithilfe leistungsstarker Algorithmen zu optimieren und dabei eine Reihe von Einschränkungen zu berücksichtigen (Zeitfenster, Urlaub, Art der Einsatzes, Kompetenzen der Techniker usw.).
Unsere Software geht also weit über eine einfach auf mehrere Mitarbeiter verteilte Planung oder eine Planung per Drag-and-Drop hinaus!

Um die Vorteile jeder einzelnen Lösung voll auszuschöpfen, können Sie AntsRoute ganz einfach mit folgenden Programmen verknüpfen:

  • CMMS: Axiobat (Baugewerbe) und Mission One (Alteva).
  • Lagerverwaltung: Odoo, Sage und Monstock.

So bestimmt AntsRoute automatisch die bestmögliche Tour für jeden Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Daten aus Ihrer anderen Software.

AntsRoute kann automatisch Informationen mit vielen spezialisierten Softwareprogrammen austauschen, die für die Rechnungsstellung oder Buchhaltung verwendet werden, z. B. Odoo, Quickbooks, Axonaut, Sage etc. So können Sie ohne zusätzliche Eingaben wichtige Informationen übertragen wie:

  • die von den Technikern tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten,
  • lieferungsbezogene Daten (Datum, Uhrzeit, Status, Referenzen usw.),
  • kundenbezogene Daten (Nummer, Identität, Adresse usw.),
  • Vorbehalte oder Kommentare zum Besuch usw.

Um AntsRoute mit möglichst viele Softwareprogramme verknüpfen zu können, bieten wir zwei Arten von Verbindungen an:

  • entweder über unsere Open-API & Rest-API
  • oder durch den Zapier Connector.

Der große Vorteil von SaaS-Software ist, dass sie überall, jederzeit und von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich ist: Desktop-Computer, Smartphone, Tablet etc.
Für Techniker und Mitarbeiter, die ständig im Außendienst unterwegs sind, ist das ein entscheidender Vorteil.

Wir haben uns auch deshalb für eine Software im SaaS-Modus als für einen Lizenzkauf entschieden, weil die meisten unserer Kunden kleine und mittlere Unternehmen sind. Sie verfügen daher nicht unbedingt über eine eigene IT-Abteilung …. oder diese hat bereits alle Hände voll zu tun!

Mit einer SaaS-Software müssen Sie weder einen Computerserver noch einen Reinraum bereitstellen. Alle Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Software sind im monatlichen Abonnement von AntsRoute enthalten:

  • der telefonische Support in Fällen von Pannen oder Schwierigkeiten,
  • eine vertraglich garantierte Verfügbarkeit des Dienstes von über 99 %,
  • eine Anzahl der Lizenzen, die leicht nach oben oder unten angepasst werden kann.

Der beste Weg, um zu überprüfen, ob eine Software für Sie geeignet ist, ist, sie einfach auszuprobieren!
Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie während der kostenlosen Testphase, die von den meisten Anbietern angeboten wird, überprüfen sollten:

  • Enthält die Software alle erwarteten Funktionen?
  • Ist sie für das gesamte Team leicht zu erlernen und zu verwenden? Ist die Benutzeroberfläche der Software für alle Userkategorien klar? (Führungskräfte, Planer, Assistent der Geschäftsleitung, Verkaufsabteilung, Techniker, Installateure etc.)
  • Wie viel Zeit sparen Sie mit der Software tatsächlich? Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Es reicht nicht aus, den Preis der verschiedenen Lösungen für das Einsatzmanagement zu vergleichen. Sie müssen vor allem die ROI-Aussichten (Return on Investment) analysieren! Eine leistungsfähige Software ist nie kostenlos. Aber diejenige, die Ihrem Unternehmen am meisten Zeit spart, muss auch nicht unbedingt die teuerste sein…
  • Ist der Support effizient und reaktionsschnell? Welche Tools stellt der Anbieter zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten?

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