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4 razones por las que usar un software para tus informes de servicio

6 marzo 2023 | 6 min read

Como responsable de un equipo de técnicos o agentes móviles, tu principal objetivo es mejorar la calidad y rapidez de sus servicios. Esto incluye tanto mantenimiento preventivo como correctivo, solución de problemas, operaciones de instalación o control, así como rondas de recuperación/transmisión de equipos. Necesitas acceso rápido a los datos de cada servicio para que tus equipos puedan procesarlos de forma eficiente.

Una solución potente es usar una aplicación móvil para editar tu informe de servicio automáticamente.

Al optar por un software de edición de informes de servicio podrás:

• Crear informes de servicio profesionales.
• Recoger información de campo más fácilmente.
• Mejorar la trazabilidad y la comunicación entre departamentos.
• Ahorrar tiempo, optimizar horarios, monitorizar y gestionar servicios.
• Analizar datos a partir de los informes de servicio y aumentar la calidad del servicio.

Para ayudarte a dar el paso o convencer a los directores para optar por un software personalizado de informes de servicio, hemos hecho una lista destacando las 4 ventajas que ofrecen estas aplicaciones móviles.

1. Crea informes de servicio legibles y ergonómicos con una aplicación móvil personalizable

Ahorra tiempo tanto a los técnicos como al equipo administrativo

Además de llevar mucho tiempo completarlos, los informes de servicio en papel a menudo son ilegibles o difíciles de usar.
Tus técnicos de mantenimiento y agentes sobre el terreno han sido contratados por sus habilidades profesionales, no por sus habilidades de escritura.
Les gustaría poder concentrarse en su trabajo como técnicos, siendo rápidos y eficientes, sin tener que emplear largas horas documentando todo su trabajo.
No obstante, tus equipos internos y clientes necesitan una trazabilidad. Requieren documentos claros y comprensibles. Tus informes de servicio deben permitirles visualizar y controlar, en tiempo real, las operaciones que se están llevando a cabo y organizar los servicios de seguimiento.

Al renunciar a los formularios en papel y optar por una aplicación móvil dedicada, facilitarás el día a día de tus técnicos y aumentarás su motivación en gran medida. Podrán introducir rápidamente datos relevantes y pasar a la siguiente visita.

A su vez, esto te ayudará a mejorar la retención de técnicos, favoreciendo el aumento de tu productividad. Al permitirles introducir los datos del cliente directamente en un software online preconfigurado:

• Les ayudarás a recuperar el tiempo que invertían en escribir informes.
• Les ahorrarás desplazamientos innecesarios para entregar los informes de servicio en formato papel.
• Tus clientes tendrán acceso a documentos comprensibles y ergonómicos, en periodos de tiempo más cortos.
• Tus equipos administrativos gastarán menos tiempo haciendo seguimiento o descifrando los informes de tus agentes.

Software de gestión de informes de servicio personalizables

En algunas aplicaciones móviles, es posible configurar y personalizar todo o parte de los campos disponibles, para adaptarlos a tu actividad. Descubre nuestros consejos para redactar un informe de servicio efectivo.

Por ejemplo, con el software de AntsRoute, los datos introducidos por tus agentes se integran automáticamente en tu informe previamente editado por ti en un panel personalizado. Tienes la posibilidad de añadir campos obligatorios y campos adicionales personalizables, como por ejemplo:

• Información de la empresa, agente e información de contacto del cliente.
• Fecha, hora, duración y lugar del servicio.
• Razón del servicio o de la visita, con referencias y documentación.
• El material utilizado, el producto usado.
• Comentarios sobre el servicio, problemas que han surgidos y consejos proporcionados.
• Firma del cliente.
• Fecha del siguiente servicio.

Esto permite que toda la información útil sea trasladada desde un ordenador portátil o tablet. No es necesario completar el informe más tarde o hacer un seguimiento con los clientes.

Si un técnico se da cuenta después de un servicio que debe planificar una nueva visita al cliente, o reemplazar otra pieza, por ejemplo, puede programar una cita directamente desde la aplicación móvil.

Es muy fácil configurar información personalizada para que se corresponda con las especificaciones de tu negocio:

• Tipos de servicios;
• Servicios adicionales ofrecidos;
• Informes de avances de los proyectos;
• Habilidades y certificaciones oficiales (CACES, autorizaciones, etc.);
• Precio, peso y dimensiones del material;
• Anexos sobre la instalación correspondiente.

2. Recoge información sobre el terreno y mejora la comunicación con el cliente

Informes enviados 30 minutos después del servicio

Una aplicación móvil dedicada también te permitirá generar y enviar automáticamente estos informes de servicio a clientes y equipos internos.
No más entradas duplicadas ni revisiones tediosas. Esto evitará que tus equipos tengan que reescribir y verificar la información proporcionada por tus agentes y les ahorrará un tiempo valioso.

Con la aplicación móvil AntsRoute, tan pronto como un técnico haya completado un servicio o etapa de su turno, automáticamente se publicará online un informe completo, con toda la información que se haya considerado relevante:

• Fecha y hora de la visita;
• Fotos;
• Firma;
• Códigos de barras;
• iezas usadas;
• Comentarios.

Después de realizar sus servicios, tus agentes pueden introducir directamente las fotos y comentarios en la aplicación móvil e incluir todos los comprobantes necesarios en relación a la visita (comprobante de entrega, reparaciones, material reparado, etc.).
Ya no hay necesidad de enviar la información al departamento administrativo al final de la jornada, para que tu agente pueda volver a introducirla y editar los informes de los clientes. En vez de eso, los informes de servicio pueden exportarse directamente en un archivo PDF y enviarse a los clientes 30 minutos después de la visita del técnico, por correo electrónico con mensaje de texto de confirmación.

Recuerda que el informe de servicio es un documento estratégico, que además contribuye enormemente a la satisfacción del cliente.

Información completa y actualizada del cliente directamente de tus técnicos

Tus agentes también pueden enviar los datos de contacto del nuevo cliente directamente a la base de datos (cambio de dirección, número de contacto, etc.).
Con el software AntsRoute, por ejemplo, tus técnicos móviles pueden acceder a los archivos de tus clientes y corregir sus datos de contacto online, algo que resulta útil en caso de que los clientes notifiquen errores o cambios en ellos.

Por otro lado, tus técnicos tendrán acceso fácilmente a toda la información necesaria para sus servicios, gracias a los informes previamente cumplimentados. Pueden añadir cualquier información que consideren útil, como por ejemplo fotos, piezas utilizadas, etc.
Tus equipos administrativos tendrán todos los documentos disponibles para hacer un seguimiento rápido de los servicios: modificación del horario, pedido de piezas adicionales, facturación, etc.

Al centralizar los datos de los servicios en una aplicación y digitalizar los informes de servicios, podrás:

• Maximizar la eficiencia de tus técnicos y permitir que se concentren en su trabajo.
• Estandarizar la información que se debe proporcionar y ahorrar un tiempo considerable en su procesamiento.

La generación automática de informes de servicio proporciona una mayor autonomía y libera tiempo a tus técnicos y al departamento administrativo. También ofrece una mayor transparencia y simplifica la comunicación con tus clientes y dentro de tus equipos.

3. Gestiona eficientemente los datos del servicio y optimiza las rutas

Una vez que estos informes han sido completados y enviados, gestionar el resto de los servicios se vuelve más fácil.
Podrás seguir el estado del servicio en tiempo real (completado, pospuesto, cancelado, por completar) y ajustar el calendario en consecuencia, tanto si son servicios periódicos o únicos.

Con tan solo unos clics, también tendrás acceso a amplios datos del servicio:

• Piezas de repuesto utilizadas;
• Duración del servicio;
• Planificación complementaria;
• Comentarios de los clientes.

De este modo, puedes hacer un seguimiento más fácilmente de las piezas que aún están en stock, las dificultades que han surgido durante el servicio y el tiempo dedicado a cada pieza del equipo o en cada localización. Esto te ofrece una mejor visión general de la gestión y las necesidades de tu servicio.

Además, también te permitirá planificar y cotizar mejor tus servicios, al distribuirlos de forma equitativa entre tus diversos agentes.

Hay una ventaja indiscutible para los técnicos al poder centralizar estos datos con el software de gestión de servicios. Les permite acceder a toda la información necesaria para futuros servicios, algo que se traduce en un aumento de su eficiencia.

4. Aumenta la calidad del servicio de tus servicios de mantenimiento y resolución de problemas

Si hay un punto que debe destacarse, este es el del aumento en competitividad y rendimiento que ofrecen estos informes automáticos de servicio.
Te permiten:

• Administrar mejor el horario del servicio;
• Ahorrar mucho tiempo a tus equipos;
• Evitar la impresión innecesaria de documentos;
• Optimizar los servicios, al tener un mejor conocimiento de la información sobre el terreno.
• Recopilar datos útiles para mejorar la satisfacción del cliente y gestionar el stock.
• Tomar decisiones más informadas.

Por lo tanto, optar por un software que automáticamente genera informes de servicio no solo es un simple complemento; de hecho, es esencial para mejorar la productividad y competitividad de las empresas que se desplazan con frecuencia a requerimiento de los clientes.

El equipo de AntsRoute no se detiene ahí. Nuestra aplicación móvil te permite configurar y generar fácilmente informes de servicio personalizables. Y puede combinarse con funcionalidades adicionales que te permiten programar y optimizar tus rutas y digitalizar tus hojas de ruta. Consulta esta página si deseas obtener más información.