1. Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

2. Le bon de livraison est-il un document obligatoire ?

Aucun décret ou texte de loi n’impose la production de bons de livraison pour vos clients. C’est en revanche vivement conseillé, car le bon de livraison est un justificatif indispensable pour contraindre un mauvais payeur à vous régler. Avec ce document commercial, vous faites d’une pierre deux coups :

• Dans le cas d’une relance amiable, joignez la copie du ou des bons de livraison relatifs à la facture impayée. Une telle preuve de professionnalisme décourage de nombreuses contestations et refus de paiement.
• Dans le cas d’un client en difficulté financière ou de mauvaise foi, la production d’un bon de livraison signé est indispensable pour prouver le bien-fondé de votre demande et obtenir une injonction de payer.

En revanche, si vous décidez d’établir des bons de livraison, vous devez :

• Les produire en 2 exemplaires au moins : un pour vous et un 2^e pour l’acheteur, également appelé bon de réception. Certaines entreprises prévoient en plus une copie supplémentaire pour le transporteur.
• Conserver vos bons de livraison pendant 10 ans, au même titre que d’autres documents comptables comme les factures ou les bordereaux de commande. Signés, les bons de livraison permettent notamment d’écarter tout soupçon de fausse facture.

3. Quels sont les éléments essentiels à mentionner sur vos bons de livraison ?

Contrairement à une facture, qui doit comporter certaines mentions obligatoires sous peine d’amende, le contenu d’un bordereau de livraison n’est pas codifié.
Cependant, en matière de bons de livraison, mieux vaut respecter un certain formalisme pour se prémunir efficacement contre les litiges et impayés !

Avant l’expédition de la marchandise

Afin d’écarter tout risque de litige et de faciliter le traitement des bons de livraison par les services facturation ou comptabilité du client, vous devez préciser les informations suivantes :

• Données permettant d’identifier le fournisseur à l’origine de l’envoi, comme sur une facture : nom, raison et forme sociale, adresse, capital, numéro de SIREN, inscription au RCS, etc.
• Coordonnées du client ou de l’entreprise à l’origine de la commande du produit ou des biens.
• Références de la commande
• Numéro du bon de livraison, à reporter ensuite sur la facture correspondante.
• Nom, nature ou caractéristiques exactes des marchandises livrées.
• Quantités précises exprimées en unités, en litres, en volume, etc.
• Date d’expédition et date de livraison.
• Adresse de livraison, qui ne correspond pas forcément à celle de l’acheteur.

Certaines sociétés choisissent également d’y faire figurer les prix des articles livrés, avec ou sans la TVA. On parle alors de bons de livraison valorisés.

Au moment de la réception des produits

Si le client valide le contenu livré, il doit signer le bordereau de livraison correspondant, qu’il s’agisse d’une signature manuscrite ou électronique. En effet, pour pouvoir être reconnu comme une preuve de livraison par un juge en cas de refus de paiement, le bordereau de livraison doit obligatoirement être signé.

À l’inverse, en cas de réserves, de contestations ou de défauts de conformité, le client doit impérativement les inscrire sur le bon de livraison à l’aide de commentaires explicites comme :

• X produits manquants.
• Colis numéro _ ouvert ou déchiré.
• Liste des marchandises arrivées cassées, etc.

Le cas échéant, le paiement de la facture est mis en suspend jusqu’à ce que le différend soit réglé. C’est ce qu’on appelle « lever les réserves ». Pour clore le litige, le fournisseur peut proposer le retour et l’échange des produits abîmés, une nouvelle livraison partielle ou totale, etc.

4. Comment créer un modèle de bon de livraison personnalisé ?

Aucune loi n’impose de contrainte particulière pour la création d’un bordereau de livraison. Sur le plan juridique, il n’existe aucune différence entre un bon de livraison papier et un bon de livraison électronique.
Certains professionnels achètent encore des cahiers de bons de livraison autocopiants, aussi appelés carnets manifold. Mais, honnêtement, si vous vous lancez en 2021, il ne s’agit là que d’une technique ponctuelle en cas de dépannage !

L’utilisation d’un logiciel bureautique ou d’une solution professionnelle s’impose pour personnaliser vos bons de livraison aux couleurs de votre entreprise, en y intégrant par exemple votre logo. Un bon de livraison électronique est aussi beaucoup plus simple à conserver, à classer – et donc à retrouver ! – que son équivalent papier.
En fonction de la quantité de livraisons à effectuer et des outils que vous utilisez au quotidien, vous pouvez :

• Personnaliser un modèle de bon de livraison déjà existant sous Word ou Excel. De nombreux modèles de bons de livraison sont disponibles gratuitement en ligne.
• Produire des bons de livraison à l’aide de votre logiciel habituel de gestion ou de facturation.

5. Bonus : comment générer et compléter vos bons de livraison en ligne avec AntsRoute ?

Vous pouvez également créer et renseigner vos bons de livraison à l’aide d’AntsRoute, une solution d’optimisation de vos livraisons de colis, de produits frais ou de combustibles.

Première méthode : utiliser uniquement le logiciel et l’application AntsRoute

Vous pouvez paramétrer en toute liberté les informations que vous voulez faire apparaître sur vos bons de livraison grâce à la fonctionnalité Champs personnalisés. En fonction de vos besoins, sélectionnez des données sous forme de texte, de chiffres, de date, ou même des données à choisir dans une liste déroulante.
L’un de nos clients, dont nous avons anonymisé un bordereau de livraison, y fait figurer :

• Le numéro de la commande.
• La référence interne du compte client.
• Le matricule du chauffeur.
• La date et l’heure exacte de la livraison.
• Le code et la désignation des articles livrés.

Grâce à l’application mobile AntsRoute, les chauffeurs peuvent également faire remonter directement la signature électronique du client, ainsi qu’une photo, pour attester du bon déroulement de la livraison.
Notre service support se tient bien sûr à votre disposition pour vous accompagner lors du paramétrage de ces champs personnalisés.