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Los albaranes de entrega se han convertido en los documentos mercantiles indispensables para evitar litigios, impagos y otros problemas. Encuentra la mejor solución para ofrecer a tus clientes unos albaranes de manera muy sencilla. Para acompañarte, te damos algunos consejos.
Es un documento mercantil indispensable para demostrar de manera incontestable que se ha realizado una entrega de bienes. Este documento justifica la existencia de la transacción.
El albarán tiene la misma funcionalidad que el informe de intervención que se genera después de una prestación o un servicio.
Las empresas no están obligadas a proporcionar un albarán a sus clientes, ninguna ordenanza o texto jurídico lo impone. Sin embargo, está muy recomendado porque es una justificación indispensable si tienes un litigio con un cliente que se niega a pagar. Con este documento mercantil, tienes dos opciones:
Sin embargo, si decides proporcionar un albarán de entrega, tienes que:
A la diferencia de una factura que debe mencionar unos elementos obligatorios (en el caso contrario te expones a recibir una multa), el albarán no tiene norma específica. Sin embargo, te aconsejamos respetar un formalismo para prever los litigios e impagos.
Para evitar litigios y facilitar el tratamiento de los albaranes por parte del departamento de factura y contabilidad del cliente, deberás introducir las informaciones siguientes:
Datos que permiten identificar el proveedor del envío:
Algunas empresas eligen añadir el precio de los artículos entregados, con o sin el IVA. Se llama entonces un albarán valorado.
Si el cliente aprueba la mercancía entregada, debe firmar el albarán correspondiente, puede ser firma manuscrita o electrónica. Para tener validez en un juzgado como prueba de entrega en caso de impago, el albarán debe obligatoriamente incluir la firma.
En el caso contrario, si el cliente protesta o en caso de falta de conformidad, el cliente debe obligatoriamente apuntarlo en el albarán de entrega de la manera siguiente:
En este caso, el pago de la factura está suspendido hasta que se resuelve el litigio. Para encontrar un acuerdo el proveedor puede proponer una devolución de los productos dañados, una nueva entrega, parcial o total, etc.
Ninguna ley impone un modelo a la hora de crear tu albarán. Jurídicamente, no existe diferencia entre un albarán en formato papel o electrónico.
Algunos profesionales compran cuadernos de albaranes autocopiativos. En 2022, se usa de manera muy puntual, por ejemplo, en caso de emergencia. Tendrás que usar un programa informático o pedir ayuda a una empresa especializada para personalizar tus albaranes añadiendo, por ejemplo, el logotipo de tu empresa. Un albarán electrónico es mucho más fácil de conservar, clasificar. También si más adelante lo necesitas será mucho más fácil encontrarlo si está en formato digital, que papel.
En función de la cantidad de envíos y de las herramientas que usas a diario, puedes:
Puedes crear tus albaranes de entrega con AntsRoute, una solución para optimizar tu entrega de pedidos, productos frescos o de combustible.
Puedes ajustar los parámetros a tu gusto, poner las informaciones que deseas gracias a la funcionalidad “campo personalizado”. En función de tus necesidades, elige los datos en formato texto, cifra o fecha, o incluso puedes elegir unos datos en un menú desplegable.
Uno de nuestros clientes, que permanecerá en el anonimato incluye:
Con dicha opción, solo tendrás que registrar una sola vez, las informaciones relacionadas con los pedidos o entregas. Si es necesario, los datos podrían ser usados por otros departamentos de la empresa.
Gracias a Zapier, un software que propone integraciones entre programas y aplicaciones web, AntsRoute puede intercambiar automáticamente los datos relativos a los albaranes con los programas siguientes:
Con la ayuda de plugin específicos, los actores del comercio electrónico, también llamado e-commerce, pueden conectar AntsRoute a su sitio web Woocommerce o a la plataforma Prestashop.
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