Logiciel d’optimisation de tournées : pourquoi et comment choisir ?

Un logiciel d’optimisation de tournée est un outil métier qui organise, planifie et optimise vos tournées de livraisons, d’interventions ou de visites à domicile.

Pour vous aider à choisir votre application d’optimisation de tournées, voici un guide avec nos meilleurs conseils :

• Qu’est-ce qu’un logiciel d’optimisation de tournées ?
• Quels sont les bénéfices avec ce type de logiciel ?
• Dans quel cas utiliser un logiciel d’optimisation de tournées ?
• Les deux grandes utilités d’un logiciel d’optimisation de tournées
• S’assurer de la performance d’un logiciel d’optimisation de tournée
• Comment choisir un logiciel d’optimisation de tournée opérationnel ?

Qu’est-ce qu’un logiciel d’optimisation de tournées ?

Pour commencer, nous pouvons définir une tournée comme étant un itinéraire passant par différents lieux avant de revenir à son point de départ. Pour chacun des lieux visités, des actions peuvent ainsi être réalisées : livraisons de marchandise, collectes d’échantillon, intervention de maintenance ou soins auprès d’un patient. En fonction du type de services, certaines contraintes doivent être prises en compte : compétences, capacités des véhicules, etc. L’optimisation de tournée consiste à déterminer le meilleur itinéraire pour réaliser ces interventions en limitant les kilomètres parcourus entre deux étapes et en intégrant l’ensemble des contraintes métiers.

Un logiciel de gestion dédié à la logistique

L’ensemble des logiciels de gestion visent à prendre en charge un domaine clé de votre réalité opérationnelle. Au niveau logistique, cela touche le plus souvent les aspects suivants :

• Traduire les flux physiques dans votre système d’information ;
• Assurer la fluidité, le contrôle et la sécurité de vos activités ;
• Allouer les ressources nécessaires pour la bonne conformité ;
• Piloter le dispositif selon l’impact des facteurs internes-externes ;
• Rendre compte des activités et prendre les bonnes décisions.

Les logiciels du secteur logistique sont souvent ouverts sur l’extérieur, du fait des chaînes de collaboration qu’ils organisent entre les acteurs.

Choisir une application d’optimisation de tournées

Quel est le meilleur logiciel pour l’optimisation de vos tournées ? Eh bien, c’est l’outil qui va intégrer avec fidélité et facilité vos contraintes réelles de tous les jours. Une solution professionnelle qui doit aussi s’adapter à l’évolution de vos activités au fil du temps.

Voici des exemples de paramètres opérationnels :

• Un parc de véhicules qui va évoluer ;
• Des volumes d’emport très variables ;
• Des affectations de zone évolutives ;
• Des processus internes à synchroniser ;
• Des allocations de ressources agiles.

La logistique des tournées de livraisons, d’interventions ou de prestations doit faire partie des avantages concurrentiels de votre PME. Il s’agit d’une étape majeure de votre transformation numérique.

Un cadrage efficace et un accompagnement

Une solution logicielle pour organiser vos tournées doit proposer un ensemble de fonctions adaptées à votre secteur d’activité. Les éditeurs informatiques ont en général un ancrage sectoriel de départ : logistique, BTP, santé, etc. Les spécificités des autres métiers sont intégrées dans les développements successifs de l’application. Les réponses aux demandes clients assurent ces évolutions de périmètre et techniques.

Vous le savez, chaque secteur possède ses représentations, ses codes, sa culture. Au-delà de la richesse fonctionnelle et des algorithmes utilisés dans le logiciel d’optimisation des tournées, cela peut expliquer des prises en mains plus ou moins intuitives, des ressentis différents vis-à-vis de la solution. À la fois du fait des interfaces, et aussi des logiques procédurales mises en œuvre. La relation avec l’éditeur et la qualité du service Support (Customer Success Management) est ici importante pour tirer le meilleur des outils.

Ce type de logiciel est souvent composé de plusieurs modules. L’outil doit communiquer avec vos autres solutions métiers déjà en place. Cela peut être plus ou moins coûteux en termes d’intégration. Ce point est donc à anticiper avant de faire son choix.

Ainsi, le cadrage de départ est important pour bien recenser les éléments qui influent sur les processus de tournées et sur l’intégrité et la performance de votre système d’Information global. Au cours de cette étape, en plus des éléments clés de paramétrage de la solution, il est bon de compter sur un accompagnement personnalisé pour bien poser les enjeux. Il faut être écouté et compris, dans ce qui va renforcer vos avantages compétitifs. En plus de la productivité de vos tournées.

Quels sont les bénéfices avec ce type de logiciel ?

L’utilisation d’une solution de gestion des tournées présente de nombreux avantages, parmi lesquels :

• Réduire de 20 % minimum vos coûts opérationnels sur l’usage des véhicules ;
• Gagner en productivité avec une meilleure allocation des ressources ;
• Libérer de l’énergie pour des tâches à plus forte valeur ajoutée client ;
• Satisfaire des demandes clients avec plus de personnalisation ;
• Renforcer l’intégration et le contrôle des données dans votre système ;
• Faire progresser la qualité perçue par vos clients et partenaires clés.

Dans quel cas avoir recours à un logiciel d’optimisation de tournées ?

Si vous gérez de nombreux agents de terrain, chauffeurs-livreurs ou techniciens, ou un nombre important de livraisons ou de visites à domicile, la question d’avoir recours à un logiciel peut alors rapidement se poser.

Concrètement, quand devez-vous utiliser un logiciel pour l’optimisation de vos tournées ? À partir de quel moment une solution de construction d’itinéraires est-elle rentable ? Eh bien, la réponse à cette question dépend du niveau de complexité de planification. En effet, plus les contraintes sont nombreuses et complexes, plus l’organisation manuelle des tournées deviendra chronophage, infructueuse et surtout coûteuse.

Les facteurs à analyser pour déterminer l’intérêt d’un logiciel d’optimisation de tournées

Pour commencer, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs afin d’évaluer l’intérêt d’un outil d’optimisation d’itinéraires. Plus particulièrement, vous devez tenir compte du :

• Nombre d’agents de terrain.
• Nombre d’interventions ou de livraisons à planifier au quotidien.
• Niveau de contrainte de ces interventions (exigences des clients en termes de délai et créneau horaire de passage, disponibilités et horaires de travail des agents, capacités des véhicules, etc.).

À partir de combien d’agents de terrain utiliser un logiciel de construction d’itinéraires ?

Eh bien, ce n’est pas si simple de répondre à cette question. Une organisation à la main peut être envisageable lorsque vous devez planifier quelques interventions au quotidien pour un ou deux agents.

Toutefois, utiliser un logiciel d’optimisation de tournées pour un seul chauffeur peut s’avérer être bénéfique. En effet, certains de nos utilisateurs qui disposent d’une flotte composée d’un seul véhicule nous confient gagner en productivité avec AntsRoute. Par exemple, Cyprien Ripoteau, gérant de la société Agapes Traiteur résume les bénéfices de notre solution pour gérer les tournées de son chauffeur-livreur : « Le logiciel AntsRoute optimise nos livraisons au quotidien depuis plus d’un an. Il nous permet un gain de temps et donc d’argent ! N’ayant plus le souci d’organiser nos livraisons par nos propres moyens, nous pouvons nous permettre d’accepter plus de commandes. »

Finalement, l’utilisation d’un logiciel de construction de tournées peut être bénéfique à partir d’un seul agent de terrain.

À partir de combien de visites par jour utiliser un logiciel de planification de tournée ?

Dans un premier temps, nombreux sont ceux qui envisagent de planifier leurs itinéraires à l’aide de Google Maps. L’outil de navigation rend effectivement possible la planification d’itinéraires simples avec 10 arrêts. Toutefois, si l’outil permet de trouver le chemin le plus rapide entre deux arrêts, il ne permet pas de déterminer l’ordre optimal pour la réalisation de ces 10 arrêts. Pour l’organisation de ces itinéraires, les professionnels ont besoin d’automatiser les calculs à l’aide d’une solution d’optimisation de tournées. Ainsi, à partir d’une dizaine d’interventions à planifier au quotidien, un outil de construction d’itinéraires est rentable.

Les trois grands types de contraintes métiers que doit gérer le planificateur

Google Maps ne permet pas non plus de prendre en compte les contraintes métier qui nécessitent d’assigner certaines interventions à un agent plutôt qu’à un autre.

Voici les contraintes qui doivent être gérées lors de la planification des tournées :

• Véhicules – capacité, coût d’utilisation, indisponibilité, motorisation et lieu de stationnement.
• Agent de terrain – horaires de travail, pauses, absences, adresse de départ et d’arrivée et compétences.
• Clients – horaires d’ouverture, créneau horaire de passage souhaité et éloignement géographique.

Et ce n’est pas tout… D’autres facteurs doivent bien entendu être pris en compte lors de la planification. Par exemple, les visites avec récurrence hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, les agents privilégiés pour certains clients ou patients, la nécessité de charger des marchandises à une adresse avant d’être livrées à une autre adresse, les interventions ou livraisons qui doivent être priorisées, etc.

Pour faire simple, dès que vous devez gérer deux de ces contraintes, construire ses tournées à la main devient un véritable casse-tête couteux pour votre entreprise. L’utilisation d’un logiciel d’optimisation de tournées prend alors tout son sens.

Logiciel d’optimisation de tournées : deux grandes utilités

Généralement, une solution d’optimisation de parcours peut être utilisée pour une étude ponctuelle ou dans le cadre de l’exploitation quotidienne. Ainsi, un logiciel peut être stratégique ou opérationnel.

Logiciel stratégique : étude ponctuelle

Si vous avez un besoin ponctuel, nous parlons d’un usage stratégique du logiciel d’optimisation de tournées. Par exemple, vous réalisez des tournées de livraison identiques d’une semaine à l’autre auprès des mêmes clients et vous souhaitez optimiser ces itinéraires une seule fois. Autre exemple, vous souhaitez une étude pour déterminer les entrepôts à prévoir sur un territoire en fonction de l’emplacement des clients. Pour cela, vous n’avez pas besoin de souscrire un abonnement pour une solution d’optimisation de tournées. Vous pouvez tout simplement commander une étude auprès d’experts en recherche opérationnelle. Chez AntsRoute, nous avons une équipe de docteurs en R&D qui répondent à ce type de demande.

Logiciel opérationnel : exploitation quotidienne

Un logiciel d’optimisation de tournées opérationnel est une application qui est utilisée au quotidien par une cellule de planification. La première fonctionnalité consiste à planifier des livraisons ou des interventions, soit au fur et à mesure des appels, soit en une seule fois sur un horizon de temps. Par exemple, à l’aide d’un fichier d’import. En réalisant de façon intelligente cette première étape de planification, la seconde qui permet de construire les tournées sera rapide et optimisée. Là aussi, la puissance des algorithmes assure la performance de l’optimisation. Enfin pour gérer les imprévus, certains logiciels d’optimisation de tournée opérationnels proposent une troisième fonctionnalité : le suivi des tournées en temps réel.

Comment s’assurer de la performance d’un logiciel d’optimisation de tournée ?

La performance d’un logiciel d’optimisation de tournée peut être déterminée en fonction de l’optimum atteint en une durée définie. Cette analyse doit prendre en compte quatre critères :

• L’objectif d’optimisation ;
• La promesse client ;
• Les contraintes métier associés à votre organisation ;
• La durée d’optimisation souhaitée.

Ainsi, pour vérifier l’adéquation d’un logiciel à votre usage, il est nécessaire de bien définir votre besoin.

S’interroger sur l’optimum recherché

Dans un premier temps, il est nécessaire de s’assurer que la fonction d’optimisation correspond à votre besoin et à la performance opérationnelle recherchée. Par exemple, certaines entreprises cherchent à minimiser les kilomètres quel que soit le nombre d’intervenants ou de véhicules sollicités. En revanche, d’autres entreprises souhaitent maximiser le nombre d’interventions d’une certaine catégorie.

En optimisant leurs tournées, les professionnels recherchent tout d’abord à maximiser le nombre d’interventions ou de livraisons réalisées, tout en limitant le nombre de chauffeurs et de véhicules sollicités et en réduisant le nombre de kilomètres parcourus entre deux adresses.

Définir sa promesse client

En définissant la performance opérationnelle recherchée, vous devez également tenir compte de votre promesse client. Ainsi, la définition de votre promesse client va influer sur la fonction d’optimisation. Pour cela, vous devez répondre à ces quatre questions :

• Qu’est-ce que vous promettez à vos clients ?
• Quels sont les délais de livraison ou d’intervention ? (24 h, 1 semaine)
• Est-ce que vos clients peuvent choisir un créneau horaire de passage ?
• Est-ce que vous imposez une date de passage ou non à vos clients ?

Exprimer ses contraintes métier

Pour un professionnel travaillant depuis plusieurs années dans un domaine d’activité, définir ses contraintes métier n’est pas toujours facile. La plupart de ces contraintes sont généralement ancrées, mais non exprimées. Si vous demandez une présentation d’un logiciel de gestion de tournées, l’expert vous interrogera sans aucun doute sur vos contraintes.

Indiquer la durée d’optimisation souhaitée

L’optimisation de tournées nécessite un calcul répétitif. Plus le nombre d’itérations est élevé, plus l’optimisation sera de qualité. Il est donc nécessaire de se demander : combien de temps êtes-vous prêt à attendre pour obtenir un résultat ? En fonction du nombre de livraisons ou de rendez-vous à assigner, du nombre de véhicules ou chauffeurs à gérer et du niveau de contraintes, l’expert en optimisation de tournées peut, là encore, vous conseiller sur une durée d’optimisation raisonnable.

Comment choisir un logiciel d’optimisation de tournée opérationnel ?

Finalement, comment choisir un logiciel d’optimisation de tournées. Eh bien, voici les quatre critères à prendre en compte :

• Un moteur d’optimisation adapté à son usage ;
• Des fonctionnalités logicielles étendues et adaptées à son métier ;
• Une interface ergonomique et intuitive ;
• Une bonne disponibilité et des possibilités d’intégrations.

Confirmer la puissance des algorithmes

L’expression des besoins permet de définir la performance et la qualité du logiciel d’optimisation de tournée. Pour cela, plusieurs tests permettent de confirmer la puissance des algorithmes d’optimisation.

Valider les fonctionnalités

Aujourd’hui, les logiciels d’optimisation de tournée proposent bien souvent d’autres fonctionnalités que celles associées à l’optimisation. Certaines fonctions sont similaires à celles proposées par les logiciels de transport TMS (Transport Management System) ou les logiciels de gestion d’interventions. Ainsi, ces fonctionnalités supplémentaires sont liées à l’information client, à l’aide à la navigation des chauffeurs et au reporting (compte rendu d’intervention, bon de livraison, lettre de voiture, etc.). Plusieurs solutions peuvent ainsi être utilisées de façon indépendante.

S’assurer de l’ergonomie de l’interface

Quelle frustration de ne pas parvenir à utiliser correctement un outil informatique ! Ainsi, le critère de l’ergonomie est essentiel pour une navigation fluide et rapide. Concrètement, une interface ergonomique permet aux utilisateurs d’apporter facilement des modifications aux tournées établies. Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel ergonomique procure une certaine satisfaction. Bref, ce critère ne doit pas être négligé lors du choix d’une solution.

Vérifier les aspects techniques

Voici deux questions fondamentales à se poser avant de choisir un outil d’optimisation de tournées :

• Est-ce qu’il s’agit d’un logiciel on promise, c’est-à-dire hébergé sur un serveur local, ou en mode SaaS, c’est-à-dire hébergé dans le cloud ?
• Est-ce que le logiciel dispose d’une API et peut-il être interfacé avec d’autres applications ?

Les logiciels SaaS avec un hébergement multi-noeuds et adaptatif présentent aujourd’hui un avantage : la disponibilité et la rapidité de calcul. Par ailleurs, la présence d’une API REST rassure sur les possibilités d’évolution et d’interconnexion du logiciel d’optimisation de tournée avec d’autres solutions (ERP, PGI, etc.).