1. Il documento di trasporto: cos’è?

2. Il documento di trasporto è un documento obbligatorio?

Sì, il documento di trasporto è un documento obbligatorio. Si tratta di una prova indispensabile per costringere un cattivo pagatore a pagare. Grazie a questo documento commerciale prendi due piccioni con una fava:

• Nel caso di un sollecito amichevole, basta allegare la copia degli o dei documenti di trasporto relativi alla fattura non pagata. Tale prova di professionalità scoraggia molte contestazioni e rifiuti di pagamento.
• Nel caso di un cliente in difficoltà finanziaria o in malafede, la produzione di un documento di trasporto firmato è indispensabile per dimostrare la fondatezza della tua richiesta e ottenere un’ingiunzione di pagamento.

Tuttavia, se decidete di emettere bolle di consegna, dovete:

• I documenti di trasporto dovranno essere prodotti in almeno due esemplari: uno per te e uno per l’acquirente. Alcune aziende prevedono una copia supplementare per il trasportatore.
• Conservare i documenti di trasporto per 10 anni, allo stesso titolo di altri documenti contabili come le fatture e le bolle d’ordine. Una volta firmati, i documenti di trasporto permettono in particolare di eliminare ogni sospetto di falsa fattura.

3. Quali sono gli elementi essenziali da menzionare nei documenti di trasporto?

Proprio come la fattura, che deve contenere alcune indicazioni obbligatorie ai sensi di legge, il contenuto di un documento di trasporto è codificato.

Prima dell’invio della merce

Per evitare qualsiasi rischio di contenzioso e semplificare il trattamento dei documenti di trasporto da parte dei servizi di fatturazione o di contabilità del cliente, è necessario indicare le seguenti informazioni:

• Dati che consentono di identificare il fornitore all’origine della spedizione, come per una fattura: nome, ragione sociale e forma societaria, indirizzo, capitale, numero di partita IVA, numero REA ecc.
• Dati del cliente o della società all’origine dell’ordine del prodotto o dei beni.
• Riferimento dell’ordine.
• Numero del documento di trasporto, da riportare in seguito sulla fattura corrispondente.
• Nome, natura o caratteristiche esatte delle merci consegnate.
• Quantità precise espresse in unità, in litri, in volume ecc.
• Data di spedizione e data di consegna.
• Indirizzo di consegna, il quale non corrisponde obbligatoriamente a quello dell’acquirente.

Alcune società scelgono inoltre di indicare il prezzo degli articoli consegnati, con o senza IVA. In questo caso si parla di documento di trasporto valorizzato.

Al momento della ricezione dei prodotti

Se il cliente convalida il contenuto consegnato, deve firmare il documento di trasporto corrispondente, a mano o in modo elettronico. Infatti, per poter essere considerato una prova di consegna da un giudice in caso di rifiuto di pagamento, il documento di trasporto deve obbligatoriamente essere firmato.
Invece, in caso di riserve, contestazioni o difetti di conformità, il cliente deve imperativamente iscriverli sul documento di trasporto per mezzo di commenti espliciti come:

• X prodotti mancanti.
• Collo numero _ aperto o strappato.
• Elenco delle merci danneggiate all’arrivo, ecc.

In tal caso, il pagamento della fattura viene sospeso fino alla risoluzione della controversia. È ciò che si chiama “scioglimento delle riserve”. Per risolvere la controversia, il fornitore può proporre la restituzione e la sostituzione dei prodotti danneggiati, una nuova consegna parziale o totale, ecc.

4. Come personalizzare un documento di trasporto?

Sul piano giuridico, non esiste alcuna differenza tra un documento di trasporto cartaceo e uno elettronico.
Alcuni professionisti acquistano ancora dei quaderni di documenti di trasporto autocopianti, detti anche taccuini manifold. Ma, onestamente, se lanci la tua attività nel 2021, non può essere che una tecnica adatta alla risoluzione di problemi una tantum!
L’utilizzo di un software per ufficio o di una soluzione professionale è indispensabile per personalizzare i tuoi documenti di trasporto con i colori della tua azienda, integrandovi ad esempio il tuo logo. Un documento di trasporto elettronico è anche molto più semplice da conservare, da classificare – e dunque da ritrovare! – rispetto a un documento cartaceo.
A seconda della quantità di consegne da effettuare e degli strumenti che utilizzi quotidianamente, puoi:

• Personalizzare un modello di documento di trasporto già esistente su Word o Excel. Numerosi modelli di documenti di trasporto sono disponibili gratuitamente online.
• Produrre documenti di trasporto utilizzando il tuo software gestionale o di fatturazione.

5. Inoltre: come generare e completare i propri documenti di trasporto online utilizzando AntsRoute?

I tuoi documenti di trasporto possono essere creati tramite AntsRoute, una soluzione di ottimizzazione delle consegne di colli, prodotti freschi o combustibili.

Prima modalità: utilizzando unicamente il software e l’applicazione AntsRoute

È possibile impostare liberamente le informazioni che vuoi fare apparire sui documenti di trasporto grazie alla funzionalità Campi personalizzati. A seconda delle tue esigenze, puoi selezionare informazioni come testo, numeri, data o anche dati da scegliere da un elenco a discesa.
Uno dei nostri clienti, di cui abbiamo reso anonimo un documento di trasporto, vi fa figurare:

• Il numero dell’ordine.
• Il riferimento interno del conto cliente.
• Il numero di matricola dell’autista.
• La data e l’ora esatta della consegna.
• Il codice e la descrizione delle merci consegnate.

Grâce à l’application mobile AntsRoute, les chauffeurs peuvent également faire remonter directement la signature électronique du client, ainsi qu’une photo, pour attester du bon déroulement de la livraison.
Grazie all’applicazione mobile AntsRoute, gli autisti possono anche far risalire direttamente la firma elettronica del cliente, nonché una foto, per attestare il corretto svolgimento della consegna. Il nostro servizio assistenza è naturalmente a tua disposizione per accompagnarti durante l’impostazione di questi campi personalizzati.