Bon de livraison : définition et mode d’emploi

Publié le 7 octobre 2021 • Lecture : 7 min read

Les bons de livraison sont devenus des documents commerciaux incontournables pour prévenir litiges, impayés et autres tracas. Encore faut-il trouver la meilleure solution pour proposer à vos clients des bordereaux de livraison établis dans les règles dans l’art, sans y passer des heures !
Pour vous accompagner efficacement dans la création de vos bons de livraison, voici un guide complet en 5 points :

• À quoi sert un bon de livraison sur le plan juridique ?
• La fourniture d’un bon de livraison est-elle obligatoire ?
• Quelles sont les mentions utiles à prévoir ?
• Comment créer des bons de livraison personnalisés ?
• Bonus : comment générer et faire signer vos bons de livraison avec AntsRoute ?

Le bon de livraison atteste de façon incontestable la réalité d’une livraison de biens. Ce document commercial réduit les risques de litiges entre le client et le transporteur. La signature d’un bordereau de livraison électronique permet aux professionnels de la logistique d’accélérer la transaction.

1. Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Un bon de livraison est un document commercial essentiel pour attester la réalité d’une livraison de biens de façon incontestable. Lorsqu’un client signe le bordereau de livraison présenté par son fournisseur ou par un transporteur, cette signature emporte de nombreuses conséquences :

• La propriété et la responsabilité de la marchandise sont transférées à l’acheteur. Autrement dit, si le client constate la disparition ou le vol de tout ou partie de la commande après la signature du bon de livraison, la responsabilité du fournisseur est dégagée.
• Le particulier ou l’entreprise reconnaît que le contenu de la commande lui est parvenu en bon état et dans les quantités prévues.
• Le client s’oblige à payer la commande.

Le bon de livraison remplit donc les mêmes fonctions que le rapport d’intervention, établi à la suite d’une prestation ou d’un service.

2. Le bon de livraison est-il un document obligatoire ?

Aucun décret ou texte de loi n’impose la production de bons de livraison pour vos clients. C’est en revanche vivement conseillé, car le bon de livraison est un justificatif indispensable pour contraindre un mauvais payeur à vous régler. Avec ce document commercial, vous faites d’une pierre deux coups :

• Dans le cas d’une relance amiable, joignez la copie du ou des bons de livraison relatifs à la facture impayée. Une telle preuve de professionnalisme décourage de nombreuses contestations et refus de paiement.
• Dans le cas d’un client en difficulté financière ou de mauvaise foi, la production d’un bon de livraison signé est indispensable pour prouver le bien-fondé de votre demande et obtenir une injonction de payer.

En revanche, si vous décidez d’établir des bons de livraison, vous devez :

• Les produire en 2 exemplaires au moins : un pour vous et un 2^e pour l’acheteur, également appelé bon de réception. Certaines entreprises prévoient en plus une copie supplémentaire pour le transporteur.
• Conserver vos bons de livraison pendant 10 ans, au même titre que d’autres documents comptables comme les factures ou les bordereaux de commande. Signés, les bons de livraison permettent notamment d’écarter tout soupçon de fausse facture.

Un bon de livraison est un document qui atteste la réalité d’une livraison de marchandises.

3. Quels sont les éléments essentiels à mentionner sur vos bons de livraison ?

Contrairement à une facture, qui doit comporter certaines mentions obligatoires sous peine d’amende, le contenu d’un bordereau de livraison n’est pas codifié.
Cependant, en matière de bons de livraison, mieux vaut respecter un certain formalisme pour se prémunir efficacement contre les litiges et impayés !

Avant l’expédition de la marchandise

Afin d’écarter tout risque de litige et de faciliter le traitement des bons de livraison par les services facturation ou comptabilité du client, vous devez préciser les informations suivantes :

• Données permettant d’identifier le fournisseur à l’origine de l’envoi, comme sur une facture : nom, raison et forme sociale, adresse, capital, numéro de SIREN, inscription au RCS, etc.
• Coordonnées du client ou de l’entreprise à l’origine de la commande du produit ou des biens.
• Références de la commande
• Numéro du bon de livraison, à reporter ensuite sur la facture correspondante.
• Nom, nature ou caractéristiques exactes des marchandises livrées.
• Quantités précises exprimées en unités, en litres, en volume, etc.
• Date d’expédition et date de livraison.
• Adresse de livraison, qui ne correspond pas forcément à celle de l’acheteur.

Certaines sociétés choisissent également d’y faire figurer les prix des articles livrés, avec ou sans la TVA. On parle alors de bons de livraison valorisés.

Au moment de la réception des produits

Si le client valide le contenu livré, il doit signer le bordereau de livraison correspondant, qu’il s’agisse d’une signature manuscrite ou électronique. En effet, pour pouvoir être reconnu comme une preuve de livraison par un juge en cas de refus de paiement, le bordereau de livraison doit obligatoirement être signé.

À l’inverse, en cas de réserves, de contestations ou de défauts de conformité, le client doit impérativement les inscrire sur le bon de livraison à l’aide de commentaires explicites comme :

• X produits manquants.
• Colis numéro _ ouvert ou déchiré.
• Liste des marchandises arrivées cassées, etc.

Le cas échéant, le paiement de la facture est mis en suspend jusqu’à ce que le différend soit réglé. C’est ce qu’on appelle « lever les réserves ». Pour clore le litige, le fournisseur peut proposer le retour et l’échange des produits abîmés, une nouvelle livraison partielle ou totale, etc.

Un modèle de bon de livraison.

4. Comment créer un modèle de bon de livraison personnalisé ?

Aucune loi n’impose de contrainte particulière pour la création d’un bordereau de livraison. Sur le plan juridique, il n’existe aucune différence entre un bon de livraison papier et un bon de livraison électronique.
Certains professionnels achètent encore des cahiers de bons de livraison autocopiants, aussi appelés carnets manifold. Mais, honnêtement, si vous vous lancez en 2021, il ne s’agit là que d’une technique ponctuelle en cas de dépannage !

L’utilisation d’un logiciel bureautique ou d’une solution professionnelle s’impose pour personnaliser vos bons de livraison aux couleurs de votre entreprise, en y intégrant par exemple votre logo. Un bon de livraison électronique est aussi beaucoup plus simple à conserver, à classer – et donc à retrouver ! – que son équivalent papier.
En fonction de la quantité de livraisons à effectuer et des outils que vous utilisez au quotidien, vous pouvez :

• Personnaliser un modèle de bon de livraison déjà existant sous Word ou Excel. De nombreux modèles de bons de livraison sont disponibles gratuitement en ligne.
• Produire des bons de livraison à l’aide de votre logiciel habituel de gestion ou de facturation.

La création d’un bon de livraison électronique avec AntsRoute.

5. Bonus : comment générer et compléter vos bons de livraison en ligne avec AntsRoute ?

Vous pouvez également créer et renseigner vos bons de livraison à l’aide d’AntsRoute, une solution d’optimisation de vos livraisons de colis, de produits frais ou de combustibles.

Première méthode : utiliser uniquement le logiciel et l’application AntsRoute

Vous pouvez paramétrer en toute liberté les informations que vous voulez faire apparaître sur vos bons de livraison grâce à la fonctionnalité ‘Champs personnalisés’. En fonction de vos besoins, sélectionnez des données sous forme de texte, de chiffres, de date, ou même des données à choisir dans une liste déroulante.
L’un de nos clients, dont nous avons anonymisé un bordereau de livraison, y fait figurer :

• Le numéro de la commande.
• La référence interne du compte client.
• Le matricule du chauffeur.
• La date et l’heure exacte de la livraison.
• Le code et la désignation des articles livrés.

Grâce à l’application mobile AntsRoute, les chauffeurs peuvent également faire remonter directement la signature électronique du client, ainsi qu’une photo, pour attester du bon déroulement de la livraison.
Notre service support se tient bien sûr à votre disposition pour vous accompagner lors du paramétrage de ces champs personnalisés.

La collecte des preuves de livraison sur l’application mobile AntsRoute.

Deuxième méthode : connecter AntsRoute à votre logiciel de gestion ou de facturation

L’autre solution consiste à connecter AntsRoute à votre logiciel habituel de vente, de facturation ou de comptabilité. De cette façon, les informations liées aux commandes ou aux livraisons ne sont saisies qu’une fois, avant d’être exploitées par les autres services de l’entreprise qui en ont besoin.

Grâce à un connecteur informatique appelé Zapier, AntsRoute peut à ce jour échanger automatiquement des données relatives aux bons de livraison avec les logiciels suivants :

• Odoo, une suite d’applications open source.
• Quickbooks, un logiciel de comptabilité et de facturation pour les TPE.
• Axonaut, une solution tout-en-un pour les entrepreneurs incluant devis, factures, gestion de stocks, de projets, etc.
• Sellsy, un outil de prospection, de vente et de gestion.
• Stripe, un logiciel et des API destinés au traitement des paiements en ligne.

À l’aide de plugins spécifiques, les commerçants en ligne peuvent également connecter AntsRoute à leur site WooCommerce ou à la plateforme PrestaShop.

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