Redactar un informe de intervención eficaz: ¿cuáles son las mejores prácticas a adoptar?

Publicado en 3 marzo 2022 • Lectura: 6 min read

Para la mayoría de los técnicos y agentes itinerantes, la redacción de informes de intervención es una tarea difícil, tanto arduo como tedioso. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, esos informes son indispensables. Los clientes lo aprecian mucho porque permite un seguimiento reforzado de las intervenciones y acelera el ciclo de facturación. Para ayudarte a crear tus informes, hemos recopilado los elementos a incluir de manera casi sistemática.

Índice

• Identificar las informaciones útiles a añadir en tu informe de intervención
  • Las informaciones imprescindibles de un informe de intervención
  • Personalizar los datos según la actividad de la empresa
• Digitalizar los informes de intervención
  • Editar automáticamente los informes de intervención: ¡mejora tu productividad!
  • Añadir una foto al informe de intervención
  • Integrar una firma electrónica
• Usar los datos de los informes en tiempo real
  • Mandar el informe de intervención al cliente
  • Mejora tu servicio postventa
  • El uso de los datos de informes por parte de otros departamentos de la empresa

Los informes de intervención bien redactados aceleran la facturación. También garantizan un mejor seguimiento de los trabajos. Para los profesionales del servicio, es una garantía de mayor satisfacción del cliente.

Identificar las informaciones útiles a añadir en tu informe de intervención

Ante todo, el responsable de las intervenciones de campo debe establecer una lista de los datos útiles al seguimiento de la actividad. Para ahorrarte tiempo, hemos sintetizado las informaciones más frecuentes en los informes de intervenciones de nuestros clientes. ¡Por supuesto, puedes hacer lo mismo con clientes y los otros departamentos de la empresa!

Las informaciones imprescindibles de un informe de intervención

el primer objetivo de una ficha de intervención es responder rápidamente a las preguntas esenciales: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué? Cada informe tiene que incluir como mínimo, los datos siguientes:

• La identidad de la sociedad emisora: logo, nombre comercial, capital social, código de identificación fiscal, dirección, datos de contacto, etc.
• Identificación del técnico o del repartidor responsable de la intervención: nombre, apellido o matrícula.
• Motivo de la intervención: mantenimiento de lavavajillas, control de extintores, montar un mueble, etc.
• Localización geográfica precisa de la intervención.
• Fecha, hora de inicio o de fin, duración de la intervención.
• Datos de la intervención: referencia del albarán, fecha del mail o de la llamada telefónica, mantenimiento mensual programado, etc.
• Firma o sello del cliente

Con esos campos obligatorios, puedes limitar el riesgo de descuido y animas a la implementación de informes de intervención factuales y realmente explotables.

Informe de intervención creado en AntsRoute.

Personalizar los datos según la actividad de la empresa

El jefe de transporte puede también preparar el modelo de informe de intervención, con campos facultativos personalizados:

• Referencia interna.
• Matrícula y kilómetros recorridos.
• Tipo de material o herramienta usada.
• Cantidad de producto consumido, vigilar las estancias.
• Comentarios sobre la intervención o descripción de las anomalías.
• Consejos de uso.
• Fecha y tipo de la siguiente operación de mantenimiento recomendada.
• En caso de un laboratorio, naturaleza de la prueba o de la muestra, etc.

Esos datos pueden ser en forma de listas, de casillas a seleccionar o de cuadro de texto a rellenar. Pueden ser específicos a un sector de actividad o a una profesión, demuestran el profesionalismo de tu equipo y de la realización de las intervenciones.

Digitalizar los informes de intervención

En teoría, ninguna norma impone un modelo específico para que un informe de intervención sea válido. Puedes distribuir los albaranes de intervención en formato papel, editarles en Word, Excel, usar un CRM o usar la aplicación móvil. En la práctica, la digitalización de los informes de intervención tiene múltiples ventajas.

Editar automáticamente los informes de intervención: ¡mejora tu productividad!

Pidiendo a tus agentes rellenar los informes vía la aplicación móvil, puedes ganar mucho tiempo con lo que es la gestión de tus informes. Evitaras problemas con las escrituras de tus agentes que pueden ser complicadas de leer o las perdidas de documento en formato papel. Un programa de gestión de entrega como AntsRoute te permite generar tus informes de entrega en algunos clics. Las informaciones obtenidas por los agentes en el momento de la entrega se integran automáticamente.

Añadir una foto al informe de intervención

La mayoría de los programas de gestión de entregas te ofrecen la posibilidad de rellenar tu informe de intervención con una foto en documento adjunto. ¡Para demostrar la ausencia de un cliente durante la entrega o el buen estado de la mercancía, nada más eficaz que una foto! Las fotos que sacan los repartidores son muy útiles a la hora de disuadir un cliente que quiere reclamar.

Añadir pruebas de intervención a la aplicación móvil AntsRoute.

Integrar una firma electrónica

Con la digitalización de los informes de intervención puedes disfrutar de las ventajas de la firma electrónica. Gracias a esa firma, muy útil en caso de movilidad, puedes demostrar el buen desarrollo de una operación antes de que el agente haya acabado su ruta. A partir de ahora, no hace falta usar un documento en formato papel que escaneas y mandas al cliente como prueba de entrega. La conservación y la clasificación de informes de intervención digitales son más fáciles.

Usar los datos de los informes en tiempo real

Gracias a la edición automatizada, puedes mandar los informes a tus clientes sin perder tiempo y sin riesgo de error al introducir los datos. Los clientes no son los únicos que dan importancia a los datos que figuran en esos informes. También les interesa a muchos otros departamentos de tu empresa.

Mandar el informe de intervención al cliente

Ahora, en pocos clics, puedes transformar las informaciones introducidas en la app por el agente en un documento PDF a mandar al cliente. Esta comunicación casi en tiempo real aumenta la confianza de tus clientes y protege el envío de los informes de intervención, quitando el riesgo de perdida o de robo de documentos.

Mejora tu servicio postventa

Los informes de intervención electrónicos son muy útiles para agilizar las tareas del servicio postventa, por ejemplo, en el caso de entregas múltiples a un cliente. Todos los elementos relativos a las intervenciones están juntos en un mismo programa, para poder establecer rápidamente un historial de clientes o de un chofer. En pocos clics el servicio postventa puede tener acceso a esos datos:

• El tipo de entrega o de operación realizada.
• El nombre del técnico.
• Problemas encontrados en el campo y soluciones implementadas.
• Comentarios sobre las intervenciones, etc.

Un informe de intervención generado en AntsRoute y enviado al cliente.

El uso de los datos de informes por parte de otros departamentos de la empresa

El programa AntsRoute te ofrece herramientas para poder compartir los datos registrados en el momento de la entrega o intervención por el agente o técnico. Así puedes animar a otros departamentos de la empresa a utilizar esos datos.

Una solución como Zapier que une más de 2000 aplicaciones permite por ejemplo conectar directamente AnstRoute y el programa de contabilidad Quickbooks. Así, los usuarios pueden programar un enlace automático entre las informaciones del cliente y los programas. Pueden también definir los parámetros de los softwares para que cada nueva facturación sea relacionada en tiempo real a la intervención correspondiente en la cesta de intervenciones de AntsRoute.

De la misma manera, los clientes usando el programa Odoo pueden agilizar la gestión de su actividad instalando una comunicación directa entre Odoo y AntsRoute. Por ejemplo, cada vez que un albarán está editado en Odoo, un nuevo proyecto de intervención o de entrega se crea automáticamente en AnstRoute. Implementando este tipo de solución, evitarás a tu equipo la introducción de datos multiples para mejorar tu productividad y eficiencia.

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