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4 raisons d’utiliser un logiciel pour vos rapports d’intervention

14 février 2023 | 7 min read

En tant que responsable d’une équipe de techniciens ou d’agents mobiles, votre objectif principal est d’améliorer la qualité et la rapidité de leurs interventions. Cela concerne aussi bien les opérations de maintenance préventive ou curative, de dépannage, d’installation ou de contrôle, que les tournées de transmission / récupération de matériel. Vous avez besoin d’un accès rapide aux données de chaque intervention, afin que vos équipes puissent les traiter efficacement.

Une solution performante consiste à utiliser une application mobile, pour éditer automatiquement vos rapports d’intervention.

En optant pour un logiciel d’édition de rapports d’intervention, vous pourrez à la fois :

• Produire des comptes-rendus d’intervention professionnels.
• Remonter plus facilement les informations du terrain.
• Améliorer la traçabilité et la communication entre vos services.
• Gagner du temps, optimiser les plannings, le suivi et la gestion des interventions.
• Analyser les données des rapports d’intervention et augmenter la qualité de service.

Pour vous aider à sauter le pas ou à convaincre votre hiérarchie d’opter pour un logiciel dédié, nous avons développé dans cet article les 4 principaux avantages de ces applications mobiles.

1. Produire des rapports d’intervention lisibles et ergonomiques, avec une application personnalisable

Un gain de temps pour vos techniciens et votre équipe administrative

En plus d’être chronophages à compléter, les fiches d’intervention papier sont souvent illisibles ou difficilement utilisables.
Vos techniciens de maintenance ou vos agents de terrain ont été recrutés pour leur expertise métier, et non pour leur talent d’écriture.
Ils aimeraient pouvoir se focaliser sur leur métier de technicien, en étant rapide et efficaces, sans devoir passer de longues heures à documenter l’ensemble de leur travail.
Vos équipes et vos clients ont néanmoins besoin de traçabilité. Ils requièrent des documents clairs et compréhensibles. Ceux-ci doivent leur permettent de visualiser et contrôler en temps réel les opérations réalisées et d’organiser le suivi de ces interventions.

En renonçant aux formulaires papier et en optant pour une application mobile dédiée, vous faciliterez le quotidien de vos techniciens et décuplerez leur motivation. Ils pourront saisir rapidement les données utiles et passer aux interventions suivantes.
Cela vous aidera à les fidéliser et vous gagnerez en productivité.

En leur permettant de saisir les données client directement dans un logiciel en ligne pré-paramétré :

• Vous leur ferez gagner beaucoup de temps de saisie.
• Vous leur éviterez de parcourir des kilomètres, pour transmettre les bons d’interventions papier.
• Vos clients auront accès à des documents compréhensibles et ergonomiques, dans des délais beaucoup plus courts.
• Vos équipes administratives perdront moins de temps à relancer ou déchiffrer les comptes-rendus de vos agents.

Un logiciel de gestion d’intervention personnalisable

Sur certaines applications mobiles, il est possible de paramétrer et personnaliser tout ou partie des champs disponibles, pour s’adapter à votre activité. Découvrez nos conseils pour rédiger un rapport d’intervention efficace.

Avec le logiciel d’AntsRoute par exemple, les données saisies par vos agents s’intègrent automatiquement dans le compte-rendu pré-édité par vos soins sur un tableau de bord dédié.

Vous avez la possibilité d’y insérer des champs obligatoires et des champs additionnels personnalisables, tels que :

• Coordonnées de la société, de l’agent d’intervention et du client,
• Date, horaire, durée et lieu de l’intervention,
• Raison de l’intervention ou du passage, avec références et documentation,
• Matériel utilisé, produit consommé,
• Commentaires sur l’intervention, problèmes rencontrés, conseils,
• Signature du client,
• Date de la prochaine intervention.

Un compte rendu d’intervention envoyé via AntsRoute.

Cela permet d’enregistrer directement toutes les informations utiles depuis un portable ou une tablette. Plus besoin de compléter le rapport ultérieurement ou de relancer les clients.

Si un technicien se rend compte, à l’issue de son intervention, qu’il doit prévoir un nouveau passage chez le client, pour remplacer une autre pièce par exemple, il peut programmer le rendez-vous directement depuis l’application mobile.

Vous pouvez y ajouter les champs qui vous intéressent, selon les besoins que vous rencontrez dans votre activité. Il est ainsi très facile de paramétrer des informations personnalisées, pour qu’elles correspondent aux spécificités de votre métier :

• Types d’interventions,
• Services additionnels fournis,
• État d’avancement des travaux,
• Expertises et certifications de l’agent mandaté (CACES, habilitations etc.),
• Prix, poids, dimensions du matériel,
• Autres pièces jointes sur l’installation concernée,
• etc.

2. Remonter les informations terrain et améliorer la communication client

Des rapports envoyés 30 minutes après l’intervention

Une application dédiée vous permettra également de générer et d’envoyer automatiquement ces rapports d’intervention aux clients et à vos équipes.

Finis les doubles saisies et contrôles fastidieux. Vous éviterez ainsi à vos équipes de devoir réécrire et vérifier les informations fournies par vos agents et leur ferez gagner un temps précieux.

Avec l’application mobile d’AntsRoute, dès qu’un technicien a achevé une intervention ou une étape de sa tournée, un rapport complet est édité automatiquement en ligne, avec toutes les informations qui auront été jugées pertinentes :

• Date et heure de passage,
• Photos,
• Signature,
• Code-barres,
• Pièces utilisées,
• Commentaires.

La remontée des preuves de passage sur l’application mobile AntsRoute.

Suite à leurs interventions, vos agents peuvent ainsi saisir directement les photos et commentaires sur l’application mobile et y intégrer toutes les preuves nécessaires à leur passage. (preuves de livraison, de réparation, de récupération de matériel, etc.)
Plus besoin de transmettre en fin de journée les informations au service administratif, pour qu’il puisse les ressaisir et éditer les rapports clients. Les rapports d’intervention peuvent être transformés directement en fichier pdf et envoyés aux clients 30 minutes après le passage des techniciens par email ou par sms.

Le système de création des rapports d’intervention proposé par AntsRoute.

N’oubliez pas que le rapport d’intervention est un document stratégique, qui contribue également à la satisfaction client.

Des informations clients complètes et actualisées en directe par vos techniciens

Il est également possible pour vos agents de faire remonter directement dans la base de données les nouvelles coordonnées de vos clients (changement d’adresse, de contact, etc.).

Avec le logiciel d’AntsRoute par exemple, vous pouvez choisir d’autoriser vos techniciens itinérants à accéder au dossier de vos clients et rectifier en direct les coordonnées en ligne, si leurs clients leur signalent des erreurs ou des modifications.

Dans l’autre sens, vos techniciens auront accès facilement à toutes les informations nécessaires à leur intervention, grâce aux rapports pré-remplis. Ils pourront y rajouter toute information qu’ils jugeront utiles, tels que des photos, les pièces utilisées, etc.

Vos équipes administratives auront ainsi toutes les pièces à disposition, pour procéder rapidement au suivi des interventions : modification de planning, commande de pièces complémentaires, facturation etc.

En centralisant les données des interventions sur une application et en dématérialisant les rapports d’intervention, vous :

• maximisez l’efficacité de vos techniciens et leur permettez de se concentrer sur leur métier,
• standardisez les informations à renseigner et gagnez un temps considérable dans leur traitement.

La génération automatique de rapports d’intervention ajoute de l’autonomie et libère du temps à vos techniciens et à votre service administratif. Elle permet également une meilleure transparence et simplifie la communication avec vos clients et au sein de vos équipes.

3. Gérer efficacement les données d’interventions et optimiser les tournées

Une fois ces rapports complétés et envoyés, il devient également plus aisé de gérer la suite des interventions.

Vous pourrez suivre en temps réel les statuts des interventions (réalisée, reportée, annulée, à compléter) et ajuster le planning en conséquence, qu’il s’agisse d’interventions récurrentes ou ponctuelles.

Le module de suivi des tournées en direct du logiciel AntsRoute.

Vous avez accès également en quelques clics aux nombreuses données d’intervention :

• pièces détachées utilisées,
• durée de l’intervention,
• planification complémentaire,
• commentaires des clients,

Vous pouvez ainsi suivre plus facilement les pièces encore en stock, les difficultés d’intervention rencontrées, le temps passé sur chaque équipement ou dans chaque lieu.
Cela vous offre une meilleure vue d’ensemble sur la gestion et les besoins de votre service.
Cela vous permettra de mieux prévoir et tarifier vos interventions, en les répartissant de manière juste entre vos différents agents.

La centralisation de ces données dans le logiciel de gestion des interventions est également un atout indéniable pour les techniciens. Elle leur permet d’accéder à toutes les informations nécessaires à une intervention future. Elle augmente ainsi considérablement leur efficacité.

4. Augmenter la qualité de service de vos interventions de maintenance et dépannage

S’il y avait un point à retenir, ce serait le gain de compétitivité et de performance offert par ces rapports d’intervention automatiques.
Ils vous permettent à la fois de :

• mieux gérer le planning d’intervention,
• faire gagner un temps fou à vos équipes,
• éviter des impressions de documents inutiles,
• optimiser les interventions, en ayant une meilleure connaissance des informations terrain,
• collecter des données utiles à l’amélioration de la satisfaction client et à la gestion de vos stocks,
• prendre des décisions en meilleure connaissance de cause.

Opter pour un logiciel générant automatiquement des rapports d’intervention n’est donc pas juste un bonus. Cela devient vraiment indispensable pour améliorer la productivité et la compétitivité des entreprises effectuant des déplacements fréquents chez les clients.

Chez AntsRoute, nous ne nous arrêtons pas là. Notre application mobile vous permet de paramétrer et de générer facilement des rapports d’intervention personnalisables. Mais elle est couplée également à d’autres fonctionnalités, qui vous permettent de programmer et d’optimiser vos tournées et de dématérialiser vos feuilles de route. Si vous voulez en savoir plus, c’est par ici.