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4 buoni motivi per utilizzare un software per i rapporti d’intervento

13 Marzo 2023 | 6 min read

In quanto responsabile di un team di tecnici o di agenti mobili, il tuo obiettivo principale è di migliorare la qualità e la rapidità dei loro interventi. Questo riguarda sia le operazioni di manutenzione preventiva e curativa, di risoluzione dei problemi, di installazione e di controllo, sia i giri di trasmissione/recupero materiali. Ti serve un accesso rapido ai dati di ogni intervento affinché i tuoi team possano gestirli efficacemente.

Un’ottima soluzione consiste nell’utilizzare un’applicazione mobile che ti consenta di modificare automaticamente i tuoi rapporti d’intervento.

Scegliendo un software di editing dei rapporti d’intervento, potrai:

• Generare resoconti di interventi professionali.
• Fare risalire più facilmente le informazioni dal luogo d’intervento.
• Migliorare la tracciabilità e la comunicazione tra i tuoi dipartimenti.
• Guadagnare tempo, ottimizzare le pianificazioni, il monitoraggio e la gestione degli interventi.
• Analizzare i dati dei rapporti di intervento e aumentare la qualità del servizio.

Per aiutarti a fare il passo o convincere la tua gerarchia a scegliere un software dedicato, abbiamo stilato in questo articolo i 4 principali vantaggi offerti da questo tipo di applicazione.

1. Produrre rapporti d’intervento leggibili ed ergonomici con un’applicazione personalizzabile

Un risparmio di tempo per i tuoi tecnici e il tuo team amministrativo

Oltre a richiedere tempo per essere completati, i fogli d’intervento cartacei sono spesso illeggibili o difficilmente utilizzabili.
I tuoi tecnici di manutenzione o i tuoi agenti sul campo sono stati assunti per il loro know-how e non per le loro capacità di scrittura.
Vorrebbero potersi focalizzare sul proprio mestiere di tecnico in modo rapido ed efficace, senza dovere trascorrere lunghe ore a documentare il proprio lavoro. Tuttavia, i tuoi team e i tuoi clienti necessitano di tracciabilità. Hanno bisogno di documenti chiari e comprensibili. Questi devono permettere loro di visualizzare e controllare in tempo reale le operazioni svolte nonché organizzare il monitoraggio di tali interventi.

Rinunciando ai moduli cartacei e scegliendo un’applicazione mobile dedicata, semplificherai il lavoro quotidiano dei tuoi tecnici e aumenterai molto la loro motivazione. Potranno immettere rapidamente i dati utili e passare agli interventi successivi. Questo ti aiuterà a fidelizzarli e ad aumentare la produttività.

Permettendo loro di inserire i dati clienti direttamente in un software online preconfigurato:

• Farai risparmiare loro molto tempo durante l’immissione dei dati.
• Eviteranno di percorrere diversi chilometri per trasmettere i moduli d’intervento cartacei.
• I tuoi clienti avranno accesso a documenti comprensibili ed ergonomici, in tempi molto più rapidi.
• Il tuo team amministrativo non dovrà più richiedere o decifrare i resoconti dei tuoi agenti.

Un software di gestione degli interventi personalizzabile

Con alcune applicazioni mobili è possibile configurare e personalizzare tutti o alcuni dei campi disponibili per adattarli alla tua attività. Scopri i nostri consigli su come redigere un rapporto d’intervento efficace.

Con il software AntsRoute, i dati immessi dai tuoi agenti si integrano automaticamente nel resoconto da te precompilato su una dashboard dedicata.

Hai la possibilità di inserire campi obbligatori e campi supplementari personalizzabili, quali:

• dati della società, dell’agente d’intervento e del cliente;
• data, ora, durata e luogo dell’intervento;
• motivo dell’intervento o del passaggio, con riferimenti e documentazione;
• materiale utilizzato, prodotto consumato;
• commenti sull’intervento, problemi riscontrati, consigli;
• firma del cliente;
• data del prossimo intervento.

In questo modo sarà possibile registrare direttamente tutte le informazioni utili da un laptop o un tablet. Non sarà più necessario completare ulteriormente il resoconto o sollecitare i clienti.

Se dopo un intervento il tecnico si rende conto che deve prevedere un nuovo passaggio dal cliente, per esempio per sostituire un altro pezzo, egli può programmare l’appuntamento direttamente dall’applicazione mobile.
Puoi aggiungere i campi che ti interessano, in funzione delle necessità che incontri nella tua attività. In questo modo è molto facile configurare informazioni personalizzate affinché corrispondano alle specificità del tuo lavoro:

• tipi di intervento;
• servizi addizionali forniti;
• stato di avanzamento lavori;
• competenze e certificati dell’agente incaricato (certificato di idoneità alla guida sicura, abilitazioni, ecc.);
• prezzo, peso, dimensioni del materiale;
• altri allegati relativi all’impianto in questione;
• ecc.

2. Far risalire le informazioni dal luogo di intervento e migliorare la comunicazione con il cliente

Rapporti inviati 30 minuti dopo l’intervento

Un’applicazione dedicata ti consentirà inoltre di generare e inviare automaticamente i rapporti d’intervento ai clienti e ai tuoi team.

Niente più doppi inserimenti e controlli noiosi. Eviterai così ai tuoi team di riscrivere e verificare le informazioni fornite dai tuoi agenti e farai guadagnare loro tempo prezioso.

Con l’applicazione mobile AntsRoute, non appena un tecnico ha terminato un intervento o una tappa del suo giro, un rapporto completo viene editato automaticamente online, contenente tutte le informazioni che saranno state giudicate pertinenti:

• data e ora del passaggio;
• foto;
• firma;
• codice a barre;
• pezzi utilizzati;
• commenti.

Dopo un intervento, i tuoi agenti possono così immettere direttamente le foto e i commenti sull’applicazione mobile e integrare tutte le prove necessarie al loro passaggio (prove di consegna, di riparazione, di recupero materiale, ecc.).
Non sarà più necessario trasmettere a fine giornata le informazioni al servizio amministrativo affinché possa ricreare e editare i rapporti clienti. I rapporti d’intervento possono essere trasformati direttamente in file pdf e inviati ai clienti 30 minuti dopo il passaggio dei tecnici, tramite email o sms.

Non dimenticare che il rapporto d’intervento è un documento strategico che contribuisce alla soddisfazione del cliente.

Informazioni clienti complete e aggiornate in diretta dai tuoi tecnici

I tuoi agenti potranno anche far risalire direttamente nel database i nuovi dati dei clienti (nuovo indirizzo, nuovo contatto, ecc.).

Con il software AntsRoute, puoi scegliere di autorizzare i tuoi tecnici itineranti ad accedere ai file dei tuoi clienti e rettificare in diretta i dati online, nel caso i clienti segnalino loro errori o modifiche.

Inoltre, i tuoi tecnici avranno facilmente accesso a tutte le informazioni necessarie ai loro interventi grazie a rapporti precompilati. Potranno aggiungere tutte le informazioni che riterranno utili, come foto, pezzi utilizzati, ecc.

Il tuo team amministrativo avrà così accesso a tutti gli elementi a disposizione per procedere rapidamente al monitoraggio degli interventi: modifica della pianificazione, ordine di pezzi complementari, fatturazione, ecc.

Centralizzando i dati degli interventi in un’unica applicazione e dematerializzando i rapporti d’intervento potrai:

• massimizzare l’efficacia dei tuoi tecnici e permettere loro di concentrarsi sul proprio lavoro;
• standardizzare le informazioni da immettere e risparmiare un tempo considerevole nella loro gestione.

La generazione automatica dei rapporti d’intervento conferisce autonomia e fa guadagnare tempo ai tuoi tecnici e al tuo servizio amministrativo. Permette inoltre una migliore trasparenza e semplifica la comunicazione con i tuoi clienti e all’interno dei tuoi team.

3. Gestire efficacemente i dati d’intervento e ottimizzare i giri

Una volta che i rapporti sono stati completati e inviati, diventa più facile gestire il seguito degli interventi.

Potrai monitorare in tempo reale lo status degli interventi (svolto, posticipato, annullato, da completare) e regolare la pianificazione di conseguenza, che si tratti di interventi ricorrenti o puntuali.

Avrai a portata di clic i numerosi dati dell’intervento:

• pezzi di ricambio utilizzati;
• durata dell’intervento;
• pianificazione complementare;
• commenti dei clienti.

Potrai così monitorare più facilmente i pezzi in stock, le difficoltà d’intervento riscontrate, il tempo trascorso su ogni apparecchiatura o in ogni luogo. Avrai una panoramica migliore della gestione e delle necessità del tuo servizio.
Potrai così prevedere e prezzare meglio i tuoi interventi, ripartendoli in modo giusto tra i diversi agenti.

La centralizzazione di tali dati nel software di gestione degli interventi è inoltre un vantaggio innegabile per i tecnici. Permette loro di accedere a tutte le informazioni necessarie a un intervento futuro. Aumenta così considerevolmente la loro efficacia.

4. Aumentare la qualità di servizio dei tuoi interventi di manutenzione e di risoluzione problemi

Il vantaggio principale offerto dai rapporti d’intervento automatici è l’aumento della competitività e delle prestazioni.
Essi consentono contemporaneamente di:

• gestire meglio la pianificazione d’intervento;
• far risparmiare un tempo incredibile ai tuoi team;
• evitare la stampa di documenti inutili;
• ottimizzare gli interventi avendo una migliore conoscenza delle informazioni sul campo;
• raccogliere i dati utili al miglioramento della soddisfazione cliente e alla gestione degli stock;
• prendere decisioni più consapevoli.

Adottare un software che generi automaticamente i rapporti d’intervento non è dunque un optional. Diventa veramente indispensabile per migliorare la produttività e la competitività delle aziende che effettuano spostamenti frequenti dai clienti.

Ma AntsRoute offre ancora di più. La nostra applicazione mobile consente di configurare e generare facilmente rapporti di intervento personalizzabili. Fornisce inoltre altre funzionalità che permettono di programmare e ottimizzare i giri nonché dematerializzare le roadmap. Per provare gratuitamente AntsRoute, fai clic qui.