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4 Gründe für die Verwendung einer Softwarelösung für Ihre Einsatzberichte

Veröffentlicht am 8 März 2023 • Lesen: 7 min read

Als Leiter in eines Teams von Außendienstmitarbeitern (Zustellern, Technikern usw.) besteht Ihre Hauptaufgabe darin, die Qualität und Schnelligkeit ihrer Einsätze zu verbessern. Dies gilt sowohl für präventive oder kurative Wartungsarbeiten, Pannenhilfe, Installation, Überwachung als auch für Zustellungs-/Abholtouren von Material. Zu jedem Zeitpunkt benötigen Sie einen schnellen Zugriff auf die Daten jedes Einsatzes, damit Ihre Teams effizient arbeiten können.

Ein besonders leistungsstarker Lösungsansatz ist die Verwendung einer mobilen Applikation, um Ihre Einsatzberichte automatisch zu erstellen.

Die Anwendung einer Softwarelösung zur Erstellung von Einsatzberichten bringt Ihnen viele Vorteile:

• Erstellung professioneller Einsatzberichte;
• Einfache Übermittlung der Vor-Ort-Informationen zur Einsatzleitung;
• Verbesserung der Rückverfolgbarkeit und der Kommunikation zwischen Ihren Abteilungen;
• Zeitersparnis, Optimierung der Planung, der Überwachung und Verwaltung der Einsätze;
• Einsatzbericht-Datenanalyse, Erhöhung der Servicequalität.

Um Ihnen die Entscheidung für eine solche spezifische Software zu erleichtern, bzw. um Sie bei der Überzeugung Ihrer Vorgesetzten zu unterstützen, haben wir in diesem Artikel die vier wichtigsten Vorteile dieser mobilen Applikationen zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis

1. Erstellung gut lesbarer und ergonomischer Einsatzberichte mit einer anpassungsfähigen App
2. Rückmeldung der Einsatzinformationen und Verbesserung der Kundenkommunikation
3. Effiziente Verwaltung der Einsatzdaten und Tourenoptimierung
4. Anhebung der Servicequalität Ihrer Wartungs- und Pannenhilfeeinsätze

Software vereinfacht die Erstellung von digitalen Einsatzberichten. Die Digitalisierung dieser Berichte verbessert die Qualität der Einsätze. Für den Leiter eines Teams von mobilen Technikern ist dies eine Garantie für eine höhere Kundenzufriedenheit.

1. Erstellung gut lesbarer und ergonomischer Einsatzberichte mit einer anpassungsfähigen App

Zeitersparnis für Ihre Techniker und Ihr Verwaltungsteam

Abgesehen davon, dass das Ausfüllen zeitraubend ist, sind die papierbasierten Einsatzkarteien nicht selten unleserlich oder lassen sich nicht gut weiterverarbeiten.
Denn Ihre Wartungstechniker oder Außendienstmitarbeiter haben Sie wegen ihres fachlichen Know-hows eingestellt, nicht wegen ihres Schreibtalents.
Diese bevorzugen es, sich auf ihre Arbeit als Techniker konzentrieren zu können, um schnell und effizient zu sein, und nicht stundenlang ihre gesamte Arbeit dokumentieren zu müssen. Jedoch brauchen sowohl Ihre Teams als auch Ihre Kund:innen eine gute Rückverfolgbarkeit und dafür klare und verständliche Dokumente. Diese ermöglichen ihnen nicht nur die Visualisierung der durchgeführten Aufgaben in Echtzeit sondern auch die Kontrolle, und wenn nötig, die Organisation der nachfolgenden bzw. ergänzenden Schritte.

Indem Sie auf diese Papierformulare verzichten und sich für eine spezifische mobile App entscheiden, erleichtern Sie Ihren Technikern den Alltag und steigern ihre Motivation um ein Vielfaches. Sie können schnell die relevanten Daten erfassen und mit den nächsten Einsätzen fortfahren. Es ist ein guter Lösungsansatz, um ihre Mitarbeiter an sich zu binden, und Ihr Unternehmen selbst gewinnt insgesamt an Produktivität.

Geben Sie ihnen die Möglichkeit, eigenständig die Kundendaten in eine vorab für ihr Unternehmen eingestellte Online-Software einzugeben. Denn dies bringt Ihnen zahlreiche Vorteile:

• Sie ersparen ihnen viel Zeit bei der Eingabe.
• Die Außendienstmitarbeiter müssen keine unnötigen Kilometer fahren, um papierbasierte Einsatzberichte an das Unternehmen zu übermitteln.
• Ihre Kunden haben Zugang zu verständlichen und ergonomischen Dokumenten in viel kürzerer Zeit.
• Ihre Verwaltungsabteilung verschwendet weniger Zeit damit, die Techniker an den Versand der Informationen zu erinnern bzw. diese Berichte zu entziffern.

Die Erstellung eines Einsatzberichts mit AntsRoute.

Eine benutzerdefinierbare Softwarelösung für das Einsatzmanagement

Bei einigen mobilen Apps lassen sich alle oder einige der verfügbaren Felder einstellen und entsprechend Ihrer Geschäftsaktivität personalisieren. Lesen Sie unsere Tipps, um einen effizienten Einsatzbericht zu verfassen.

Mit der Software von AntsRoute werden zum Beispiel die von Ihren Mitarbeitern eingegebenen Daten automatisch in eine Berichtsvorlage eingefügt, die Sie auf einem speziellen Dashboard vorab nach Ihren Wünschen angepasst haben.

So haben Sie hier die Möglichkeit, Pflichtfelder und Zusatzfelder einzufügen und nach Bedarf zu personalisieren, wie z. B.:

• Die Kontaktdaten des Unternehmens, des Außendienstmitarbeiters und des Kunden.
• Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort des Einsatzes.
• Grund für die Zustellung bzw. den Einsatz, inkl. Referenzen und Dokumentation.
• Eingesetztes Material, Verbrauchsmengen.
• Kommentare zum Einsatz, ggfls. aufgetretene Probleme, Empfehlungen.
• Unterschrift des Kunden / der Kundin.
• Datum des nächsten Einsatzes.

So können alle relevanten Informationen direkt von einem Handy oder Tablet aus erfasst werden. Es ist nicht mehr nötig, den Bericht später zu vervollständigen oder die Kunden erneut anzuschreiben.

Wenn ein Techniker nach seinem Einsatz feststellt, dass er einen weiteren Besuch beim Kunden einplanen muss, um z. B. ein zusätzliches Teil auszutauschen, kann er den Termin direkt aus der mobilen App heraus programmieren.

Sie können auch zusätzliche Felder hinzufügen, je nachdem, was Sie für Ihr Geschäft benötigen. Entsprechend können Sie ganz einfach individuelle Informationsfelder einrichten, die in Ihrem Beruf besonders relevant sind:

• Einsatzarten;
• zusätzliche Dienste, die angeboten bzw. durchgeführt werden;
• Stand der Umsetzung;
• Expertisen und Zertifikate des beauftragten Mitarbeiters (Eignungsnachweis für das sichere Führen von Maschinen, besondere Berechtigungen etc.);
• Preis, Gewicht, Abmessungen des benötigten Materials;
• Weitere Informationen über die betreffende Einrichtung usw.

2. Rückmeldung der Einsatzinformationen und Verbesserung der Kundenkommunikation

Berichte, die 30 Minuten nach dem Einsatz verschickt werden

Eine eigens dafür entwickelte App ermöglicht es Ihnen, diese Einsatzberichte automatisch zu erstellen und an Kunden und Ihr Team zu versenden.

Damit ist Schluss mit Doppelerfassungen und lästigen Kontrollen. So ersparen Sie Ihren Abteilungen im Unternehmen die erneute Erfassung und Kontrolle der von Ihren Technikern gelieferten Informationen und sparen ihnen wertvolle Zeit.

Mit der mobilen App von AntsRoute wird, sobald ein Techniker einen Einsatz oder eine Etappe seiner Tour abgeschlossen hat, automatisch online ein vollständiger Bericht mit allen Informationen erstellt, die als relevant erachtet wurden:

• Datum und Uhrzeit des Besuchs;
• Fotos;
• Unterschrift;
• Barcode(s);
• Eingesetzte Materialien und Mengen;
• Kommentare usw.

Im Anschluss an die Einsätze können Ihre Außendienstmitarbeiter: innen ihre Fotos und Kommentare direkt in die mobile App eingeben und alle erforderlichen Nachweise für ihren Besuch hinzufügen. (Nachweise für Lieferungen, Reparaturen, Materialabholung usw.).

Es ist nicht mehr nötig, am Ende des Tages die Informationen an die Verwaltung zu übermitteln, damit diese sie erneut eingibt und die Kundenberichte ausstellt. Die Einsatzberichte aus der App können unmittelbar in eine .pdf-Datei umgewandelt und 30 Minuten nach dem Besuch der Techniker per E-Mail oder SMS an die Kunden gesendet werden.

Denken Sie daran, dass der Einsatzbericht ein strategisches Dokument ist, das auch zur Kundenzufriedenheit beiträgt.

Die Validierung einer Intervention mit Nachweisen der Durchfahrt auf der mobilen Anwendung AntsRoute.

Vollständige und aktualisierte Kundeninformationen direkt von Ihren Technikern

Es ist Ihren Mitarbeiter vor Ort auch möglich, neue Kontaktdaten Ihrer Kunden direkt in die Datenbank hochzuladen (Änderung der Adresse, des Ansprechpartners usw.).

Mit der Software von AntsRoute können Sie z. B. wählen, ob Sie Ihren Außendienstmitarbeitern Zugriff auf die Unterlagen Ihrer Kunden gewähren oder ihnen zusätzliche Userrechte verleihen, damit sie selbst die Kontaktdaten live korrigieren können, wenn ihre Kunden ihnen Fehler oder Änderungen mitteilen.

Andererseits haben Ihre Techniker dank der vorausgefüllten Berichte, auf die sie Zugriff haben, leichten Zugang zu allen Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Und sie können alle Informationen hinzufügen, die sie für nützlich halten, z. B. Fotos, verwendete Teile etc.

Somit haben Ihre Verwaltungsteams alle Unterlagen zur Hand, um die Einsätze schnell nachverfolgen zu können: Planungsänderungen, Bestellung von Ersatzteilen, Rechnungsstellung etc.

Mit der Zentralisierung Ihrer Einsatzdaten in einer einzigen App und die Digitalisierung Ihrer Einsatzberichte:

• maximieren Sie die Effizienz Ihrer Techniker und unterstützen sie dabei, sich auf ihre Kernaufgabe zu konzentrieren;
• standardisieren Sie die auszufüllenden Informationen und sparen viel Zeit bei deren Bearbeitung.

Die automatische Erstellung von Einsatzberichten verleiht Ihren Technikern und Ihrer Verwaltungsabteilung mehr Autonomie und Zeit. Sie sorgt außerdem für mehr Transparenz und vereinfacht die Kommunikation sowohl mit Ihren Kunden als auch innerhalb Ihrer Teams.

Details zu einer geplanten Intervention auf AntsRoute.

3. Effiziente Verwaltung der Einsatzdaten und Tourenoptimierung

Sobald diese Berichte ausgefüllt und verschickt sind, lassen sich auch die nächsten Maßnahmen und Aufgaben einfacher verwalten.

Sie können den Status der Einsätze (durchgeführt / verschoben / abgesagt / zu ergänzen) in Echtzeit verfolgen und die Planung entsprechend anpassen, unabhängig davon, ob es sich um wiederkehrende oder einmalige Einsätze handelt.Mit wenigen Klicks bekommen Sie auch Zugriff auf die zahlreichen Einsatzdaten:

• verwendete Ersatzteile;
• Dauer der Maßnahme;
• zusätzliche Planung;
• Kundenbewertungen.

So lässt sich leichter die Anzahl der auf Lager verfügbaren Teile nachvollziehen oder nachverfolgen, welche Schwierigkeiten während des Einsatzes aufgetreten sind und wie viel Zeit für jede Anlage oder an jedem Ort aufgewendet wurde. Das ermöglicht Ihnen einen besseren Überblick über das Management und die Bedürfnisse Ihrer Abteilung.
Dadurch können Sie Ihre Einsätze besser planen und die Preise genauer gestalten, indem Sie sie gerecht auf Ihre verschiedenen Mitarbeiter verteilen.

Die Zentralisierung dieser Daten in der Software zum Einsatzmanagement ist auch für die Techniker ein unbestreitbarer Vorteil. Sie ermöglicht ihnen den Zugriff auf alle Informationen, die sie für einen zukünftigen Einsatz benötigen. Sie erhöht somit deren Effizienz erheblich.

Die Optimierung von Einsatztouren auf AntsRoute.

4. Anhebung der Servicequalität Ihrer Wartungs- und Pannenhilfeeinsätze

Wenn es einen einzigen Punkt gibt, den man festhalten sollte, ist es der Gewinn an Wettbewerbsfähigkeit und Leistung, der durch diese automatischen Einsatzberichte erreicht wird.

Maßgebliche Vorteile sind:

• Eine bessere Zeitplanverwaltung der Einsätze;
• Signifikante Zeitersparnisse für Ihre Teams;
• Das unnötige Ausdrucken von Dokumenten wird vermieden;
• Die Einsätze werden optimiert, da Sie über bessere Vor-Ort-Informationen verfügen;
• Sie sammeln Daten, die für die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und die Verwaltung Ihrer Bestände nützlich sind;
• Entscheidungen werden in besserer Kenntnis der Sachlage getroffen.

Die Entscheidung für eine Softwarelösung, die automatisch Einsatzberichte erstellt, ist daher nicht nur ein Bonus. Sie wird wirklich unerlässlich, um die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern, wenn Sie häufig zu Kunden fahren müssen.

Die automatisierte Verwaltung von Einsatzberichten verbessert die Qualität der Dienstleistungen.

Damit hören wir bei AntsRoute nicht auf. Mit unserer mobilen App können Sie ganz einfach individuelle Einsatzberichte einrichten und anpassen. Unsere App ist aber auch mit anderen Funktionen gekoppelt, mit denen Sie Ihre Touren planen, optimieren und Ihre Fahrtenblätter digitalisieren können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, geht es hier lang.