Software für die Tourenoptimierung: Warum und wie sollte man die Lösung wählen?

Eine Software zur Tourenoptimierung ist eine Branchensoftware, die auf optimierte Weise Ihre Touren entwirft, plant und erstellt. Um Ihnen bei der Auswahl der für Sie geeigneten Anwendung zur Tourenoptimierung zu helfen, finden Sie hier einige nützliche Tipps.

Ein Leitfaden für einen guten Start sowie die bessere Nutzung aller Vorteile einer Anwendung, mit der die Produktivität Ihrer Lieferungen, Außendienstbesuche und sonstigen Einsätze gesteigert wird.

• Was ist eine Software zur Tourenoptimierung?
• Welche Vorteile bietet diese Art von Software?
• Wann sollten Sie auf eine Software zur Tourenoptimierung zurückgreifen?
• Software zur Tourenoptimierung: zwei breite Verwendungszwecke
• Wie kann die Leistungsfähigkeit einer Software zur Tourenoptimierung überprüft werden?
• Wie wählt man eine gut funktionierende Software für die Tourenoptimierung aus?

Was ist eine Software zur Tourenoptimierung?

Zunächst können wir eine Tour als eine Route definieren, die an verschiedenen Orten vorbeiführt, bevor man wieder zum Ausgangspunkt zurückkehrt. An jedem der besuchten Orte können somit bestimmte Aktionen durchgeführt werden: Warenlieferungen, Probenentnahmen, Wartungsarbeiten oder die Behandlung eines Patienten. Je nach Art der Dienstleistung müssen bestimmte Einschränkungen berücksichtigt werden: Kompetenzen der Mitarbeiter, Fahrzeugkapazitäten usw.
Die Tourenoptimierung besteht darin, die beste Route für die Durchführung dieser Maßnahmen zu ermitteln, indem die zwischen zwei Etappen zurückgelegten Kilometer begrenzt und alle geschäftlichen Einschränkungen berücksichtigt werden.

Eine Verwaltungssoftware speziell für die Logistik zugeschnitten

Grundsätzlich zielt eine Verwaltungssoftware darauf ab, einen Schlüsselbereich Ihres betrieblichen Geschehens zu unterstützen. Auf logistischer Ebene betrifft dies meist die folgenden Aspekte:

• Die Übersetzung der physischen Abläufe in Ihr Informationssystem ;
• Die Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs, der Kontrolle und der Sicherheit Ihrer Aktivitäten ;
• Die konforme Zuweisung Ihrer Ressourcen ;
• Die Steuerung Ihrer Prozesse unter Berücksichtigung interner-externer Faktoren ;
• Die Berichterstattung und die richtige Entscheidungsfindung.

Im Logistiksektor sind Softwarelösungen aufgrund des kooperativen Prozesses zwischen verschiedenen Akteuren in den meisten Fällen nach außen offen.

Der Auswahlprozess einer Anwendung für die Tourenoptimierung

Welche ist nun die beste Software für die Optimierung Ihrer Touren? Tatsächlich wird es das Tool sein, das Ihre individuellen alltäglichen Einschränkungen auf zuverlässige und einfache Art und Weise bei der Planung integrieren wird. Und dazu eine professionelle Lösung, die sich auch an die Entwicklung Ihres Geschäfts im Laufe der Zeit anpassen kann.

Hier sind einige Beispiele für operative Parameter:

• Ein Fuhrpark, der sich weiterentwickeln wird ;
• Stark schwankende Waren- bzw. Geschäftsvolumina ;
• Erweiterbare Zuweisungen der geographischen Einsatzzonen ;
• Interne, zu synchronisierende Prozesse ;
• Agile Ressourcenzuweisungen.

Die Logistik von Liefer-, Einsatz- oder Dienstleistungstouren muss Ihrem KMU Wettbewerbsvorteile verschaffen. Sie ist ein wichtiger Bestandteil im Rahmen Ihrer digitalen Transformation.

Ein effizienter Gestaltungsrahmen und eine dazu passende Begleitung

Eine Softwarelösung zur Organisation Ihrer Touren muss eine Reihe von Funktionen bieten, die auf Ihre Branche zugeschnitten sind. In der Regel sind IT-Hersteller zunächst in einer bestimmten Branche verankert: Logistik, Building & Construction, Gesundheitswesen etc. Die Anpassungen an die Besonderheiten von anderen Branchen erfolgen in die nachfolgenden Entwicklungen der Anwendung. Eine angemessene Reaktion auf die Kundenbedürfnisse verlangt nach diesen umfangreichen und technischen Erweiterungen.

Wie Sie wissen, verfügt jede Branche über ganz eigene Charakteristika, hat eigene Codes und zudem oft eine besondere Kultur. Abgesehen von der Funktionsvielfalt und den Algorithmen, die in der Software zur Tourenoptimierung verwendet werden, können diese Unterschiede erklären, warum die Software sich mehr oder weniger intuitiv bedienen lässt und warum die Applikation als gut oder weniger gut empfunden wird. Dies ist sowohl auf die Schnittstellen als auch auf die angewandte verfahrenstechnische Logik zurückzuführen. Die Beziehung zum Softwarehersteller und die Qualität des Supports (unser Customer Success Management) sind hier entscheidend, um das Beste aus den Tools herauszuholen.

Diese Art von Software besteht meistens aus mehreren Modulen. Das Tool muss in der Lage sein, mit Ihren anderen, bereits vorhandenen Branchenlösungen zu „kommunizieren“. Dies kann mehr oder weniger kostspielig in Bezug auf die Integration sein. Daher sollte dieser Aspekt bereits vor der Wahl antizipiert werden.

Die erste Phase ist wichtig, um die Elemente zu erfassen, die sich auf die Tourenprozesse und die Integrität und die Leistung Ihres gesamten Informationssystems auswirken. Während dieser Phase ist es gut, neben den Schlüsselelementen für die Parametrierung der Lösung auf eine persönliche Betreuung zu zählen, um neben den Key-Elementen für die Parametrierung der Lösung auch die Kernherausforderungen richtig zu stellen. Sie müssen sicher sein, dass Ihr Anbieter Ihnen zuhört und versteht, wie Ihre Wettbewerbsvorteile gestärkt werden können, und das, zusätzlich zur Produktivität Ihrer Touren.

Welche Vorteile bietet diese Art von Software?

Der Einsatz einer Lösung für die Tourenplanung bietet viele Vorteile, unter anderen:

• Senkung Ihrer Betriebskosten für die Fahrzeugnutzung um mindestens 20 % ;
• Produktivitätssteigerung dank besserer Ressourcenzuweisung ;
• Freisetzung von Kapazitäten für Aufgaben mit höherem Kundennutzen ;
• Erfüllung von Kundenwünschen mit mehr Personalisierung ;
• Verstärkte Integration und Kontrolle der Daten in Ihrem System ;
• Erhöhung des empfundenen Qualitätslevels für Ihre Kunden und Key-Partnern.

Wann sollten Sie auf eine Software zur Tourenoptimierung zurückgreifen?

Wenn Sie zahlreiche Außendienstmitarbeiter, Auslieferungsfahrer oder Techniker oder eine große Anzahl von Auslieferungen oder Hausbesuchen verwalten, dann kann sich die Frage nach einer Software schnell stellen.

Konkret: Wann sollten Sie eine Software zur Optimierung Ihrer Touren einsetzen? Ab wann ist eine Lösung zur Erstellung von Routen rentabel? Nun, die Antwort auf diese Frage hängt vom Grad der Komplexität Ihrer Planung ab. Denn je zahlreicher und komplexer die Vorgaben sind, desto zeitaufwendiger, schwieriger und vor allem teurer wird die manuelle Tourenplanung.

Diese Faktoren sollten Sie untersuchen, um den Nutzen einer Software zur Tourenoptimierung zu bestimmen

Zunächst einmal müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, um den Nutzen eines Tools für die Routenoptimierung zu beurteilen. Im Einzelnen:

• Die Anzahl der Mitarbeiter im Einsatz.
• Die Anzahl der täglich zu planenden Einsätze bzw. Lieferungen.
• Der Grad der Einschränkungen, die bei diesen Einsätzen berücksichtigt werden müssen (Anforderungen der Kunden in Bezug auf Zeitrahmen und Zeitfenster, Verfügbarkeit und Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Fahrzeugkapazitäten usw.).

Ab welcher Anzahl von Außendienstmitarbeitern sollten Sie eine Software zur Routenerstellung einsetzen?

Nun, diese Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten. Eine manuelle Organisation ist vielleicht denkbar, wenn Sie täglich einige Einsätze für einen oder zwei Mitarbeiter planen müssen.

Die Verwendung einer Software zur Tourenoptimierung kann sich sogar schon für einen einzelnen Fahrer als vorteilhaft erweisen. Einige unserer Benutzer, die einen Fuhrpark mit nur einem Fahrzeug haben, berichten uns, dass sie mit AntsRoute ihre Produktivität steigern können. Cyprien Ripoteau, Geschäftsführer des Cateringunternehmens „Agapes Traiteur“, fasst beispielsweise die Vorteile unserer Lösung für die Verwaltung der Touren seines Auslieferungsfahrers zusammen: „Die Software „AntsRoute“ optimiert seit über einem Jahr unsere täglichen Auslieferungen. Sie lässt uns Zeit und damit Geld sparen! Da wir uns nicht mehr selbst darum kümmern müssen, unsere Lieferungen selbst zu organisieren, können wir es uns leisten, mehr Bestellungen anzunehmen.“
Tatsächlich kann der Einsatz einer Software zur Erstellung von Touren auch von einem einzigen Außendienstmitarbeiter aus von Vorteil sein.

Ab welche Anzahl von täglichen Besuchen sollten Sie eine Software zur Tourenplanung einsetzen?

In einem ersten Schritt erwägen viele Menschen, ihre Routen mithilfe von Google Maps zu planen. Das Navigationstool ermöglicht tatsächlich die Planung von einfachen Routen mit 10 Haltestellen. Allerdings lässt sich mit dem Tool zwar der schnellste Weg zwischen zwei Haltestellen finden, nicht aber die optimale Reihenfolge der 10 Haltpunkte. Für die Organisation dieser Routen benötigen Fachleute eine Lösung zur Tourenoptimierung, um solche Berechnungen zu automatisieren. Ab einem Dutzend täglich zu planender Einsätze lohnt sich also ein Tool zur Erstellung von Routen.

Die drei großen „Business Constraints“ für den Tourenplaner

Google Maps bietet weiterhin keine Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Einschränkungen zu berücksichtigen, die die Zuweisung bestimmter Einsätze einem bestimmten Mitarbeiter (und nicht einem anderen) erforderlich machen.

Hier sind die Einschränkungen, die bei der Tourenplanung verwaltet werden müssen:

• Fahrzeuge – Kapazität, Nutzungskosten, Nichtverfügbarkeit, Motorisierung und Standort.
• Außendienstmitarbeiter – Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten, Abfahrts- und Ankunftsadresse und Kompetenzen.
• Kunden – Öffnungszeiten, gewünschtes Zeitfenster für Besuche und geografische Entfernung.

Und das ist noch nicht alles… Bei der Planung müssen natürlich auch andere Faktoren berücksichtigt werden. Zum Beispiel: Besuche mit wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Wiederkehr, von bestimmten Kunden oder Patienten bevorzugte Mitarbeiter, die Notwendigkeit, Waren an einer Adresse zu verladen, bevor sie an eine andere Adresse geliefert werden, Einsätze oder Lieferungen, die priorisiert werden müssen, etc.

Einfach ausgedrückt: Sobald Sie zwei dieser Einschränkungen bewältigen müssen, wird das manuelle Zusammenstellen von Touren für Ihr Unternehmen zu einem kostspieligen Kopfzerbrechen. Der Einsatz einer Software für die Tourenoptimierung ist dann sinnvoll.

Software zur Tourenoptimierung: zwei breite Verwendungszwecke

Grundsätzlich kann eine Lösung für Optimierung von Strecken sowohl für eine einmalige Überprüfung als auch im täglichen Betrieb eingesetzt werden. So kann eine Software ein strategisches oder operatives Tool sein.

Strategische Software: die einmalige Untersuchung

Wenn Sie einen einmaligen Bedarf haben, sprechen wir von einer strategischen Nutzung der Software zur Tourenoptimierung. Zum Beispiel führen Sie von Woche zu Woche identische Liefertouren zu denselben Kunden durch und möchten diese Routen einmalig optimieren.

Oder auch folgende Situation: Sie wünschen sich eine Projektstudie, um festzustellen, welche Lagerhäuser in einem Gebiet aufgrund der Standorte der Kunden geplant werden sollten. Dafür müssen Sie kein Abonnement für eine Lösung zur Tourenoptimierung abschließen. Sie können einfach eine Studie bei Experten für Operations Research in Auftrag geben. Bei „Antsroute“ finden Sie in unserem Team promovierter R&D-Experten Ihren optimalen Ansprechpartner für solche Anfragen.

Operative Software: im täglichen Einsatz

Eine operative Software für die Tourenoptimierung ist eine Anwendung, die im Alltag von einem Planungsteam genutzt wird. Die erste Funktionalität besteht darin, Lieferungen oder Einsätze zu planen, entweder fortlaufend auf Basis von eingehenden Abrufen oder einmalig über einen bestimmten Zeithorizont. Zum Beispiel mithilfe einer Importdatei. Wenn Sie auf intelligenter Weise diesen ersten Planungsschritt durchführen, wird der zweite Schritt, in dem die Touren zusammengestellt werden, schnell und optimiert ablaufen.
Auch hier sorgt die Leistungsfähigkeit von Algorithmen für die Leistungsfähigkeit der Optimierung. Um schließlich auch unvorhergesehene Ereignisse verwalten zu können, bieten einige operative Programme zur Tourenoptimierung eine dritte Funktion: die Verfolgung der Touren in Echtzeit.

Live-Tracking von Routen mit der Software AntsRoute.

Wie kann die Leistungsfähigkeit einer Software zur Tourenoptimierung überprüft werden?

Die Leistung einer Software zur Tourenoptimierung lässt sich durch den bestmöglichen, über einen bestimmten Zeitraum erzielten Wert untersuchen. Bei dieser Analyse müssen vier Kriterien berücksichtigt werden:

• Das Ziel der Optimierung ;
• Das Kundenversprechen ;
• Die individuellen betriebswirtschaftlichen Einschränkungen Ihrer Organisation ;
• Die gewünschte Dauer der Optimierung.

Um sicherzustellen, dass eine Software für Ihren Zweck geeignet ist, müssen Sie also Ihren Bedarf genau definieren.

Die Frage nach dem angestrebten Optimum

Zunächst müssen Sie sich vergewissern, dass die Optimierungsfunktion Ihrem Bedarf und der angestrebten betrieblichen Leistung entspricht. Beispielsweise möchten einige Unternehmen die Kilometerzahl unabhängig von der Anzahl der eingesetzten Einsatzkräfte oder Fahrzeuge minimieren. Andere Unternehmen hingegen möchten die Anzahl der Einsätze einer bestimmten Kategorie maximieren.

Bei der Optimierung ihrer Touren geht es den meisten Planern in erster Linie darum, die Anzahl der durchgeführten Einsätze oder Lieferungen zu maximieren und gleichzeitig die Anzahl der eingesetzten Fahrer und Fahrzeuge zu begrenzen und die Anzahl der zwischen zwei Anschriften zurückgelegten Kilometer zu reduzieren.

Die deutliche Formulierung Ihres Kundenversprechens

Bei der Definition der angestrebten betrieblichen Leistung müssen Sie auch Ihr Kundenversprechen berücksichtigen. Denn die Definition Ihres Kundenversprechens wird die Optimierungsfunktion beeinflussen. Dazu müssen Sie die folgenden vier Fragen beantworten:

• Welches Versprechen geben Sie Ihren Kunden?
• Wie lang ist die Lieferzeit bzw. wann findet der Einsatz statt (24 Stunden, eine Woche)?
• Können Ihre Kunden ein Zeitfenster für die Lieferung auswählen?
• Schreiben Sie Ihren Kunden das Datum vor, an dem Sie vorbeikommen, oder nicht?

Die Definition der betrieblichen Einschränkungen

Für jemanden, der seit mehreren Jahren in einem bestimmten Bereich arbeitet, ist es nicht immer einfach, seine beruflichen Einschränkungen zu artikulieren. Die meisten dieser Bedingungen sind in der Regel im Betriebsgedächtnis verankert, aber nicht unbedingt schriftlich fixiert. Wenn Sie eine Präsentation einer Software zur Tourenplanung wünschen, wird der Hersteller Sie zweifellos nach diesen Einschränkungen fragen.

Die erwartete Optimierungsdauer

Die Optimierung von Touren erfordert eine sich wiederholende Berechnung. Je höher die Anzahl der Iterationen, desto höher die Qualität der Optimierung. Daher müssen Sie sich fragen: Wie lange sind Sie bereit, auf ein Ergebnis zu warten? Je nach Anzahl der zuzuweisenden Lieferungen oder Termine, der Anzahl der zu verwaltenden Fahrzeuge oder Fahrer und dem Grad der Einschränkungen kann Ihnen der Experte für Tourenoptimierung auch hier eine angemessene Optimierungsdauer empfehlen.

Wie wählt man eine gut funktionierende Software für die Tourenoptimierung aus?

Und nun kommen wir zum Punkt: wie wählt man letztendlich eine Software zur Tourenoptimierung aus? Hier sind die vier Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten:

• Ein Optimierungstool, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist ;
• Umfangreiche maßgeschneiderte Softwarefunktionen ;
• Eine ergonomische und intuitive Benutzeroberfläche ;
• Eine leichte Bedienung und Integrationsmöglichkeiten.

Die Stärke der Algorithmen bestätigen

Anhand der artikulierten Anforderungen werden die Leistung und die Qualität der Software zur Tourenoptimierung festgelegt. Dazu werden verschiedene Tests durchgeführt, um die Leistungsfähigkeit der Optimierungsalgorithmen zu bestimmen.

Die Funktionalitäten validieren

Heutzutage bieten Programme für die Tourenoptimierung oft noch weitere Funktionen, die nicht mit der Optimierung in Verbindung stehen. Einige Funktionen ähneln denen, die von Transport Management System (TMS) (Transport Management System) oder von Software für Einsatzführung angeboten werden. Diese zusätzlichen Funktionen beziehen sich auf die Kundeninformation, die Navigationshilfe für Fahrer und das Reporting (Einsatzbericht, Lieferschein, Frachtbrief usw.). So können mehrere Lösungen unabhängig voneinander genutzt werden.

Die Ergonomie der Oberfläche überprüfen

Wie frustrierend ist es, ein Computerprogramm nicht richtig bedienen zu können! Daher ist die Ergonomie ein entscheidendes Kriterium für eine flüssige und schnelle Navigation. Dank einer ergonomischen Benutzeroberfläche können Nutzer Änderungen an den Touren leicht selber vornehmen. Außerdem verschafft die Nutzung einer ergonomischen Software eine gewisse Zufriedenheit. Kurzum, dieses Kriterium sollte bei der Auswahl einer Lösung nicht vernachlässigt werden.

Technische Aspekte überprüfen

Diese zwei grundlegenden Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie sich für ein Tool zur Tourenoptimierung entscheiden:

• Handelt es sich um eine Software „on promise“, d. h. auf einem lokalen Server gehostet, oder um eine Software im SaaS-Modus, also in der Cloud gehostet?
• Verfügt die Software über eine API und kann sie mit anderen Anwendungen verknüpft werden?

SaaS-Software mit Multi-Knoten- und adaptiven Hosting hat heute vor allem einen Vorteil: Verfügbarkeit und hohe Rechengeschwindigkeit. Außerdem ist eine REST-API Garant für das Weiterentwicklungspotential der Software für die Tourenoptimierung und die Möglichkeit, diese mit anderen Lösungen (ERP, Expense Management Systeme, usw.) zu verbinden.