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Einen wirksamen Einsatzbericht verfassen: Welche bewährten Praktiken gibt es?

16 Mai 2022 | 5 min read

Für die meisten Techniker und Außendienstmitarbeiter ist das Schreiben von Einsatzberichten eine ebenso lästige wie zeitraubende Pflicht. Bei den meisten Unternehmen sind diese Berichte jedoch unabdingbar. Sie werden von den Kunden sehr geschätzt, ermöglichen eine bessere Nachverfolgung der Einsätze und beschleunigen den Rechnungszyklus.
Um Sie bei der Erstellung effizienter Einsatzberichte zu unterstützen, haben wir Kernelemente und bewährte Verfahren für Sie zusammengefasst:

Auflistung der nützliche Informationen für Ihren Einsatzbericht

Zuallererst muss der Einsatzverantwortliche eine Liste der Daten erstellen, welche für die Überwachung der Aktivitäten nützlich sind. Basieren auf den Einsatzberichten unserer Kunden haben wir die häufigsten Informationen zusammengefasst.
Selbstverständlich empfehlen wir Ihnen dringendst, diese Liste mit Ihren Kunden und/oder mit anderen Abteilungen des Unternehmens zu überprüfen und entsprechend Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Welche Informationen sollten in keinem Einsatzbericht fehlen?

Das erste Ziel eines Arbeitsblatts dient der schnellen Beantwortung der wichtigsten Fragen: Wer? Was ist zu tun? Wo? Wann? Warum? Jeder Bericht muss daher mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Die Identität des ausstellenden Unternehmens: Logo, Handelsname, Stammkapital, SIRET, Adresse, Kontaktinformationen usw.
• Die Identifikation des zuständigen Technikers oder Kuriers: Name, Vorname oder Personalnummer.
• Die Kontaktdaten des Kunden, bei dem die Intervention geplant ist, und Name des Ansprechpartners.
• Den Einsatzgrund: Reparatur eines Geschirrspülers, Überprüfung von Feuerlöschern, Aufbau eines Möbelstücks usw.
• Die geografische Lokalisierung des Einsatzes.
• Das Datum, Uhrzeit des Beginns und des Endes oder Dauer.
• Den Auslöser: Referenzen des Bestellscheins, Datum der E-Mail oder des Telefonanrufs, geplante monatliche Wartung usw.
• Die Unterschrift oder Stempel des Endkunden.

Indem Sie solche Pflichtfelder vorsehen, begrenzen Sie das Risiko, etwas zu vergessen, und fördern die Erstellung sachlicher und gut verwertbarer Einsatzberichte.

Daten, die je nach Aktivität des Unternehmens personalisiert werden müssen

Der Controller bzw. der Betriebsleiter kann in der Berichtsvorlage auch benutzerdefinierte optionale Felder vorsehen:

• Eine interne Referenz.
• Die Fahrzeugimmatrikulation und den Kilometerstand.
• Die verwendeten Materialien oder Werkzeuge.
• Verbrauchsmengen; Stand eines zu überwachenden Bestands.
• Kommentare zum Einsatz oder Beschreibung von aufgetretenen Anomalien.
• Tipps zur Inbetriebnahme oder Nutzung.
• Datum und Art der nächsten empfohlenen Wartungsmaßnahme.
• Details zu Tests oder Proben, die für ein Analyselabor entnommen wurden usw…

Diese zusätzlichen Angaben können in Form von Listen, Kästchen zum Ankreuzen oder Textfeldern zum Ausfüllen aufgeführt werden. Auf ihren Beruf oder Ihre Branche gut abgestimmt sind die Beweise für die routinierte Professionalität Ihrer Teams und die fachgerechte Durchführung der Eingriffe.

Dematerialisierung der Einsatzberichten

In den meisten Branchen gibt es keine Regel oder Norm, und somit kein vorgeschriebenes Muster für einen geeigneten Einsatzbericht. Sie haben die freie Wahl. Sie können Protokolle in Papierform verteilen, sie in Word oder Excel bearbeiten, ein CRM verwenden oder über eine mobile Applikation gehen. In der Praxis bietet die Digitalisierung von Einsatzberichten jedoch zahlreiche Vorteile.

Einsatzberichte automatisch erstellen: ein echtes Produktivitätsgewinn!

Sie können Ihre Mitarbeiter bitten, ihre Berichte via mobile App auszufüllen. Dann sparen Sie viel Zeit bei der Verwaltung von Einsatzberichten. Es muss keiner mehr unleserliche Einträge entziffer oder verlegte Dokumenten hinterherlaufen! Mit der Software zur Lieferplanung AntsRoute können Sie Ihre Einsatzberichte tatsächlich mit wenigen Klicks erstellen. Bei der Erstellung des Dokuments im PDF-Format werden die von den Mitarbeitern gesammelten Informationen automatisch integriert, ohne dass Sie irgendwelche Datenerfassung Ihrerseits durchführen muss.

Das von AntsRoute angebotene System zur Erstellung von Einsatzberichten.

Fotos zum Protokoll hinzufügen

Die meisten Softwarelösung zur Steuerung von Lieferungen bieten Ihnen auch die Möglichkeit, Ihren Einsatzbericht mit einem Foto als Anhang zu ergänzen. Als Beweis der Abwesenheit eines Kunden beim Eintreffen des Fahrers oder des guten Warenzustands bei der Anlieferung gibt es nichts Effektiveres als Fotos! Die Fotos, die der Agent vor Ort direkt in der mobilen Anwendung aufnimmt, sind dann perfekte Elemente, um Streitigkeiten zu verhindern und Reklamationen abzuschrecken.

Die Einführung der elektronischen Signatur

Mit der Digitalisierung von Einsatzberichten profitieren Sie gleichzeitig von den Vorteilen der elektronischen Unterschrift. Mit der in mobilen Situationen gerade besonders praktischen digitalen Signatur, können Sie den ordnungsgemäßen Ablauf eines Einsatzes schon vor der Rückkehr des Mitarbeiters nachweisen. Sie müssen Sie nicht mehr Dokumentenstapeln durchwühlen, um den fehlenden Liefernachweis zu finden, bevor Sie ihn einscannen und an den Kunden schicken. Die Archivierung, Aufbewahrung und Sortierung von digitalen Einsatzberichten wird viel einfacher.

Echtzeit-Auswertung der Daten aus Einsatzberichten

Dank der automatischen Erstellung von Einsatzberichten können Sie diese ohne Zeitverlust und ohne das Risiko von Eingabefehlern an Kunden weiterleiten. Die Kunden sind jedoch nicht die einzigen die sich für diese Daten interessieren. Auch für einige Abteilungen Ihres Unternehmens sind diese Informationen Gold wert!

Die Übermittlung des Protokolls an den Endkunden

Von nun an sind es nur wenige Klicks nötig, um die vom Außendienstmitarbeiter erfassten Informationen in ein PDF-Dokument umzuwandeln, das sofort an den Kunden gesendet werden kann. Diese nahezu in Echtzeit erfolgte Kommunikation stärkt das Vertrauen der Kunden und macht die Übermittlung von Einsatzberichten sicherer, da das Risiko des Verlusts oder Diebstahls von Dokumenten ausgeschlossen ist.

Das AntsRoute-System zum Versenden von Einsatzberichten an Kunden.

Ein Beitrag zur Verbesserung Ihres Kundendienstes

Elektronische Einsatzberichte leisten auch einen bedeutenden Beitrag zur Entlastung Ihres Kundendienstes, z. B. wenn mehrere Lieferversuche nötig sind. Alle Informationen zu den Einsätzen werden in einer einzigen Software zusammengefasst, sodass Sie die Historie eines Kunden, eines Kuriers oder eines Wartungsmitarbeiters schnell nachvollziehen können. Mit nur wenigen Klicks kann der Kundendienst Folgendes einsehen:

• Die Art der durchgeführten Operationen oder Lieferungen.
• Die Namen der Techniker, die im Einsatz waren.
• Die möglicherweise aufgetretenen Probleme und die umgesetzten Lösungen.
• Kommentare zu Interventionen usw.

Ihre Einsatzdaten für andere Abteilungen zugänglich machen

Das Sahnehäubchen: Unsere Software AntsRoute stellt Ihnen praktische Werkzeuge zu Verfügung, um die von den Außendienstmitarbeitern erfassten Informationen so zu entkoppeln, dass andere Abteilungen diese verarbeiten können.

Eine Lösung wie Zapier, die über 2000 Anwendungen miteinander verbindet, ermöglicht beispielsweise die direkte Verbindung zwischen AntsRoute und der Buchhaltungssoftware Quickbooks.
Auf diese Weise können User eine automatische Übermittlung von Kundeninformationen zwischen beiden Programmen konfigurieren. Sie können die Software z.B auch so programmieren, dass jede neue Rechnungsstellung mit dem Hinzufügen des Einsatzes in den Aufgaben-Warenkorb von AntsRoute in Echtzeit verbunden ist.

Im gleichen Register können Kunden, die mit Odoo-Software arbeiten, die Verwaltung ihres Geschäftsbetriebs flüssiger gestalten, indem sie eine direkte Informationskommunikation zwischen Odoo und AntsRoute einrichten.
So wird beispielsweise bei jeder Auftragserstellung in Odoo automatisch ein neues Projekt für einen Einsatz oder eine Lieferung in AntsRoute angelegt.
Durch die Einführung einer solchen Lösung vermeiden Sie mehrfache überflüssige Eingaben durch Ihre Teams, was zu einer höheren Produktivität und mehr Effizienz führt!
Die Verwaltung von Einsatzberichten nimmt Ihnen entschieden zu viel Zeit in Anspruch?

Um unsere Software zur Optimierung von Wartungs- oder Liefertouren unter den besten Bedingungen testen zu können, bieten wir Ihnen eine kostenlose 7-tägige Testphase an, ohne Verpflichtung und ohne Kreditkartennummer. Gehen Sie auf diese Seite, um sich anzumelden!