Livraison en moins de 24 heures, choix du créneau horaire de passage, frais de livraison réduits, les professionnels de la distribution connaissent bien toutes ces nouvelles attentes des consommateurs. Aujourd’hui, répondre à ces exigences requiert une organisation optimale. Pas toujours facile sans l’aide d’outils adaptés. Depuis plusieurs années, de plus en plus de solutions voient le jour afin de simplifier la gestion des livraisons. Parmi ces nouveautés, une innovation majeure permet de révolutionner la planification des livraisons en répondant à toutes ces attentes : l’optimisation de tournées. Finalement comment une solution d’optimisation de tournées permet aux entreprises de booster la productivité de leurs équipes ? Qu’en est-il des TPE et PME ? Surtout, quels sont les bénéfices offerts par de tels outils ? Éléments de réponse dans cet article.

Qu’est-ce que l’optimisation de tournées ?

Voici la réponse qui revient le plus souvent lorsque nous demandons à des professionnels de la livraison de déterminer l’objectif de l’optimisation de tournées : ‘Trouver le chemin le plus court’. Eh bien, cette définition est plutôt incomplète… Alors qu’est-ce que l’optimisation de tournées ? Concrètement, l’optimisation de tournées consiste à déterminer les meilleurs itinéraires de livraison afin de permettre aux chauffeurs-livreurs de remettre des colis à leurs clients le plus rapidement possible tout en limitant l’impact sur les coûts d’acheminement. Pour cela, il est nécessaire de tenir compte non seulement de l’emplacement géographique des clients, mais également de nombreux autres facteurs.

Voici les contraintes qui doivent être respectées lors de l’optimisation de tournées de livraison :

• Disponibilité des clients ;
• Créneau horaire de livraison souhaité ;
• Horaires de travail, absences et temps de pause des livreurs ;
• Adresses de départ et d’arrivée des chauffeurs-livreurs ;
• Chauffeurs-livreurs assignés à des secteurs ;
• Type et capacité d’emport de chaque véhicule ;
• Durée de déchargement des colis ;
• Proximité géographique des points de livraison ;
• Retour à l’entrepôt pour recharger les véhicules ;
• Trafic routier.

Est-ce vraiment possible d’organiser des tournées de livraison à la main ?

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises de livraison envisagent encore de construire dans un premier temps leurs tournées de transport à la main. Leur objectif est bien évidement de faire des économies. Détrompez-vous ! En tant que professionnels dans le domaine du transport, vous allez rapidement constater que les possibilités d’itinéraires sont multiples dès lors que vous disposez de plusieurs livreurs qui réalisent au quotidien des livraisons auprès de nombreux clients. Bref, un véritable casse-tête qui impacte votre temps de travail et le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Waze et Google Maps : peut-on parler d’optimisation de tournées ?

Une autre méthode souvent envisagée pour construire des itinéraires de livraison : l’utilisation des applications de navigation Waze ou Google Maps. Désormais, le service de cartographie américain permet à ses utilisateurs de planifier jusqu’à 10 arrêts au sein d’un itinéraire. Toutefois, il existe une différence majeure vis-à-vis d’une solution d’optimisation de tournées : l’ordonnancement n’est pas automatisé, c’est-à-dire que construire un itinéraire avec Google Maps n’indique pas l’ordre des arrêts. En effet, l’utilisateur doit saisir lui-même les différentes adresses à la main avant de déterminer via un glisser-déposer l’ordre de passage qui lui semble le plus efficace. Une tâche qui peut prendre beaucoup de temps. Eh bien entendu, sans jamais vraiment parvenir à trouver l’ordre optimal.

Les outils de navigation, tels que Google Maps ou Waze, permettent donc de trouver le chemin le plus court entre deux arrêts A et B et de planifier jusqu’à 10 arrêts au sein d’un itinéraire. En revanche, ils ne permettent pas de déterminer l’ordre optimal pour la réalisation d’un itinéraire avec plus de deux arrêts.

L’optimisation de tournée pour répondre aux attentes des consommateurs

Les attentes des consommateurs sont toujours plus importantes vis-à-vis des services de livraisons : rapidité, flexibilité et gratuité. Dans un environnement concurrentiel, les entreprises du e-commerce doivent impérativement répondre à ces trois attentes.

Livraison gratuite

D’autant plus qu’une étude sur la livraison du dernier kilomètre réalisée par Capgemini montre que 75% des e-consommateurs à travers le monde dépenseraient davantage et seraient plus disposés à essayer de nouvelles offres s’ils bénéficiaient de services de livraison correspondant à leurs attentes. Toutefois, seulement 1% d’entre eux sont prêts à assumer l’intégralité du coût associé. Il s’agit effectivement de la priorité pour une large partie des consommateurs : bénéficier de frais de livraison peu élevés. Or seulement 30% des entreprises placent la gratuité de la livraison en première position.

Selon cette même étude, les entreprises ne font payer aux clients que 80% du coût global de la livraison pour répondre à leurs attentes. Alors que les livraisons représentent la partie la plus chère de la chaîne logistique, les entreprises ont tout intérêt à utiliser des solutions permettant d’optimiser la livraison du dernier kilomètre.

Livraison flexible

Par ailleurs, près de 73% des consommateurs privilégient les services offrant la possibilité de choisir un créneau horaire de livraison flexible à une livraison rapide, seulement 19% des entreprises placent cette option en priorité.

Livraison rapide

Qu’en est-il de la rapidité de livraison ? Eh bien, 55% des consommateurs indiquent qu’ils seraient plus fidèles à une entreprise s’ils bénéficiaient de livraisons en deux heures. Lancée par le géant américain du e-commerce Amazon via son offre ‘Amazon Prime’, la livraison en moins de 24 heures, voire en quelques heures seulement, est aujourd’hui de plus en plus demandée. Toutefois, proposer un service de livraison rapide ne doit pas se faire au détriment de l’environnement. L’objectif doit rester le même : maximiser le taux de chargement des véhicules afin de limiter les transports à vide.

Les solutions d’optimisation de tournées de livraison s’adressent-elles aux TPE ?

Absolument ! Les solutions d’optimisation de tournées ne sont pas réservées aux géants du commerce en ligne. Les TPE qui emploient un ou deux livreurs peuvent également en tirer de nombreux bénéfices. Ces outils permettront non seulement à leur planificateur de simplifier l’attribution des livraisons, mais également aux livreurs de gagner en productivité.

Prenons l’exemple de l’entreprise SRS Services qui optimise la planification de ses tournées de livraisons de colis volumineux pour deux livreurs à l’aide d’AntsRoute. Grâce à l’utilisation de cette solution d’optimisation de tournées, la PME française parvient non seulement à gagner du temps au quotidien pour ses chauffeurs-livreurs, mais également pour sa responsable administrative.

Eh ce n’est pas tout ! Comme la plupart des logiciels d’optimisation de tournées, AntsRoute permet à l’entreprise une gestion optimale de sa communication avec ses clients, évitant ainsi les échecs de livraison. ‘Nous annonçons le créneau de livraison au client 24 à 48 h avant, par SMS. Une fois que le client a reçu l’information, il peut me rappeler pour convenir d’un nouveau rendez-vous s’il n’est plus disponible’ explique Sophie Rebai, Responsable Administrative au sein de l’entreprise SRS Services.

Quels sont les avantages de l’optimisation de tournées ?

Automatiser la planification et éliminer les tâches répétitives

Afin d’obtenir des itinéraires optimisés, une première étape de planification est nécessaire. Les moteurs d’optimisation proposent souvent plusieurs modes de planification des livraisons :

• Saisie manuelle des adresses des clients à livrer ;
• Import d’un fichier CSV ou Excel avec une liste d’arrêts ;
• Site de réservation en ligne 24/7 permettant aux clients de planifier une livraison en choisissant un créneau horaire de passage.

Certaines solutions vont encore plus loin en proposant également des intégrations avec d’autres outils afin d’éliminer les tâches répétitives de transfert de données. Par exemple, le logiciel SaaS d’organisation des tournées de livraison AntsRoute possèdent des connecteurs avec les outils WooCommerce et Prestashop afin d’automatiser la planification des commandes à livrer. L’objectif ? Dire adieu aux imports et exports interminables de données. Pour faire simple, l’utilisateur peut paramétrer de nombreuses contraintes horaires, déterminer des délais de livraison maximum en jours ouvrés et choisir un déclencheur pour le transfert des commandes vers la solution d’optimisation de tournées (attente du paiement, paiement accepté, etc.).

Intégrer de multiples facteurs lors de la planification des itinéraires

Les solutions d’optimisation de tournées permettent non seulement de construire les meilleurs itinéraires en fonction de l’éloignement géographique des différents clients à livrer, mais surtout en intégrant plusieurs facteurs et contraintes horaires.

Voici quelques exemples de contraintes prise en compte par le logiciel d’optimisation de tournées AntsRoute :

• durée nécessaire pour remettre la marchandise au client ;
• créneau horaire de passage souhaité ;
• délai maximum en jours ouvrés avant la livraison ;
• récurrence de certaines livraisons ;
• horaires de travail et temps de pause des livreurs ;
• capacités de chaque véhicule ;
• livraisons prioritaires ;
• éventuels retours à l’entrepôt pour recharger le véhicule ;
• type de véhicule et restriction d’accès ;
• trafic routier.

Disposer d’une vue cartographique des tournées de livraison

Voici un des autres avantages de l’utilisation d’un logiciel d’optimisation de tournées : disposer d’une vue cartographique des itinéraires. Les tournées sont généralement matérialisées par une couleur sur une carte. Ainsi, les planificateurs peuvent identifier d’un seul coup d’œil les arrêts qui doivent être réalisés par chacun des chauffeurs-livreurs. Généralement, cette carte s’accompagne d’un ensemble d’informations sur les itinéraires : heure de début de tournée, heure de fin de tournée, nombre de kilomètres à parcourir, nombre de livraisons à effectuer, temps de conduite, etc.

Améliorer l’expérience client

Aujourd’hui, la grande majorité des consommateurs souhaitent davantage de visibilité de la part des entreprises en matière d’approvisionnement et d’acheminement de leurs commandes : date et heure approximatives de livraison, localisation de la marchandise au fur et à mesure de son acheminement et éventuels retards.

Eh bien, la plupart des solutions d’optimisation de tournées proposent des systèmes d’envoi de notifications permettant aux clients de rester informés tout au long de l’acheminement. Comment est-ce possible ? Il s’agit tout simplement du système de suivi des livreurs en temps-réel qui permet d’informer les clients à chaque étape.

Par exemple, lorsqu’un de vos livreurs prend du retard en raison de ralentissements ou de travaux, l’outil recalcule en temps-réel le retard pour chacune des livraisons à venir. Le planificateur, voire le livreur depuis l’application mobile, peuvent déclencher l’envoi d’une alerte au client lui indiquant le temps d’attente avant l’arrivée de son colis. Bref, ce système permet de mettre un terme aux nombreux appels entrants pour signaler des retards de livraison.

Voici des exemples de notifications par SMS ou email qui peuvent être envoyées via AntsRoute :

• préalable avec l’ETA (heure d’arrivée prévue) ;
• permettant au client de confirmer ou reprogrammer une livraison ;
• lors de l’approche avec une estimation du temps d’attente ;
• après le passage permettant au client d’évaluer la qualité du service ;
• après le passage permettant au client de télécharger le bon de livraison.

Dématérialiser les feuilles de route

La construction des itinéraires optimisées vous permet d’atteindre uniquement la moitié de votre objectif. C’est maintenant à vos chauffeurs-livreurs d’entrer en piste. Pour cela, vos livreurs doivent être équipés avec des outils d’exécution adaptés.

Généralement, les solutions d’optimisation de tournées proposent également une application mobile destinée aux livreurs. L’utilisation de ces applications mobiles de suivi de tournée s’est très largement démocratisée au sein des entreprises de livraison.

Pour faire simple, les itinéraires optimisés à l’aide du moteur d’optimisation sont ensuite dispatchés à chaque livreur via l’application mobile, accessible sur leur smartphone. L’utilisation de ces apps améliore de façon significative les conditions de travail de vos livreurs : plus de précisions, moins de stress. Elles facilitent les déplacements des chauffeurs-livreurs et fluidifient leurs tournées de livraison en donnant accès à la liste des livraisons à réaliser ainsi qu’aux ETA et pièces jointes de chaque arrêt.

Par ailleurs, comme nous l’avons expliqué précédemment, les outils de navigation tels que Waze ou Google Maps ne permettent pas de construire des itinéraires de livraison optimisés. Toutefois, via l’application de suivi, les chauffeurs-livreurs peuvent déclencher la navigation en utilisant leur GPS préféré. En effet, les solutions d’optimisation de tournées possèdent des connexions avec ces outils de navigation.

Une application mobile d’optimisation de tournées optimale simplifie le quotidien des équipes mobile :

• Naviguer jusqu’a la prochaine adresse de livraison et communiquer en temps-réel ;
• Accéder aux informations nécessaires sur les clients et les livraisons ;
• Dématérialiser les feuilles de route des chauffeurs ;
• Remonter de façon automatique des preuves de passage afin d’éviter toute perte de document ;
• Accéder aux mises à jour du planning avec alerte en temps-réel lors de la modification de l’itinéraire.

Depuis quelques mois, l’entreprise Marmelade utilise une solution d’optimisation pour ses tournées de livraison de produits frais. D’après Tom Paolini, co-fondateur de la société, l’utilisation d’une application de suivi des itinéraires permet un véritable gain de productivité pour ses livreurs. « Avant, chaque livreur avait une fiche avec le plan de la tournée, mais il devait copier-coller les adresses des clients dans le GPS, alors qu’Antsroute importe les livraisons automatiquement ».

Suivre l’exécution des tournées de livraison en temps réel

Une solution d’optimisation de tournées permet également de mesurer la progression des livreurs sur le terrain. Généralement, ce suivi se fait directement sur une carte. Le planificateur, ou dispatcher, peut ainsi visualiser l’emplacement de chaque livreur et connaître les livraisons à venir.

Par ailleurs, le planificateur peut visualiser les livraisons validées ainsi que les livraisons annulées, avec pour chacune des preuves de passage. Comment est-ce possible ? Eh bien, c’est l’application mobile dont dispose les chauffeurs qui permet ce suivi.

Eh mieux encore, certaines solutions propose un système permettant d’actualiser l’ETA en temps-réel en fonction de l’avance ou du retard d’un chauffeur-livreur. Par exemple, le logiciel AntsRoute permet de connaitre pour chacune des livraisons en cours le temps d’avance ou de retard. Cette fonctionnalité est particulièrement utile, car elle permet d’alerter les clients en cas de retard et ainsi indiquer avec précisions dans combien de temps le livreur sera présent à leur domicile.

Grâce à ce suivi en temps réel, vous pouvez gérer en toute simplicité les situations d’urgence ou les annulations de dernière minute. Par exemple, la solution d’optimisation de tournées AntsRoute peut déterminer le meilleur chauffeur pour réaliser une livraison de dernière minute, avec si nécessaire un retour à l’entrepôt pour recharger le véhicule. Pour faire simple, l’outil prend en compte le positionnement des livreurs à l’instant T, de l’éloignement géographique et des livraisons à venir pour déterminer à qui assigner une livraison de dernière minute.

Remonter les preuves de passage

Voici un autre avantage de l’utilisation d’une application d’optimisation de tournée : la remontée automatique des preuves de passage. En utilisant une application, vos chauffeurs-livreurs peuvent recueillir la signature de chaque client via leur smartphone. Certaines solutions permettent également de joindre des photos, d’ajouter un commentaire de réalisation ainsi que de scanner un code-barre. Dès que le livreur valide la réalisation d’une livraison, l’ensemble des données collectées sont transmises aux planificateurs.

La remontée automatisée des preuves de passage présente un autre avantage pour les solutions les plus avancées : la possibilité de créer de bons de livraison dématérialisée. Pour les outils qui disposent d’un système de notification, les utilisateurs peuvent automatiser l’envoi de ces bons de livraison aux clients après le passage du livreur. Bref, un gain de temps important pour les équipes.

Voici les données généralement remontées par les livreurs via leur smartphone :

• Signature du client ;
• Photos ;
• Commentaire ;
• Scanner des codes-barres.

Analyser les indicateurs clés de performance

La plupart des solutions d’optimisation de tournées proposent des fonctionnalités de reporting qui permettent de voir d’un coup d’œil les éléments à améliorer afin de gagner encore plus en productivité et augmenter son chiffre d’affaires.

Par exemple, la solution de construction de tournées AntsRoute permet de suivre ces indicateurs de performance :

• Nombre de livraisons réalisées par rapport au prévisionnel ;
• Nombre de kilomètres réalisés par rapport au prévisionnel ;
• Distance moyenne parcourue par tournée réalisée par rapport au prévisionnel ;
• Distance moyenne parcourue par livraison réalisée par rapport au prévisionnel ;
• Capacité moyenne transportée par livraison réalisée par rapport au prévisionnel ;
• Taux de livraisons annulées ;
• Motifs d’annulation ;
• Évaluation des clients.

En bref, une solution d’optimisation de tournées offrent de nombreux bénéfices

• Augmentation de la productivité des équipes de livreurs ;
• Economies sur les coûts d’usage de la flotte de véhicules ;
• Gain sur les kilomètres ;
• Gain de temps lors de la planification ;
• Meilleur suivi des livreurs sur le terrain et gestion des aléas en temps réel ;
• Amélioration des conditions de travail des chauffeurs sur le terrain ;
• Dématérialisation des bons de livraison ;
• Amélioration de la qualité de service ;
• Augmentation du niveau de satisfaction client ;
• Réduction de l’impact environnemental ;
• Finalement, augmentation du chiffre d’affaires.

Prêt à vous lancer dans la construction de tournées optimisées avec AntsRoute ? Commencez aujourd’hui votre essai gratuit de 7 jours ou contactez notre équipe commerciale.