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Publié le 16 février 2023 • Lecture : 7 min read
Le planning des interventions est une solution incontournable pour répartir intelligemment l’ensemble des missions à réaliser, dans des secteurs aussi variés que la maintenance, le BTP ou la prestation de services. Grâce à cet agenda XXL, vous visualisez en un clin d’œil l’activité de chaque technicien sur le terrain, par journée, par semaine ou par mois.
De nombreux exploitants et responsables d’équipe continuent pourtant d’utiliser des outils de planification inadaptés, qui leur font perdre beaucoup de temps et d’énergie.
Ces conseils vous aideront à établir un planning d’intervention efficace, optimiser la productivité et améliorer la satisfaction client.
Sommaire de l’article :
Créer un planning d’intervention améliore significativement la productivité. L’utilisation d’outils permet de gagner du temps et d’optimiser vos ressources. De plus, ces solutions contribuent à l’amélioration continue de la satisfaction client.
Attribuer la bonne mission au bon technicien est un exercice complexe, et d’un métier à l’autre, les paramètres à prendre en compte varient énormément.
Voici les principales données utilisées dans les entreprises pour organiser les interventions et optimiser les ressources.
Ce point est sans doute le plus difficile à appréhender et à modéliser. En fonction de votre activité, les paramètres pour déterminer l’ordre de priorité sont très variables.
Par exemple, une entreprise de maintenance doit tenir compte de la nature de l’intervention – et donc des compétences de chaque technicien itinérant – mais aussi de ses engagements de service. S’agit-il d’une urgence ou d’une opération de maintenance préventive ? S’il existe une garantie de temps d’intervention ou de rétablissement, quel est le délai contractuel à respecter ?
Autre secteur, autres enjeux : dans le BTP, certains travaux nécessitent de mobiliser des engins ou du matériel coûteux, parfois en location. Pour optimiser correctement les ressources et éviter des pénalités de retard, les salariés disponibles doivent être affectés sur ce type de chantier en priorité.
C’est seulement après avoir croisé toutes les informations pertinentes pour votre entreprise que vous pourrez établir un planning d’intervention efficace.
Le problème, c’est que ces données sont parfois « éclatées » sur différents outils informatiques :
À ce stade, prenez quelques minutes pour faire le point, noir sur blanc : quelles sont les données déjà organisées, celles que vous pouvez facilement exploiter ?
À l’inverse, quelles sont les informations qui vous manquent ? Pour les reconnaître, c’est très simple : vous passez sûrement plusieurs heures chaque semaine au téléphone avec votre équipe ou vos clients pour les récupérer…
Pour gérer 2 à 3 tournées régulières, un tableur répertoriant les données pertinentes peut faire l’affaire. Des outils comme Excel ou Google Sheets fonctionnent d’autant mieux que les compétences au sein de votre équipe sont assez homogènes.
Certaines informations utiles pour la planification des interventions sont déjà compilées dans un autre outil informatique ? Nous vous conseillons de consulter la documentation ou de contacter le service support du logiciel en question.
Dans 99 % des cas, une solution existe pour récupérer facilement ces données externes et les « connecter » à votre tableur. Très souvent, vous pouvez exporter les informations contenues dans votre logiciel métier ou votre logiciel de comptabilité au format .csv ou .xls, avant de les relier aux plages de cellules concernées dans votre planning Excel.
Au-delà de ce seuil de 2 à 3 tournées, vous avez tout intérêt à opter pour un logiciel spécialisé, surtout si le planning d’intervention change chaque jour ou chaque semaine !
Par rapport à un tableur de type Excel, les solutions de gestion d’intervention possèdent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, très utiles pour piloter et optimiser l’activité des équipes mobiles :
Pour vous aider, nous avons synthétisé ici les 5 critères essentiels pour bien choisir votre logiciel de gestion des interventions. Vous découvrirez également dans cet article une sélection de 6 solutions qui valent selon nous le détour.
En complément de la solution web, les éditeurs de logiciels de gestion d’intervention proposent tous une application mobile, téléchargeable sur n’importe quel terminal (tablette ou smartphone).
Chaque agent itinérant peut visualiser dans l’interface son planning d’intervention actualisé en temps réel, assorti de toutes les informations pour intervenir efficacement :
En plus du planning, chaque technicien a accès en fonction de l’application à d’autres services bien utiles : GPS intégré, preuves photo ou vidéo, signature électronique, etc.
Certaines applications comme AntsRoute incluent également un service de géolocalisation. Grâce à cette fonctionnalité, l’exploitant ou le chef d’équipe peut suivre la position de ses agents en temps réel et gérer plus efficacement les aléas : intervention en urgence, accident, embouteillages, etc.
Par exemple, si le véhicule d’un technicien tombe en panne, son responsable peut immédiatement visualiser quels sont les intervenants à proximité et décider de la meilleure solution : attribuer la mission à un collègue possédant les compétences adaptées ou la reporter.
Cette fonctionnalité est aussi très précieuse pour transmettre des informations fiables à vos correspondants. En cas d’appel au service client ou après-vente, il suffit de quelques clics pour savoir précisément où en est le salarié dans sa tournée et renseigner le client inquiet.
La validation croisée des rendez-vous et des missions dans une seule et même solution informatique est aussi très précieuse pour améliorer votre qualité de services, et renforcer par conséquent la satisfaction client.
L’envoi d’un mail ou SMS de confirmation après la prise de rendez-vous est évidemment très utile pour limiter les absences inopinées.
Mais, au-delà de ce service qui s’est imposé comme un nouveau standard, d’autres fonctionnalités permettent de renseigner et rassurer efficacement le client en temps réel.
Avec AntsRoute, vous pouvez par exemple programmer les notifications automatiques suivantes :
Un planning d’intervention est un outil de gestion dont l’objectif est d’organiser et de répartir efficacement les différentes tâches ou missions à réaliser par des techniciens ou des équipes itinérantes. Les plannings d’intervention sont utilisés dans plusieurs secteurs comme la maintenance, l’inspection sur site, le BTP et tous les autres services de terrain.
Ces outils de planification et de gestion des interventions permettent de renforcer la productivité des équipes :
Plusieurs étapes à suivre pour établir un planning d’intervention pour votre équipe de techniciens :
Vous souhaitez obtenir plus de détails sur notre solution de gestion des interventions ? Rendez-vous sur cette page.
Créez des plannings d’interventions efficaces
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