¿Cómo crear y gestionar un calendario de órdenes de trabajo eficaz?

Publicado en 2 marzo 2023 • Lectura: 7 min read

El plan de trabajo es una solución esencial para asignar de forma inteligente todas las tareas necesarias en sectores como el mantenimiento, la construcción y la prestación de servicios. Gracias a esta agenda XXL, podrás tener una visión panorámica del trabajo de cada técnico sobre el terreno, por día, por semana o por mes.
Sin embargo, muchos operarios y jefes de equipo siguen utilizando herramientas de planificación inadecuadas, lo que implica perder mucho tiempo y energía. Estos consejos te ayudarán a crear una planificación eficaz de las órdenes de trabajo, optimizar la productividad y mejorar la satisfacción de tus clientes.

Índice

• Enumera los datos que realmente importan
  • Información sobre el técnico
  • Información sobre el servicio
  • La organización interna de tu empresa
• Revisa las herramientas que ya utilizas
• Elige una herramienta de gestión de servicios de campo adecuada
  • Crear horarios con Excel o Google Sheets: ¿buena o mala idea?
  • Las ventajas del software de gestión de servicios de campo
• Ofrece a tus técnicos una aplicación móvil eficaz
• Sigue la realización de tareas en tiempo real
• Utiliza notificaciones automáticas para tranquilizar a tus clientes

La creación de un calendario de órdenes de trabajo o servicios mejora considerablemente la productividad. El uso de estas herramientas ahorra tiempo y optimiza sus recursos. Además, estas soluciones contribuyen a mejorar la satisfacción del cliente.

Enumera los datos que realmente importan

Asignar la tarea correcta al técnico adecuado no es fácil y los criterios a considerar para ello son muy diferentes según el tipo de trabajo.
Aquí están los principales datos utilizados en las empresas para organizar los servicios de campo y optimizar los recursos.

Información sobre el técnico

• Competencias, autorizaciones y tipo de licencia requerida.
• Zona geográfica de trabajo o domicilio del técnico.
• Planificación de cada empleado: horas de trabajo, descansos, vacaciones, etc.

Información sobre el servicio

• Tipo y características de las tareas a realizar.
• Dirección o localización geográfica.
• Piezas o materiales necesarios y su disponibilidad.
• Tiempo de desplazamiento y duración prevista del trabajo, etc.

La organización interna de tu empresa

Este es probablemente el punto más difícil de organizar y entender. Según tu tipo de empresa, los parámetros para determinar el orden de prioridad son muy diferentes.

Por ejemplo, una empresa que preste servicios de mantenimiento debe tener en cuenta el perfil -y, por tanto, las competencias de cada técnico-, pero también los compromisos de servicio que ella misma haya establecido con sus clientes. ¿Se trata de una urgencia o de una operación de mantenimiento preventivo? Si existe un compromiso de tiempo de respuesta o de reparación, ¿cuál es el plazo contractual que se debe respetar?

Otro sector, otro reto: en el sector de la construcción y las obras públicas, algunos trabajos requieren el uso de maquinaria o equipos costosos, a veces de alquiler. Para optimizar los recursos y evitar penalizaciones por retrasos, se debe asignar a este tipo de obras los empleados que estén disponibles de manera prioritaria.

Detalles de una intervención planificada en AntsRoute.

Revisa las herramientas que ya utilizas

Sólo después de haber cotejado toda la información relevante para tu empresa podrás elaborar un plan de trabajo eficaz.
El problema es que a veces estos datos están “dispersos” entre diferentes herramientas informáticas:

• Solución de GMAO para gestionar el stock de piezas o equipos: Twimm, Alteva, Organilog, Fiix, Altair Enterprise, etc.
• Hoja de cálculo Excel o ERP para gestionar las relaciones con los clientes: Oracle, SAP, Cegid, Odoo, etc.
• Software de contabilidad o facturación, etc.

Llegados a este punto, dedica unos minutos a revisar: ¿qué datos ya están organizados y qué datos se pueden explotar fácilmente?
Y viceversa, ¿qué información te falta? Es muy sencillo identificarlos: probablemente pases varias horas a la semana al teléfono con tu equipo o tus clientes para obtenerlos…

La exportación en Excel del calendario de intervenciones de AntsRoute.

Elige una herramienta de gestión de servicios de campo adecuada

Crear horarios con Excel o Google Sheets: ¿buena o mala idea?

Para gestionar de 2 a 3 rutas regulares, podemos emplear una hoja de cálculo encargada de enumerar los datos relevantes. Herramientas como Excel o Google Sheets funcionan mejor si las competencias de tu equipo están equilibradas.

¿Existe alguna parte de la información útil para la planificación que ya esté recopilada en otro programa informático? Te recomendamos que consultes la documentación o te pongas en contacto con el equipo de soporte del software en cuestión.

En el 99% de los casos, hay una manera de recuperar fácilmente estos datos externos y “conectarlos” a su hoja de cálculo. En muchos casos, se puede exportar la información de tu empresa o de tu software contabilidad en formato .csv o .xls y, a continuación, vincularla a los rangos de celdas correspondientes de la hoja de cálculo de Excel.

Las ventajas del software de gestión de servicios de campo

Si superas esta media de 2 a 3 rutas, deberías elegir un software especializado, i sobre todo si la planificación cambia cada día o cada semana!

En comparación con una hoja de cálculo Excel, las soluciones de gestión de órdenes de trabajo tienen muchas funcionalidades extra, muy útiles para gestionar y optimizar el trabajo de los técnicos en terreno:

• Actualización del horario de cada técnico en tiempo real.
• Consideración de las franjas horarias solicitadas por los clientes.
• Posibilidad de planificar las órdenes de trabajo en función de las limitaciones de tu empresa.
• Hojas de ruta electrónicas.
• Gestión de firma electrónica y justificante de servicio.
• Edición y envío automatizado de informes de servicio.
• Geolocalización de conductores, e incluso optimización geográfica de rutas para determinadas herramientas, etc.

Para ayudarte, hemos resumido aquí los 5 criterios esenciales para elegir el área de tu software de gestión de servicios de campo. También descubrirás en este artículo los 6 sistemas que consideramos más interesantes.

Rutas de servicio optimizadas en AntsRoute.

Ofrece a tus técnicos una aplicación móvil eficaz

Además de la solución web, los editores de software de gestión de servicios de campo ofrecen una aplicación móvil que se puede descargar en cualquier dispositivo (tableta o smartphone).

Cada técnico en terreno puede ver su horario en la interfaz, que se actualiza en tiempo real, con toda la información necesaria para realizar su trabajo de manera eficaz:

• Datos de contacto y dirección del cliente.
• Información o documentos relacionados con el trabajo.
• Equipos o piezas que hay que llevarse.
• Historial de trabajos anteriores en la obra, etc.

Además de la agenda, cada técnico tiene acceso a otros servicios útiles según la aplicación empleada: GPS integrado, foto o vídeo, firma electrónica, etc.

Validación de una intervención en la aplicación móvil AntsRoute.

Sigue la realización de tareas en tiempo real

Algunas aplicaciones como AntsRoute también incluyen un servicio de geolocalización. Gracias a esta función, el operario o jefe de equipo puede seguir la posición de sus trabajadores en tiempo real y gestionar mejor los imprevistos: emergencias, accidentes, atascos, etc.

Por ejemplo, si el vehículo de un técnico se avería, su jefe puede ver inmediatamente quién está cerca y tomar la mejor decisión: asignar el trabajo a un compañero con las competencias necesarias o aplazarlo.

Esta funcionalidad también es muy importante para transmitir información fiable a tus contactos. Cuando el servicio posventa recibe una llamada de un cliente preocupado, basta con unos pocos clics para saber exactamente en qué punto de la ruta se encuentra el trabajador e informarlo.

Enlace AntsRoute que permite a los clientes reprogramar un servicio y seguir la llegada del técnico.

Utiliza notificaciones automáticas para tranquilizar a tus clientes

La validación cruzada de citas y tareas en una solución informática única que también es de gran utilidad para mejorar la calidad del servicio y, en consecuencia, la satisfacción del cliente.

El envío de un correo electrónico o un SMS de confirmación después de programar la cita es, claro está, muy útil para acotar las ausencias imprevistas.

Pero además de este servicio, que se ha convertido en un básico imprescindible, existen otras funcionalidades que permiten informar y tranquilizar al cliente en tiempo real.
Con AntsRoute, puedes, por ejemplo, configurar las siguientes notificaciones automáticas:

• Recordatorio de la visita con la hora estimada de llegada (ETA).
• Enlace para seguir la entrega del técnico en un mapa.
• Mensajes de seguimiento si el servicio se pospone o se cancela.

¿Te gustaría saber más sobre nuestra solución de gestión de servicios de campo? Ve a esta página.