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Comment planifier des tournées à l’aide d’Excel et d’un logiciel d’optimisation comme AntsRoute ?

7 avril 2022 | 5 min read

Si vous gérez une petite équipe de livreurs ou d’agents itinérants, il est tentant d’utiliser un tableur comme Excel ou Google Sheets pour organiser leurs déplacements. Vous maîtrisez déjà ce type d’outil, qui ne nécessite de surcroît aucun investissement initial. Pourtant, il suffit de quelques contraintes inattendues ou de quelques clients supplémentaires pour faire exploser vos beaux plannings si patiemment construits…
Vous avez connu pareille mésaventure ? Ces conseils et indications pratiques vous aideront à programmer efficacement les trajets de vos agents, avec un tableur et un logiciel d’optimisation de tournées.

Excel peut-il suffire pour planifier des tournées ?

Lorsque votre entreprise a développé ou réinternalisé son activité de livraisons ou d’interventions, Excel vous apparaissait comme une solution facile et rapide à mettre en œuvre. Mais vous passez de plus en plus de temps à peaufiner vos tableaux et ajuster vos formules… et ça n’a rien de surprenant !

Les atouts et les limites d’Excel pour planifier des tournées

Les logiciels comme Excel ou Google Sheets sont très utiles pour répertorier et organiser de multiples données comme :

• Des éléments d’identification des clients (raison sociale, SIRET, numéro de client, nom du responsable, etc.).
• Leur adresse ou leur position géographique.
• Leurs coordonnées de contact (mail, téléphone, etc.).

Ces tableurs intègrent également de précieuses fonctionnalités pour relier entre elles des cellules – et donc des informations – utilisées dans plusieurs process (commandes, livraisons, facturation, etc.). Là où les choses se compliquent, c’est lorsque vous devez gérer :

• Des événements irréguliers ou atypiques (congés, difficultés de circulation, annulation de dernière minute, etc.).
• Un accroissement provisoire ou durable des effectifs.
• Des compétences hétéroclites parmi les salariés (permis, habilitations, interventions plus techniques, etc.).

Vous dirigez une équipe de 2 ou 3 chauffeurs qui effectuent chacun des tournées très régulières ? Pourquoi pas, Excel peut suffire. Dans tous les autres cas, l’utilisation d’un logiciel d’optimisation de tournées en complément de votre tableur habituel vous fera gagner beaucoup de temps et d’argent.

Excel et Google Sheets permettent de planifier des tournées, mais non de les optimiser

Excel et Google Sheets peuvent vous aider à ordonner vos tournées, en synthétisant toutes les informations pertinentes à votre disposition. Mais ces logiciels ne permettent pas d’optimiser les déplacements, c’est-à-dire de tirer le meilleur parti des ressources logistiques disponibles. Ces outils, aussi utiles soient-ils, ne sont tout simplement pas conçus pour ça.
Dans le meilleur des cas, vous êtes sûr d’avoir « casé » tous vos clients à livrer ou à visiter. Dans le pire, vous consommez beaucoup plus de ressources que nécessaire :

• Kilomètres inutilement parcourus.
• Clients non servis ou heures supplémentaires.
• Surconsommation de carburant.
• Augmentation de la fatigue et du stress chez les chauffeurs.
• Hausse des réclamations clients, etc.

En associant à votre tableur habituel un logiciel d’optimisation de tournées, vous vous donnez les moyens d’atteindre un nouvel objectif, bien plus ambitieux : organiser de façon optimale les ressources en tenant compte de l’ensemble des contraintes métier. Autrement dit, un logiciel comme AntsRoute trouve pour chaque tournée la meilleure solution possible pour satisfaire vos clients et vos équipes, tout en améliorant la rentabilité.

Comment optimiser des tournées à partir des données contenues dans votre tableur ?

Pour optimiser vos tournées de livraison ou d’intervention à partir des informations synthétisées dans vos tableaux Excel ou Google Sheets, les développeurs d’AntsRoute ont mis au point plusieurs solutions.

Cas n°1 : vous listez vos clients dans un fichier Excel

Beaucoup de responsables gèrent encore leur fichier client avec Excel. En parallèle, ils planifient les tournées « à la main », en s’appuyant sur une application de navigation comme Google Maps ou Waze. Si vous fonctionnez avec cette méthode, cela ne fait aucun doute : adopter une solution d’optimisation de tournées en complément à Excel vous fera gagner un temps et une énergie considérables !

Pour résumer les choses très simplement, un logiciel d’optimisation envisage et calcule à votre place toutes les hypothèses possibles pour ne retenir que la meilleure. Là où vous mettiez des heures à prévoir ce qui se passerait en confiant telle étape à tel salarié, le logiciel détermine les options les plus favorables en quelques minutes seulement, grâce à de puissants algorithmes.
Enfin, une fois tous ces calculs réalisés, AntsRoute vous livre clé en main une feuille de route pour chaque agent, accessible sur une application mobile permettant d’utiliser la navigation Waze ou Google Maps.

Pour optimiser sans effort vos tournées avec AntsRoute, il vous suffit d’importer votre base de données clients au format .XLS, .XLSX. ou .CSV en suivant ce mode d’emploi, ou en contactant notre support par téléphone.
Évidemment, si vous avez besoin par la suite de réexporter vos tournées vers Excel pour la facturation par exemple, le transfert de données se fera tout aussi facilement dans l’autre sens !

Variante : vous répertoriez vos clients dans un fichier Google Sheets

Si votre entreprise utilise la suite bureautique Google Workspace (anciennement G Suite), la procédure de transfert est sensiblement la même. La seule différence, c’est qu’avant d’exporter votre fichier Google Sheets vers AntsRoute, vous devrez au préalable connecter ces deux logiciels grâce à Zapier. Rassurez-vous, cette solution dite no code ne suppose aucune connaissance en langage informatique, et notre service support vous accompagne à chaque étape !

Cas n°2 : vous listez vos interventions à réaliser dans un fichier Excel

Certaines entreprises vont encore plus loin dans l’utilisation d’Excel, et incluent dans leurs tableaux toutes les données relatives aux interventions à effectuer :

• Dates ou échéances de livraison ou d’intervention.
• Type de prestations ou de livraisons ordonnées.
• Numéro et date de commande.
• Durée prévisible.
• Créneau horaire de passage.
• Commentaires relatifs à la livraison, etc.

Là encore, vous pouvez optimiser vos tournées en important dans AntsRoute :

• Soit une liste d’interventions à date fixe.
• Soit des missions avec une date limite de réalisation.

En fonction de vos contraintes métier, vous pouvez également transférer dans le logiciel et l’application AntsRoute autant de champs personnalisés que nécessaire, dans l’ordre et sous la forme que vous voulez :

• Éléments à choisir dans une liste
• Cases à cocher
• Numéros
• Champs textuels, etc.

Variante : vous gérez les interventions avec Google Sheets

L’importation d’une liste de livraisons ou de visites à domicile construite avec Google Sheets est aussi possible, moyennant quelques petits ajustements. Notre support se tient à votre disposition pour vous guider pas à pas.

L’outil d’optimisation de tournées AntsRoute dispose d’un module d’import de fichiers Excel ou CSV avec une liste d’interventions ou de livraisons.

Cas n°3 : votre logiciel interne vous permet d’exporter des données au format Excel ou Google Sheets

Vous utilisez un programme informatique développé sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise ? Rien n’est perdu, puisque vous pouvez normalement exporter des informations sous forme de tableur.
De la même façon, la plupart des logiciels métiers comportent ce type de fonctionnalités bien utiles. C’est le cas de Quickbooks, Zoho, mais aussi de la célèbre suite Sage, qui détaille dans cette page comment exporter des données au format Excel.

Bon à savoir : pour gagner encore en efficacité, nos équipes techniques ont développé des intégrations directes entre AntsRoute et certains logiciels métiers comme Odoo ou Must-G5.

Le meilleur moyen de mesurer les bénéfices de notre logiciel d’optimisation de tournées, c’est de l’essayer ! Pour le tester en complément de votre tableur habituel, gratuitement et sans engagement, inscrivez-vous ici !