Automatiser la gestion des contrats de maintenance pour optimiser vos coûts sur le terrain

Publié le 13 décembre 2023 • Lecture : 7 min read

Gage de sérénité pour le client comme pour le prestataire, les contrats de maintenance sont plébiscités ! Dans de nombreux secteurs d’activité, ils apparaissent même comme une évidence : maintenance industrielle, entretien des véhicules, informatique, ascenseurs, sécurité incendie, etc.
Pour l’entreprise qui propose de tels services, cette formule idéale pour lisser la facturation suppose néanmoins une gestion au cordeau, au risque de voir sa rentabilité s’effondrer.
Quels sont les points à connaître pour améliorer la gestion de ces contrats et préserver vos marges ?

Sommaire de l’article :

• Le contrat de maintenance : une formule séduisante pour toutes les parties prenantes
  1. Les avantages du contrat de maintenance pour le client
  2. Les clauses essentielles de ces contrats
• Quel type de logiciel choisir pour gérer les interventions et optimiser vos coûts d’exploitation ?
  1. Les logiciels de GMAO
  2. Les logiciels d’optimisation de tournées
• Les fonctionnalités essentielles pour bien gérer vos contrats de maintenance
  1. Planifier l’ensemble des interventions à réaliser
  2. Améliorer la gestion des fournitures et pièces de rechange
  3. Fluidifier la communication entre toutes les parties prenantes
  4. Piloter en temps réel les interventions des techniciens
  5. Automatiser la rédaction des rapports d’intervention
  6. Suivre l’exécution des contrats avec des indicateurs chiffrés pertinents

La gestion des contrats de maintenance automatisée est fondamentale pour optimiser ses coûts. Des logiciels de GMAO et d’optimisation de tournées offrent une meilleure rentabilité. Pour les entreprises de maintenance, l’automatisation constitue un levier de croissance.

Le contrat de maintenance : une formule séduisante pour toutes les parties prenantes

Les avantages du contrat de maintenance pour le client

L’externalisation de la maintenance par l’intermédiaire d’un tel contrat donne au client une visibilité claire sur ses dépenses. Le contrat de maintenance lui garantit aussi un entretien régulier par des prestataires ayant reçu une formation spécifique pour ce type de matériel. Selon la formule choisie, le contrat peut inclure :

• Des tests ou des inspections pour prévenir les pannes.
• L’application de traitements ou de produits protecteurs.
• Le contrôle des équipements ou des systèmes de sécurité.
• La réparation ou le remplacement de l’appareil en cas de problème, etc.

L’objectif de cet entretien périodique est bien sûr d’éviter toute défaillance et de prolonger la vie des équipements.

Les clauses essentielles de ces contrats

Un contrat d’entretien inclut normalement :

• Le nom et les coordonnées des parties prenantes.
• Les références du matériel concerné.
• Le ou les sites d’intervention.
• Les prestations et les services compris dans la formule choisie : tests de fonctionnement, conseils de mise en service, maintenance de premier niveau, contrôle visuel, SAV complet, etc.
• La périodicité. Un technicien passera-t-il chaque trimestre ? Une fois durant la saison de chauffe ? Uniquement sur demande du client, etc.
• Le délai à prévoir, voire une garantie de temps d’intervention (GTI) ou de rétablissement (GTR).
• Les obligations du client.
• Le prix et les conditions de paiement.
• Les exclusions de garantie.
• La durée du contrat, sa date d’échéance et les conditions de renouvellement.
• Des précisions sur le règlement des litiges comme la juridiction compétente, etc.

Certains logiciels de maintenance fournissent des modèles de clauses, obligatoires et facultatives, à adapter à votre secteur d’activité. Pour prévenir efficacement les litiges et les problèmes d’impayés, la rédaction par un avocat reste néanmoins l’option à privilégier !

Quel type de logiciel choisir pour gérer les interventions et optimiser vos coûts d’exploitation ?

Si les contrats de maintenance vous garantissent des rentrées d’argent régulières, la rentabilité de ce type de services doit cependant être surveillée de près. Par exemple, pour un fournisseur d’équipements industriels, il suffit d’une série de pannes récurrentes sur un modèle précis pour que le niveau de marge s’effondre.

Parallèlement à la rédaction des contrats, mieux vaut donc prévoir un outil informatique fiable pour suivre vos engagements sur le plan opérationnel dans la durée.
Autrement dit, vous devrez vous appuyer sur un, voire plusieurs logiciels pour planifier les opérations de maintenance, mais aussi optimiser le travail de vos équipes sur le terrain.

Un logiciel adapté simplifie la planification des interventions et optimise les coûts d’exploitation.

Les logiciels de GMAO

Certains outils comme Bob Desk ou Organilog se présentent comme des logiciels de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO). Leur objectif est de faciliter les opérations de maintenance grâce à différentes fonctionnalités comme :

• Une base documentaire avec modes d’emploi, spécifications techniques, etc.
• La création et le suivi du planning de maintenance préventive et curative.
• L’historique détaillé des interventions sur un site ou chez un client.
• La gestion du stock de consommables et de pièces détachées.
• L’envoi et le suivi des commandes de réapprovisionnement.

Les logiciels de GMAO s’adressent en priorité aux entreprises qui gèrent en interne un stock important de pièces détachées. Ils peuvent aussi vous convenir si vous n’intervenez que sur un nombre restreint de sites.

Les logiciels d’optimisation de tournées

Ces outils offrent de nombreux services pour une gestion optimale des interventions… et bien plus encore.
Avec notre logiciel, il suffit par exemple de quelques minutes pour organiser des tournées d’intervention complexes, en tenant compte de multiples paramètres :

• Créneaux de disponibilité des clients.
• Délai maximum ou récurrence des interventions.
• Compétences techniques, types de permis et d’habilitations.
• Taux d’occupation de chaque technicien.
• Tournées de type pick-up & delivery, avec des passages à l’entrepôt pour récupérer des équipements ou des pièces détachées, etc.

Selon le niveau de technicité de votre métier, vous pouvez utiliser les logiciels de gestion de tournées seuls ou en association avec un logiciel de GMAO. Le cas échéant, assurez-vous qu’il existe une solution d’interconnexion entre vos différents outils pour qu’ils puissent échanger facilement leurs informations.

La liste des tournées hebdomadaires des techniciens sur AntsRoute.

Les fonctionnalités essentielles pour bien gérer vos contrats de maintenance

Planifier l’ensemble des interventions à réaliser

Ça vous semble évident ? Certains logiciels ne proposent en réalité qu’un tableur amélioré, tandis que d’autres comme AntsRoute offrent des possibilités de planification et d’affectation très poussées des interventions.

En plus de l’optimisation géographique des tournées, notre outil gère de multiples modes de prise de rendez-vous : sur appel entrant, à partir de votre site web, à l’aide d’informations communiquées par un autre logiciel, etc.
Vos techniciens peuvent également créer ou reprogrammer des interventions directement depuis l’application mobile.

Le planning hebdomadaire des interventions des techniciens sur AntsRoute.

Améliorer la gestion des fournitures et pièces de rechange

Chaque technicien doit pouvoir contrôler la liste du matériel ou des outils à embarquer avant chaque intervention.
Si les équipements ou les fournitures sont entreposés dans plusieurs magasins distants géographiquement, votre logiciel de gestion d’intervention doit absolument tenir compte de cette contrainte lors de la construction du planning !

Fluidifier la communication entre toutes les parties prenantes

Pour optimiser le travail des techniciens sur le terrain, ceux-ci doivent pouvoir consulter et échanger un maximum d’informations en toute autonomie avec les clients et le responsable de la maintenance.

Plusieurs fonctionnalités peuvent vous aider à atteindre cet objectif :

• Envoi aux clients de notifications par mail ou par SMS.
• Historique avec les détails des précédentes interventions.
• Description précise de la prestation à effectuer.
• Mise à jour du dossier client par le technicien lui-même, etc.

Piloter en temps réel les interventions des techniciens

Un embouteillage inhabituel ou un accident sur la route ? Un véhicule qui tombe en panne ou une réparation qui s’éternise ?
Certaines fonctionnalités facilitent considérablement la gestion des équipes en temps réel :

• Envoi automatique d’une notification au client en cas de retard.
• Analyse des différentes options en durée et en kilomètres.
• Actualisation du planning des équipes en temps réel, etc.

La gestion des équipes terrain en temps réel sur AntsRoute.

Automatiser la rédaction des rapports d’intervention

Vous avez tout intérêt à automatiser la rédaction des comptes-rendus de visite, considérée comme un véritable fardeau par la plupart des techniciens :

• Photos pour prouver la conformité de l’installation ou de la réparation.
• Signature électronique.
• Champs personnalisés et conditionnels pour simplifier au maximum le processus de rédaction : date et heure de passage, cases à cocher, liste des pièces utilisées, commentaires, prix, services additionnels, etc.

Une solution pratique et efficace pour garantir des interventions conformes au contrat de maintenance et prévenir les litiges !

Suivre l’exécution des contrats avec des indicateurs chiffrés pertinents

Certains indicateurs de performance (KPI) sont essentiels pour surveiller vos marges et procéder rapidement aux ajustements nécessaires. Notre outil vous fournit notamment des chiffres clés sur :

• Le taux de service à l’heure, c’est-à-dire réalisé dans les délais prévus.
• Le temps passé chez le client par rapport au temps de travail total.
• Les coûts moyens par tournée, par opération, par véhicule, etc.

Vous souhaitez tester gratuitement notre logiciel pour améliorer la gestion des contrats de maintenance sur le terrain ? Rendez-vous sur cette page !