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Créer un planning de maintenance : le guide complet

23 juin 2023 | 9 min read

La création et la gestion d’un planning de maintenance font partie des tâches indispensables pour tout manager en charge d’une équipe de techniciens.
Un tel outil est incontournable, aussi bien pour les entreprises dont la maintenance est le cœur de métier que pour les industries qui entretiennent en propre un parc de machines et d’équipements.
Pour construire un planning de maintenance efficace et réaliste, notre guide vous accompagne à chaque étape :

• Définition d’un planning de maintenance
• Les informations et les données à collecter
• Différence entre un plan et un planning de maintenance
• Les principales étapes à suivre pour construire un planning réaliste
• Quel outil informatique pour gérer votre planning de maintenance ?
• 5 bonnes raisons de créer un planning de maintenance

Qu’est-ce qu’un planning de maintenance ?

💡 Un planning de maintenance est un document qui précise clairement la répartition des tâches de maintenance pour une période et une équipe données.
Il se présente le plus souvent sous la forme d’un calendrier ou d’un tableau.

Concrètement, un planning de maintenance permet d’affecter chaque intervention à un technicien dans un délai satisfaisant en tenant compte des compétences, des habilitations et des permis de chacun.
Suivant vos besoins et l’organisation de l’entreprise, la planification peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Un planning pertinent intègre tous les types de maintenance à effectuer, en les hiérarchisant selon leur degré d’urgence :

• Maintenance préventive systématique. Par exemple, graisser les roulements d’un moteur tous les mois ou tous les ans.
• Maintenance préventive conditionnelle, lorsqu’un équipement franchit un seuil défini au préalable. Par exemple, refaire le niveau d’huile d’un groupe hydraulique s’il a trop baissé.
• Maintenance prédictive, lorsqu’un ensemble de paramètres laissent supposer une panne ou une dégradation prochaine.
• Maintenance palliative pour remettre un appareil en service, au moins provisoirement. Dans le langage courant, on parle plutôt de « dépannage ».
• Maintenance curative, lorsqu’un technicien remplace un équipement défectueux par un neuf pour s’assurer d’une réparation durable.

Les informations et les données à collecter

Un planning de maintenance utile et efficace compile une série d’informations précises sur les opérations à réaliser :

• Équipement ou matériel concerné.
• Nom du ou des techniciens affectés à l’opération.
• Nature et objectif de l’opération : visite de contrôle, maintenance mensuelle, pièce à remplacer, etc.
• Pièces de rechange, matériel et outils à préparer.
• Niveau de priorité : intervention prévisionnelle, urgente ou critique.
• Durée à prévoir sur place, en s’appuyant par exemple sur les données communiquées par le constructeur.

💡 Bien entendu, cette liste est à adapter selon vos besoins. Suivant votre secteur d’activité et le mode de fonctionnement de votre équipe, d’autres données peuvent s’avérer pertinentes :

• Nom du contact et lieu exact de l’intervention si le technicien doit se rendre chez un client ou sur un site extérieur.
• Catégorie ou plaque d’immatriculation du véhicule à utiliser.
• Coordonnées du magasin ou de l’entrepôt où récupérer la pièce de rechange, etc.

Quelle est la différence entre un plan et un planning de maintenance ?

D’après la norme NF EN 13306, un plan de maintenance peut se définir comme « un ensemble structuré et documenté de tâches qui comprennent les activités, les instructions, les ressources et la durée nécessaire pour exécuter la maintenance ».

Un plan de maintenance comporte donc toute une série de documents et de procédures destinées à conserver ou à rétablir un équipement dans un bon état de fonctionnement. Il tient compte à la fois :

• Du rythme et de la nature des opérations de maintenance préconisées par le constructeur ou le fabricant.
• Des engagements contractuels de votre entreprise vis-à-vis de ses clients.
• Des lois et des réglementations en vigueur dans les pays où interviennent vos équipes.

Pour créer un planning efficient, vous aurez besoin de certaines des informations répertoriées dans le plan de maintenance. Mais les deux documents ne possèdent ni la même fonction, ni le même objectif.

💡 Pour faire simple, on peut dire qu’un planning de maintenance décline et organise de façon concrète dans l’espace et le temps l’ensemble des opérations préconisées par le plan de maintenance en fonction des ressources humaines et matérielles disponibles.

Les principales étapes à suivre pour construire un planning de maintenance réaliste

1. Planifier les opérations de maintenance préventive

Prenons l’exemple d’une entreprise de chauffage qui propose des contrats d’entretien annuels adaptés à chaque type de chaudière. Dans un premier temps, vous devrez planifier l’ensemble de ces visites récurrentes, indispensables pour respecter vos engagements contractuels.

En procédant ainsi, vous optimisez l’emploi du temps de vos équipes pour chaque période, sans vous laisser surprendre par leurs congés ou ceux des clients.

2. Préserver une marge de sécurité pour les imprévus

Suivant votre activité, vous devrez garder une marge de manœuvre suffisante pour les urgences et les impondérables.

L’entreprise de chauffage prise en exemple est aussi sollicitée durant la période estivale pour dépanner ou réparer des climatiseurs.
Elle devra également conserver des créneaux libres pour répondre rapidement aux demandes de nouveaux clients.

3. Planifier les dépannages urgents et les imprévus

En procédant ainsi, vous pouvez répondre aux demandes non programmées avec plus de sérénité et les assigner à l’un ou l’autre de vos techniciens selon différents paramètres :

• Distance à parcourir pour rejoindre le lieu de l’intervention.
• Compétences attendues.
• Taux d’occupation des membres de l’équipe, etc.

4. Analyser les résultats pour optimiser vos performances

Enfin, vous devrez analyser à intervalles réguliers vos indicateurs clés (KPI) pour planifier plus intelligemment les prochaines opérations.

Imaginons qu’un modèle de chaudière s’avère bien plus long à réparer en raison d’une configuration atypique.

En vous basant sur vos statistiques réelles, vous pourrez ajuster la durée prévisionnelle des prochaines opérations, et ainsi élaborer des plannings plus réalistes.

Quel outil informatique pour gérer votre planning de maintenance ?

Excel, la solution de première intention

De nombreuses entreprises se lancent dans la planification des tournées d’intervention avec un logiciel comme Excel ou son équivalent en ligne, Google Sheets.

💡 Ces solutions, très simples à mettre en place, peuvent effectivement être utiles pour gérer un nombre restreint de techniciens et d’opérations.

Elles comportent néanmoins certaines limites frustrantes à l’usage, même pour une petite équipe.
Vous devrez par exemple envoyer séparément à vos techniciens les documents et les pièces jointes nécessaires pour la réalisation de leurs missions.
Vos salariés devront aussi utiliser en complément une application de navigation, et vous ne pourrez ni les géolocaliser, ni suivre leurs interventions en temps réel.

Les agendas partagés

Certaines entreprises gèrent aussi de petites équipes techniques avec une solution d’agenda partagé. Parmi les plus populaires, on peut citer Google Agenda ou le calendrier Microsoft Outlook.

Synchronisés en temps réel, ces agendas en ligne complètent par définition les autres outils de la suite informatique choisie par votre entreprise (Google Workspace, Microsoft 365, etc.). Ils permettent donc d’associer facilement des notes ou des plans à chaque rendez-vous.

En revanche, ils ne sont pas conçus pour servir d’outil de gestion. Vous devrez par conséquent imaginer en permanence des solutions pour faire le lien avec votre stock de pièces détachées, établir des devis ou des factures, extraire des indicateurs de performance, etc.

Les logiciels de gestion de maintenance

La plupart des logiciels de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) offrent des fonctionnalités très intéressantes pour mieux organiser le travail de vos équipes comme :

• La gestion du stock d’équipements et de pièces détachées.
• Une aide à la planification des opérations de maintenance préventive.
• Le suivi des interventions étape par étape.
• L’historique des contrôles et des dépannages effectués chez le client.
• Des indicateurs de performance, etc.

💡 Certaines solutions de GMAO comprennent même des outils de cartographie et de communication qui en font quasiment des logiciels de gestion des interventions.

Avant d’adopter un tel logiciel, vous devrez cependant étudier de près les services qu’il peut vous rendre. Quels sont les différents modes de planification et de prise de rendez-vous ? L’outil embarque-t-il une solution de navigation ou de géolocalisation des techniciens en temps réel ?

Il faut également prévoir un vrai temps de prise en main, certains logiciels s’avérant assez peu intuitifs, et vérifier le coût réel d’utilisation, toutes options comprises.

Les logiciels d’optimisation de tournées

Comme leur nom l’indique, ces outils sont très utiles pour optimiser le travail des équipes d’intervention mobiles.
Ils peuvent être utilisés seuls ou en complément d’un tableur, d’un logiciel de GMAO, etc.

Non seulement ces logiciels d’optimisation vous font gagner un temps considérable sur la planification proprement dite, mais en plus, ils déterminent systématiquement la meilleure feuille de route pour chaque technicien en fonction de différents paramètres :

• Délai maximum d’intervention chez le client.
• Niveau de priorité de l’opération (maintenance préventive, réparation urgente, etc.).
• Localisation géographique de l’intervention.
• Compétences ou habilitations exigées.
• Contraintes RH (horaires de travail, congés, absences imprévues, etc.).
• Informations sur le réseau routier comme les embouteillages récurrents, etc.

💡 Cerise sur le gâteau : certains outils de gestion des interventions comme AntsRoute permettent aussi de suivre la progression des techniciens et de communiquer automatiquement avec les clients en temps réel.

5 bonnes raisons de créer un planning de maintenance

Vous avez du mal à dégager suffisamment de temps pour mettre en place un tel planning ? Ces 5 arguments devraient vous convaincre de l’intérêt et de la valeur ajoutée de cet outil.

Vous allouez plus intelligemment les ressources de l’entreprise

Dans un environnement très contraint, ce type de planning permet de répartir plus finement la charge de travail, et donc d’optimiser les ressources disponibles.

Vous devez envoyer l’un de vos techniciens sur un site très éloigné pour résoudre une panne urgente ? Grâce à un planning d’interventions bien tenu, vous pouvez lui attribuer en quelques clics d’autres opérations de maintenance préventive, et ainsi annuler la visite de contrôle prévue peu après.

Vous gérez plus facilement les urgences et les imprévus

Dans ce type de métiers, la gestion des pannes majeures, voire critiques, fait le sel du quotidien. Encore faut-il que les managers aient les bonnes cartes en main pour répondre rapidement à ces demandes sans négliger la qualité de services.

Grâce à des fonctionnalités comme la géolocalisation et la validation des interventions en temps réel, le logiciel repère le meilleur technicien à proximité et l’avertit instantanément.

La rentabilité s’améliore

La planification rigoureuse de la maintenance préventive prolonge la durée de vie des équipements et évite les pénalités liées au non-respect de vos engagements.

En optimisant les missions de maintenance préventive et curative, vous augmentez aussi le nombre d’interventions par jour et par technicien, ce qui génère au passage des économies significatives sur les postes véhicule et carburant.

Vous fidélisez vos techniciens en poste

L’entretien régulier des équipements limite le nombre d’incidents et d’arrêts de production, toujours très stressants pour les collaborateurs.
Après tout, comment rester motivé quand les machines sont régulièrement immobilisées et que le moindre changement de pièce détachée vire au parcours du combattant ?

Si votre entreprise intervient chez des clients extérieurs, un planning de maintenance efficace et bien tenu est aussi très utile pour fidéliser vos techniciens en poste. En effet, rares sont ceux qui apprécient la rédaction de rapports d’intervention ou les appels répétés pour annuler ou reporter un rendez-vous.

Libérés de cette partie chronophage et peu gratifiante du travail, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et faire ce qu’ils aiment vraiment. Dans un marché de l’emploi en forte tension, c’est un argument important pour recruter et conserver vos salariés.

Vous analysez les performances de vos équipes en temps réel

De quels outils disposez-vous aujourd’hui pour repérer des plannings de travail déséquilibrés, des annulations trop fréquentes ou un taux de service à l’heure qui dérape ?
Pourtant, tous ces éléments peuvent rapidement désorganiser une équipe et dégrader les résultats.

Grâce aux indicateurs collectés par la plupart des logiciels de gestion d’intervention, vous pourrez facilement détecter ce type d’anomalies et prendre les mesures nécessaires pour retrouver et conserver des performances au top.
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