Software de gestión de flotas u optimización de rutas: ¿cuál te puede ahorrar más dinero?

Publicado en 3 abril 2023 • Lectura: 8 min read

Si gestionas un equipo de trabajadores móviles, es probable que ya te hayan ofrecido un software de gestión de flotas o de optimización de rutas, o ambos.
De hecho, las ventajas que ofrecen estos dos tipos de software son bastante similares, aunque las tecnologías y funciones utilizadas para conseguirlas sean muy diferentes.
Esta guía te ayudará a determinar qué solución informática resulta más rentable para ti, sin necesidad de múltiples entradas y suscripciones.

Índice de contenidos

• Software de gestión del transporte con promesas similares
• ¿Gestión de flotas u optimización de rutas? 5 criterios para determinar el software más rentable
  1. Datos teóricos o datos reales: ¿quién va a introducir la información?
  2. El tamaño y el tipo de flota
  3. El impacto de los RRHH y las limitaciones empresariales
  4. Flexibilidad para programar las citas de tus clientes
  5. La mejora de la relación con el cliente
• Integración de software: ¿la clave de la rentabilidad?

El software de gestión de flotas optimiza el uso de la flota de vehículos de las empresas de transporte o servicios de campo. La herramienta analiza el estilo de conducción de los profesionales móviles para evitar accidentes. También calcula las emisiones de CO₂ para ayudar a cumplir los retos de la RSC.

Software de gestión del transporte con promesas similares

Las soluciones informáticas para gestionar mejor tu flota y optimizar tus rutas forman parte de la gran familia de software de gestión del transporte (TMS).
El nombre del software no deja lugar a dudas sobre su principal promesa: ahorrar costes de viaje y aumentar la productividad sin sacrificar la calidad del servicio.
Según cómo sea tu negocio y tus objetivos, este esfuerzo de simplificación puede traducirse de diferentes maneras:

• Reducción de los costes de transporte: combustible, peajes, mantenimiento, etc.
• Optimización de la plantilla.
• Aumento de la vida útil de los vehículos.
• Reducción del número de averías o accidentes.
• Disminución de las emisiones de CO₂ teniendo en cuenta la RSC, etc.

Los programas informáticos ahorran costes de viajes.

Algoritmos muy potentes para acelerar tu rendimiento

Para conseguirlo, estas soluciones ocultan algoritmos muy potentes, que son capaces de analizar enormes cantidades de datos para ayudarte a tomar las mejores decisiones en todo tipo de circunstancia.

Todas estas herramientas tienen también algunas características comunes, como:

• Geolocalización de equipos en tiempo real.
• Ayuda a la navegación (GPS).
• Herramientas para comunicarse más fácilmente.
• Cuadros de mando para analizar y controlar el rendimiento, etc.

Sin embargo, estos 2 tipos de software no ofrecen exactamente los mismos servicios.

Seguimiento en directo de una ruta en el software AntsRoute.

Software de gestión de flotas

Estas herramientas te ayudan a optimizar el uso de tu flota de vehículos, ya sean camiones automóviles, maquinaria de construcción, etc.
Sin embargo, las funcionalidades propuestas para hacer más eficaz esta gestión son bastante variables de un editor a otro:

• Historial de operaciones: facturas de combustible, reparaciones, etc.
• Alertas para operaciones de mantenimiento importantes.
• Análisis de los hábitos de conducción para prevenir accidentes.
• Sistemas de conducción ecológica.
• Sistemas de pesaje a bordo para evitar sobrecargas.
• Seguimiento del kilometraje y consumo de cada vehículo, etc.

Según la solución elegida, los datos son introducidos directamente por el usuario, o recogidos gracias a un sistema telemático instalado a bordo de cada vehículo.
Entre las herramientas de gestión de flotas más conocidas se encuentran AutoSIST, Fleetio, Azuga, Whip Around, etc.

Software de optimización de rutas

El objetivo principal de este software es determinar la mejor ruta para todos los desplazamientos realizados por tus trabajadores móviles. En función de cómo sea tu negocio y de tus necesidades, puedes establecer diferentes restricciones:

• Horarios o franjas horarias requeridas por el cliente.
• Frecuencia de visitas o servicios.
• Horarios y competencias del personal.
• Periodos de indisponibilidad de los vehículos: avería, mantenimiento, etc.
• Tipo, peso o volumen de las mercancías que deben cargarse.
• Duración y tipo de servicio a realizar.
• Características y motorización del vehículo, etc.

Es mejor contratar un editor que ya tenga muchos clientes en tu sector: servicios técnicos, entregas, fuerzas de ventas, industria sanitaria, etc.

Además de la optimización de rutas, vas a beneficiarte de otras funcionalidades interesantes como la redacción simplificada de informes de servicio o la identificación de clientes potenciales cerca de ti.

Descubre aquí nuestra selección de los 8 mejores software de optimización de rutas: Simpliroute, Route4me, Smartmonkey, Tookan… ¡y por supuesto AntsRoute!

El plan de entregas diario generado en AntsRoute.

¿Gestión de flotas u optimización de rutas? 5 criterios para determinar el software más rentable

Las promesas de los editores son atractivas: «de un 10 a un 30% de aumento de la productividad»; «reducción del 15% del presupuesto de combustible»; «hasta un 17% de ahorro anual», etc. No es falso… ¡pero tampoco siempre es cierto! Para conseguir el ahorro prometido, deben cumplirse algunas condiciones.

Datos teóricos o datos reales: ¿quién va a introducir la información?

Para calcular los costes de explotación o las emisiones de CO2 de un vehículo, los programas de optimización de rutas se basan en cifras teóricas, mientras que las aplicaciones de gestión de flotas recopilan datos reales.

En términos de rentabilidad, las soluciones de gestión de flotas parten con ventaja. En la práctica, sin embargo, hay que asegurarse de que la información relacionada con las transacciones se procesa correctamente en un breve período y sin omisiones: facturas de compras, alquileres, reparaciones, combustible, peajes, multas, etc.
Lo mismo ocurre con los datos de kilometraje si no se recogen en tiempo real mediante un sistema telemático a bordo.

El tamaño y el tipo de flota

No se requiere un volumen mínimo para adoptar cualquiera de estas soluciones de software. Sin embargo, el ahorro conseguido debe compensar claramente los costes de formación del personal y la gestión de archivos, así como la cuota de suscripción.

Si todos o parte de los vehículos de tu empresa son de alquiler, debes saber que la mayoría de las empresas de este tipo ofrecen una extranet de gestión de flotas incluida en su oferta global. ¡El punto de equilibrio se alcanza muy rápidamente!

Sin embargo, si alquilas muchos vehículos a empresas de la competencia, es mejor utilizar una solución independiente para medir con precisión la competitividad de cada proveedor.

Evidentemente, cuanto mayor sea tu flota, más rentables serán estas herramientas.

El impacto de los RRHH y las limitaciones empresariales

¿Diriges un equipo pequeño y las competencias de tus trabajadores son bastante similares? El módulo de planificación incluido en tu software empresarial o en tu solución de gestión de flotas a veces es suficiente.

Por el contrario, si tienes que lidiar con múltiples criterios (licencias, autorizaciones, horarios difíciles, franjas horarias, etc.), deberías elegir un software de optimización de rutas.

Gestión de habilidades en AntsRoute.

Flexibilidad para programar las citas de tus clientes

A diferencia de las soluciones de navegación o de programación, el software de optimización de rutas no se limita a planificar rutas para que «todo encaje». Su objetivo es encontrar la mejor ruta posible, la que te acerque al objetivo óptimo que has definido… lo cual es muy diferente.

¿Tu equipo hace la misma ruta todas las semanas o casi la misma? Un buen Excel o un módulo de planificación hará el trabajo.
Para lograr reducciones significativas en tiempo y kilómetros de viaje con una solución de optimización de rutas, debes ser capaz de dar a la herramienta un margen de maniobra mínimo. Esto puede incluir la elección del conductor, el día o la hora de la tarea, el vehículo que se va a utilizar… E idealmente, ¡todos estos parámetros al mismo tiempo!

La mejora de la relación con el cliente

Aunque las herramientas de gestión de flotas son valiosas para controlar los costes de la flota o alertarte de cualquier desviación, la mayoría de ellas no son útiles para optimizar la comunicación con tus clientes. Sencillamente, no están diseñadas para ello.

Por eso debes pensar cuál es la solución más adecuada para automatizar el intercambio de información clave con tus clientes:

• Confirmación de cita.
• Hora estimada de llegada del conductor.
• Notificación por correo electrónico o SMS en caso de retraso o cancelación, etc.

Es probable que varias herramientas ofrezcan servicios de este tipo, más o menos bien diseñados: software de optimización de rutas, CRM, herramientas de negocio, etc. Solo queda comparar las funcionalidades de cada uno de ellos…

El sistema de notificación al cliente del software AntsRoute.

Integración de software: ¿la clave de la rentabilidad?

Sigues dudando: ¿software de gestión de flotas, software de optimización de rutas… o incluso ambos?
Para estar seguro de tomar la mejor decisión, debes estudiar también y sobre todo las posibles conexiones entre las herramientas que ya utilizas y la que estás considerando integrar. ¡Porque a menudo es la clave de la rentabilidad!

Hoy en día, existen varios «puentes» tecnológicos que permiten a distintos programas informáticos intercambiar y sincronizar automáticamente sus datos:

• API para integrarse con tu software habitual.
• Módulo personalizado.
• Zapier, una especie de conector informático que permite vincular más de 5.000 aplicaciones sin ningún conocimiento de codificación, etc.

En concreto, cada vez que introduces una información clave en una de tus aplicaciones, ésta se comunica automáticamente a los demás programas que la necesitan.

Este sistema, que elimina cualquier problema de omisión o doble entrada, también facilita considerablemente el manejo y la utilización de las distintas herramientas.

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