¿Necesitas un software de despacho de camiones para tu negocio?

Publicado en 12 octubre 2023 • Lectura: 8 min read

Entre los muchos paquetes de software de transporte o TMS disponibles en el mercado, algunos se anuncian como software de despacho de transporte. ¿Sabes qué servicios puedes esperar de ellos y si te conviene usar uno o no?
Porque, al igual que el Sr. Doe, ¡es posible que ya estés utilizando una herramienta de despacho sin saberlo!

Tabla de contenidos

• ¿Quién puede beneficiarse del software de despacho de transporte?
• ¿Cómo funcionan estas soluciones?
• 10 características clave del software de despacho de camiones

El software de despacho optimiza la gestión del transporte y ofrece una respuesta práctica a los retos logísticos de las empresas. Esta solución tecnológica permite un reparto equilibrado de las entregas entre los conductores. Para los profesionales de la logística, es una garantía de mayor rendimiento y fiabilidad.

¿Quién puede beneficiarse del software de despacho de transporte?

El objetivo principal de estas soluciones informáticas es asignar de manera más eficiente las tareas a los conductores y vehículos disponibles. Por lo tanto, el software de despacho de transporte pertenece a la categoría de TMS (Sistema de Gestión del Transporte) de proveedores de servicios o transportistas.

Este tipo de software es de particular interés para empresas en los sectores de transporte y logística, así como para los proveedores que necesiten viajar al lugar del cliente como parte esencial de su servicio.

Se utilizan en una amplia gama de industrias. Por ejemplo, estas herramientas se pueden utilizar para organizar y optimizar:

• Viajes realizados por compañías de taxis o mensajería.
• Envíos de mercancías realizados por transportistas por carretera o marítimos.
• Viajes realizados por compañías de autobuses o alquiler de vehículos.
• Viajes realizados por empresas de reparación o mantenimiento.
• Viajes realizados por servicios de emergencia, servicios de atención domiciliaria, profesionales de la salud, etc.

¿Cómo funcionan estas soluciones?

Para reducir y optimizar los costes de transporte para los usuarios, este software centraliza y procesa grandes cantidades de datos, generalmente en tiempo real:

• Información del cliente: datos de contacto, direcciones a servir, disponibilidad, tipo de contrato o servicios requeridos, etc.
• Datos sobre las mercancías enviadas o servicios prestados.
• Detalles sobre los vehículos de la flota: motor, coste promedio de funcionamiento, capacidad de carga, historial de mantenimiento, etc.
• Información de recursos humanos: fechas de vacaciones, horario de trabajo habitual, tipo de licencia, etc.

Algunos de estos datos los pueden ingresar directamente los usuarios. Otros provienen de herramientas de terceros, como aplicaciones de navegación (GPS), herramientas de gestión de ventas o soluciones de recursos humanos que deben conectarse a tu software de despacho de camiones.

Luego, la herramienta analiza estos datos utilizando algoritmos para comparar todos los escenarios antes de proporcionar la mejor solución posible en forma de horarios o mapas de ruta.

10 características clave del software de despacho de camiones

La parte complicada es que ¡no todo el software de despacho de transporte se comercializa como tal! El término no es necesariamente el primero que viene a la mente de los posibles clientes… Y, por lo tanto, no es el más prometedor a nivel comercial.

Para tomar la decisión correcta sobre tu futuro software de despacho de camiones, lo mejor es dejar de lado definiciones y etiquetas y examinar en detalle las funciones que ofrece cada una de las soluciones que estás considerando.

El registro de pedidos

Dependiendo de tu negocio, esta función puede desempeñarse de diferentes formas:

• Cotizaciones que tu equipo deberá ingresar.
• Realización de pedidos o citas en un sitio web.
• Planificación de llamadas entrantes o salientes.
• Importación desde otra herramienta informática, como un CRM o ERP, etc.

En cualquier caso, ten en cuenta que un buen software de despacho de transporte debe permitirte integrar fácilmente las solicitudes de tus clientes.

La planificación de rutas

¡Esta es la función imprescindible de todo software de despacho de transporte! Una vez que se han integrado las solicitudes de los clientes, la herramienta analiza los datos disponibles para planificar cada ruta que debe completar el personal.

Después, el software genera y organiza las rutas y horarios, que a veces pueden llevar horas diseñar, en pocos minutos.

Como todos estos programas incluyen una aplicación de navegación, también son mucho más fáciles de usar para los conductores, quienes ya no necesitan ingresar una dirección tras otra en Waze o Google Maps.

Los mapas de ruta generados de esta manera deben estar disponibles desde cualquier dispositivo: móvil, tablet, ordenador de sobremesa, etc.

La mayoría de los editores también ofrecen la opción de exportar horarios a una herramienta de agenda compartida: Microsoft Outlook, Google Calendar, etc.

La optimización de rutas

Aunque todos los softwares de gestión de transporte pueden planificar itinerarios para el equipo, solo algunos, como AntsRoute, realmente saben cómo optimizarlos.

Entonces, ¿cuál es la diferencia? En pocas palabras, la planificación de rutas consiste en determinar una solución aceptable en función de las restricciones ingresadas.

La optimización de rutas es una operación mucho más compleja, porque implica calcular cuál de las soluciones posibles es la mejor según tus objetivos.

Pero este resultado óptimo varía según el negocio y el sector. Para los transportistas por carretera, la solución óptima es aquella que les permite completar sus entregas con el menor número de camiones en las rutas más cortas.

Por otro lado, para los profesionales de la salud el objetivo es dar prioridad de visita a los pacientes que requieren atención más urgente, incluso si eso implica viajar más kilómetros.

El seguimiento en tiempo real de rutas

Esta función, también conocida como geolocalización o seguimiento, consiste en monitorear cada entrega en tiempo real. Dependiendo del sistema elegido, el GPS puede integrarse en una aplicación móvil o en un dispositivo.

El seguimiento en tiempo real de las entregas ha cambiado no solo la vida de los gerentes de equipo, ¡sino también la de los clientes! Donde se solía requerir de 3 a 4 llamadas para informar a un cliente preocupado, ahora un simple enlace de geolocalización recibido por correo electrónico o mensaje de texto es suficiente para seguir la llegada del conductor en tiempo real en el mapa.

La comunicación con los conductores

Algunas soluciones simples pero muy inteligentes han ayudado de manera eficaz a optimizar la comunicación entre los conductores, los gerentes y los consumidores:

• Botón de llamada en la aplicación del conductor para contactar directamente al cliente.
• Correos electrónicos automáticos o mensajes de texto para confirmar o cancelar citas, notificar a los clientes los retrasos, etc.

Algunos paquetes de software, como AntsRoute, también incluyen funciones adicionales para informar al cliente sobre la hora estimada de entrega (ETA) o automatizar el envío de notificaciones si el conductor se retrasa.

La gestión de relaciones con el cliente

Muchas pequeñas empresas aún no utilizan un sistema CRM, es decir, una solución informática especializada en la gestión de relaciones con el cliente. Aunque el software de despacho de camiones no está diseñado para reemplazarlos, algunos tienen funciones muy útiles para administrar a los clientes y fomentar la fidelidad:

• Archivo del cliente enriquecido con datos como el historial de entregas, los conductores favoritos, los detalles de la empresa, etc.
• Envío de mensajes personalizados.
• Formularios para recopilar opiniones de los clientes, etc.

¿Ya utilizas un sistema CRM y estás muy satisfecho con él? Entonces, la mejor solución es elegir un software de despacho de camiones que ofrezca una conexión directa entre las 2 soluciones para un intercambio de información automatizado.

Cada editor suele ofrecer varias soluciones de interconexión para adaptarse a los requisitos de los usuarios y su nivel de habilidades informáticas: API, módulo personalizado, conector sin código, etc.

La digitalización de los informes de servicio

Albarán de entrega, informe de visita, informe de servicio: según tu tipo negocio, el nombre que le das a los informes varía. Pero algo está claro: ¡para aumentar la productividad del equipo y acelerar el ciclo de facturación, la gestión electrónica de estos documentos es fundamental!

Muchos paquetes de software de gestión de transporte, como AntsRoute, facilitan la generación de informes personalizados, que son mucho más convenientes de completar que un albarán de entrega estándar en papel:

• Marca de tiempo automática
• Casillas de selección de múltiple elección
• Listas desplegables
• Fotos capturadas directamente en la aplicación
• Firma electrónica
• Reservas o comentarios sobre la entrega, etc.

La facturación o pre-facturación de operaciones

El software de despacho de transporte resume todos los datos necesarios para la facturación, que luego simplemente exportas a tu software de contabilidad habitual:

• Ya sea a través de una hoja de cálculo de Excel o CSV.
• O a través de la transmisión automatizada de información entre las 2 herramientas informáticas.

Algunos editores incluso ofrecen un módulo de facturación instantánea. Este tipo de solución informática es particularmente útil para empresas que cobran pagos directamente en terreno, como compañías de taxis, ciertos negocios de reparación en el hogar, etc.

La modificación de horarios en caso de eventos inesperados

En el sector del transporte, muy pocas rutas van exactamente según lo planeado: accidentes, averías, atascos de tráfico, ausencia de un cliente o un conductor, etc.

Para simplificar la gestión de estas múltiples contingencias, lo mejor es elegir una solución que te permita reasignar operaciones o entregas en tiempo real.

Algunas soluciones de software de transporte, como AntsRoute, van más allá al analizar la ubicación de los vehículos y la tasa de ocupación de cada conductor para determinar la mejor solución posible.

Las estadísticas y paneles de control

Casi todos los softwares de despacho de camiones ofrecen ahora paneles de control más o menos legibles para el seguimiento y control de:

• La flota de vehículos.
• La realización real de tareas por tus equipos.
• El rendimiento por equipo o por conductor.
• Los costes operativos, etc.

Lo más importante es asegurarse de que la información y los datos analizados sean realmente relevantes para tomar las decisiones correctas.

¿La solución informática que estás analizando ofrece todas las funciones esenciales que necesitas y se adapta perfectamente a tu negocio? ¡Ahora es el momento de comparar precios y, sobre todo, probarlo en condiciones reales en terreno!

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