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¿Cómo planificar y optimizar una ruta de entrega con múltiples paradas?

Publicado en 16 agosto 2023 • Lectura: 9 min read

Para los profesionales que realizan entregas diarias, la clave del éxito reside en una buena organización de las rutas. Pero planificar rutas de entrega suele ser un quebradero de cabeza, ¡especialmente para los jefes de operaciones que deben organizar los horarios manualmente! Puede llevar varias horas colocar las distintas paradas en el orden correcto.
¡Pero no te preocupes! Las soluciones de software te permiten planificar y posteriormente optimizar una ruta de entrega con múltiples paradas en solo unos minutos.
Descubre cómo usarlos para ahorrar tiempo y obtener el máximo ahorro.

Índice de contenidos

• Paso 1: Recoge la información que necesitas para rutas de entrega exitosas
• Paso 2: Escoge un método de optimización de rutas que se adapte a tus necesidades
• Paso 3: Configura el software de gestión de rutas acorde a las limitaciones de tu negocio
• Paso 4: Planifica o importa entregas
• Paso 5: Optimiza y ajusta las rutas de entrega
• Bonus: Reorganiza los horarios de las rutas en tiempo real

La clave para organizar una ruta de entregas con múltiples etapas reside en el uso de un software innovador. Para el responsable de operaciones, esta solución técnica es una garantía de ahorrar tiempo y obtener el máximo rendimiento.

Paso 1: Recoge la información que necesitas para rutas de entrega exitosas

Independientemente del método de optimización que escojas, ya sea manual o utilizando un software, deberás tener en cuenta determinados datos a la hora de planificar una ruta con múltiples paradas.

Los datos de contacto válidos del cliente

Para organizar eficientemente las rutas de entrega, es necesario contar con datos precisos y actualizados de cada cliente:

• Nombre
• Número de teléfono
• Correo electrónico
• Dirección específica

Obviamente, estos son solo los datos básicos. Para evitar no perder tiempo durante el servicio, hay una gran cantidad de información que puede ser de utilidad, como por ejemplo horarios de apertura y cierre, fechas de vacaciones anuales de los profesionales, etc.

Las particularidades de cada entrega

Para la mejor planificación posible de las rutas de entrega, es imprescindible tener en cuenta las características específicas de cada tarea. Estas son las más importantes:

• Fecha, franja horaria y duración estimada.
• Habilidades o autorizaciones requeridas: tipo de licencia, transporte de mercancías peligrosas, doble conductor, etc.
• Características de las mercancías a entregar: cantidad, peso, volumen, número de paquetes o palets, etc.

Los recursos humanos y materiales disponibles

Para lograr los resultados más realistas, debes incluir información como:

• Horario de trabajo de los repartidores.
• Descansos reglamentarios.
• Bajas por enfermedad y vacaciones.
• Tiempo de inactividad por mantenimiento o reparaciones de vehículos, etc.

Paso 2: Escoge un método de optimización de ruta que se adapte a tus necesidades

Una planificación efectiva requiere que elijas el método correcto para planificar tus rutas con antelación.
Si necesitas planificar alrededor de una docena de paradas al día, todavía es posible organizarlas “a mano”, usando un mapa y una hoja de cálculo como Excel. Más allá de eso, esta estrategia consume mucho tiempo pero, sobre todo… acaba siendo muy costosa.

Cada entrega fallida debido a un error en tus cálculos o porque el conductor se encontró con la puerta cerrada se traduce en un descontrol de los costes operativos, ¡sin posibilidad de facturación adicional!

Si quieres organizar tus rutas de forma más eficiente, necesitas un software de optimización de entrega. Estas herramientas te ofrecen un completo set de funciones para impulsar la productividad de tus equipos sobre el terreno, acorde a tu estrategia.

Breve resumen del software de optimización de rutas

Actualmente, hay docenas de ellos en el mercado. Algunos están diseñados principalmente para grandes cuentas. Otros, como AntsRoute, también se adaptan a pequeñas y medianas empresas, así como a grandes minoristas.

La mayoría de estos softwares están disponibles online, a través de Internet o de una aplicación móvil, a cambio de una sencilla suscripción mensual.
Estas herramientas ciertamente tienen un coste, que va desde unos pocos euros hasta algunos cientos, dependiendo del tamaño de tu negocio. Pero este coste es rápidamente amortizado en ahorro de tiempo y combustible.

La regla de oro: ¡Prueba el software antes de suscribirte!

La mayoría de los editores te ofrecen la posibilidad de probar su software durante unos días. Este periodo de prueba, a veces gratuito, es perfecto para escoger la solución que mejor se adapte a tu negocio de entre los muchos paquetes de software de optimización de rutas disponibles.

Dependiendo del perfil de sus clientes, cada editor de software desarrolla funciones específicas. Para satisfacer las necesidades de los profesionales del reparto, nuestro software incluye soluciones altamente efectivas para ahorrar tiempo y reducir costes logísticos:

• Maximización de la tasa de carga.
• Comunicación automatizada con conductores y clientes.
• Seguimiento de rutas en tiempo real, etc.

Paso 3: Configura el software de gestión de rutas para que se adapte a las limitaciones de tu negocio

Para ordenar y organizar las diferentes paradas de una ruta de entrega de la mejor forma posible, los potentes algoritmos de nuestro software calculan y comparan todas las posibilidades, con el objetivo de seleccionar la mejor.

No obstante, debes hacer “entender” al software cuál es la ruta ideal para ti, acorde a las limitaciones específicas de tu sector profesional.
Y puedes estar tranquilo sabiendo que todos estos ajustes se realizan de una sola vez, y con antelación, ¡gracias a la ayuda de nuestro equipo de soporte si así lo deseas!

Estos son solo algunos de los muchos parámetros sobre los que nuestro software de optimización de rutas te permite actuar:

• Jornada laboral y descansos de los conductores.
• Horarios o franjas de entrega solicitadas por cada cliente.
• Paradas obligatorias, como por ejemplo puntos de recogida.
• Tamaño, capacidad y autonomía de cada uno de tus vehículos: turismos, vehículos de gran tonelaje, bicicletas de carga, etc.
• Direcciones de depósitos o conductores, si los vehículos están estacionados en casa.
• Sectorización del área de actuación, muy útil para repartidores o comerciales que trabajen en una determinada zona geográfica.
• Duración máxima o kilometraje de cada ruta, etc.

La otra buena noticia es que, además de estas limitaciones específicas de tu negocio, AntsRoute integra automáticamente la información sobre el tráfico o las obras en la carretera, transmitida por las aplicaciones de navegación (a escoger entre Waze o Google Maps).

Gracias a toda esta información y a una serie de cálculos muy complejos, el software puede proporcionarte una ruta de entrega eficiente todos los días, ¡que también puedes completar en la práctica!

Paso 4: Planifica o importa entregas

Después de esta primera configuración, tu tarea principal es informar a AntsRoute cada día sobre las recogidas o entregas a planificar. Una vez más, nuestros desarrolladores han hecho todo lo posible para garantizar que esta etapa sea rápida y se adapte a tu organización habitual del trabajo.
En pocas palabras, puedes escoger entre 4 métodos de planificación de rutas diferentes. Y si lo deseas, puedes incluso combinarlos.

Solución 1: Planificación de entregas en llamadas entrantes o salientes

Puedes programar tus citas a medida que recibes las llamadas de los clientes. Para cada nueva entrega, todo lo que tienes que hacer es introducir la información que falta.
Pueden ser datos básicos como por ejemplo el nombre del cliente, dirección o datos de contacto, o más específicos como la franja horaria deseada, la cantidad o el peso de las mercancías a entregar, etc.

Para cada llamada, el software sugiere las mejores franjas horarias de entrega, en función de las citas ya programadas.

Supongamos que tu cliente principal solicita una entrega en Marsella para pasado mañana, pero tu almacén está en Nancy.
Para evitar tener que conducir un camión medio vacío durante más de 700 kilómetros, nuestro software dará prioridad a nuevas solicitudes entre estas dos ciudades. Siempre y cuando la cantidad a entregar lo permita, ¡por supuesto!

Solución 2: Importa pedidos desde tu software empresarial

¿Ya gestionas tus pedidos a través de Customer Relationship Management (CRM) o un software empresarial? AntsRoute puede sincronizar automáticamente tu información con cientos de herramientas generales o específicas del sector.

Existen 3 tipos de conexión, según la solución que estés buscando y tu nivel de conocimientos informáticos:

• Integración directa con herramientas populares como WooCommerce, PrestaShop, Odoo, Google Sheets, Google Calendar, etc.
• Una conexión a través de Zapier, una solución fácil de usar que no requiere conocimientos de programación.
• Para desarrolladores, integración usando nuestra API REST.

Para asegurarte de que tu software empresarial pueda comunicarse automáticamente con AntsRoute, deja un mensaje a nuestro departamento de atención al cliente.

Solución 3: Importa archivos Excel o CSV

¿Eres un entusiasta de las hojas de cálculo Excel? ¿O simplemente quieres exportar la lista de entregas a programar desde tu software empresarial con este formato? ¡No te preocupes! Simplemente importa tu archivo Excel a AntsRoute, completando la información relevante en cada columna.

Una vez más, AntsRoute te ofrece gran flexibilidad a la hora de organizar tus rutas. Puedes importar entregas periódicas, entregas con una fecha fija, entregas con fecha de vencimiento, etc.

Solución 4: Gestiona entregas usando nuestro sitio de reservas

Esta última solución consiste en ofrecer a tus clientes la oportunidad de reservar sus citas de entrega online, 24 horas al día, los 7 días de la semana, en un sitio de reservas de marca blanca. Estas citas de entrega se añaden directamente a nuestro software.

En otras palabras, AntsRoute te proporciona una solución técnica lista para usar que puede utilizar todo el mundo, incluso quienes no tienen conocimientos informáticos especiales. Todo lo que tienes que hacer es configurar este minisitio en función de tus necesidades, y si lo deseas, personalizarlo para reflejar tu imagen corporativa.

Paso 5: Optimiza y ajusta las rutas de entrega

Paradójicamente, esta etapa es la más fácil, ¡porque AntsRoute se encarga de casi todo en tan solo unos segundos!

Una vez has introducido toda la información que necesitas para clasificar y organizar las paradas diarias en la plataforma, el software optimizará la ruta para cada conductor y cada vehículo para cumplir con tus objetivos:

• Maximizar la carga, asegurándose de que el vehículo tenga capacidad suficiente para transportar toda la mercancía.
• Minimizar el número de kilómetros recorridos entre paradas y, por tanto, los costes operativos.
• Satisfacer a los clientes que han solicitado franjas horarias específicas, etc.

Al final de esta etapa de optimización, ¿quieres cambiar determinados detalles, como el orden de dos paradas? Un simple arrastrar y soltar te permitirá reorganizar la ruta en el orden que mejor te convenga.

Bonus: Reorganiza los horarios de las rutas en tiempo real

Nuestro software de optimización puede ser muy potente, pero todos sabemos que una ruta de entrega rara vez sale según lo planeado. Ausencias inesperadas, atascos, cambios durante la ruta: ¡hay muchos obstáculos en el camino hacia la productividad!

Si fuera necesario, AntsRoute te permite reorganizar todo o parte del plan de ruta en tiempo real. Gracias a la geolocalización y el seguimiento en tiempo real de los conductores, puedes fácilmente:

• Añadir una escala para responder a una solicitud urgente.
• Cambiar el orden de las paradas durante la ruta.
• Asignar entregas a otro conductor, etc.

¿Este artículo te ha despertado el interés por descubrir más sobre AntsRoute, nuestra solución integral para gestionar recogidas y entregas? Para probar el software y la aplicación móvil de forma gratuita durante 7 días, ¡visita esta página!