Organiser un itinéraire à plusieurs étapes avec un outil adapté

Une meilleure organisation de tournées optimisées passe aujourd’hui nécessairement par un logiciel. De préférence accessible en ligne. L’outil offre un ensemble de fonctionnalités pour booster la productivité des équipes sur le terrain et votre chiffre d’affaires. C’est notamment le cas du logiciel d’optimisation de tournées AntsRoute. Cette application possède la particularité de s’adapter à votre activité. En effet, il permet de gérer et prendre en charge toutes vos contraintes métiers. Découvrez sans plus attendre la marche à suivre pour piloter tous vos trajets dans un contexte de parcours multi-adresses. Il peut s’agir de plusieurs clients, points de passages, destinations intermédiaires, avec tous les imprévus que cette navigation peut comporter.

1. Planifier vos rendez-vous pour satisfaire vos clients

La première étape consiste à planifier les interventions. Vous pouvez planifier vos rendez-vous au fur et à mesure des appels clients. Mais, êtes-vous sûr de maximiser vos coûts de déplacement ? Voire la satisfaction finale des clients ? Et que faire en cas d’aléas en livraison ou intervention ? Comment reprogrammer en temps réel, ajouter une étape, modifier l’ordre des points de passage ? Vous l’aurez compris, offrir le meilleur service demande une organisation plus précise.

Autre possibilité : importer une liste de rendez-vous. Cela peut-être un fichier au format Excel ou CSV. Le module de planification de rendez-vous AntsRoute vous permet notamment de :

• Saisir un client (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, courriel, horaire d’ouverture, commentaire) ;

• Géolocaliser l’adresse d’intervention ou de livraison ;

• Gérer les particularités des visites à effectuer (créneau horaire, durée, type d’intervention, compétences des chauffeurs nécessaires à la réalisation, agent privilégié, commentaires, quantité à livrer, champs personnalisés et pièces jointes).
  

Des données de base vont permettre une automatisation et simplification des opérations. A ce niveau, c’est déjà l’assurance de plus de sérénité à venir pour vos directions et équipes logistiques, avec des tournées mieux ajustées. L’étape suivante peut démarrer.

2. Construire les tournées et ajuster chaque étape

Ensuite, le logiciel va calculer et optimiser l’itinéraire avec plusieurs étapes. Il détermine le meilleur parcours pour chaque agent d’intervention, pour chaque véhicule. Classer une tournée de livraison ou d’intervention présente des objectifs multiples :

• Equilibrer la charge de travail ou maximiser l’usage des ressources ;

• Minimiser les kilomètres parcourus entre les étapes et donc les coûts ;

• Réduire le coût d’usage de la flotte de véhicule ;

• Respecter les créneaux horaires de passage et réduire les délais d’intervention.

Les éléments à prendre en compte et les erreurs à éviter

Disposer des coordonnées valides de vos clients

Afin d’assurer une organisation de tournées efficace, il est nécessaire de disposer de données fiables sur chaque client. Par exemple, le nom, le numéro de téléphone, l’email ou encore l’adresse. Pour éviter toute perte de temps sur le terrain, cette adresse doit être précise. Les agents d’intervention ont effectivement besoin de ces informations pour répondre aux attentes des clients. De plus, le module de planification d’interventions AntsRoute permet de géolocaliser les adresses de vos clients à l’aide du GPS. Vos agents d’intervention ne se retrouvent ainsi jamais au milieu de nulle part à cause d’une erreur d’adresse.

Intégrer les particularités des interventions

Prendre en compte les particularités de chaque intervention est primordiale. Elles sont multiples et variés. Nous retiendrons principalement les suivantes :

• Date, créneau horaire et durée d’intervention ;

• Compétence(s) requise(s) ou habilitation(s) nécessaire(s) ;

• Quantité, poids ou encore palettes à livrer.

Planifier un itinéraire avec plusieurs étapes nécessite de prendre en compte les disponibilités de vos agents, chauffeurs, distributeurs, mais également celles de vos clients. AntsRoute permet tout d’abord de planifier les interventions en intégrant les horaires de travail et pauses de vos différents agents.

Qu’en-est-t’il de vos clients ? Une fonction de l’outil d’optimisation de tournée est de gérer également les horaires d’ouverture, la date et le créneau horaire d’intervention souhaité. De plus, il intègre la durée de chaque intervention lors de la planification. Grâce à ces informations, vous pouvez déterminer un planning d’intervention cohérent et répondant aux attentes de vos clients. Respecter les délais de livraisons ou d’interventions est un jeu d’enfant avec AntsRoute. Cette prise en charge initiale est la meilleure garantie tout au long de la journée des chauffeurs.

En fonction du type d’intervention à réaliser, une compétence ou une habilitation particulière peut être requise. Par exemple, c’est le cas pour les sociétés qui proposent des services de plomberie, chauffage ou d’électricité. Afin d’envoyer l’agent compétant pour chaque intervention, ces informations doivent donc être intégrées lors de la planification. Pour les activités de livraison, les chauffeurs doivent parfois disposer de certaines habilitations. Ces contraintes réglementaires et de terrain font partie des options de personnalisation du logiciel.

Lors de l’affectation d’une intervention à un véhicule, vous devez vous assurer que ce véhicule dispose d’une capacité suffisante pour transporter l’ensemble des marchandises. Pas simple, n’est-ce pas ? De son côté, AntsRoute n’a besoin que de quelques secondes pour faire ce calcul. Vous devez simplement déterminer en amont, la capacité de vos différents véhicules.

Au moment de planifier votre intervention, il vous suffit alors d’indiquer la quantité (taille, volume, poids, nombre de colis ou encore nombre de palettes) à transporter. Ce sont ensuite les algorithmes d’optimisation qui se chargent de faire le travail et d’afficher le résultat au préparateur et chauffeur. Cette approche vous évite bien des mauvaises surprises au moment de la prise en charge du produit à livrer. Il existe déjà bien des contraintes de tournées comme la circulation, les travaux, les inévitables imprévus chez vos clients. Pas utile d’en ajouter encore d’autres du fait d’une préparation non complète.

Intégrer les ressources disponibles sur le trajet

Planifier un itinéraire avec plusieurs étapes nécessite également de prendre en compte la disponibilité des agents et des véhicules. Horaires de travail des livreurs, pauses, arrêts maladies, congés ou encore réparation d’un véhicule sont des informations à intégrer à la planification. Dernier point et non des moindres : le type de véhicule. AntsRoute est en capacité de construire des itinéraires pour les VUL, des poids lourds et même pour des vélos. Le temps de trajet pour une voiture est différent de celui d’un vélo. C’est évident !

Aller plus loin avec la sectorisation des ressources

Et la sectorisation des ressources, qu’en-t-il ? Sachez que l’outil AntsRoute vous permet de prendre en compte les agents qui doivent effectuer les livraisons sur un secteur en particulier. Un modèle qui prend en charge les points de passage sur une proximité géographique normée.

Cette fonctionnalité peut notamment être utile pour couvrir une zone géographique plus importante. Notamment pour les commerciaux qui ont un secteur ou des zones cibles de prospection. Ainsi les équipes commerciales mobilisent leur énergie sur la relation client, l’écoute, la négociation, et pas sur la meilleure façon d’enchaîner les rendez-vous clients.

Classer une tournée de livraison ou d’intervention est donc possible avec les outils logiciels adaptés. Sans crainte des changements, modifications d’itinéraires de toutes natures en cours de tournées.

Le multi-adresse, multi-clients, et leurs passages intermédiaires font bien partie des paramètres traités par le logiciel et ses algorithmes de calcul. Autant dans leur état initial que dans leur actualisation en temps réel. Il s’agit bien d’automatiser tout ce qui peut l’être, afin d’optimiser le temps passé, les kilomètres parcourus, et la motivation des chauffeurs d’une étape à l’autre. Soyez certain que pour vos clients cela fait toute la différence.

En 2020, des algorithmes encore plus puissants

Aujourd’hui, l’intelligence artificielle se démocratise plus que jamais dans les entreprises. En 2020, l’IA devrait donc continuer de jouer un rôle majeur dans l’organisation des tournées multi-étapes. La performance des algorithmes qui constituent ces outils d’optimisation d’itinéraires devrait continuer à s’améliorer au cours des prochaines années.