5 motivos para planificar internamente las rutas de los técnicos de mantenimiento

Publicado en 3 abril 2019 • Lectura: 6 min read

Desde hace varias semanas el precio del combustible alcanzó un nivel récord. El tiempo de desplazamiento de los técnicos que representa la mitad de la jornada laboral más las pocas expectativas de disminución de los precios, los jefes de logística buscan soluciones para optimizar los desplazamientos de sus equipos de terreno y reducir su consumo. Afortunadamente, la inteligencia artificial permite hoy el desarrollo de herramientas particularmente interesantes para optimizar la planificación de las intervenciones de mantenimiento o de reparación, respondiendo a la vez a las expectativas de los clientes y de los equipos de campo.
Aquí tienes 5 motivos para adquirir un programa de planificación y optimización de rutas para pilotar tu actividad y tus técnicos.

Índice

1. Planificar rutas de mantenimiento equilibradas
2. Limitar los kilómetros recorridos por los técnicos entre dos intervenciones
3. Permitir a los clientes solicitar una cita 24 horas/24 y 7 días/7
4. Reducir el número de citas fallidas
5. Simplificar la redacción de los informes de intervención

Frente al aumento de los precios del combustible, es esencial planificar rutas de mantenimiento eficientes. Esto permite ahorrar en desplazamientos y aumentar el rendimiento de los técnicos. La planificación optimizada del servicio también mejora la satisfacción del cliente.

1. Planificar rutas de mantenimiento equilibradas

A la hora de construir las rutas de mantenimiento, los jefes de logística deben tomar en cuenta varios factores:

• Las habilidades y permisos de cada técnico de intervención.
• La capacidad de carga, motorización y coste de cada vehículo.
• Los horarios de trabajo, descansos obligatorios, días de descanso y baja por enfermedad de los empleados.
• El lugar de salida y de llegada de cada vehículo.
• La carga y descarga del material.
• Los horarios de apertura o de disponibilidad del cliente final.
• Las garantías de tiempo de intervención.
• La duración de las operaciones de mantenimiento, sobre todo en herramientas mecánicas, en instalaciones industriales o en redes de telecomunicación y de distribución de energía.
• Las condiciones de circulación habituales.

¡No hace falta indicar que determinar los mejores itinerarios de rutas integrando estas variables es un rompecabezas! Planificar estas rutas a mano, o con la ayuda de herramientas como Google Maps o Excel, no es una manera realista para gestionar su actividad: perdida de tiempo, citas fallidas, clientes frustrados, técnicos agotados, etc.

Buenas noticias: programas de optimización de rutas de intervención han sido desarrollados para gestionar el conjunto de estas variables. Concretamente, gracias a los algoritmos y a la inteligencia artificial, la herramienta de optimización de rutas asigna en pocos instantes las operaciones de mantenimiento a los técnicos en función de sus restricciones horarias y laborales definidas por el planificador.

Rutas de mantenimiento optimizadas en AntsRoute.

2. Limitar los kilómetros recorridos por los técnicos entre dos intervenciones

«El mejor desecho es el que no se produce». Desde algunos años el movimiento «zero waste» que tiende a reducir el desperdicio de los recursos, ocupa un sitio creciente en todos los aspectos de nuestra vida cotidiana. El sector de la intervención y del mantenimiento a domicilio no es una excepción.
Los programas de optimización de rutas también opinan lo mismo, pensando que el mejor kilómetro es el que no recorremos. El objetivo de esas herramientas es asignar las intervenciones de mantenimiento o reparación en función de las variables introducidas en el programa. Reduciendo a la vez los kilómetros recorridos entre dos etapas de mantenimiento. Por ello, los programas de optimización de rutas proponen varias funcionalidades:

• Al construir itinerarios, evitan las zonas de atascos habituales.
• Al asignar las etapas a los empleados, toman en cuenta la lejanía geográfica de los clientes.
• Si el técnico vive a proximidad de su zona de intervención, programan el inicio de su ruta desde la dirección de su domicilio.
• En caso de imprevisto o de solicitud de último momento, pueden recalcular los itinerarios para evitar los kilómetros inútiles.
• Si las operaciones de reparación necesitan el uso de material, maximizan la tasa de ocupación de los vehículos para limitar las vueltas al almacén.

Optimización de dos rutas de servicio en AntsRoute.

3. Permitir a los clientes solicitar una cita  24 horas/24 y 7 días/7

El uso de una solución de optimización de rutas presenta igualmente un interés para tus clientes. En efecto, la herramienta está disponible 24/7. Generalmente, los consumidores quieren contactar con tu servicio de atención al cliente para programar una cita durante tus horarios de apertura. Para poder responder a esta problemática, algunos editores proponen sistemas para concertar una cita en línea. AntsRoute propone la herramienta vientchezvous.com:

• Los clientes pueden elegir un tipo de servicio dentro de los que han sido introducidos en la plataforma, por ejemplo, mantenimiento en una herramienta mecánica, instalación del aire acondicionado, instalación de un contador eléctrico, etc.
• En función del tipo de servicio, comunican una duración de intervención al cliente.
• Luego, el cliente selecciona una fecha de intervención y una franja horaria de disponibilidad.
• Otras opciones están disponibles. Por ejemplo, puedes determinar un número máximo de kilómetros autorizados para añadir una intervención o campos personalizados que tus clientes tendrán que rellenar al momento de pedir la cita.

La interfaz AntsRoute, que permite a los clientes programar una cita de servicio.

4. Reducir el número de citas fallidas

La ausencia inesperada del cliente hace perder mucha energía y dinero a los profesionales de la intervención: kilómetros recorridos inútilmente, técnicos frustrados, material almacenado hasta la próxima cita, etc. Para reducir al máximo el número de citas fallidas, los programas de optimización de rutas proponen varias soluciones:

• Un sistema de envío de notificaciones por email o SMS permite confirmar la fecha y la hora de paso del técnico con el cliente. Por ejemplo, se puede mandar un enlace que permite al cliente confirmar o reprogramar la cita. En caso de imprevisto, el cliente puede pinchar este enlace para elegir una nueva franja horaria de paso.
• Además, puedes desencadenar el envío de una notificación con la ETA (hora de llegada prevista) 24 horas antes de la cita. En cuanto el agente de intervención empieza su ruta, puedes programar el envío automático de una notificación con un enlace, permitiendo al cliente seguir la llegada del técnico en un mapa, en tiempo real.

Enlace AntsRoute que permite a un cliente reprogramar una cita de servicio.

5. Simplificar la redacción de los informes de intervención

Para la mayoría de los técnicos, la redacción de los informes de intervención es una tarea fastidiosa. Sin embargo, estos informes de intervención son particularmente valorados por los clientes y facilitan el ciclo de facturación. El uso de una herramienta de optimización de rutas permite automatizar la edición de este informe de intervención. Gracias a la app móvil destinada a los técnicos, los datos recabados en el terreno se sincronizan automáticamente en la interfaz. En pocos instantes puedes editar un modelo de informe en AntsRoute.

El jefe de logística puede integrar los datos siguientes en el modelo del informe de intervención:

• Identidad de la empresa de intervención: logotipo, nombre de la compañía, capital social, código de identificación fiscal, dirección, etc.
• Identificación del técnico o del agente de intervención: nombre, apellido o matrícula del vehículo.
• Datos personales del cliente en donde se ha realizado la intervención.
• Tipo de servicio: reparación de un lavavajillas, control de los extintores, instalación del aire acondicionado, etc.
• Localización geográfica precisa de la intervención.
• Fecha, franja horaria y hora de realización de la intervención.
• Firma del cliente final.
• Fotos que ha sacado el agente de campo.
• Otros campos personalizados: tipo de material utilizado, cantidades de productos consumido, comentarios, consejos de uso, fecha de la siguiente operación de mantenimiento, etc.

Enlace AntsRoute que permite al cliente descargar un informe de servicio.

En pocos clics, las informaciones sincronizadas por el agente de terreno se pueden transformar en un documento PDF. Además, la herramienta de optimización de rutas AntsRoute te permite incluir un enlace para descargar este informe de intervención en una notificación enviada atómicamente por SMS o por email al cliente después del paso del técnico.

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