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¿Cómo optimizar la planificación de intervenciones?

2 noviembre 2021 | 7 min read

Los medios de comunicación lo recuerdan cada día: el precio del combustible sube de manera drástica, lamentablemente, no hay esperanza de descenso duradero. Los encargados y responsables logísticos están buscando a mejorar sus rutas para disminuir el número de kilómetros recorridos.
No obstante, los reclutamientos en las áreas técnicas y logísticas son cada vez más complejos y no cabe la posibilidad de sobrecargar el horario laboral. En efecto, el resultado podría ser terrible. Los técnicos se irían para la competencia y algunas intervenciones no tendrían lugar.
La Inteligencia Artificial y las nuevas herramientas de comunicación ofrecen soluciones interesantes para mejorar la planificación de rutas, además de satisfacer tus clientes y empleados.
Ahora, nos vamos a centrar en esos diferentes recursos, muy eficaz para optimizar el horario laboral respetando tu organización de trabajo.

Planificar una ruta optimizada: misión imposible

Los coordinadores de transporte, operadores y jefes de logística son conscientes de que el número de parámetros a incluir en la ruta no para de aumentar. Organizar rutas de mantenimiento preventivo o curativo supone integrar varias restricciones en sus cálculos:

• Las cualificaciones, licencias y autorización de cada técnico.
• Las características de vehículos (capacidad de carga, motorización, costes de conducción, etc.).
• Los días libres, bajas por enfermedad y descansos obligatorios.
• El lugar de estacionamiento del vehículo, la descarga y carga del material.
• El horario de disponibilidad o de apertura del cliente final.
• El nivel de compromiso de los servicios por contrata (en particular las garantías de tiempo de intervención).
• La disponibilidad de los consumibles y de las piezas de repuesto.
• La duración prevista de varias misiones.
• La congestión vehicular, momentánea o recurrente, etc.

Finalmente, no hace falta recordar que las soluciones tradicionales de planificación de rutas son insuficientes, con numerosas variables a integrar. Al no ser que tengas que gestionar un sector muy poco amplio o una plantilla reducida, esas ecuaciones de múltiples incógnitas te descolocaran. La inteligencia humana ya no es suficiente para optimizar el sector de manera realista, a pesar de la ayuda que nos pueden dar los programas como Excel, Google Agenda o Google Maps.

Con suerte, la planificación manual de horarios “solo” te hará perder mucho tiempo. En el peor de los casos, la tensión subirá en tu equipo, hasta explotar: técnicos agotados o desmotivados, retraso, citas perdidas, clientes descontentos, etc.

5 métodos de planificación inteligente para tu ruta de intervención

Gracias a sus recursos de Inteligencia Artificial, el Software de Antsroute está preparado para ayudarte con esa problemática. En efecto, entre otras cosas, te permite optimizar tu ruta de manera intuitiva. Con el fin de adaptarse a diferentes métodos de trabajo, propio a cada empresa, AntsRoute dispone de 5 funcionalidades para planificar tu ruta. Solo tendrás que elegir la que más te conviene, o juntar varias.

Opción n. 1: Añadir las etapas una por una

Este modo corresponde a las necesidades de un equipo que toma sus citas de intervención por llamadas entrantes.
El operador busca si la persona aparece en el maestro de clientes, (verifica si ya está registrado o no) si hace falta, puede añadirle a la base de datos. Si el cliente ya está registrado, podemos buscarlo por apellido, por dirección o gracias a su número de teléfono.
Una vez rellenas los campos, el software te propone automáticamente 3 citas posibles, elegidas en función de las citas ya planeadas. El objetivo es limitar al máximo la duración y el costo del desplazamiento respetando el compromiso con la empresa.
Cuando el cliente elige su cita, el operador la registra en el software, estará entonces inmediatamente integrada al horario de uno de los técnicos disponibles, teniendo en cuenta su agenda, tiempo de descanso y la distancia a recorrer. El operador puede mandar una notificación para confirmar su llegada vía email o vía mensaje de texto de manera muy sencilla.
Esta opción es relevante tanto por las citas planeadas desde varios días como por las citas más urgentes. Al planear la cita, el usuario puede igualmente activar un índice de frecuencia de paso, opción muy útil, por ejemplo, para organizar tus citas en el sector de la atención domiciliaria.

Opción n. 2: Optimizar sus citas con fichero Excel

Dicha opción está muy valorada por nuestros clientes, consiste en importar las informaciones útiles a la planificación de citas con un fichero Excel. Puedes crear este documento directamente gracias a la hoja de cálculo del famoso Excel o desde otro software en .xsl o en .csv. Nuestro servicio de atención al cliente te ayuda a la creación del fichero que podrás importar en AntsRoute. Ese fichero tiene que contener, como mínimo, 4 columnas de datos indispensables.

• El nombre del cliente.
• La dirección de entrega.
• El tiempo estimado de entrega, reparación de avería o de la cualquier misión.
• La fecha.

A partir de esos 4 campos, el software, automáticamente, calculará todas las posibilidades de ruta, para seleccionar la más relevante.
Por supuesto, puedes también añadir a ese fichero, informaciones facultativas que pueden ayudar a mejorar tu servicio de atención al cliente (número de teléfono, email, latitud, longitud, comentario dirigido al técnico, etc.)

Opción n. 3: Importar citas desde otro software

¿Estás usando otro CRM como Odoo o un paquete de software como Google Workspace para mejorar la fluidez de tu actividad? Una vez más, podrás importar en AntsRoute, toda la información necesaria para optimizar tu ruta. Para poder disfrutar esas funcionalidades, solo tendrás que:

• Conectarte al software AntsRoute gracias a Zapier, es posible por ejemplo con Google Sheets.
• Descargar un módulo adicional para permitir intercambiar informaciones con tu CRM o CMS de uso habitual con AntsRoute. Hay integraciones específicas con Odoo, PrestaShop, WooCommerce, etc.

Opción n. 4: Planificar sus citas por fecha o por plazo de vencimiento

Esta opción permite responder a las necesidades de las empresas que deben planear, a la vez, las solicitudes urgentes y, por otro lado, las citas de mantenimiento recurrentes. En función de las necesidades, el supervisor puede integrar todo tipo de vencimiento:

• Desplazamientos urgentes a realizar durante el día o al día siguiente para respetar el compromiso de servicio de la empresa.
• Citas recurrentes, diarias, semanales o mensuales.
• Mantenimiento preventivo o curativo a ejecutar en un plazo de varios días.

Dicha funcionalidad es muy útil para optimizar la agenda de intervenciones, teniendo en cuenta las diferentes restricciones de tiempo. El software concebirá miles de escenarios, incluso algunos que nunca hubieras imaginado, con el fin de minimizar los desplazamientos inútiles y los kilómetros recorridos. El objetivo es ayudar a los planificadores y técnicos. En efecto, a veces, con el tiempo consiguen ciertos hábitos que pueden ser irracionales e impertinentes a la hora de repartir las tareas.

Por otra parte, gracias a AntsRoute, tendrás en cuenta toda la información necesaria y relevante para lograr tus objetivos. Puede tratarse de datos relativos al técnico, a la tarea en sí o al modelo de coche que utiliza el agente durante la intervención.

Opción n. 5: Proponer a los clientes la posibilidad de confirmar la cita

Gracias a esta funcionalidad el cliente puede confirmar su cita, así, cada intervención está definitivamente registrada en el calendario con el fin de evitar las ausencias y omisiones.

• Integras en el software tus restricciones: cita urgente, recurrente o planeada entre dos fechas.
• En función de las solicitudes en curso y de los recursos disponibles, el software planea una distribución óptima de las intervenciones. Durante esta fase, puedes cambiar algunas citas manualmente, gracias a un sistema intuitivo de “arrastrar y colocar” (drag and drop).
• AntsRoute alerta por email o mensaje de texto a los clientes para proponerles un plazo de intervención previsional.
• El cliente puede aceptar la propuesta o puede cambiar la franja horaria y elegir el día que mejor le convenga entre los que le sugiere el software.
• AntsRoute manda automáticamente un email o un mensaje de texto de confirmación el día anterior. Al acercarse al lugar de entrega/cita, los técnicos que tienen la aplicación móvil AntsRoute pueden también mandar una notificación automatizada, con el fin de mejorar la comunicación.

La inteligencia artificial para ayudarte

¿La idea de dejar los algoritmos, dirigir la actividad de tu equipo te da miedo? No importa la opción que elijas, siempre vas a poder cambiar manualmente lo que quieras. Nuestro Software es extremadamente eficaz a la hora de tomar decisiones, sin embargo, si lo que te propone no te conviene, puedes:

• Modificar manualmente el orden de intervenciones asignado a un agente.
• Asignar una tarea a otro técnico de mantenimiento.
• Lanzar otra optimización modificando algunos parámetros, etc.

Gracias al GPS incluido en la aplicación móvil, tienes la opción de ver en tiempo real, la ubicación y progresión de tus técnicos en su ruta. Puedes, desde el software, realizar modificaciones en caso de emergencia o imprevisto.

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