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Albarán de entrega: definición e instrucciones de uso

Publicado en 7 febrero 2022 • Lectura: 6 min read

Los albaranes de entrega se han convertido en los documentos mercantiles indispensables para evitar litigios, impagos y otros problemas. Encuentra la mejor solución para ofrecer a tus clientes unos albaranes de manera muy sencilla. Para acompañarte, te damos algunos consejos.

1. ¿De qué sirve un albarán a nivel jurídico?
2. ¿Proveer un albarán es obligatorio?
3. ¿Cuáles son las informaciones indispensables de un albarán?
4. ¿Como crear un albarán personalizado?
5. ¿Como generar y hacer firmar tus albaranes con AntsRoute?

El albarán de entrega constituye una prueba irrefutable de que la mercancía ha sido efectivamente entregada. Este documento comercial reduce el riesgo de litigios entre el cliente y el transportista. Mediante la firma de un albarán electrónico, los profesionales de la logística pueden agilizar la facturación.

1. ¿Un albarán, que es?

Es un documento mercantil indispensable para demostrar de manera incontestable que se ha realizado una entrega de bienes. Este documento justifica la existencia de la transacción.

• La firma del albarán al repartidor o proveedor por parte del cliente implica varias consecuencias. La propiedad y responsabilidad de la mercancía son transferidos al comprador.
• De este modo, si el cliente nota la desaparición o el robo de la totalidad o parte del pedido después de firmar, el proveedor no se hará responsable. El cliente o la empresa afirma que el contenido del pedido le llegó en buen estado con las cantidades previstas.
• El cliente, entonces, tiene que pagar el pedido.

El albarán tiene la misma funcionalidad que el informe de intervención que se genera después de una prestación o un servicio.

2. ¿El albarán, un requisito imprescindible?

Las empresas no están obligadas a proporcionar un albarán a sus clientes, ninguna ordenanza o texto jurídico lo impone. Sin embargo, está muy recomendado porque es una justificación indispensable si tienes un litigio con un cliente que se niega a pagar. Con este documento mercantil, tienes dos opciones:

• En el caso de un arreglo amistoso, pones una copia del albarán correspondiente a la factura. Dicha prueba disuade a los que deniegan el pago.
• En el caso del cliente que tiene dificultades económicas o que actúa de mala fe, el albarán firmado por su parte puede apoyar tu solicitud para obtener un requerimiento de pago.

Sin embargo, si decides proporcionar un albarán de entrega, tienes que:

• Generar como mínimo 2 copias del albarán (también llamado recibo de entrega): una para ti y la segunda para el comprador. Algunas empresas también generan una copia más para el transportista.
• El Código de Comercio impone un periodo de conservación mínimo de 6 años para los albaranes, al igual que los documentos contables como las facturas o los formularios de pedido. Una vez firmado, el albarán permite descartar la sospecha de factura falsa.

Un albarán es un documento que certifica que la mercancía ha sido efectivamente entregada.

3. ¿Cuáles son los elementos indispensables que deben aparecer en tus albaranes?

A la diferencia de una factura que debe mencionar unos elementos obligatorios (en el caso contrario te expones a recibir una multa), el albarán no tiene norma específica. Sin embargo, te aconsejamos respetar un formalismo para prever los litigios e impagos.

Antes de enviar la mercancía

Para evitar litigios y facilitar el tratamiento de los albaranes por parte del departamento de factura y contabilidad del cliente, deberás introducir las informaciones siguientes:

Datos que permiten identificar el proveedor del envío:

• Número de albarán.
• Fecha.
• Datos del vendedor (nombre y apellidos o razón social, dirección y CIF/NIF).
• Datos del comprador o destinatario de la mercancía.
• Fecha de envío.
• Dirección de envío (que no es necesariamente la misma que la del comprador).

Algunas empresas eligen añadir el precio de los artículos entregados, con o sin el IVA. Se llama entonces un albarán valorado.

Un albarán generado con AntsRoute.

Recepción de mercancía

Si el cliente aprueba la mercancía entregada, debe firmar el albarán correspondiente, puede ser firma manuscrita o electrónica. Para tener validez en un juzgado como prueba de entrega en caso de impago, el albarán debe obligatoriamente incluir la firma.

En el caso contrario, si el cliente protesta o en caso de falta de conformidad, el cliente debe obligatoriamente apuntarlo en el albarán de entrega de la manera siguiente:

• X mercancía faltante.
• Número de pedido _ abierto o desgarrado.
• Lista de productos rotos, etc.

En este caso, el pago de la factura está suspendido hasta que se resuelve el litigio. Para encontrar un acuerdo el proveedor puede proponer una devolución de los productos dañados, una nueva entrega, parcial o total, etc.

4. ¿Como crear un prototipo de albarán personalizado?

Ninguna ley impone un modelo a la hora de crear tu albarán. Jurídicamente, no existe diferencia entre un albarán en formato papel o electrónico.

Algunos profesionales compran cuadernos de albaranes autocopiativos. En 2022, se usa de manera muy puntual, por ejemplo, en caso de emergencia. Tendrás que usar un programa informático o pedir ayuda a una empresa especializada para personalizar tus albaranes añadiendo, por ejemplo, el logotipo de tu empresa. Un albarán electrónico es mucho más fácil de conservar, clasificar. También si más adelante lo necesitas será mucho más fácil encontrarlo si está en formato digital, que papel.

En función de la cantidad de envíos y de las herramientas que usas a diario, puedes:

• Personalizar un prototipo de albarán de entrega ya existente con Word o Excel. Varios prototipos ya existen y están disponible en línea de forma gratuita.
• Producir albaranes con la ayuda de tu programa habitual de gestión o factura.

Creación de un albarán electrónico con AntsRoute.

5. Bonus: como generar y rellenar tus albaranes en línea con AntsRoute

Puedes crear tus albaranes de entrega con AntsRoute, una solución para optimizar tu entrega de pedidos, productos frescos o de combustible.

Primera opción: Puedes utilizar únicamente el software y la aplicación AntsRoute

Puedes ajustar los parámetros a tu gusto, poner las informaciones que deseas gracias a la funcionalidad “campo personalizado”. En función de tus necesidades, elige los datos en formato texto, cifra o fecha, o incluso puedes elegir unos datos en un menú desplegable.

Uno de nuestros clientes, que permanecerá en el anonimato incluye:

• El número de pedido.
• La referencia interna del cliente.
• La matrícula del repartidor.
• La hora exacta de la entrega.
• El código y la descripción de la mercancía entregada.

Mediante la aplicación móvil AntsRoute, los conductores también pueden cargar directamente la firma electrónica del cliente, así como una foto, para demostrar que la entrega se ha realizado correctamente.
Nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte a configurar estos campos personalizados.

La recogida de pruebas de entrega en la aplicación móvil AntsRoute.

Segunda opción: conectar AntsRoute a tu programa de venta, de facturación o de contabilidad

Con dicha opción, solo tendrás que registrar una sola vez, las informaciones relacionadas con los pedidos o entregas. Si es necesario, los datos podrían ser usados por otros departamentos de la empresa.

Gracias a Zapier, un software que propone integraciones entre programas y aplicaciones web, AntsRoute puede intercambiar automáticamente los datos relativos a los albaranes con los programas siguientes:

• Odoo, un software empresarial todo en uno que incluye CRM, facturación, contabilidad, sitio web y comercio electrónico, gestión de almacenes, fabricación.
• Quickbooks, un auxiliar administrativo, que genera facturas digitales para PYMES.
• Stripe, una plataforma de pagos (como PayPal), que te permite conectar tu página web con una cuenta bancaria (o cuenta Stripe).

Con la ayuda de plugin específicos, los actores del comercio electrónico, también llamado e-commerce, pueden conectar AntsRoute a su sitio web WooCommerce o a la plataforma PrestaShop.

¿Quieres saber más acerca de AntsRoute, Nuestro software exhaustivo de gestión de ruta? Pincha aquí para probar el software y la aplicación móvil durante 7 días