¿Programa de optimización de rutas : por qué y cómo elegirlo?

Un programa de optimización de rutas es una herramienta que organiza, planifica y optimiza tus rutas de entrega, de intervención, de visita a domicilio.
Para ayudarte a elegir tu programa de optimización de rutas, aquí tienes un guía con nuestros mejores consejos:

• ¿Un programa de optimización de rutas que es?
• ¿Cuáles son los beneficios de este tipo de programa?
• ¿En qué circunstancias utilizar un programa de optimización de rutas?
• Las dos grandes utilidades de un programa de optimización de rutas
• ¿Como asegurarse de la eficiencia de un programa de optimización de rutas?
• ¿Como elegir un programa de optimización operativo?

¿Un programa de optimización de rutas, que es?

Para empezar, podemos decir que una ruta es como un itinerario que pasa por diferentes lugares antes de volver a su punto de inicio. En cada uno de los lugares, se realiza una acción : entrega de mercancías, recogida de muestra, intervención de mantenimiento o cuidado a domicilio de pacientes. En función del tipo de servicio, algunas restricciones deben tomarse en cuenta : habilidades, capacidad de carga del vehículo, etc. La optimización de rutas consiste en determinar el mejor itinerario para realizar estas intervenciones limitando los kilómetros recorridos entre dos etapas e integrando el conjunto de las restricciones relativas al sector de actividad.

Un programa de optimización de rutas dedicado a la logística

Todos los programas de gestión tienen como objetivo, encargarse de un sector clave de tu actividad. A nivel logístico, la mayor parte del tiempo, tiene que ver con estos aspectos :

• Traducir los flujos físicos en tu sistema de información ;
• Asegurar la fluidez, el control y la seguridad de tus actividades ;
• Implementar los recursos necesarios para una conformidad óptima ;
• Pilotar el dispositivo según el impacto de factores externos-internos ;
• Dar cuenta de las actividades y tomar las buenas decisiones.

Los programas del sector logístico están abiertos hacia el exterior, por el hecho que organizan cadenas de colaboración entre los diferentes actores.

Elegir una aplicación de optimización de rutas

¿Cuál es el mejor programa para optimizar tus rutas? Es la herramienta que integrara con fidelidad y facilidad tus restricciones. Una solución profesional que debe adaptarse según la evolución de tu actividad.

Aquí tienes ejemplos de ajustes operativos:

• Una flota de vehículos que evolucionara ;
• Volúmenes de carga que varían bastante ;
• Zonas de intervención que evolucionan ;
• Procesos internos a sincronizar ;
• Una implementación ágil de los recursos.

La logística de rutas de entrega o intervención o servicios debe ser una ventaja para tu PYME. Es un paso enorme en tu transformación numérica.

Una orientación eficaz y un acompañamiento

Un programa para organizar tus rutas debe proponer un conjunto de funciones que se adaptan a tu sector de actividad. Las empresas de software tienen, al principio, un objetivo : la logística, el sector de la construcción, la salud, etc. Las especificidades de las otras actividades se integran progresivamente en el programa, respondiendo a las solicitudes de los clientes.

Como ya sabéis, cada sector tiene sus costumbres, sus códigos, su cultura. Pero, por encima de la riqueza funcional de los algoritmos integrados al programa de optimización de rutas, familiarizarse con el puede ser más o menos intuitivo. Las interfaces son diferentes y las lógicas de procedimientos implementados también. La relacion con la empresa y la calidad del servicio de Soporte (Customer Success Management) es muy importante para sacar lo mejor de la herramienta. Este tipo de programa se compone, muchas veces, de varios módulos. La herramienta debe comunicar con otras soluciones ya implementadas (ERP, CRM, etc). Los programas pueden ser más o menos onerosos y hay que hablarlo antes de elegir el programa adecuado.

Ce type de logiciel est souvent composé de plusieurs modules. L’outil doit communiquer avec vos autres solutions métiers déjà en place. Cela peut être plus ou moins coûteux en termes d’intégration. Ce point est donc à anticiper avant de faire son choix.

Así, el marco de inicio es muy importante para señalar los elementos que influyen en los procesos de rutas y el rendimiento de tu sistema de información global. Durante esta etapa, además de los elementos claves de ajustes de la herramienta, puedes disfrutar de un acompañamiento personalizado. Tendrás que explicar la meta y lo que fortalecerá tus ventajas competitivas, además de la productividad de tus rutas.

¿Cuáles son los beneficios de este tipo de programa?

El uso de una solución de gestión de rutas ofrece numerosas ventajas:

• Disminuir un 20 % los gasto relativos a su flota ;
• Ganar productividad con una mejor repartición de recursos ;
• Ganar energía para gastarla en tareas con más valor añadido para el cliente ;
• Satisfacer peticiones de clientes con más personalización ;
• Reforzar la integración y el control de los datos en el sistema ;
• Mejorar la imagen de tu empresa desde el punto de vista de tus clientes y también de tus socios.

Los beneficios de utilizar un software de optimización de rutas.

¿Cuándo recurrir a un programa de optimización de rutas?

Si gestionas numerosos agentes de terreno, repartidores, mensajeros o técnicos, o un número importante de entregas o visitas a domicilio, puedes enfrentarte a la necesidad de recurrir a un programa de optimización de rutas.

¿Concretamente, cuando debes utilizar un programa de optimización para tus rutas? ¿A partir de qué momento una solución de construcción de itinerarios es rentable? Eso depende de la complejidad de planificación. Cuantas más restricciones tienes peor será la planificación manual de rutas, además, resultará fastidiosa, infructuosa y onerosa.

Los factores que debes analizar para determinar la necesidad de un programa de optimización de rutas

Para empezar, debes tomar en cuenta varios factores para poder evaluar la necesidad de una herramienta de optimización de itinerarios. Principalmente, debes tomar en cuenta:

• El número de agente de terreno.
• El número de intervención o de entrega para planificar a diario.
• El nivel de restricciones de estas intervenciones (exigencias de los clientes en término de plazos, de franjas horarias de paso, disponibilidades y horario de trabajo de los agentes, capacidades de los vehículos, etc.).

¿A partir de cuantos agentes de terreno debes utilizar un programa de construcción de itinerarios?

No es una pregunta sencilla, una organización manual se puede contemplar si debes planificar algunas intervenciones a diario para uno o dos agentes.

Sin embargo, utilizar un programa de optimización de rutas para un conductor puede resultar interesante. Algunos de nuestros usuarios que disponen de una flota que se compone únicamente de un vehículo nos revelan mejorar su productividad con AntsRoute. Por ejemplo, Cyprien Ripoteau, gerente de la sociedad Agape Traiteur nos comunica los beneficios de nuestra herramienta para gestionar las rutas de su repartidor: « El programa AntsRoute optimiza nuestras entregas a diario desde hace más de un año. ¡Nos permite ganar tiempo y entonces ganar dinero! Ahora no tenemos que organizar las entregas y podemos aceptar más pedidos. »

Finalmente, el uso de un programa de construcción de rutas puede ser beneficioso a partir de un agente de campo.

À partir de cuantas visitas diarias utilizar un programa de optimización de rutas?

En primer lugar, varios son los que prevén planificar sus itinerarios con la ayuda de Google Maps. La herramienta permite planificar un itinerario con 10 paradas. Sin embargo, si el programa puede encontrar el camino más rápido entre dos paradas, no permite determinar el orden óptimo para la realización de estas 10 paradas. Para organizar estos itinerarios los profesionales necesitan automatizar los cálculos con la ayuda de una solución de optimización de rutas. Así, a partir de una decena de intervenciones para planificar diariamente, una herramienta de construcción de itinerarios sigue siendo rentable.

Los tres grandes tipos de restricciones que debe gestionar el planificador

Google Maps tampoco puede tomar en cuenta las restricciones de cada sector de actividad que necesitan asignar algunas intervenciones a un agente en vez de otro.

Aquí tienes las restricciones que deben tomarse en cuenta a la hora de planificar las rutas:

• Vehículos – capacidad, coste de uso, indisponibilidad, tipo de vehículo y lugar de estacionamiento.
• Agentes de terreno – horario de trabajo, descansos, ausencias, lugar de salida/llegada y habilidades.
• Clientes – horario de apertura, franja horaria de paso deseada y distanciamiento geográfico.

Y eso no es todo… Obviamente, debemos tomar en cuenta otros factores a la hora de planificar las rutas. Por ejemplo, las visitas con recurrencia, semanal, mensual o anual. Los agentes favoritos para algunos clientes o pacientes, la necesidad de cargar mercancías en un lugar antes de entregarla a otra dirección, las intervenciones o entregas que deben priorizarse etc.

En pocas palabras, en cuanto debes gestionar dos de estas restricciones, elaborar sus rutas a la mano puede resultarse fastidioso y costoso para la empresa. El uso de un programa de optimización de rutas cobra sentido.

Programa de optimización de rutas : dos grandes utilidades

Normalmente, una solución de optimización de rutas puede ser utilizada para un estudio puntual o en el macro de un uso cotidiano. Así, un programa puede ser estratégico u operativo.

Programa estratégico : estudio puntual

Si tienes una necesidad puntual, hablamos de un uso estratégico del programa de optimización de rutas. Por ejemplo, realizas rutas de entrega idénticas cada semana con los mismos clientes y deseas optimizar este itinerario una sola vez. Otro ejemplo, deseas un estudio para determinar los almacenes a implementar en un sector en función de la ubicación de los clientes. Por ello no tienes que suscribir a una oferta. Solo tienes que pedir un estudio junto a los expertos en Investigación y Desarrollo. En AntsRoute tenemos un equipo de doctores en Investigación y Desarrollo que pueden responder a este tipo de solicitud.

Programa operativo : uso cotidiano

Un programa de optimización de rutas operativo es un programa que se utiliza cotidianamente en el departamento de planificación. La primera funcionalidad consiste en planificar las entregas o intervenciones, o a medidas que lleguen las llamadas, o de una sola vez durante un periodo dado. Por ejemplo, con la ayuda de un fichero de importación. Realizas inteligentemente la primera etapa de planificación, la segunda que permite construir las rutas será muy rápida. Una vez más, la potencia de los algoritmos asegura la eficiencia de la optimización. Por último, para gestionar los imprevistos, algunos programas de optimización de rutas proponen una tercera funcionalidad : el seguimiento de las rutas en tiempo real.

Seguimiento de rutas en directo con el software AntsRoute.

¿Cómo asegurarse de la eficiencia de un programa de optimización de rutas?

La eficiencia de un programa de optimización de rutas puede ser establecida en función del punto óptimo alcanzado durante un periodo dado. Este análisis debe incluir cuatro criterios:

• El objetivo de optimización ;
• El compromiso con el cliente ;
• Las restricciones asociadas a tu sector de actividad y tu método de organización ;
• La duración de optimización.

Así, para verificar la idoneidad de un programa para tu uso, es necesario establecer rigurosamente tus necesidades.

Pensar en la situación óptima que deseas implementar

En un primer lugar, es necesario asegurarse de que la función de optimización corresponde a tus necesidades y a la eficiencia optima deseada. Por ejemplo, algunas empresas quieren minimizar el número de kilómetros recorridos sin tener en cuenta el número de agentes o vehículos solicitados. En cambio, otras empresas desean maximizar el número de intervenciones de una cierta categoría.

Optimizando las rutas, los profesionales buscan en un primer lugar a maximizar el número de intervenciones o de entregas realizadas, limitando a la vez el número de conductores y de vehículos solicitados y así reduciendo el número de kilómetros recorridos entre dos direcciones.

Definir su compromiso con el cliente

Estableciendo el desempeño operacional buscado, debes también tener en cuenta tu compromiso con el cliente. Así, el compromiso que tienes con el cliente influirá sobre la función de optimización. Por ello, debes contestar a estas cuatro preguntas:

• ¿Cuál es tu compromiso con el cliente?
• ¿Cuáles son los plazos de entrega o intervención? (24 horas, 1 semana)
• ¿Tus clientes pueden elegir una franja horaria de paso?
• ¿Impones una fecha de paso a tus clientes?

Expresar sus restricciones

Cuando eres un profesional y llevas varios años trabajando en un sector de actividad, definir tus restricciones no es algo fácil. La mayoría de las restricciones están implantadas, pero no es fácil expresarlas. Si pides una demostración de un programa de optimización de rutas, el experto te preguntara sin duda por tus restricciones.

Indicar la duración de optimización deseada

La optimización de ruta es un cálculo repetitivo. Más el número de iteraciones está elevado, mejor será la optimización obtenida. Es necesario preguntarse: ¿cuánto tiempo estás dispuesto a esperar para obtener un resultado? En función del número de entregas o de citas para asignar, del número de vehículos o conductores para gestionar y del nivel de restricciones, el experto en optimización de rutas puede, una vez más, aconsejarte sobre la duración de una optimización razonable.

¿Como elegir un programa de optimización operativo?

¿En fin, como elegir un programa de optimización de rutas? Aquí tienes cuatro criterios a tomar en cuenta :

• Un motor de optimización adaptado a tu uso ;
• Las funcionalidades del programa deben ser amplias y adaptadas a tu actividad ;
• Una interfaz ergonómica e intuitiva ;
• Una buena disponibilidad e integraciones.

Confirmar la potencia de los algoritmos

Expresar sus necesidades permite definir el rendimiento y la calidad del programa de optimización de rutas. Por ello, varias pruebas permiten confirmar la potencia de estos algoritmos.

Validar las funcionalidades

Actualmente, los programas de optimización de rutas proponen, muchas veces, otras funcionalidades que no están relacionadas con la optimización. Algunas funcionalidades son similares a las que puede proponer un programa de transporte TMS (Transport Management System) o un programa de gestión de intervenciones. Estas funcionalidades adicionales se centran más en informar el cliente, ayudar a los conductores a navegar y a establecer informes (informe de intervención, albarán de entrega, Guía de embarque, etc).

Asegurarse de la ergonomía de la interfaz

Es muy frustrante no conseguir utilizar una herramienta informática. Por eso el criterio de la ergonomía es esencial para una navegación fluida y rápida. En pocas palabras, una interfaz ergonómica permite a los usuarios, aportar modificaciones de manera sencilla a las rutas establecidas. Por otro lado, el uso de un programa ergonómico procura una cierta satisfacción. Este criterio no puede ser descuidado a la hora de elegir el programa adecuado.

Verificar los aspectos técnicos

Aquí tienes dos preguntas fundamentales para plantearse antes de elegir una herramienta de optimización de rutas:

• ¿Se trata de un servidor on promise, es decir alojado en un servidor local o en modo SaaS, es decir alojado en la nube?
• ¿El programa dispone de una API y puede conectarse con otras aplicaciones?

Los programas SaaS con un alojamiento multidimensional y adaptativo presentan una ventaja : la disponibilidad y la rapidez de los cálculos. Por otro lado, la presencia de una API REST asegura las posibilidades de evolución e interconexión del programa de optimización de rutas con otras soluciones (ERP, PGI, etc.).