Wie erstellt und steuert man einen effizienten Einsatzplan?

Veröffentlicht am 8 März 2023 • Lesen: 6 min read

Der Einsatzplaner ist eine unerlässliche Lösung, um alle anfallenden Aufträge in so unterschiedlichen Bereichen wie Wartung, Hoch- und Tiefbau oder Dienstleistungen auf intelligente Art und Weise zu verteilen. Mit diesem XXL-Terminplaner sehen Sie im Handumdrehen, was jeder Techniker vor Ort tut – pro Tag, pro Woche oder pro Monat.
Viele Betreiber und Teamleiter verwenden jedoch nach wie vor ungeeignete Planungsinstrumente, die viel Zeit und Energie kosten. Diese Tipps helfen Ihnen, einen leistungsfähigen Einsatzplan zu erstellen, Ihre Produktivität zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Inhaltsverzeichnis

• Listen Sie die Daten auf, die wirklich wichtig sind!
  • Mitarbeiterrelevante Informationen
  • Einsatzrelevante Informationen
  • Die interne Organisation Ihres Unternehmens
• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Tools, die Sie bereits verwenden
• Wählen Sie ein geeignetes Tool für die Verwaltung von Einsätzen
  • Die Erstellung von Plänen mit Excel oder Google Sheets: Gute Idee – oder nicht?
  • Die Vorteile einer Software für das Einsatzmanagement
• Statten Sie Ihre Techniker mit einer guten mobilen App aus
• Verfolgen Sie die Durchführung von Aufträgen in Echtzeit
• Nutzen Sie automatische Benachrichtigungen, um Ihre Kunden zu beruhigen

Das Erstellen eines Einsatzplans verbessert die Produktivität erheblich. Durch den Einsatz von Tools können Sie Zeit sparen und Ihre Ressourcen optimieren. Darüber hinaus tragen diese Lösungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Kundenzufriedenheit bei.

Listen Sie die Daten auf, die wirklich wichtig sind!

Es ist eine komplexe Aufgabe, den richtigen Auftrag an den richtigen Techniker zu vergeben, und von Beruf zu Beruf können die zu berücksichtigenden Parameter sehr unterschiedlich ausfallen.
Hier sind die wichtigsten Daten, die in Unternehmen zur Organisation von Einsätzen und zur Optimierung von Ressourcen verwendet werden.

Mitarbeiterrelevante Informationen

• Kompetenzen, Berechtigungen und Art der Führerscheine, die er/sie besitzt.
• Geografisches Gebiet, in dem der Techniker:innen tätig ist bzw. wohnt.
• Zeitplan für jede(n) Mitarbeiter:in: Arbeitszeiten, Pausen, Urlaub usw.

Einsatzrelevante Informationen

• Art und Merkmale der zu erledigenden Aufgaben.
• Adresse oder geografischer Standort.
• Benötigte Teile oder Materialien sowie deren Verfügbarkeit.
• Fahrzeit und voraussichtliche Dauer des Einsatzes, usw.

Die interne Organisation Ihres Unternehmens

Dieser Punkt ist wohl am schwierigsten zu erfassen und zu modellieren. Je nach Ihrer Tätigkeit sind die Parameter zur Bestimmung der Prioritätenreihenfolge sehr unterschiedlich.

Ein Wartungsunternehmen muss zum Beispiel einerseits die Art des Eingriffs – und damit die Fähigkeiten der einzelnen Techniker:innen – berücksichtigen, aber auch seine Serviceverpflichtungen sind entscheidunsgrelevant. Handelt es sich um einen Notfall oder um eine vorbeugende Wartungsmaßnahme? Gibt es eine Garantie für die Interventions- oder Wiederherstellungszeit? Wenn ja, welche vertragliche Frist muss dann eingehalten werden?

Andere Branche, andere Herausforderungen: Im Hoch- und Tiefbau erfordern bestimmte Arbeiten den Einsatz teurer Maschinen oder Materialien, die teilweise gemietet werden müssen. Um die Ressourcen richtig zu optimieren und Strafen für Verspätungen zu vermeiden, sollten die verfügbaren Mitarbeiter:innen vorrangig solchen Baustellen zugewiesen werden.

Details zu einer geplanten Intervention auf AntsRoute.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Tools, die Sie bereits verwenden

Erst wenn Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Informationen miteinander verknüpft haben, können Sie einen effizienten Einsatzplan erstellen.
Ein Problem kann sein, dass diese Daten eventuell auf unterschiedlichen Softwareplattformen verteilt liegen:

• CMMS-Lösung (Computerunterstütztes Instandhaltungs-Management-System) zur Steuerung des Ersatzteil- oder Gerätelagerbestands: Twimm, Alteva, Organilog, Fiix, MaintainX usw.
• Excel-Tabelle oder ERP zur Verwaltung der Kundenbeziehungen: Oracle, SAP, Cegid, Odoo usw.
• Software für Buchhaltung oder Rechnungsstellung usw.

Nehmen Sie sich bei diesem Punkt ein paar Minuten Zeit, um schwarz auf weiß eine Bestandsaufnahme zu machen: Welche Daten sind bereits organisiert, welche können Sie leicht auswerten?
Umgekehrt: welche Informationen fehlen Ihnen? Um sie zu erkennen, ist es ganz einfach: Es sind diejenigen, für die Sie sicher jede Woche mehrere Stunden am Telefon mit Ihrem Team oder Ihren Kunden verbringen, um sie abzurufen …

Wählen Sie ein geeignetes Tool für die Verwaltung von Einsätzen

Die Erstellung von Plänen mit Excel oder Google Sheets: Gute Idee – oder nicht?

Um 2 bis 3 regelmäßige Touren zu verwalten, kann eine Tabellenkalkulation, in der die relevanten Daten aufgelistet sind, gute Dienste leisten. Tools wie Excel oder Google Sheets funktionieren umso besser, je homogener die Kompetenzen innerhalb Ihres Teams sind.

Sind bestimmte Informationen, die für die Planung nützlich sind, bereits in einem anderen IT-Tool zusammengestellt? Wir empfehlen Ihnen, die Dokumentation zu konsultieren oder die Supportabteilung der betreffenden Software zu kontaktieren.

In 99 % der Fälle gibt es eine Lösung, mit der Sie diese externen Daten einfach abrufen und mit Ihrer Tabellenkalkulation „verbinden“ können. Sehr häufig können Sie die in Ihrer Branchen- oder Buchhaltungssoftware enthaltenen Informationen in das .csv- oder .xls-Format exportieren und dann mit den entsprechenden Zellbereichen in Ihrer Excel-Planung verknüpfen.

Die Vorteile einer Software für das Einsatzmanagement

Über diese Schwelle von 2-3 Touren hinaus sollten Sie sich besser für eine spezialisierte Software entscheiden, vor allem, wenn sich die Planung jeden Tag oder jede Woche ändert!

Im Vergleich zu einer Tabellenkalkulation vom Typ Excel verfügen die Lösungen für die Einsatzverwaltung über zahlreiche zusätzliche Funktionen, die für die Steuerung und Optimierung der Aktivitäten mobiler Teams sehr nützlich sind:

• Aktualisierung des Zeitplans in Echtzeit für jeden Techniker.
• Berücksichtigung der von den Kunden und Kundinnen gewünschten Zeitfenster.
• Möglichkeit, die Einsätze entsprechend Ihrer geschäftlichen Prioritäten zu planen.
• Digitalisierung von Roadmaps.
• Verwaltung der Einsatznachweise und elektronischen Signaturen.
• Automatische Ausgabe und Übermittlung von Einsatzberichten.
• Geolokalisierung der Fahrer, und sogar geografische Tourenoptimierung für bestimmte Werkzeuge usw.

Um Ihnen zu helfen, haben wir hier die fünf wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer Software zur Verwaltung von Einsätzen zusammengefasst. Außerdem finden Sie in diesem Artikel eine Auswahl von 6 Lösungen, die unserer Meinung nach einen Blick wert sind.

Optimierte Einsatztouren auf AntsRoute.

Statten Sie Ihre Techniker mit einer guten mobilen App aus

Als Ergänzung zur webbasierten Lösung bieten alle Anbieter von Software zur Verwaltung von Einsätzen eine mobile App an, die auf jedes beliebige Endgerät (Tablet oder Smartphone) heruntergeladen werden kann.

Jeder Außendienstmitarbeiter kann auf der Benutzeroberfläche seinen in Echtzeit aktualisierten Dienstplan mit allen Informationen einsehen, um effektiv arbeiten zu können:

• Kontaktdaten und Adresse der Kunden.
• Einsatzrelevante Informationen oder Dokumente.
• Benötigtes Equipment bzw. Teile zum Mitnehmen.
• Historie der bereits erfolgten Arbeiten auf dieser Baustelle usw.

Je nach Applikation hat jeder Techniker neben der Planung auch Zugriff auf andere nützliche Dienste: integriertes GPS, Foto- oder Videobeweise, elektronische Unterschrift usw.

Die Validierung einer Intervention über die mobile Anwendung AntsRoute.

Verfolgen Sie die Durchführung von Aufträgen in Echtzeit

Einige Anwendungen wie AntsRoute beinhalten auch einen Geolokalisierungsdienst. Dank dieser Funktion kann der Unternehmer oder Teamleiter die Position seiner Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen und Unwägbarkeiten effizienter bewältigen: Notfalleinsätze, Unfälle, Staus etc.

Wenn z. B. das Fahrzeug eines Technikers eine Panne hat, kann sein Vorgesetzter sofort sehen, welche Kollegen sich in der Nähe befinden, und entscheiden, was die beste Lösung ist: den Auftrag an einen Kollegen mit den entsprechenden Fähigkeiten zu vergeben oder ihn zu verschieben.

Diese Funktion ist auch sehr wertvoll, um zuverlässige Informationen an Ihre Gesprächspartner weiterzugeben. Im Falle eines Anrufes beim Kunden- oder Kundendienst braucht es nur wenige Klicks, um genau zu wissen, wo sich der Mitarbeiter auf seiner Tour befindet, und dem besorgten Kunden Auskunft zu geben.

AntsRoute-Link, mit dem Kunden eine Intervention umplanen und die Ankunft des Technikers verfolgen können.

Nutzen Sie automatische Benachrichtigungen, um Ihre Kunden zu beruhigen

Die gegenseitige Validierung von Terminen und Aufträgen in einer einzigen IT-Lösung ist ebenfalls sehr wertvoll, um Ihre Servicequalität zu verbessern und damit die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Das Versenden einer Bestätigungsmail oder SMS nach der Terminvereinbarung ist natürlich sehr hilfreich, um unerwartete Abwesenheiten einzuschränken.

Aber über diesen Service hinaus, der sich als neuer Standard durchgesetzt hat, gibt es noch weitere Funktionen, die den Kunden in Echtzeit wirkungsvoll informieren und beruhigen können.
Mit AntsRoute können Sie z. B. folgende automatische Benachrichtigungen planen:

• Erinnerung an den Termin mit der geschätzten Ankunftszeit (ETA).
• Link, um die Ankunft des Mitarbeiters auf einer Karte zu verfolgen.
• Folgemeldungen, falls der Besuch verschoben oder abgesagt wurde.

Möchten Sie mehr über unsere Lösung für das Einsatzmanagement erfahren? Gehen Sie auf diese Seite.