Lieferschein: Definition und Anleitung

Veröffentlicht am 16 Mai 2022 • Lesen: 6 min read

Lieferscheine sind zu unverzichtbaren Geschäftsdokumenten geworden, um Streitigkeiten, unbezahlte Rechnungen und andere Ärgernisse zu vermeiden. Allerdings müssen Sie die richtige Lösung finden, um Ihren Kunden einen fachgerecht erstellten Lieferschein anzubieten, ohne Stunden damit zu verbringen!
Um Sie bei der Erstellung Ihrer Lieferscheine effektiv zu unterstützen, finden Sie hier einen umfassenden Leitfaden in fünf Punkten:

1. Was ist ein Lieferschein?
2. Ist der Lieferschein ein verpflichtendes Dokument?
3. Welche wesentlichen Angaben sollten Sie auf Ihren Lieferscheinen erwähnen?
4. Wie erstelle ich eine eigene Vorlage für einen Lieferschein?
5. Bonus: Wie können Sie mit AntsRoute Ihre Lieferscheine online erstellen und ausfüllen?

Der Lieferschein belegt zweifelsfrei, dass eine Warenlieferung tatsächlich stattgefunden hat. Dieses Handelsdokument verringert das Risiko von Streitigkeiten zwischen dem Kunden und dem Transportunternehmen. Die Unterzeichnung eines elektronischen Lieferscheins ermöglicht es Logistikfachleuten, die Transaktion zu beschleunigen.

1. Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein wichtiges Handelsdokument, mit dem die Durchführung einer Warenlieferung zweifelsfrei belegt werden kann. Wenn ein Kunde den von seinem Lieferanten oder einem Spediteur vorgelegten Lieferschein unterschreibt, hat diese Unterschrift zahlreiche Konsequenzen:

• Das Eigentum und die Verantwortung für die Ware gehen auf den Käufer über. Das heißt, wenn der Kunde nach der Unterzeichnung des Lieferscheins das Verschwinden oder den Diebstahl der gesamten Bestellung oder eines Teils davon feststellt, ist der Lieferant nicht haftbar.
• Die Privatperson oder das Unternehmen erkennt mit der Unterschrift, dass der Inhalt der Bestellung in gutem Zustand und in den vorgesehenen Mengen bei ihr/ihm eingetroffen ist.
• Der Kunde verpflichtet sich, die Bestellung zu bezahlen.

Der Lieferschein erfüllt also die gleichen Funktionen wie der Einsatzbericht, der im Anschluss an eine Leistung oder Dienstleistung erstellt wird.

2. Ist der Lieferschein ein verpflichtendes Dokument?

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, einen Lieferschein für Ihre Kunden zu erstellen. Es wird jedoch dringend empfohlen, denn der Lieferschein ist ein unentbehrlicher Beleg, um einen säumigen Zahler dazu zu bringen, Sie zu bezahlen. Mit diesem Geschäftsdokument schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe:

• Im Falle einer gütlichen Mahnung legen Sie eine Kopie des Lieferscheins bzw. der Lieferscheine bei, die sich auf die unbezahlte Rechnung beziehen. Dieser Beweis schreckt in der Regel von vielen Einsprüchen und Zahlungsverweigerungen ab.
• Bei einem bösgläubigen oder sich in finanziellen Schwierigkeiten befindlichen Kunden ist die Vorlage eines unterschriebenen Lieferscheins unerlässlich, um die Berechtigung Ihres Anspruchs zu beweisen und einen Zahlungsbefehl zu erwirken.

Wenn Sie sich für die Erstellung von Lieferscheinen entscheiden, müssen Sie:

• Ihre Lieferscheine in mindestens zweifacher Ausfertigung erstellen: eine für Sie und eine zweite für den Käufer, die auch als Empfangsbestätigung bezeichnet werden kann. Manche Unternehmen sehen zusätzlich eine weitere Kopie für den Spediteur vor.
• Ihre Lieferscheine zehn Jahre lang aufbewahren, genauso wie andere Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen oder Bestellscheine. Mit unterschriebenen Lieferscheinen können Sie u.a. jeden Verdacht auf gefälschte Rechnungen ausräumen.

Ein Lieferschein ist ein Dokument, das die tatsächliche Lieferung von Waren bescheinigt.

3. Welche wesentlichen Angaben sollten Sie auf Ihren Lieferscheinen erwähnen?

Im Gegensatz zu einer Rechnung, die bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, da sonst ein Bußgeld droht, ist der Inhalt eines Lieferscheins nicht festgelegt.
Dennoch ist es besser, bei Lieferscheinen einen gewissen Formalismus einzuhalten, um sich wirksam gegen Streitigkeiten und unbezahlte Rechnungen zu schützen!

Vor dem Versand der Ware

Um das Rechtsstreitsrisiko auszuschließen und die Bearbeitung der Lieferscheine durch die Rechnungs- oder Buchhaltungsabteilung des Kunden zu erleichtern, sollten Sie folgende Informationen angeben:

• Daten zur Identifizierung des Versenders, wie auf einer Rechnung: Firmenname, Gesellschaftsform, Adresse, Kapital, SIREN-Nummer, Eintrag im Handelsregister usw.
• Daten des bestellenden Kunden oder Unternehmens.
• Referenz der Bestellung.
• Lieferscheinnummer, die später auf die entsprechende Rechnung übertragen wird.
• Name, Art oder genaue Merkmale der gelieferten Waren.
• Genaue Mengen, ausgedrückt in Einheiten, Litern, Volumen usw.
• Versanddatum und Lieferdatum.
• Lieferadresse, sollte diese nicht mit der Rechnungsadresse gleich sein.

Manche Unternehmen entscheiden sich auch dafür, die Preise der gelieferten Artikel mit oder ohne MwSt anzugeben. In diesem Fall spricht man von bewerteten Lieferscheinen.

Zum Lieferzeitpunkt der Produkte

Wenn der Kunde den gelieferten Inhalt bestätigt, muss er den entsprechenden Lieferschein unterschreiben, unabhängig davon, ob es sich um eine handschriftliche oder elektronische Unterschrift handelt. Denn ein Lieferschein, muss zwingend unterschrieben sein, um im Falle einer Zahlungsverweigerung als Lieferbeweis von einem Richter anerkannt zu werden.

Weiterhin muss der Kunde im Falle von Vorbehalten, Beanstandungen oder Feststellen von Konformitätsmängeln diese unbedingt auf dem Lieferschein vermerken, und zwar mit expliziten Kommentaren wie:

• X fehlende Produkte.
• Paketnummer Nr._ geöffnet oder zerrissen.
• Liste der defekten Waren, usw.

Gegebenenfalls wird die Zahlung der Rechnung ausgesetzt, bis die Streitigkeit beigelegt ist. Dies wird als „Vorbehalte aufheben“ bezeichnet. Um den Streitfall abzuschließen, kann der Lieferant die Rücknahme und den Umtausch der beschädigten Produkte, eine teilweise oder vollständige Neulieferung usw. anbieten.

Eine Lieferscheinvorlage.

4. Wie erstelle ich eine eigene Vorlage für einen Lieferschein?

Wie bereits erwähnt gibt es keine gesetzlichen Auflagen für die Erstellung eines Lieferscheins. Rechtlich gesehen gibt es keinen Unterschied zwischen einem Lieferschein in Papierform und einem elektronischen Lieferschein.
Einige Gewerbetreibende nutzen immer noch Durchschreibsätze oder Manifold-Hefte für Ihre Lieferscheine. Aber ganz ehrlich: Im Jahr 2022 kann das nur eine Notfalllösung sein!

Dank gängiger Bürosoftware können Sie Ihre Lieferscheinvorlage schnell und einfach mit den Farben und dem Logo Ihres Unternehmens personalisieren. Die digitale Form des Lieferscheins (z.B. als pdf) ist außerdem viel einfacher aufzubewahren, zu klassifizieren – und damit auch wiederzufinden! – als sein Pendant auf Papier.
Je nach Anzahl der täglichen Lieferungen und der von Ihnen zu verwendeten Tools können Sie:

• Eine bereits vorhandene Lieferscheinvorlage in Word oder Excel anpassen. Viele Vorlagen für Lieferscheine sind online kostenlos verfügbar.
• Lieferscheine mithilfe Ihrer üblichen Verwaltungs- oder Rechnungssoftware erstellen.

Die Erstellung eines elektronischen Lieferscheins mit AntsRoute.

5. Bonus: Wie können Sie mit AntsRoute Ihre Lieferscheine online erstellen und ausfüllen?

Ihre Lieferscheine lassen sich auch mithilfe von unserer Software zur Optimierung Ihrer Paket-, Frischwaren- oder Brennstofflieferungen AntsRoute erstellen und ausfüllen.

Erste Methode: Sie verwenden nur die AntsRoute-Software und die AntsRoute-App

Mit der Funktion Benutzerdefinierte Felder können Sie die Informationen, die auf Ihren Lieferscheinen erscheinen sollen, völlig frei einstellen. Je nach Bedarf wählen Sie Daten in Form von Text, Zahlen, Datum oder sogar Daten, die Sie aus einer Dropdown-Liste auswählen können.
Einer unserer Kunden, dessen Lieferschein wir anonymisiert haben, vermerkt folgende Informationen:

• Die Nummer der Bestellung.
• Die interne Referenz des Kundenkontos.
• Die Personalnummer des Fahrers.
• Das Lieferdatum bzw. die genaue Lieferzeit.
• Den Artikelcode und die Bezeichnung der gelieferten Artikel.

Mit der mobilen Applikation AntsRoute können die Fahrer auch direkt die elektronische Unterschrift des Kunden sowie ein Foto hochladen, um den reibungslosen Ablauf der Lieferung zu belegen.
Unsere Supportabteilung steht Ihnen natürlich gerne zur Verfügung, um Sie bei der Einrichtung dieser benutzerdefinierten Felder zu unterstützen.

Die Erfassung von Liefernachweisen über die mobile Anwendung AntsRoute.

Zweite Methode: Sie verbinden AntsRoute mit Ihrer Verwaltungs- oder Abrechnungssoftware verbinden

Die andere Möglichkeit besteht darin, AntsRoute mit Ihrer üblichen Verkaufs-, Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware zu verbinden. Bei dieser Vorgehensweise werden die mit Bestellungen oder Lieferungen verbundenen Informationen ein einziges Mal erfasst, bevor sie von anderen Abteilungen des Unternehmens je nach Bedarf ausgewertet werden.

Mithilfe einer IT-Verbindung namens Zapier, kann AntsRoute inzwischen Lieferscheindaten automatisch mit den folgenden Softwareprogrammen austauschen:

• Odoo, eine Reihe von Open-Source-Anwendungen.
• Quickbooks, eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für Kleinstunternehmen.
• Axonaut, eine All-in-One-Lösung für Unternehmer, die Angebote, Rechnungen, Lagerverwaltung, Projektmanagement usw. umfasst.
• Sellsy, ein Werkzeug für Akquise, Verkauf und Management.
• Stripe, APIs und Software zur Abwicklung von Online-Zahlungen.

Mithilfe spezieller Plugins können Online-Händler AntsRoute auch mit ihrer WooCommerce-Seite oder der Prestashop-Plattform verbinden.

Hat dieser Artikel Ihr Interesse geweckt, mehr über AntsRoute, unsere sehr umfassende Softwarelösung für das komplette Liefermanagement, zu erfahren? Um die Software und die mobile Anwendung 7 Tage lang kostenlos zu testen, besuchen Sie bitte diese Seite!