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5 raisons de planifier les tournées de vos techniciens de maintenance en interne

Publié le 3 avril 2019 • Lecture : 6 min read

Depuis quelques semaines, le prix des carburants bat des records. Face au temps de déplacement des techniciens qui représentent souvent la moitié de leur journée de travail et sans aucune perspective de baisse des prix à l’horizon, les responsables d’exploitation recherchent des solutions pour optimiser les déplacements des équipes mobiles, et ainsi réduire leur consommation.
 Heureusement, l’intelligence artificielle permet aujourd’hui le développement d’outils particulièrement intéressant pour optimiser la planification des interventions de maintenance ou de réparation, tout en répondant aux attentes des clients et des équipes de terrain.
Voici 5 raisons d’acquérir un logiciel de planification et d’optimisation de tournées pour piloter votre activité et vos techniciens.

Sommaire de l’article :

1. Planifier des tournées de maintenance équilibrées
2. Limiter les kilomètres parcourus par les techniciens entre deux interventions
3. Permettre aux clients de prendre rendez-vous 24 h/24 et 7 j/7
4. Réduire le nombre de rendez-vous manqués
5. Simplifier la rédaction des rapports d’intervention

Face à la hausse du carburant, planifier des tournées de maintenance efficaces est essentiel. Cela permet d’économiser sur les déplacements et de renforcer la performance des techniciens. La planification optimisée des interventions améliore la satisfaction client.

1. Planifier des tournées de maintenance équilibrées

Au moment de construire les tournées de maintenances, les responsables d’exploitation doivent prendre en compte de nombreux paramètres :

• Les compétences et habilitations de chaque technicien d’intervention.
• La capacité de chargement, motorisation et coûts de chaque véhicule.
• Les horaires de travail, temps de pause obligatoires, congés et arrêts maladie des salariés.

Le lieu de départ et d’arrivée de chaque véhicule.

• Les chargements et déchargements du matériel.
• Les horaires d’ouverture ou de disponibilité du client final.
• Les garantie de temps d’intervention.
• La durée des opérations de maintenance, notamment sur des machines-outils, des installations industrielles ou sur les réseaux de télécommunication et de distribution d’énergie.
• Les conditions de circulation usuelles.

Inutile de préciser que déterminer les meilleurs plans de tournées en intégrant toutes ces variables est un véritable casse-tête ! Planifier ces tournées à la main, voire à l’aide d’outils tels que Google Maps ou Excel, n’est pas une façon réaliste pour gérer son activité : perte de temps, rendez-vous manqués, retards, clients contrariés, techniciens épuisés, etc.

Bonne nouvelle : des solutions logicielles d’optimisation des tournées d’intervention ont été conçue pour gérer l’ensemble de ces contraintes. Concrètement, grâce aux algorithmes et à l’intelligence artificielle, l’outil d’optimisation de tournées assigne en quelques instants les opérations de maintenance aux techniciens en fonction des contraintes horaires et métier définies par le planificateur.

Tournées de maintenance générées sur AntsRoute.

2. Limiter les kilomètres parcourus par les techniciens entre deux interventions

“Le meilleur déchet est celui qu’on ne produit pas”. Depuis plusieurs années, le mouvement zéro déchet qui vise à réduire le gaspillage des ressources occupe une place grandissante dans tous les aspects de notre quotidien. Le secteur de l’intervention et de la maintenance à domicile ne fait pas exception à la règle…
Les logiciels d’optimisation de tournées partent également du principe que le meilleur kilomètre est celui que l’on ne parcourt pas. L’objectif de ces outils est donc d’assigner les interventions de maintenance ou de réparation en fonction des contraintes métier, tout en minimisant les kilomètres parcourus entre deux étapes de maintenance. Pour cela, les logiciels d’optimisation de tournées proposent plusieurs fonctionnalités :

• Au moment de la construction des itinéraires, éviter les zones d’embouteillage habituelles.
• Lors de l’assignation des étapes aux salariés, prendre en compte l’éloignement géographique des clients.
• Si le technicien habite à proximité de sa zone d’intervention, programmer son début de tournée depuis l’adresse de son domicile.
• En cas d’imprévu ou de demande de dernière minute, recalculer les itinéraires pour éviter les kilomètres inutiles.
• Si les opérations de réparation nécessitent l’utilisation de matériel, maximiser le taux de chargement des véhicules pour limiter les retours aux bureaux.

L’optimisation de deux tournées d’intervention sur AntsRoute.

3. Permettre aux clients de prendre rendez-vous 24 h/24 et 7 j/7

L’utilisation d’une solution d’optimisation de tournées présente également un intérêt pour vos clients, car l’outil est disponible 24/7. Généralement, les consommateurs souhaitent contacter votre service client pour programmer un rendez-vous durant leur temps libre, c’est-à-dire en dehors de vos horaires d’ouverture. Pour répondre à cette problématique, certains éditeurs proposent des systèmes de prise de rendez-vous en ligne. Prenons l’exemple de l’outil vientchezvous.com proposé par AntsRoute :

• Les clients peuvent choisir un type de prestation parmi ceux que vous aurez renseignés depuis la plateforme, par exemple, maintenance sur une machine-outils, installation d’un climatiseur, mise en place d’un compteur électrique, etc.
• En fonction du type de prestation, une durée d’intervention est communiquée au client.
• Puis, le client sélectionne une date d’intervention et un créneau horaire de disponibilité.
• D’autres options sont disponibles. Par exemple, vous pouvez déterminer un nombre maximum de kilomètres autorisés pour ajouter une intervention ou encore des champs personnalisés que vos clients devront renseigner au moment de la prise de rendez-vous.

L’interface AntsRoute permettant au client de planifier un rendez-vous d’intervention.

4. Réduire le nombre de rendez-vous manqués

L’absence inattendue du client lors du rendez-vous fait perdre beaucoup d’énergie et d’argent aux professionnels de l’intervention : kilomètres parcourus inutilement, techniciens contrariés, matériel stocké jusqu’au prochain passage, etc. Pour réduire au maximum le nombre de rendez-vous non honorés, les logiciels d’optimisation de tournées proposent plusieurs solutions :

• Un système d’envoi de notifications par email ou par SMS permet de confirmer la date et l’heure de passage du technicien avec le client. Par exemple, l’envoi d’un lien qui permet au client de confirmer ou reprogrammer lui-même le rendez-vous. En cas d’imprévu, le client peut cliquer sur ce lien afin de choisir un nouveau créneau horaire de passage.
• De plus, vous pouvez déclencher l’envoi d’une notification avec l’ETA (heure d’arrivée prévue) 24 h avant le rendez-vous. Dès que l’agent d’intervention commence sa tournée, vous pouvez programmer l’envoi automatique d’une notification avec un lien permettant au client de suivre l’arrivée du technicien en temps réel sur une carte.

Lien AntsRoute permettant à un client de reprogrammer un rendez-vous d’intervention.

5. Simplifier la rédaction des rapports d’intervention

Pour la plupart des techniciens, la rédaction des comptes-rendus d’intervention est une tâche pénible et chronophage. Pourtant, ces rapports d’interventions sont particulièrement appréciés des clients et facilitent le cycle de facturation. L’utilisation d’un outil d’optimisation de tournées permet d’automatiser l’édition de ce rapport d’intervention. Grâce à l’application mobile mise à disposition des techniciens, les données de terrain sont remontées automatiquement auprès du gestionnaire ou du responsable d’exploitation. En quelques instants, vous pouvez éditer un modèle de compte rendu sur AntsRoute.

Le gestionnaire peut prévoir dans le modèle de rapport d’intervention d’inclure les données suivantes :

• Identité de la société d’intervention : logo, nom commercial, capital social, SIRET, adresse postale, etc.
• Identification du technicien ou de l’agent d’intervention : nom, prénom ou immatriculation du véhicule.
• Coordonnées du client chez qui l’intervention a été réalisée.
• Type de prestation : réparation d’un lave-vaisselle, contrôle des extincteurs, installation d’un système de climatisation, etc.
• Localisation géographique précise de l’intervention.
• Date, créneau horaire et heure de réalisation de l’intervention.
• Signature du client final.
• Photos prises par l’agent de terrain.
• Autres champs personnalisés : type de matériel utilisé, quantité de produits consommés, commentaires, conseils d’utilisation, date de la prochaine opération de maintenance, etc.

Lien AntsRoute permettant au client de récupérer un compte rendu d’intervention.

En quelques clics, les informations remontées par l’agent de terrain peuvent être transformées en un document PDF. De plus, l’outil d’optimisation de tournées AntsRoute permet d’inclure un lien pour télécharger ce rapport d’intervention dans une notification envoyée automatiquement par SMS ou par email au client après le passage du technicien.

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