6 raisons d’acquérir un logiciel d’optimisation pour vos tournées d’intervention

Publié le 17 janvier 2019 • Lecture : 7 min read

Augmentation du prix des carburants, clients de plus en plus exigeants et difficultés permanentes de recrutement : le quotidien des responsables d’exploitation dans le secteur de l’intervention à domicile est un véritable casse-tête !
Heureusement pour ces professionnels, des éditeurs ont développé des solutions pour vous aider à organiser de façon optimale vos interventions. Dans cet article, AntsRoute vous présente 7 arguments qui devraient vous convaincre d’adopter un logiciel d’optimisation de tournées.

Sommaire de l’article :

1. Vous assignez les interventions en fonction des compétences et des disponibilités de vos agents de terrain
2. Vous réagissez plus rapidement en cas d’aléas ou de demande de dernière minute grâce à la géolocalisation en temps réel
3. Vous rédigez des rapports d’intervention efficaces
4. Vous réduisez le nombre de rendez-vous non honorés
5. Vous offrez une expérience 5 étoiles à vos clients
6. Vous proposez des tournées d’interventions écologiques

1. Vous assignez les interventions en fonction des compétences et des disponibilités de vos agents de terrain

• Les compétences et habilitations des agents. Par exemple, si votre flotte est constituée de plusieurs catégories de véhicules, vous pouvez déterminer le type de permis détenu par chaque conducteur : C, CE, C1, C1E.
• Les disponibilités des interventions : congés, arrêts maladies, horaires de travail, temps de pause obligatoire, etc.

Par exemple, lors du paramétrage de votre compte AntsRoute, vous déterminez les compétences et habilitations pertinentes pour votre activité. Par la suite, vous pouvez renseigner la fiche de chaque agent d’intervention en déterminant les compétences qu’ils possèdent ainsi que leurs horaires de travail. Dès que c’est fait, le logiciel se chargera ensuite d’assigner automatiquement les interventions aux agents de façon intelligente grâce aux algorithmes qui tiennent compte de l’ensemble des contraintes définies.

Le planning des interventions généré sur AntsRoute.

2. Vous réagissez plus rapidement en cas d’aléas ou de demande de dernière minute grâce à la géolocalisation en temps réel

Les responsables d’exploitation et ordonnanceurs sont unanimes : les outils de géolocalisation en temps réel simplifient l’organisation des tournées. Pour répondre à ces besoins, la plupart des logiciels d’optimisation de tournées comme AntsRoute proposent également un système de géolocalisation en temps réel des agents d’intervention.

Dès que vos chauffeurs commencent leur tournée, vous pouvez suivre en temps réel la progression sur le terrain. Concrètement, pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit que les salariés autorisent la géolocalisation dans l’application mobile AntsRoute. Le responsable d’exploitation visualise alors la position de chacun d’entre eux sur la carte à l’instant T.
En cas de difficultés de circulation ou d’une panne inattendue, le système de géolocalisation apporte une aide précieuse pour gérer ces contraintes. L’outil permet par exemple :

• Réoptimisation de la fin de tournée restante.
• Suppression d’une étape qui sera reprogrammée plus tard.
• Attribution d’une intervention à un autre agent si aucune marchandise doit être remise au client.

Vous recevez des demandes de dernière minute qui doivent être réalisées au cours de la même journée ? Pas de panique ! L’outil de géolocalisation se charge de déterminer le meilleur agent pour réaliser cette étape :

• 1. Vous renseignez les informations sur cette intervention.
• 2. AntsRoute classe les tournées auxquelles ajouter cette étape supplémentaire en fonction des contraintes et de l’éloignement géographique.
• 3. En quelques secondes, vous confirmez l’option la plus intéressante pour réduire les kilomètres et coûts supplémentaires.
• 4. Le conducteur concerné reçoit une notification sur l’application mobile et son parcours est actualisé.

Le suivi d’une tournée d’interventions en temps réel sur AntsRoute.

3. Vous rédigez des rapports d’intervention efficaces

Alors que pour la plupart des agents itinérants, la rédaction des rapports d’intervention est une tâche pénible, cette étape est pourtant incontournable. Particulièrement appréciés des clients, ces documents permettent aussi d’accélérer le cycle de facturation. Pour vous aider, les outils d’optimisation de tournées offrent désormais des fonctionnalités qui permettent de générer de façon automatisée ces comptes rendus.
Grâce à l’application mobile mise à disposition des techniciens, les données de terrain sont remontées automatiquement auprès du gestionnaire ou du responsable d’exploitation. De plus, l’outil d’optimisation de tournées AntsRoute permet d’inclure un lien pour télécharger ce compte rendu dans une notification envoyée automatiquement par SMS ou par email au client après le passage de l’agent.

Les modèles rapport d’intervention peuvent par exemple inclure les données ci-dessous :

• Identité de la société : logo, nom commercial, capital social, SIRET, adresse postale, etc.
• Identification de l’agent d’intervention : nom, prénom ou immatriculation du véhicule.
• Coordonnées du client chez qui l’intervention est réalisée.
• Type de prestation : réparation d’un lave-linge, contrôle d’un système de climatisation, etc.
• Localisation géographique précise de l’intervention.
• Date, créneau horaire et heure de réalisation de l’étape.
• Signature du client final.
• Photos prises par l’agent de terrain.
• Autres champs personnalisés : articles livrés, quantité de produits consommés, commentaires, conseils d’utilisation, date de la prochaine opération de maintenance, etc.

Un rapport d’intervention généré sur AntsRoute.

4. Vous réduisez le nombre de rendez-vous non honorés

Au moment d’une intervention, l’absence d’un client est une véritable catastrophe : kilomètres parcourus inutilement, agent de terrain stressé, colis à entreposer jusqu’au prochain passage. L’utilisation d’un logiciel d’optimisation de tournées permet de réduire au maximum le nombre de clients absents en proposant plusieurs solutions :

• Dès qu’une date d’intervention est convenue, le client reçoit une confirmation par mail ou par SMS. Puis, un second rappel est envoyé 24 h ou 48 h avant le passage de l’agent.
• De plus, un outil comme AntsRoute permet d’envoyer au client un lien pour lui permettre de confirmer ou reprogrammer lui-même un créneau horaire de passage en cas d’indisponibilité. Cette solution est très efficace pour prévenir les rendez-vous manqués.

Lien permettant au client de reprogrammer une intervention.

5. Vous offrez une expérience 5 étoiles à vos clients

En raison des aléas logistiques sur le dernier kilomètre, les professionnels du Field Service Management ou de la logistique reçoivent encore de nombreuses plaintes dues à des retards. La construction de tournées optimisées permet de prévenir ce type de déconvenues et d’offrir une expérience d’intervention 100% réussie. Par exemple, en cas de retard, l’application AntsRoute permet de recalculer les tournées et d’informer de façon automatisée vos clients du nouvel horaire d’arrivée.

De plus, les outils d’optimisation de tournées s’accompagnent généralement d’un système d’envoi de notifications à chaque étape du processus d’intervention :

• Confirmation d’un rendez-vous avec l’ETA, ou heure d’arrivée planifiée prévue.
• Lien permettant au client de confirmer ou reprogrammer le passage de l’agent de terrain.
• Lient permettant au client de suivre l’arrivée de l’agent sur une carte.
• Message indiquant le temps d’attente avant l’arrivée du chauffeur.
• Lien permettant au client d’évaluer la qualité des services proposées.
• Lien permettant au client de télécharger un rapport d’intervention.

Un logiciel d’optimisation des tournées d’interventions permet d’offrir une expérience de qualité.

Pour aller encore plus loin, certains outils permettent également aux clients de programmer directement une intervention depuis un site de réservation en ligne, accessible 24/7. Par exemple, l’outil AntsRoute propose à ses utilisateurs le site de réservation vientchezvous.com qui permet de proposer plusieurs types d’intervention à la réservation en ligne. De plus, vous pouvez déterminer des durées d’intervention et des créneaux horaires de passage possibles pour chaque prestation.

6. Vous proposez des tournées d’interventions écologiques

Pour réduire l’empreinte carbone de votre service d’intervention, vous pouvez bien entendu opter pour des véhicules plus propres. Les logiciels d’optimisation de tournées constituent également un outil incontournable pour proposer des services plus respectueux pour l’environnement. Une solution comme AntsRoute ne coût que quelques dizaines d’euros par mois et offre de nombreuses fonctions destinées à éliminer les kilomètres parcourus inutilement, et donc réduire les émissions de CO2.
Le meilleur kilomètre est celui qu’on ne parcourt pas ! AntsRoute souhaite donc éviter les déplacements inutiles ou à vide. Pour cela, notre outil calcul le meilleur itinéraire en fonction d’un ensemble de contraintes et des conditions habituelles de circulation :

• Maximiser le taux de remplissage des véhicules pour éviter les transports à vide.
• Optimiser les itinéraires en fonction du type de véhicule.
• Améliorer le taux d’intervention dès la première présentation.
• En cas d’annulation, recalculer en temps réel les itinéraires.
• Paramétrer les tournées en fonction de l’adresse de vos salariés.

Pour optimiser vos tournées d’intervention, nous vous proposons d’essayer gratuitement notre application pendant 7 jours. Rendez-vous sur cette page pour vous inscrire !