Pourquoi utiliser un logiciel de prise de rendez-vous ?

Publié le 25 mars 2022 • Lecture : 6 min read

Augmentation vertigineuse du prix des carburants, difficultés récurrentes de recrutement et clients de plus en plus tendus : le quotidien des professionnels dans le secteur de la logistique et des interventions à domicile n’a rien d’une sinécure !
Heureusement, de nombreux éditeurs ont mis au point des solutions informatiques pour vous aider à planifier de façon optimale vos rendez-vous, et par conséquent vos déplacements.
Vous hésitez encore à digitaliser ce pan de la relation client ? Ces 6 arguments devraient vous convaincre d’adopter un logiciel de prise de rendez-vous dans votre activité d’installation, de maintenance ou de livraison.

Sommaire de l’article :

1. Un bon logiciel de planification s’adapte à vos méthodes de travail, et non l’inverse
2. Vous pouvez flécher des rendez-vous en fonction des compétences spécifiques de vos salariés
3. Vous gagnez du temps sur la gestion de la relation client
4. Vous réduisez le nombre de rendez-vous non honorés
5. Vos clients peuvent prendre rendez-vous 24 h/24 et 7 j/7
6. Les logiciels de prise de rendez-vous améliorent l’expérience globale des utilisateurs

L’utilisation d’un logiciel de prise de rendez-vous est la clé pour surmonter les défis logistiques actuels. L’outil simplifie la planification des interventions et optimise les itinéraires. Cela permet d’améliorer la productivité des équipes et la satisfaction des clients.

Un bon logiciel de planification s’adapte à vos méthodes de travail, et non l’inverse

Il doit exister à peu près autant de techniques de prise de rendez-vous que d’entreprises. Disons de façon schématique qu’on retrouve 3 grands types de méthodes :

• La prise de rendez-vous sur appels entrants. Certains professionnels comme dans la maintenance ne peuvent convenir d’un rendez-vous qu’après un échange personnalisé avec le client, afin de qualifier le besoin et la réponse à y apporter. Dans ce cas, le logiciel vous suggère plusieurs créneaux en fonction des autres interventions déjà fixées, pour limiter au maximum les détours et les kilomètres à parcourir.
• Certaines entreprises indiquent au client un jour ou un créneau horaire, sans communiquer d’heure exacte de passage. Si vous fonctionnez ainsi, vous pouvez importer vos projets de rendez-vous en masse dans notre logiciel, via un fichier Excel ou une application tierce. Notre solution vous sera alors très utile pour optimiser précisément les trajets et les emplois du temps de chaque agent sur le terrain, tout en respectant les plages horaires convenues.
• Enfin, certaines entreprises définissent avec leurs clients une fréquence ou un cycle de passage, tous les mardis ou chaque mois par exemple. Si c’est votre cas, le logiciel se chargera alors d’organiser vos rendez-vous jour par jour et heure par heure, dans le respect de vos contraintes métier et de vos engagements contractuels.

Dans tous les cas, un bon logiciel de prise de rendez-vous trouvera la meilleure solution de planification possible en s’adaptant à vos contraintes, et non l’inverse !

Vous pouvez flécher des rendez-vous en fonction des compétences spécifiques de vos salariés

Autre avantage essentiel d’un bon logiciel de planification, vous pouvez optimiser les plannings des chauffeurs ou des agents d’intervention en fonction de paramètres comme :

• Leurs compétences. L’un de nos clients, FBP Médical, ne confie par exemple la réparation de dispositifs médicaux complexes qu’à certains agents, suffisamment qualifiés pour ce type d’opérations.
• Leurs habilitations. C’est le cas des techniciens dans le domaine électrique, qui peuvent être habilités hausse ou basse tension, sur des installations photovoltaïques, etc.
• Le type de permis détenu, si votre flotte comporte plusieurs catégories de véhicules : C, CE, C1, C1E, etc.

Avec AntsRoute, vous nous indiquez une seule fois au début de notre collaboration les types de compétences ou d’habilitations pertinentes dans votre métier. Vous renseignez ensuite la fiche de chaque agent intervenant sur le terrain. Là encore, un paramétrage unique suffit.
Par la suite, le logiciel se chargera d’assigner automatiquement les rendez-vous le plus intelligemment possible, les algorithmes tenant compte à la fois de la disponibilité réelle des agents et de leurs compétences.

L’optimisation d’une tournée d’interventions sur AntsRoute.

Vous gagnez du temps sur la gestion de la relation client

Grâce à ces algorithmes très puissants, les logiciels de prise de rendez-vous parviennent à organiser votre emploi du temps en quelques minutes en tenant compte de multiples contraintes, là où vous vous arrachiez parfois les cheveux pendant des heures. Comme le résume très bien l’un de nos clients belges, Eloy Water, « les équipes ne perdent plus leur temps au téléphone et gagnent en productivité. Depuis la mise en place de la solution, le gain administratif est très important. […] en un mois nous avons gagné presque 1 semaine de travail. »
Fort de ce temps gagné sur des tâches improductives et souvent rébarbatives, vous pouvez enfin vous concentrer sur votre cœur de métier – là où réside votre vraie valeur ajoutée !

Planning d’interventions hebdomadaire généré avec AntsRoute.

Vous réduisez le nombre de rendez-vous non honorés

Les « no-show » font perdre aux professionnels beaucoup de temps, d’énergie et d’argent. Les absences des clients sont une plaie : kilomètres parcourus inutilement, salariés stressés, sans compter les colis ou le matériel à entreposer jusqu’au prochain rendez-vous.
Pour réduire au maximum le nombre de clients absents sans vous avoir averti au préalable, les systèmes de réservation en ligne proposent donc plusieurs solutions :

• Une fois le rendez-vous convenu, le client reçoit systématiquement une confirmation par mail ou par SMS. Si dans votre métier, les délais sont assez longs, vous avez toujours la possibilité de paramétrer un 2^e rappel automatique 24 h ou 48 h avant le rendez-vous effectif. Cette mesure très simple à mettre en place est très efficace pour prévenir oublis et malentendus !
• En complément, vous pouvez également envoyer au client un lien afin de lui permettre de reprogrammer lui-même le rendez-vous. En cas de contretemps, il suffit pour le client de cliquer sur ce lien pour réserver un nouveau créneau de passage, sans devoir se justifier ou s’expliquer.

Lien permettant aux clients de reprogrammer un rendez-vous.

Vos clients peuvent prendre rendez-vous 24 h/24 et 7 j/7

L’utilisation d’un logiciel de prise de rendez-vous est aussi très intéressante pour vos clients, puisque l’outil est par définition toujours disponible. Il ne connaît ni les soirs, ni les week-ends, et encore moins les vacances.
Le groupe Solocal (ex-Pages Jaunes) indique ainsi que 40 % des prises de rendez-vous ont lieu en dehors des horaires d’ouverture classiques. Les consommateurs, de plus en plus désireux d’obtenir une réponse immédiate à leurs demandes, n’acceptent plus d’attendre, qu’il s’agisse de recevoir un colis ou de faire réparer un appareil tombé en panne.
Cerise sur le gâteau : contrairement à vous, le logiciel ne traverse jamais de zones blanches…

Plateforme permettant aux clients de planifier directement un rendez-vous.

Les logiciels de prise de rendez-vous améliorent l’expérience globale des utilisateurs

Au-delà de leur fonction initiale d’agenda partagé en ligne, ces logiciels comprennent souvent d’autres fonctionnalités bien utiles pour satisfaire et fidéliser vos clients :

• Géolocalisation du livreur ou du technicien en temps réel.
• Annulation ou reprogrammation du rendez-vous en ligne, en toute autonomie.
• Lien vers un questionnaire de satisfaction dans le mail ou le SMS de confirmation, etc.De plus en plus de personnes filtrent ou évitent les appels téléphoniques

Pour de nombreux consommateurs, le smartphone est devenu un véritable doudou numérique. Nombre d’entre eux activent leur téléphone mobile plus de 200 fois par jour. Et pourtant, celui-ci sert de moins en moins à téléphoner, surtout chez les plus jeunes ! Les appels téléphoniques représentent même désormais un motif marginal d’utilisation des smartphones, loin derrière la consultation d’internet et l’envoi de messages instantanés.

Les chiffres livrés par l’INSEE à ce sujet sont éloquents. Si 95 % de la population détient un téléphone mobile, 30 % d’entre eux filtrent systématiquement les appels en provenance de numéros non identifiés comme le vôtre. Et 2 % ne décrochent jamais. Pour réserver un rendez-vous avec vos clients réfractaires sans multiplier les tentatives, l’utilisation d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne devient alors indispensable !

Pour essayer gratuitement notre logiciel de planification de rendez-vous pendant 7 jours, inscrivez-vous ici.