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Comment optimiser votre planning de tournées de livraison ?

Publié le 31 mai 2023 • Lecture : 8 min read

Optimiser son planning de livraisons, tous les transporteurs en rêvent, mais ne savent pas toujours comment procéder. Dans cet article, nous vous expliquons très simplement :

• Les avantages d’un planning de tournée réussi
• Les outils de planification de tournée appropriés
• Les données et étapes à suivre pour automatiser et optimiser votre planning de livraison

Un planning de tournées optimisé est la clé d’une livraison réussie. Pour les transporteurs et les chauffeurs-livreurs, une planification des livraisons efficace est la garantie de gagner du temps et d’améliorer l’expérience client.

Qu’avez-vous à gagner en optimisant votre planning de tournées ?

Vos journées se succèdent et sont bien remplies de livraisons de gros colis pour une société d’ameublement, de petits colis en messageries ou de livraisons express.

Certains sont à livrer à domicile avec remise en main propre, d’autres en boîtes aux lettres ou en point relais. Un petit pourcentage d’entre eux devra être représenté le lendemain, faute de présence des clients.

Vous devez gérer également au pied levé le remplacement d’un de vos chauffeurs-livreurs. Vous faites au mieux pour gérer ces urgences, les aléas et les pics d’activité soudains et vous n’avez pas vraiment le temps de vous pencher sur une refonte de votre organisation.

Un planning de tournées pour gagner du temps et optimiser vos ressources

Vous auriez pourtant beaucoup à gagner à optimiser vos plannings de livraison. Vous pourriez économiser du temps, mais aussi de l’argent. Cela vous aiderait même pour diminuer les émissions de CO2, comme vous le demandent de plus en plus de chargeurs.

Et comment est-ce possible ?
C’est possible, parce qu’en planifiant vos tournées, vous utilisez mieux les ressources disponibles. Concrètement, cela signifie :

1. Des itinéraires optimisés et donc moins de kilomètres parcourus – À la clé : une réduction des coûts de carburant, des frais d’entretien de véhicule et de vos émissions de CO2. En diminuant les arrêts et les détours, vos chauffeurs-livreurs parviennent également à livrer plus de colis dans un même espace-temps.
2. Des tournées étudiées selon les capacités de vos véhicules et l’ordre de livraison souhaité – Résultat : un meilleur taux de remplissage des véhicules, des colis mieux ordonnés et livrés plus rapidement.
3. Des tournées mieux organisées et un travail facilité pour vos livreurs – Conséquence : une plus grande fidélisation de votre personnel et une diminution de votre turnover et de votre charge mentale.Il est également possible de calculer le mode de livraison le plus adapté, pour vous aider à opter pour des modes de transports plus doux.

Un planning optimisé pour améliorer l’expérience client

Vos clients eux-mêmes y verront un sujet de satisfaction.
Planifier et optimiser vos tournées vous permettra de mieux respecter vos délais de livraison et d’améliorer la qualité de votre service client. En effet, en regroupant les livraisons par proximité géographique et en tenant compte des contraintes spécifiques des clients (horaires d’ouverture, préférences de livraison, etc.), il vous sera possible :

• de réduire les retards,
• et de répondre aux attentes des clients de manière plus efficace.

L’optimisation d’un planning de tournées sur AntsRoute.

En quoi consiste la planification de tournées ?

C’est la question que vous vous êtes certainement posée en commençant la lecture de cet article. Il est, en effet, nécessaire de bien comprendre la différence entre une simple organisation ou construction de tournées, et ce qu’on nomme la planification de tournée.

Les données nécessaires à la construction de tournées

Quand vous organisez vos tournées, vous prenez en compte les éléments concernant les missions confiées :

• les lieux de départ et d’arrivée
• les différentes livraisons, collectes ou échanges de marchandises qui doivent être réalisés dans la journée ou dans la semaine.
• les impératifs liés aux marchandises transportées : produits à garder aux frais, livraisons urgentes, à remettre impérativement en main propre, etc.

Vous devez également tenir compte de vos ressources :

• personnel et types de véhicules disponibles (motorisation, capacité, etc.)
• horaires de pause, durée maximale de travail et possibilité d’heures supplémentaires ou de supplément par colis livré le cas échéant

La gestion des véhicules sur AntsRoute.

Les limites de la construction manuelle des tournées

Si vous n’employez qu’un ou deux livreurs, vous vous contentez peut-être de regrouper vos missions dans un ordre logique, pour diminuer le nombre de kilomètres à parcourir.

Mais si vous utilisez une aide à la navigation comme Waze ou Google Maps, il ne vous est pas proposé d’itinéraire optimisé. Vous devrez saisir toutes les étapes de votre itinéraire une par une et elles seront juste rajoutées les unes aux autres, sans que vous soit proposé un ordre optimisé.

Et que se passe-t-il si vos clients vous rajoutent des horaires de passage imposés ou des colis à aller chercher en chemin. Et si vous devez absolument trouver un moyen de réduire vos coûts ?

Vous pouvez bien entendu faire des simulations sous Excel pour construire des tournées un minimum optimisées, qui tiennent compte de ces paramètres. Mais vous risquez d’y passer des heures, avec des résultats très perfectibles.

C’est là que s’arrêtent les possibilités de l’organisation manuelle.
Et c’est là où commence la planification des tournées.

Les avantages de la planification de tournées

La planification de tournées ne permet plus seulement d’organiser des déplacements d’un point A à un point B, mais de faire rentrer un grand nombre de variables, qui seront ensuite calculées et comparées automatiquement en temps réel. Elle autorise la création d’itinéraires optimisés, selon :

• vos parcours et points de passages ;
• vos ressources ;
• les impératifs horaires de vos clients ;
• les contraintes horaires de vos livreurs ;
• le type de marchandises livrées.

Et cette planification est rendue possible par l’utilisation d’un logiciel d’optimisation de tournées, qui vous permet de réduire les kilomètres parcourus, vos émissions de CO2, tout en prenant en compte l’ensemble de vos contraintes.

Le suivi des tournées en direct sur AntsRoute.

Le logiciel saura vous indiquer en quelques clics de souris, s’il est préférable de visiter tel client ce jour ou le jour suivant et/ou si un autre mode de transport serait plus pertinent.

Il vous délivrera une feuille de route adaptée, qui sera tout simplement le résultat de ces calculs compliqués. Il s’agit du planning de tournée optimisé pour vos chauffeurs-livreurs. Il pourra être modifié automatiquement en temps réel, si une livraison se rajoute au dernier moment.

C’est ainsi que fonctionne notamment le logiciel d’AntsRoute.
Et là où vous pensiez dépenser de l’argent, vous allez au contraire gagner en efficacité, en temps, en argent ET en tranquillité.

Comment obtenir des plannings de tournées optimisés en temps réel ?

Contrairement à ce que pensent certains transporteurs, un logiciel d’optimisation n’est ni compliqué ni coûteux.

Un logiciel de planification de tournées facile d’usage et accessible

Chez AntsRoute, le logiciel d’optimisation de tournées est disponible dès 24 euros par mois et par véhicule. Ce que vous rentabilisez très vite avec le temps et les kilomètres gagnés.

À ce prix-là, vous bénéficiez déjà d’une grande partie des fonctionnalités disponibles et vous n’avez pas besoin de tout réorganiser.

• Vous pouvez importer vos plannings Excel ou vos Google Sheets et synchroniser l’application avec votre Google Agenda ou votre Outlook.
• Le logiciel intègre les horaires et pauses de vos agents, ainsi que les lieux d’arrivée et de départ. Il optimise les tournées pour l’ensemble de vos agents et établit une feuille de route, qu’ils peuvent exporter ou consulter depuis l’application mobile.
• Vous pouvez géolocaliser vos équipes sur le terrain et suivre l’historique des tournées.
• Vous bénéficiez d’une assistance et d’un chat en ligne.

Des possibilités d’optimisations complémentaires de vos tournées

Vous pouvez aller plus loin, en souscrivant à des formules plus complètes. Vous pourrez ainsi :

• prioriser vos étapes de livraisons selon les dates d’échéance,
• gérer les capacités de chargement de vos véhicules,
• transmettre automatiquement des notifications d’arrivée et preuves de passage,
• autoriser les prises de rendez-vous en ligne,
• obtenir des statistiques sur vos tournées,

et tant d’autres possibilités encore, selon votre organisation et vos besoins.

Un traitement en temps réel des données de vos tournées

Le plus important est donc de collecter les informations nécessaires à l’optimisation des tournées :

• adresses de livraison et coordonnées des clients ;
• horaires d’ouverture ou de présence des clients ;
• restrictions de livraison (par exemple, les zones à accès restreint) ;
• contraintes spécifiques (comme les demandes de livraison en début ou en fin de journée ou le type de marchandises livrées) ;
• ressources disponibles (véhicules avec leur capacité, matériel nécessaire) ;
• horaires de travail de vos livreurs, pauses et journées de congés.

Grâce à leurs algorithmes, les logiciels d’optimisation de tournées calculeront les itinéraires les plus efficaces en termes de distance, de temps et de ressources. Ils prendront en compte vos contraintes spécifiques et pourront être configurés pour optimiser différents critères, tels que la réduction des coûts ou la minimisation des émissions de CO2.

L’optimisation du planning de tournées simplifie le quotidien des livreurs.

Vous pourrez ensuite communiquer en temps réel aux conducteurs les informations nécessaires sur leur tournée. Ils pourront y inclure les instructions de livraison, les modifications de dernière minute et les mises à jour du trafic, en connectant le logiciel à une application telle que Waze. Vous pourrez de votre côté géolocaliser vos livreurs, suivre l’avancée de leurs tournées et réagir rapidement en cas de besoin. Si une livraison se rajoute, est retardée ou reportée, vous pourrez réorganiser le plan de tournée en conséquence.

Si vous avez souscrit à une formule plus poussée, vous pourrez analyser les statistiques, pour identifier les heures de pointe, les zones à forte activité et ainsi mieux répartir vos ressources et votre capacité de livraison en fonction des besoins.

Vous économiserez également du temps de suivi administratif et améliorerez l’expérience client, grâce aux notifications, preuves de livraison et prise de rendez-vous automatisés.

En suivant ces conseils et en utilisant les outils appropriés, vous serez en mesure d’optimiser votre planning de tournées de livraison, d’améliorer votre efficacité opérationnelle, d’optimiser vos coûts et de fournir un service client de qualité.

Le logiciel d’AntsRoute est en promotion à -50 % pendant 1 mois et propose 7 jours d’essai gratuit. Cela pourrait être le moment rêvé pour passer le cap !

ÉCRIT PAR

Maryline Lakh
Maryline a travaillé 15 ans pour un grand groupe logistique. Depuis 2022, elle est stratège en communication et rédactrice freelance auprès de sociétés logistiques à impact positif. Elle se passionne pour les nouvelles solutions de logistique durable et écrit pour plusieurs clients, dont AntsRoute.