Qu’est-ce qu’un logiciel de transport (TMS) et comment bien le choisir ?

Un logiciel de transport ou TMS (Transport Management System) est une solution de pilotage informatisé des différentes phases du transport. Les TMS appartiennent donc à la grande famille des logiciels de gestion de la supply chain. L’objectif de ces outils est de vous aider à optimiser chaque étape de la chaîne logistique pour faire baisser les coûts tout en préservant la qualité de services.
En fonction de vos besoins, un TMS peut être interfacé à un ERP (progiciel de gestion intégré) ou à un WMS (logiciel de gestion d’entrepôt) afin de couvrir l’intégralité de la supply chain.

Sommaire de l’article :

• À quoi sert un logiciel de transport ou TMS ?
• Comment choisir le logiciel de transport le plus adapté à vos besoins ?
  1. Lister les processus logistiques à automatiser
  2. Contrôler l’adéquation entre le logiciel TMS pressenti et votre métier
  3. Comparer les fonctionnalités proposées
  4. Vérifier la qualité de l’accompagnement de l’éditeur
  5. Éviter de multiplier les logiciels

Un logiciel de transport ou TMS optimise chacune des étapes de la supply chain. Les TMS Transport permettent de réduire les coûts logistiques tout en préservant la qualité des services.

À quoi sert un logiciel de transport ou TMS ?

Les TMS Transport vous offrent des solutions pour mieux organiser tout ou partie du processus logistique, afin de gagner du temps et de rationaliser les coûts. Ils facilitent également l’échange d’informations entre les parties prenantes.
Ces outils comportent donc un certain nombre de fonctionnalités communes, mais aussi des solutions plus ciblées, adaptées aux différents profils d’utilisateurs : chargeur, affréteur, prestataire de messagerie, etc.

Quelles sont les fonctionnalités communes des TMS Transport ?

La plupart des logiciels de transport vous permettent de piloter de façon automatisée les opérations suivantes :

• Prise de commandes ou de rendez-vous clients.
• Planification des opérations de collecte ou de livraison.
• Affectation des expéditions à un transporteur ou à un livreur selon différents critères (volume, poids, délai, prix, etc.).
• Traçabilité en temps réel des flux aller et retour (track and trace).
• Gestion de la flotte de véhicules ou de navires.
• Transmission et archivage sous format numérique des documents de transport et des preuves de livraison.
• Suivi des anomalies : retards, annulations, réserves, litiges, etc.
• Communication avec les clients.
• Préfacturation, voire facturation directe des lignes de transport.
• Calcul et analyse des performances (KPI) : coût de revient au poids ou au km, bilan carbone, statistiques de chaque chauffeur, etc.

Quelle est la différence entre un TMS chargeur et un TMS prestataire ?

Si, sur le papier, les TMS rendent des services assez proches, certains mettent néanmoins l’accent sur telle ou telle catégorie de fonctionnalités selon le type d’utilisateurs ciblés. Les professionnels du transport distinguent ainsi :

1. Les TMS affréteurs ou chargeurs

Ces TMS s’adressent à des entreprises qui ont besoin de faire transporter de grandes quantités de marchandises, mais dont le transport n’est pas le cœur de métier. Il peut s’agir d’industriels, de commerçants, de producteurs, etc. Les concepteurs de ce type de solutions vont logiquement se concentrer sur les fonctionnalités permettant de communiquer efficacement avec les transporteurs : transmission des appels d’offres en direct ou via des bourses de fret, analyse des réponses, sélection du transporteur le plus compétitif, etc.

2. Les TMS prestataires ou transporteurs

Ces outils s’adressent aux professionnels qui accordent une importance primordiale à l’optimisation des transports proprement dits. Il peut s’agir de spécialistes du transport routier, aérien, fluvial, mais aussi d’entreprises dont la livraison fait partie intégrante du service rendu (livraison de repas à domicile, installation d’électroménager, de matériel médical, etc.). Selon la demande du client, le système ciblera en priorité l’optimisation du taux de remplissage, la diminution des coûts de transport, la qualité de services, etc.

Les différences entre un logiciel d’optimisation de tournées et un TMS

L’objectif premier d’un logiciel d’optimisation de tournées est de déterminer, à partir d’une série de contraintes liées aux clients et au métier, le meilleur itinéraire possible pour chaque conducteur.
Au fil des développements, certains logiciels d’optimisation de tournées proposent cependant de plus en plus de fonctionnalités allant au-delà de la « simple » construction d’un plan de transport optimal. Un logiciel comme AntsRoute comporte par exemple des outils pour suivre les colis en temps réel, recueillir et gérer les preuves de livraison, communiquer avec le client final, etc. L’optimisation des tournées étant une fonctionnalité centrale de la gestion du transport dans certains métiers, le périmètre fonctionnel des optimiseurs se rapproche de plus en plus de celui des TMS.

À l’inverse, certains TMS Transport incluent une fonction d’optimisation de tournées. Toutefois, de nombreux logiciels de transport n’offrent que des solutions partielles telles que l’ordonnancement. Autrement dit, ils vous suggèrent bien des plans de transport… mais la feuille de route proposée n’est pas forcément idéale ! Les acheteurs avertis de TMS devront donc interroger précisément les éditeurs sur ce point.

Comment choisir le logiciel de transport le plus adapté à vos besoins ?

Le meilleur logiciel de transport pour votre entreprise, c’est celui qui vous permettra de gagner un maximum de temps en automatisant le plus grand nombre possible d’opérations. Mais si vous n’avez encore jamais utilisé de TMS, ou si vous utilisez le même depuis des années, pas facile de prendre du recul ou de déterminer les critères réellement importants !
Si vous êtes dans ce cas, notre mode d’emploi en 5 étapes devrait vous éviter pas mal de déconvenues.

1. Lister les processus logistiques à automatiser

Pour bien choisir un logiciel TMS, encore faut-il savoir ce que vous en attendez précisément. Une solution assez efficace consiste à lister les opérations qui vous posent problème en ce moment :

• « La planification des tournées me prend trop de temps ».
• « J’ai du mal à savoir si mes ordres de transport sont correctement exécutés ».
• « Mes chauffeurs râlent sans arrêt contre l’application ».
• « Les clients appellent régulièrement pour savoir où en est leur livraison ».
• « Mon logiciel ne comporte pas de module adapté aux bourses de fret », etc.

Vous pourrez facilement en déduire quels sont les processus à améliorer, et établir la liste des fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin. Ainsi, tous les logiciels déclenchent automatiquement certaines actions à chaque fois qu’une condition se réalise. Par exemple, « si la marchandise est chargée dans le camion, envoyer un SMS ou un email au client ». À condition que le système ait reçu l’information du chargement des marchandises…
Ce type de partage automatique d’informations lors de la collecte ou de la livraison fait gagner un temps précieux à vos équipes. Soyez-y attentif !

2. Contrôler l’adéquation entre le logiciel TMS pressenti et votre métier

Parmi les dizaines d’outils de gestion de la supply chain disponibles, certains s’adaptent à des typologies d’activités assez larges, tandis que d’autres sont pensés pour un secteur unique. Par exemple, les processus logistiques entre un laboratoire d’analyses médicales et un spécialiste de la livraison de colis peuvent paraître similaires. Cependant, pour les étapes de préparation ou de réception, les termes employés seront différents. De telles discordances perturbent les utilisateurs au quotidien, et font en fin de compte perdre beaucoup de temps.
De plus, le fait de « tordre » un logiciel pour l’adapter à un autre secteur d’activité ne permet pas d’en exploiter tout le potentiel. Vu l’ampleur du choix sur ce marché, ça serait quand même dommage…

Pour vérifier si le logiciel est bien adapté à votre métier, vous pouvez :

• Consulter sur le site internet du prestataire des rubriques du type « cas clients » ou « témoignages ».
• Solliciter l’éditeur pour obtenir des références d’autres clients dans votre métier.
• Contrôler sur des captures d’écran les termes employés, et demander dans quelle mesure le vocabulaire peut être personnalisé.

3. Comparer les fonctionnalités proposées

À ce stade, vous devriez déjà pouvoir établir une première short list de 3 à 5 solutions TMS. Il s’agit désormais de comparer la liste des fonctionnalités indispensables pour vous et celles proposées « de série » par chaque éditeur.
Par exemple, la livraison récurrente de repas à des établissements scolaires nécessite une traçabilité très précise des expéditions. Au quotidien, cette fonctionnalité sera nettement plus utile que l’optimisation de tournées, car les feuilles de route des chauffeurs varient très peu.
En revanche, une société réalisant des livraisons de produits frais à domicile sur commande aura absolument besoin d’optimiser ses tournées pour espérer être rentable.

Autrement dit, l’objectif n’est pas forcément de trouver un couteau suisse multifonctions, mais plutôt un outil centré sur les fonctionnalités réellement importantes pour vous.

4. Vérifier la qualité de l’accompagnement de l’éditeur

D’un bout à l’autre de la supply chain, la plupart des logiciels TMS Transport sont aujourd’hui proposés en mode SaaS. Autrement dit, l’éditeur héberge directement la solution, mise à la disposition des clients dans le cloud.
Ce mode de distribution comporte de nombreux avantages pour les clients dont l’informatique n’est pas le cœur de métier :

• Le déploiement de l’outil dans l’entreprise est simple et rapide.
• Le client ne se préoccupe ni de l’installation de la solution, ni des mises à jour.
• Le système de facturation est très souple et s’adapte facilement à l’évolution de l’équipe, etc.

Mais cette mise à disposition en mode SaaS vous rend aussi plus dépendant de l’éditeur. Voilà quelques questions utiles à poser avant :

• Comment pouvez-vous tester le TMS Transport ? Démonstration par un commercial ? Période d’essai gratuite ?
• Quelles sont les solutions prévues pour accompagner les équipes lors de la prise en main de l’outil ?
• En cas de difficulté, quelles sont les aides disponibles ? Bénéficiez-vous de l’assistance d’un robot ou d’un être humain ? Quels sont les jours et heures d’ouverture de la plateforme téléphonique ?
• Comment peut-on contacter le service client ? Par téléphone ou par messagerie uniquement ? La communication est-elle surtaxée ?
• Quels sont les engagements de l’éditeur en matière de disponibilité ? Un prestataire qui s’engage contractuellement sur une disponibilité de 98 %, ça peut sembler impressionnant. Mais concrètement, cela signifie que vous acceptez de vous passer du logiciel une semaine par an…
• En cas de panne, quelles sont les garanties du prestataire en matière de temps d’intervention et de temps de rétablissement ?

5. Éviter de multiplier les logiciels

Dans votre recherche du meilleur logiciel de transport, vous devez également tenir compte de la présence d’API (Interface de Programmation d’Application). Derrière ce sigle un peu barbare se cache une solution informatique très astucieuse permettant à un logiciel de récupérer automatiquement des données ou un service fournis par une application tierce. Les API permettent en quelque sorte d’aller chercher le meilleur de chaque logiciel et de construire au cas par cas un écosystème informatique parfaitement adapté à vos besoins.
Ainsi, un logiciel d’optimisation de tournées équipé d’une bonne API peut « rattraper » les fonctionnalités qui vous manquent, voire aller plus loin qu’un TMS Transport ordinaire. Grâce à son API dite « REST ouverte », AntsRoute peut facilement échanger des données avec :

• Des logiciels métiers très spécifiques. Must-G5, un logiciel de gestion destiné aux prestataires de santé à domicile, s’intègre par exemple à notre solution d’optimisation de tournées via une API.
• Des solutions e-commerce comme PrestaShop et WooCommerce.
• Des outils plus généralistes déjà employés dans de nombreux secteurs d’activité comme Odoo, Outlook, Google Agenda, Google Maps, etc.

Le cas échéant, il est recommandé d’interroger chaque éditeur pour connaître les possibilités d’interfaçage avec les solutions informatiques déjà utilisées. Cela vous évitera de vous retrouver bloqué dans un écosystème fermé, sans perspective d’évolution.

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