Seguimiento de las entregas: los 5 errores que arruinan sus planificaciones (y cómo evitarlos)

Publicado en 12 mayo 2025 • Lectura: 10 min read

Retrasos en las entregas, clientes descontentos, equipos desbordados… El día apenas comienza y ya llama un cliente furioso: su pedido aún no ha llegado. El conductor está atrapado en el tráfico y no hay datos actualizados disponibles. Resultado: un servicio de atención al cliente bajo presión, una mala experiencia para el cliente y una logística que se descontrola.

Este tipo de escenario sigue siendo, por desgracia, común en las empresas donde el sistema de seguimiento de entregas aún es rígido, fragmentado y desconectado del terreno. Sin embargo, con una planificación estructurada, conectada y guiada por los datos, es perfectamente posible evitar este tipo de fallos e incluso transformarlos en una auténtica ventaja competitiva.

Porque hoy en día, gestionar rutas, asegurar el seguimiento de los paquetes en tiempo real y anticipar los imprevistos exige mucho más que una simple hoja de Excel. La planificación logística se basa en herramientas colaborativas, datos actualizados de forma continua y una organización capaz de adaptarse rápidamente a las contingencias del terreno.

En este artículo, revisamos los 5 errores más comunes en la planificación de entregas y, sobre todo, cómo corregirlos de manera eficaz gracias a las buenas prácticas que se deben adoptar en 2025.

Resumen del artículo:

• Comprender la planificación del seguimiento de entregas
• Los 5 errores frecuentes en la planificación y seguimiento de las entregas
• Las mejores prácticas para una planificación y seguimiento de entregas eficaz en 2025

Comprender la planificación del seguimiento de entregas

La planificación del seguimiento de entregas ya no consiste simplemente en asignar franjas horarias en un mapa o repartir paquetes entre conductores. Ahora se trata de un proceso completo que abarca la planificación logística, el seguimiento en tiempo real de las entregas, la coordinación de los equipos y la mejora continua del rendimiento.

El reto ya no se limita a entregar un paquete en su destino: hay que hacerlo en el momento adecuado, en el lugar correcto, con la información correcta y, idealmente, a la primera.

Una gestión de principio a fin

Concretamente, una buena planificación comienza mucho antes de la carga del primer paquete y continúa mucho después de su entrega al cliente. Estos son los elementos que debe incluir:

• La optimización de las rutas (itinerarios, horarios, órdenes de paso)
• La anticipación de imprevistos (tráfico, información meteorológica, ausencias, cancelaciones)
• Una comunicación fluida entre todos los servicios (logística, operaciones en terreno, atención al cliente)
• El seguimiento de cada etapa en tiempo real, hasta la prueba de entrega
• El análisis de datos para afinar y prever las próximas rutas

Este nivel de exigencia se ha convertido en la norma. Los clientes quieren saber dónde está su paquete, cuándo llegará, y poder reprogramar la entrega si es necesario.

Un desafío estratégico para su empresa

Para las empresas de transporte, logística o reparto a domicilio, una mala planificación provoca rápidamente:

• Retrasos en cadena.
• Clientes insatisfechos.
• Una multitud de llamadas al servicio de atención al cliente.
• Costes adicionales en combustible y horas extra.

Por el contrario, una planificación de las entregas bien diseñada permite:

• Reducir los plazos y los costos logísticos.
• Reforzar la confianza de los clientes.
• Aumentar la tasa de entregas exitosas en el primer intento.
• Gestionar las operaciones con indicadores logísticos fiables.

Un proceso guiado por los datos… y las herramientas adecuadas

¿La buena noticia? Ya no es necesario gestionarlo todo manualmente. Las empresas más eficientes hoy en día se apoyan en software de planificación de entregas capaz de:

• Geolocalizar los vehículos y seguir las rutas en tiempo real.
• Recalcular automáticamente los itinerarios según los imprevistos.
• Recoger pruebas de entrega (firma, foto, código PIN).
• Centralizar los datos en paneles de control claros y accesibles.

Se acabaron los archivos Excel rígidos y que consumen tiempo: damos paso a soluciones escalables, sincronizadas con sus herramientas empresariales (ERP, TMS, CRM) y que se ajustan en tiempo real.

No importa si entrega comidas, medicamentos, mobiliario o material técnico: su capacidad para garantizar la trazabilidad de las entregas y reaccionar eficazmente ante los imprevistos marca toda la diferencia. Siempre y cuando, por supuesto, se eviten los errores que todavía afectan demasiado a la productividad y a la satisfacción del cliente…

Los 5 errores frecuentes en la planificación y seguimiento de las entregas

Planificar bien es evitar las sorpresas desagradables. Sin embargo, muchas empresas siguen cometiendo errores comunes que afectan su eficiencia logística.
Estos son los 5 errores más frecuentes en la planificación y el seguimiento de las entregas:

Error 1: Planificar sin datos en tiempo real

Planificar una jornada de entregas sin datos actualizados es como conducir a ciegas. Se establece una ruta imaginando que todo saldrá bien… cuando en realidad, los imprevistos son muy comunes sobre el terreno: atascos, ausencias, reprogramaciones.

Sin una visión en tiempo real, sus equipos no pueden:

• Reaccionar rápidamente ante las perturbaciones del tráfico.
• Reorganizar las rutas según los incidentes.
• Avisar a los clientes en caso de cambios de horario.

Resultado: retrasos no previstos, pérdida de tiempo, un servicio de atención al cliente desbordado… y una caída drástica en la satisfacción del cliente.

En efecto, una planificación rígida priva a su empresa de:

• Flexibilidad: Imposible reprogramar una etapa sobre la marcha.
• Reactividad: Las decisiones se toman sin visibilidad.
• Gestión eficaz: Los responsables logísticos carecen de datos concretos.
• Confianza del cliente: ¿Cómo tranquilizar a sus clientes si no puede proporcionarles una estimación realista de la hora de llegada?

Error 2: No centralizar la visibilidad entre los equipos

Responsable logístico, conductor, servicio de atención al cliente… Todos trabajan duro, pero cada uno por su lado. El primero organiza las rutas en su software, el segundo las consulta en su teléfono, mientras que el servicio al cliente intenta responder llamadas sin saber realmente qué está ocurriendo en el terreno.

Esta fragmentación de la información crea un verdadero punto ciego logístico. Las consecuencias son inmediatas:

• Los retrasos no se comunican a tiempo.
• El servicio al cliente da horarios aproximados o erróneos.
• El conductor gestiona los imprevistos solo, sin apoyo ni instrucciones.
• El cliente, mal informado, pierde la confianza en el servicio.

En resumen: información dispersa, malentendidos frecuentes y una sensación general de desorganización, tanto para el equipo como para los clientes.

Error 3: Descuidar los imprevistos externos

Accidentes, obras, huelgas, clima impredecible, clientes ausentes… En logística, lo imprevisto es la norma, no la excepción. Sin embargo, muchas empresas siguen planificando sus entregas como si cada jornada fuera a desarrollarse sin contratiempos.

Resultado: A la menor perturbación, la planificación se derrumba como un castillo de naipes. Se acumulan los retrasos, los conductores improvisan y el servicio de atención al cliente se ve desbordado por las reclamaciones.

Una planificación que no se adapta provoca:

• Rutas desorganizadas en cuanto se altera el itinerario previsto.
• Sobrecarga mental para los conductores, que deben resolver los problemas solos.
• Nula capacidad de reacción, ya que los ajustes se hacen de forma urgente y puntual.
• Una imagen de marca deteriorada, por acumulación de retrasos sin explicación.

Error 4: No hacer seguimiento ni aprovechar los KPI logísticos

Una entrega retrasada, un cliente insatisfecho, una ruta más larga de lo previsto… Estos eventos no siempre son anecdóticos. Sin indicadores de rendimiento (KPI) fiables, es difícil saber si se trata de excepciones o de señales de alerta.

No seguir los KPI es como conducir sin panel de control: avanzas, pero sin saber si vas por el camino correcto. Así, tu planificación sigue siendo difusa e imposible de optimizar:

• Sin visibilidad sobre el rendimiento real: Difícil evaluar la eficiencia de tus rutas.
• Decisiones a ciegas: Ajustes basados en sensaciones, no en hechos.
• Clientes insatisfechos: Sin datos, no se pueden explicar ni mejorar los plazos de entrega.

Error 5: No adaptar la planificación a las variaciones de la actividad

¿Entregar igual en pleno verano que en temporada navideña? ¿Organizar las rutas del lunes como las del viernes? Si su planificación de entregas permanece igual durante todo el año, se expone a desequilibrios importantes. La realidad es que la actividad logística está lejos de ser lineal. Varía según las estaciones, los eventos comerciales, los hábitos de los clientes, los días festivos… e incluso el clima.

Una planificación que no se ajusta a las fluctuaciones provoca:

• Picos de sobrecarga para los equipos en periodos de alta demanda.
• Recursos infrautilizados durante los momentos de baja actividad.
• Entregas con retraso o hechas con prisas.
• Menor rentabilidad y más errores.

En resumen: una organización que reacciona a los acontecimientos en lugar de anticiparse a ellos.

Las mejores prácticas para una planificación y seguimiento de entregas eficaz en 2025

Corregir los errores está bien. Pero implementar una estrategia sostenible y escalable es aún mejor. Estas son las buenas prácticas que debe adoptar para convertir su planificación logística en una verdadera palanca de rendimiento.

1. Equiparse con un software de planificación conectado

Adiós a los planes estáticos en Excel. Para ganar en capacidad de reacción, opte por un software de planificación de entregas que sea capaz de:

• Visualizar las rutas en tiempo real gracias a la geolocalización.
• Ajustar automáticamente los itinerarios según el tráfico o las cancelaciones.
• Actualizar los estados de entrega con un solo clic.
• Sincronizarse con sus herramientas empresariales (ERP, CRM, TMS).
• Notificar automáticamente a sus clientes.

☝️ Una herramienta como AntsRoute permite no solo automatizar la creación de rutas teniendo en cuenta las limitaciones del negocio (ventanas horarias, capacidad de los vehículos, zonas de entrega), sino también seguir las entregas en tiempo real. ¿El resultado? Un 50% menos de llamadas al servicio de atención al cliente, mayor eficiencia, más fiabilidad… y una mejora notable en el porcentaje de entregas puntuales, según el director logístico de Margain Marée.

2. Centralizar la comunicación para una gestión colaborativa

Una buena planificación logística se basa en un equipo que avanza en la misma dirección. El responsable logístico, los conductores y el servicio de atención al cliente deben compartir la misma visibilidad, al mismo tiempo. Esto implica:

• Un panel de control compartido que muestre el estado de las rutas en tiempo real.
• Notificaciones automáticas para informar sobre retrasos, entregas o cambios.
• Un sistema de mensajería o espacio de comentarios para facilitar la comunicación, con la posibilidad de adjuntar fotos o documentos.

☝️ En La Ferme Saint-André, los conductores toman sistemáticamente fotos de las cestas dejadas en los puntos de entrega. Estas imágenes se integran en el seguimiento y son accesibles para el servicio al cliente, lo que representa una verdadera ventaja en caso de disputa.

3. Integrar la previsión de actividad en su planificación

Anticipar es evitar la desorganización. Para adaptar sus recursos a los volúmenes de trabajo, apóyese en sus datos históricos y en algoritmos predictivos:

• Identifique los picos estacionales (festividades, rebajas, vuelta al cole…).
• Ajuste sus recursos con antelación: vehículos, conductores, franjas horarias.
• Cree modelos de rutas específicos por periodo o por zona.

De este modo, los planes de entrega son más realistas, equilibrados y mejor aceptados por los equipos de terreno.

☝️ «El uso de [AntsRoute] nos ha permitido ahorrar entre un 40 y un 50% de tiempo en las entregas», y también «nos permite absorber mayores volúmenes en días ya de por sí muy exigentes como el Día de la Madre o Navidad», afirma Maïté Galou, fundadora de Licorne Express.

4. Gestionar su rendimiento con los KPI adecuados

Sin indicadores fiables, es difícil mejorar. Pero no hace falta medirlo todo: concéntrese en los KPI logísticos que realmente aportan valor. Estos son los imprescindibles para evaluar su planificación:

• Tasa de puntualidad.
• Diferencia media entre la hora prevista (ETA) y la hora real.
• Tasa de entregas exitosas en el primer intento.
• Tiempo medio por ruta.
• Nivel de satisfacción del cliente.

Un pequeño consejo: centralice estos datos en paneles de control claros y actualizados en tiempo real. Así podrá identificar rápidamente sus puntos fuertes, áreas de mejora y tomar decisiones basadas en información concreta.

☝️ En La Ferme Saint-André, «los datos proporcionados por el software permiten comprender mejor el origen de estas diferencias, para así modificar ciertas rutas y organizarse de una manera más adecuada», explica Véronique Pfister, su supervisora técnica.

5. Automatizar para ganar tiempo y eficiencia

La automatización de la planificación de entregas representa un ahorro de tiempo considerable en el día a día. Le permite:

• Generar rutas en pocos clics según sus limitaciones y prioridades.
• Enviar notificaciones automáticamente a los clientes.
• Elaborar informes operativos sin necesidad de introducir datos manualmente.
• Produire des bilans opérationnels sans ressaisie manuelle.

Combinando herramientas adecuadas, datos fiables y una colaboración fluida, puede convertir su planificación logística en una ventaja estratégica para 2025. Una planificación más inteligente. Más ágil. Y, sobre todo… mucho más rentable.

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