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Prueba de entrega: un documento estratégico para tu empresa

25 marzo 2022 | 5 min read

La última milla es la parte más costosa y sensible de la cadena logística. En caso de conflicto durante la entrega, el ciclo de facturación se ve afectado o a veces hasta bloqueado. Además, la empresa se arriesga a que los clientes descontentos compartan su frustración en línea.
Con el fin de anticipar esas dificultades, algunos suministradores proponen soluciones muy eficaces en término de prueba de entrega como, por ejemplo, la firma electrónica.

¿Una prueba de entrega, que es?

La prueba de entrega es un documento que establece de manera innegable la realidad de una entrega, definida como “una acción de desprenderse de la cosa poniéndola a disposición de otro, con el efecto de trasladarle el derecho real sobre ella”. Para que esta prueba sea válida, el remitente debe proveer informaciones precisas y comprobadas sobre:

• El momento y lugar de la entrega (día, hora, dirección de la empresa, número de piso si se trata
  de una entrega en un edificio, etc.).
• El número y peso del paquete, la naturaleza o descripción de las mercancías transportadas.
• La identidad y la firma de la persona que acredita del estado de los pedidos a la recepción. Puede ser el comprador final o su representante.

En el sector del transporte y de la logística, hablamos también de POD (Proof of Delivery). Esos POD son imprescindibles para garantizar una gestión rigurosa de la empresa y de sus recursos. Además, permiten ofrecer al consumidor, un servicio de calidad.

• La recogida y el archivado de las pruebas de entrega tienen principalmente un papel preventivo. El consumidor cuyo repartidor recibe la firma lo pone en una situación de confianza. Su experiencia como cliente a la hora de la entrega es mucho mejor. Estará menos dispuesto a emitir una reclamación o a exigir el reembolso.
• En caso de conflicto, una prueba de entrega válida es imprescindible. Permite tener a disposición una respuesta con un documento para reclamar el pago de una factura, o para obtener una decisión de justicia en tu favor. Por esto, es imprescindible disponer de esta prueba.

¿Cuáles son los diferentes tipos de prueba de entrega?

La empresa puede demostrar la correcta recepción de los pedidos de varios modos. Las pruebas más utilizadas son:

• El albarán de entrega o un conjunto de documentos. La empresa que pidió la mercancía debe obligatoriamente rellenar esos documentos a la entrega.
• La prueba de entrega electrónica o e-POD (Electronic Proof of Delivery). Se trata de un albarán de entrega con formato digital. La mayoría del tiempo, el cliente firma el e-POD gracias a una aplicación instalada en tableta o móvil del repartidor. Desde la ley del 1 de julio de 2016, donde las firmas electrónicas son legales y se reconocen como válidas, una prueba de entrega digital tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita.

Las empresas que entregan paquetes en otros países miembros de la Unión Europea benefician de un entorno jurídico igual de claro. El Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, indica por ejemplo que “una firma electrónica calificada también está reconocida como firma electrónica calificada en todos los otros estados miembros.”

¿Cuáles son las ventajas de las pruebas digital de entrega?

El e-POD dispone de varias ventajas. En pocos años, la mayoría de las empresas de transporte adoptaron este tipo de servicio.

Excelente fiabilidad

La gestión electrónica de datos, como el fechador, limita de manera considerable la probabilidad de error o descuido. De la misma manera, la sincronización automática de prueba de paso digital elimina el riesgo de pérdida, robo o falsificación de los albaranes de entrega.

Se acelera el ciclo de facturación

Una vez la firma está recogida, la empresa puede facturar los pedidos. Gracias a esta sincronización inmediata, no hace falta esperar a que el agente introduzca manualmente los datos en un programa, lo que puede llevar varios días.

Optimización de la productividad y gestión administrativa

Más fácil que recoger y procesar, la prueba de entrega electrónica permite optimizar el trabajo de tus colaboradores. A cada etapa de la ruta, tus conductores ganan unos valiosos segundos. El departamento administrativo gestiona también las informaciones de manera más rápida, sin tener que introducir manualmente los datos, que resulta tedioso y genera errores.

Gestión más eficaz de las reclamaciones

La gestión de acuses de recepción en formato digital es mucho más fluida y eficaz. El seguimiento electrónico de las entregas permite también responder más fácilmente a las reclamaciones de los clientes. ¡Nos podemos olvidar del archivo tedioso de los albaranes de entrega, y las horas de búsqueda para encontrar el albarán de entrega que desapareció misteriosamente!

La gestión de tus pruebas de entrega con AntsRoute

AntsRoute es una aplicación de optimización de rutas todo en uno, destinada a las empresas de transporte, pero también a las empresas que desean gestionar internamente la parte logística de su actividad. Nuestra solución incluye numerosas funcionalidades para una gestión fluida y eficaz de tu última milla.

Enriquecimiento de la documentación digital

Además de la firma digital en sí, tus conductores recogen fácilmente numerosos datos numéricos en la app móvil:

• Fotos de paquete o de las mercancías recibidas.
• Escanear el código de barra de los pedidos o artículos transportados.
• Comentarios relativos a la entrega: cliente ausente, litigio, comentario sobre el estado del paquete o de su contenido, etc.

Trazabilidad y notificación en tiempo real

Gracias a nuestra herramienta, el jefe de explotación o el servicio post venta pueden responder de manera inmediata a una reclamación, sin esperar la vuelta del repartidor. En caso de imprevisto o de anomalía en una ruta, el coordinador recibe las notificaciones en tiempo real, por email o por SMS, con el fin de poder reorganizar rápidamente un envío.

Nathalie Michon, responsable logística de un grupo de laboratorios, nos explica en su testimonio como la utilización de AntsRoute mejoró claramente el seguimiento y los fallos de entrega. Por ejemplo, si el repartidor se encuentra en el caso de un cliente ausente, puede sacar una foto de la nota pegada en la puerta de la entrada del centro de salud en cuestión. Este sistema, junto a otros datos automatizados como el fechador o la geolocalización, permiten a la empresa, aportar una
respuesta adecuada a sus clientes, demostrando a la vez el cumplimiento de sus compromisos.
Nuestra aplicación dispone también de una solución de tracking integrado que permite al cliente, en cada envío, poder geolocalizar sus paquetes en tiempo real sin acción del servicio de atención al cliente.

¡Para saber más sobre nuestra solución de prueba digital y optimizar gratuitamente tus entregas durante 7 días, rellena este formulario en línea!