¿Por qué recurrir a un software para programar las citas?

Publicado en 25 marzo 2022 • Lectura: 6 min read

El aumento drástico del precio de la gasolina se junta a las dificultades de reclutamiento: el día a día de los profesionales del sector logístico y de las intervenciones a domicilio es cada vez más complicado.
Por suerte, varios editores han desarrollado soluciones informáticas para ayudarte a planificar de manera óptima tus citas y, por consecuencia, tus desplazamientos.
¿Aún estás dudando en digitalizar esta parte de tu relación con el cliente? Estos 7 argumentos deberían convencerte de adoptar un programa para pedir citas en tu actividad de instalaciones, mantenimiento o de entrega.

Índice

1. Un programa de planificación eficiente que se adapta a tus métodos de trabajo y no al revés
2. Puedes organizar tus citas en función de las habilidades específicas de tus empleados
3. Gana tiempo en términos de gestión de la relación con tus clientes
4. Reduce el número de citas incumplidas
5. Tus clientes pueden pedir una cita 24 horas al día, 7 días a la semana
6. La posibilidad de poder pedir su cita mejora la experiencia global de los usuarios
7. Cada vez más personas filtran o evitan las llamadas telefónicas

La utilización de un software de programación de citas es la clave para superar los retos logísticos actuales. La herramienta simplifica la programación de servicios y optimiza las rutas. Esto mejora la productividad del equipo y la satisfacción del cliente.

Un programa de planificación eficiente que se adapta a tus métodos de trabajo y no al revés

Deben existir tantos métodos para programar una cita que empresas. Digamos, de manera esquemática, que hay 3 grandes tipos de métodos:

• La programación por llamadas entrantes. Algunos profesionales como en el sector del mantenimiento solo pueden programar una cita después de una interacción personalizada con el cliente, con el fin de determinar las necesidades y la respuesta a aportar. En este caso, el programa te sugiere varias franjas horarias en función de otras intervenciones ya planificadas, para limitar al máximo los desvíos y kilómetros a recorrer.
• Algunas empresas no indican al cliente un día o una franja horaria exacta de paso. Si funcionas de esta manera, podrás importar tus citas en nuestro programa, gracias a un fichero Excel o una aplicación externa. Nuestra herramienta te ayudará a optimizar de manera precisa tus trayectos y los horarios de cada agente de campo, respetando a la vez las franjas horarias previstas.
• Por último, algunas empresas definen con sus clientes una frecuencia o un ciclo de paso, por ejemplo, todos los martes o una vez al mes. Si es tu caso, el programa se encarga de organizar tus citas día tras día y hora por hora, respetando los imperativos de tu actividad y tus compromisos contractuales.

En cualquier caso, un buen software que programa tus citas encontrará la mejor solución de planificación posible, adaptándose a tus necesidades.

Puedes organizar tus citas en función de las habilidades específicas de tus empleados

Otra ventaja imprescindible de un buen programa de planificación es la posibilidad de optimizar el planning de tus conductores o de tus agentes de intervención en función de diferentes criterios:

• Sus habilidades. Uno de nuestros clientes, FBP Medical, solo confía el arreglo de dispositivos médicos complejos a ciertos agentes, suficientemente calificados para este tipo de intervenciones.
• Sus permisos. Es el caso de los técnicos del sector electrónico que pueden ser habilitados a alta o baja tensión, en las instalaciones fotovoltaicas, etc.
• El tipo de permiso de conducir, si tu flota, incluye varias categorías de vehículos: C1, C, C1+E o C+E.

Con AntsRoute, solo indicas, una vez al principio de nuestra colaboración, los tipos de habilidades o permisos pertinentes de tu sector de actividad. Luego, indicarás la información de cada agente de campo, una sola vez, al inicio.
Así, el programa se encargará de asignar automáticamente las citas lo más inteligentemente posible. Los algoritmos tienen en cuenta a la vez la disponibilidad real de los agentes y sus habilidades.

Optimización de una ruta de intervenciones en AntsRoute.

Gana tiempo en términos de gestión de la relación con tus clientes

Gracias a algoritmos muy potentes, los software que ayudan a programar las citas consiguen organizar tu horario en pocos minutos, teniendo en cuenta múltiples imperativos. Uno de nuestros clientes belga, Eloy Water indica que “los agentes no pierden tiempo al teléfono y ganan en productividad. Desde la puesta en marcha de la herramienta, nuestra ganancia con respeto al departamento administrativo es muy
importante […] en un mes ganamos casi una semana de trabajo.
Con el tiempo que ganas sobre las tareas improductivas y tediosas, puedes centrarte en profundidad en tu actividad, donde realmente está el valor añadido.

Programa de intervención semanal generado con AntsRoute.

Reduce el número de citas incumplidas

Los «no-show» hacen perder mucho tiempo, energía y dinero a los profesionales. Las ausencias de los clientes representan un problema real: kilómetros recorridos inútilmente, empleados estresados, almacenar el material o los pedidos hasta la próxima entrega, etc.
Para reducir al máximo el número de clientes ausentes sin aviso previo, los sistemas para programar una cita en línea proponen varias soluciones:

• Una vez la cita programada, el cliente recibe de manera sistemática una confirmación vía email o SMS. Si en tu sector de actividad los plazos son muy largos, tienes la posibilidad de mandar manualmente un segundo recordatorio 24 h o 48 h antes de la cita. Esta medida es muy simple de implementar y muy eficaz para evitar los despistes y malentendidos.
• También puedes mandar un enlace al cliente para permitirle reprogramar la cita. En caso de imprevisto, el cliente solo tendrá que pinchar en el enlace para poder reservar una nueva franja horaria de paso, sin tener que justificarse.

Enlace que permite a los clientes reprogramar una cita.

Tus clientes pueden pedir una cita 24 horas al día, 7 días a la semana

El uso de un software de programación de cita es también muy interesante para tus clientes porque la herramienta siempre está disponible.
Unos estudios demuestran que un 40% de las citas se piden fuera de los horarios de apertura clásica. El consumidor es cada vez más exigente y quiere obtener una respuesta inmediata, ya se trate de recibir un pedido o de esperar a un técnico para el mantenimiento de un aparato electrónico.

Plataforma que permite a los clientes pedir cita directamente.

La posibilidad de poder pedir su cita mejora la experiencia global de los usuarios

Más allá de su función inicial de agenda compartida en línea, esos programas tienen otras funcionalidades muy útiles para satisfacer y fidelizar tus clientes:

• Geolocalización del repartidor o técnico en tiempo real.
• Cancelación o reprogramación de cita en línea.
• Enlace que dirige los clientes hacia un cuestionario de satisfacción en el email o SMS después de la cita.

Cada vez más personas filtran o evitan las llamadas telefónicas

La mayoría de los consumidores no se separan nunca de su smartphone. Algunos lo activan más de 200 veces al día. Lo extraño es que el móvil sirve cada vez menos para realizar llamadas, sobre todo para los jóvenes. Las llamadas representan un uso marginal de los smartphones, a diferencia del uso de internet y de los envíos de mensajes instantáneos.

En España, según varios estudios, un alto número de personas no coge las llamadas y aún menos si el número que aparece es desconocido. ¡Para poder reservar una cita con los clientes que se encuentran, en este caso, la programación de cita en línea es indispensable!

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