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¿Qué acciones se pueden realizar para mejorar los tiempos de entrega de las pymes?

26 diciembre 2022 | 8 min read

Si tienes una pequeña empresa que depende de la entrega de productos, ya sabrás que la gestión de los tiempos de entrega puede ser un desafío. No solo tienes que asegurarte de cumplir con las expectativas del cliente, sino que también debes gestionar los niveles de existencias, los pedidos, el procesamiento y embalaje para asegurar que tus entregas llegan a sus destinos en perfectas condiciones.

En AntsRoute invertimos mucho en ofrecer las mejores soluciones a nuestros clientes para ayudarles a eliminar el estrés del proceso de entrega y mejorar sus plazos de entrega. Tenemos el que creemos que es el mejor software de la industria para impulsar los pequeños negocios de nuestros clientes, optimizando los tiempos de entrega y haciéndoles ganar y ahorrar dinero en el proceso.

¿Cuál es el problema de organizar manualmente rutas de entrega?

No hay nada que te impida organizar tus rutas de entrega manualmente, pero hacerlo te llevará mucho tiempo y es con frecuencia ineficiente. Especialmente si hay incidencias a tiempo real, replanificar rutas puede resultar imposible. Los problemas a menudo solo aparecen en las últimas etapas de la entrega, cuando se necesitan tomar decisiones rápidas para volver a encarrilar todo. Si esto sucede fuera del horario laboral, o si no puedes contactar con la persona que realiza la planificación de la ruta, entonces te enfrentas a un gran problema.

Con una solución de software online como el nuestro, AntsRoute, gestionar rutas de forma efectiva es sencillo, y facilita poder mejorar los plazos de entrega para las pequeñas empresas.

¿Qué se puede hacer antes de la entrega para asegurar que todo funcione correctamente?

La entrega es la etapa final en el proceso de hacer llegar tus productos a tus clientes. El software de gestión de rutas puede marcar una gran diferencia en cuanto a la facilidad con la que esto ocurre, pero también hay un número de pasos que puedes tomar de antemano que aumentan la probabilidad de una entrega fácil y sencilla.

1. Mejora de la gestión de existencias

La gestión efectiva de las existencias es esencial para la gestión de los tiempos de entrega. Hacer un seguimiento de tus niveles de inventario y desarrollar un sistema para reabastecerse rápidamente cuando sea necesario te ayudará a evitar retrasos causados por clientes que solicitan artículos agotados. Esto también mejorará la confianza de los clientes en cuanto a tu capacidad para proporcionarles lo que necesitan, cuando lo necesitan.

2. Procesamiento de pedidos más rápido

Agilizar el proceso de toma de pedidos y prepararlos para el envío, automatizando tantos pasos como sean posibles, hará que tus productos salgan antes hacia su destino. Además, al asegurarte de que el equipo está capacitado para gestionar pedidos eficientemente les dará la suficiente confianza en sus habilidades para desempeñar su trabajo y así reducir el tiempo que podría perderse si no estuvieran seguros de qué hacer, o no estuvieran capacitados físicamente para hacerlo.

3. Mejor embalaje del producto

Siempre aconsejamos a nuestros clientes invertir en materiales de embalaje de calidad. Las cajas duraderas, el envoltorio de burbujas y el acolchado de espuma y otros materiales de embalaje adecuados garantizarán que los productos lleguen seguros e intactos. También recomendamos usar etiquetas para indicar en qué dirección se deben almacenar los paquetes durante el tránsito para minimizar el riesgo de daños. Asegurar que los productos estén empaquetados adecuadamente es clave para que lleguen en perfectas condiciones. Esto se traduce en una mayor satisfacción del cliente, algo que puede aumentar la fidelización con la marca, que vuelvan a escoger el servicio y que se obtengan referencias. También reduce la probabilidad de tener que pagar por devoluciones, reemplazos y pedidos repetidos para rectificar cualquier problema. Los productos dañados tardan más en reemplazarse que los productos enviados correctamente en un primer momento, por lo que es esencial anticiparse e invertir en suministros de envío de calidad. Esta inversión se amortizará con el tiempo, al reducir las devoluciones y las quejas.

4. Anticipación de picos de trabajo

Nunca se puede estar demasiado preparado. Siempre es mejor planificar con antelación los que serán periodos de mucho trabajo, como las vacaciones de Navidad o días de gran volumen de ventas como el Black Friday o el Cyber Monday. Para garantizar la entrega puntual de los productos cuando la demanda aumenta significativamente, almacena materiales de embalaje con antelación y planifica más horas de trabajo si es necesario para ajustar el aumento de la carga de trabajo durante estos periodos con picos de actividad. Incluso si vendes un producto al que no le afectan los cambios estacionales, otras empresas utilizarán las mismas carreteras y rutas que tú, haciendo que el tráfico sea más denso. Planificar tus rutas de entrega con antelación o usando un software como el nuestro, AntsRoute, que las planifique por ti, hará que todo sea mucho más sencillo.

¿Cómo pueden las pymes mejorar los plazos de entrega con la ayuda del software de optimización de rutas?

Una vez que hayas hecho todo lo posible para asegurarte de que tu producto comienza su viaje en las mejores condiciones, una solución de software de optimización de rutas puede ofrecer aún una mejor experiencia a tu cliente, asegurándole que recibirá sus paquetes en breve y a la vez proporcionando información valiosa sobre dónde pueden realizarse mejoras que aumenten la eficiencia. El software de gestión de rutas puede ayudar a mejorar los plazos de entrega de las empresas pequeñas de varias formas:

1. Permitiendo que los clientes escojan su franja horaria

Los clientes pueden reservar una cita online a cualquier hora del día, sin necesidad de que haya una persona física presente que acepte su solicitud. Esto no solo significa un ahorro de tiempo para tu equipo, sino también un potencial de pedidos que pueden hacerse en cualquier momento, incluyendo por la noche, fines de semana o fuera de horario.

El sistema de reprogramación del software AntsRoute.

2. Optimizando las rutas de tus conductores

Tu responsable de operaciones o controlador puede programar, optimizar, rastrear y analizar fácilmente tu entrega desde un único tablero. Los pedidos se asignan a los trabajadores en cuestión de segundos, teniendo en cuenta las entregas ya planificadas, las franjas horarias seleccionadas por los clientes y las habilidades y disponibilidad de tus conductores. Los algoritmos avanzados que optimizan las rutas de tu conductor también tienen en cuenta las condiciones de tráfico habituales en una ruta y pueden reordenar los pasos de una ruta o asignar un servicio a otro conductor si es necesario. Se puede realizar un seguimiento del rendimiento para observar el promedio de kilómetros recorridos por pedido y el coste promedio por ruta y pedido, para evaluar si puede haber un ahorro de tiempo y de costes.

3. Simplifica el progreso de tus conductores en el terreno

Los conductores no tienen que preocuparse por las hojas de rutas impresas o el papeleo, ya que todo se gestiona a través de la aplicación móvil. Desde ella pueden ver exactamente a dónde ir y la ruta que deben tomar para llegar hasta allí. Los mapas de Waze o Google Maps pueden ayudarles a navegar hasta su próxima parada y pueden acceder a los pedidos incluso si no están en línea, lo que significa que no habrá tiempo de inactividad aunque el conductor se conecte desde un área donde las señales móviles o WIFI son deficientes.

La aplicación móvil AntsRoute para los trabajadores sobre el terreno.

4. Haz un seguimiento de tus trabajadores en tiempo real

Usando nuestro sistema de geolocalización, sabrás en tiempo real dónde se encuentran tus conductores, lo que te permitirá responder rápidamente a imprevistos o emergencias. Las rutas se pueden actualizar en cualquier momento, incluso si ya se han iniciado. Las actualizaciones de estado en tiempo real te permitirán informar a tus clientes sobre si sus entregas llegarán puntuales o con retraso y, cuando se realicen los cambios, las rutas recalculadas se mostrarán al instante.

5. Integración con tus sistemas CRM o ERP

Nuestro software se puede integrar con WooCommerce, Prestashop, o tus sistemas CRM o ERP para que los clientes puedan planificar su entrega en el horario que más les convenga, desde el momento que realizan su pedido. Como los clientes pueden reservar una cita online 24/7 sin necesidad de gestión manual, hay un gran potencial de ahorro de tiempo con pedidos que se realizan fuera del horario comercial, al preparar el envío y su llegada al cliente más rápidamente. La disponibilidad se actualiza en tiempo real, lo que significa que todas las franjas disponibles para pedidos realizados por los clientes serán preaprovadas sin posibilidad de realizar una doble reserva.

6. Albarán de entrega automatizado

AntsRoute es una herramienta digital para dar apoyo a tus trabajadores sobre el terreno. Los conductores confirman la entrega sin preocuparse por obtener los albaranes firmados, ahorrándoles tiempo tanto a ellos como a los clientes al evitar trámites y disputas innecesarias. Una vez que el conductor ha validado una orden de trabajo, el albarán se envía a la interfaz web y al cliente se le envía un albarán de entrega en PDF o un informe del servicio por correo electrónico unos 30 minutos después.

El envío del proof of delivery desde la aplicación móvil AntsRoute.

7. Prepárate para gestionar imprevistos

Como el software de optimización de rutas funciona en tiempo real y tiene en cuenta las condiciones del tráfico y la distancia geográfica, es más fácil reasignar con éxito paradas a otro compañero de trabajo en caso de falta de personal o en el caso de un retraso no planificado. Creando las rutas más eficientes posibles, tus conductores pueden hacer menos paradas mientras siguen entregando todos los pedidos a tiempo.

8. Reduce el número de citas canceladas

Si los clientes están fuera o no están disponibles cuando se les entrega el pedido, esto se traduce en una pérdida de tiempo, ya que se deberá volver a planificar el envío. El software de planificación de rutas que permite a estos clientes reservar cita en las franjas horarias que mejor les encajen, y que les mantiene informados y les recuerda sus entregas a través de SMS o correo electrónico, hace que sea más probable que estén disponibles a la hora planificada o que puedan reprogramar con margen en caso de que sus planes cambien. Esto es una ventaja tanto para el cliente que desea planificar el resto de su día alrededor de la entrega, como para el conductor, que no habrá desperdiciado su tiempo.

Los beneficios de usar un software de optimización de rutas son claros y ofrecen muchas ventajas con respecto a los métodos manuales de planificación de rutas. Desde el tiempo invertido en la planificación de rutas, una mayor visibilidad sobre todo el proceso desde el inicio hasta el final y la capacidad para hacer frente a imprevistos, organizar rutas a través de nuestro software de gestión de rutas fácil de usar mejorará los plazos de entrega de los pequeños negocios, haciendo su día a día más fácil, a la vez que ofrecen a sus clientes un servicio de primer nivel.

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