¿Cómo optimizar los horarios de tu plantilla de trabajadores móviles?

Publicado en 17 mayo 2023 • Lectura: 8 min read

Si aún no has establecido un horario idóneo para tu personal en terreno, ¡no eres el único! Es habitual que los datos relativos a las tareas de técnicos, comerciales, enfermeros a domicilio, repartidores u otros trabajadores móviles (como auditores, investigadores o inspectores), se sigan en una simple hoja de cálculo Excel o en tus propios calendarios en papel o en ordenador.
Sin embargo, si se optimizan estos calendarios, se puede ahorrar tiempo, aumentar la eficacia y mejorar la fiabilidad de la gestión de datos, proyectos y tareas de todos los trabajadores móviles de tu empresa.

Índice

• Los principales tipos de horarios disponibles para tus equipos móviles de trabajadores
• Las herramientas y software de planificación correspondientes
• Las ventajas de estas soluciones de planificación

Para mejorar la eficiencia, los responsables de operaciones deben optimizar los horarios de los equipos móviles. Esto mejora la productividad de los equipos móviles y la fiabilidad de los datos. La optimización también aumenta la satisfacción del cliente.

Los principales tipos de horarios para tus trabajadores móviles

Los jefes de proyecto utilizan muchos términos para referirse a los tipos de planificación existentes: planificación maestra, cronograma maestro, macrocronograma, retrocronograma, cronograma por lotes, cronograma detallado, diagrama de Gantt, plan de previsiones, etc. Otros gestores mencionarán la necesidad de una planificación estratégica, táctica, operativa, presupuestaria, etc.

Pero estas denominaciones no serán el tema central de este artículo, ya que se dedican principalmente a:

• La planificación previa del proyecto.
• La gestión de proyectos in situ.

No son necesariamente relevantes para las necesidades de tus equipos móviles.
Hemos identificado 5 necesidades principales para tus trabajadores de campo, que se corresponden con 5 tipos de planificación.

5 necesidades de planificación para tus trabajadores de campo

1. La planificación de rutas

Se trata de determinar las rutas más eficientes para cada miembro de la plantilla de trabajadores en terreno, teniendo en cuenta las diferentes direcciones que hay que visitar y las limitaciones de tiempo.

2. La planificación de las visitas a los clientes

Este tipo de planificación tiene por objeto organizar las citas con los clientes en función de la disponibilidad de tus trabajadores móviles y las limitaciones vinculadas a los desplazamientos.

3. La planificación de las operaciones de servicio sobre el terreno

En este caso, se trata de planificar las tareas de servicio in situ de tus técnicos de mantenimiento, equipos de averías, enfermeros a domicilio, auditores, etc., teniendo en cuenta las urgencias y los empleados disponibles.

4. La planificación de tareas y datos del servicio de campo

Este tipo de planificación está vinculada a la gestión de tus órdenes de trabajo y las visitas a tus clientes.
Te permite asignar tareas y misiones a tus equipos en función de:

• sus competencias,
• sus disponibilidades,
• y las necesidades de la empresa y tus clientes, garantizando a su vez una asignación equilibrada.

5. La planificación de las vacaciones

Este tipo de planificación no es específico de los empleados móviles. Pero, cuando tus empleados están ausentes, garantiza la continuidad del servicio en la web para el cliente, respetando sus peticiones en la medida de lo posible.

Horarios adaptados a las necesidades y limitaciones de los trabajadores móviles

Estos 5 horarios deben tener en cuenta los distintos tiempos de trabajo de los empleados:

• Los horarios de trabajo específicos de tu personal de campo: jornada completa, jornada parcial, horarios escalonados, horarios flexibles, autónomos, etc.
• Las limitaciones vinculadas a las necesidades de la empresa: horario partido, servicio de guardia, rotación, estacionalidad, etc.
• Presencia mixta en la oficina y en las instalaciones del cliente.

Para proporcionar informes en tiempo real, es esencial permitir a los trabajadores sobre el terreno:

• estar conectados entre sí,
• intercambiarse con el equipo administrativo de referencia,
• acceder al software de planificación en cualquier momento.

Esto hace posible adaptarse rápidamente a los imprevistos en caso necesario y ajustar los horarios en consecuencia. Poder actualizar los datos relacionados con las operaciones de servicio sobre el terreno (notificación de visitas, próxima cita, prueba de trabajo, notificación de entrega, material faltante, etc.) es también una ventaja innegable para el éxito de la planificación.
Estos diferentes tipos de planificación pueden realizarse manualmente, por ejemplo, utilizando una hoja de cálculo Excel.

Pero hay herramientas de planificación y gestión de proyectos que se adaptan especialmente a las necesidades de tus trabajadores sobre el terreno: aplicaciones móviles de planificación o gestión de rutas, software de gestión de tareas y proyectos.
Esto es lo que presentaremos en esta segunda parte.

Las herramientas y programas de planificación para tus trabajadores móviles

Hemos encontrado 3 grandes tipos de software que pueden ayudarte en la gestión de la planificación de tus equipos móviles de trabajadores:

• software de gestión de proyectos
• aplicaciones de seguimiento del tiempo
• software de gestión de rutas

Software de gestión de proyectos para organizar las tareas y acceder a los datos en tiempo real

Hemos identificado 3 tipos principales de software que pueden ayudarte a gestionar los horarios de tu personal móvil:
Lo más importante es encontrar el que realmente satisfaga tus necesidades.

El software de gestión de proyectos cubre muchas funciones:

1. Organizar y priorizar tareas

Al estar constantemente en ruta, tus trabajadores móviles necesitarán un acceso rápido y fácil a sus listas de tareas. Eso es lo que debe guiarte en la elección del software.

Por otro lado, como planificador, necesitarás crear fácilmente proyectos, misiones, entregas u operaciones de servicio sobre el terreno, asignar tareas y supervisar su finalización. La gestión de proyectos será muy importante.

Herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana podrían ser muy útiles para ti.

2. La gestión global del calendario con seguimiento de costes y recursos

Esta necesidad adicional puede ser gestionada por software como Microsoft Project, Smartsheet o Ganttic.

Estas aplicaciones permiten crear calendarios globales para los trabajadores móviles a partir de plantillas prediseñadas o diagramas de Gantt. Según el software que elijas, vas a poder:

• Planificar y gestionar tus recursos;
• Realizar un seguimiento en tiempo real de los costes, las horas empleadas y la finalización de las órdenes de trabajo;
• Editar cuadros de mando o informes personalizables.

3. La comunicación en tiempo real

El software Asana o la plataforma Slack lo hacen por ti, al darte la posibilidad de trabajar juntos:

• en línea en el mismo proyecto,
• compartiendo archivos,
• o comunicándose en tiempo real.

Google Drive también ofrece la posibilidad de almacenar, compartir y trabajar juntos en documentos, hojas de cálculo o presentaciones en tiempo real.

4. El acceso a los datos en cualquier momento

Más allá de la necesidad de comunicación en tiempo real, lo más importante para tu personal de campo es poder acceder a sus datos en cualquier momento y lugar.
Asegúrate de que el software que has elegido incluye esta posibilidad. Según el grado de acceso que el personal móvil tenga a su ubicación, poder consultar los datos sin conexión podría ser una gran ventaja.

Aplicaciones de seguimiento del tiempo y las ausencias

En caso de que tus equipos no tengan que realizar tareas transversales o complementarias, también vas a poder realizar un seguimiento sencillo de su ubicación, citas, horas de trabajo o vacaciones.
Estas herramientas de planificación pueden ayudar a tus trabajadores de campo a:

• gestionar y hacer un seguimiento más eficaz de sus citas
• enviar solicitudes de vacaciones y ver las vacaciones de sus compañeros,
• planificar reuniones en línea con clientes y compañeros.

Como planificador o gestor, dependiendo de la aplicación que elijas, vas a poder:

• acceder a los calendarios de tus empleados,
• geolocalizarlos, para saber dónde están si necesitas asignarles otro trabajo,
• generar informes y gestionar las solicitudes de vacaciones.

Hay una gran variedad de aplicaciones en el mercado: Tsheets, Calendly, Clicktime, WhenIwork, Congéonline, Timecamp, y muchas otras.

• Calendly se dedica principalmente a la gestión de citas, con la posibilidad de conectarlo a Google o Outlook.
• TSheets y WhenIwork son dos de las más completas, con funciones de geolocalización, calendario y solicitud de vacaciones.
• TimeCamp se puede integrar con un software de gestión de proyectos como Asana y Trello.
• Clicktime también te permite generar informes y hacer un seguimiento de tus gastos.

Una vez más, te invitamos a explorar las funciones que se adapten a tus necesidades concretas.

El software de gestión y optimización de itinerarios

Además de la gestión de la propia agenda, el objetivo será también poder planificar y optimizar las rutas y las operaciones de servicio sobre el terreno de todos tus equipos móviles, del siguiente modo:

• Optimizando sus rutas para reducir el tiempo y los costes de desplazamiento.
• Permitiendo que tus trabajadores se comuniquen en tiempo real contsus clientes (notificaciones, pruebas de servicio, informes automatizados, programación de visitas, etc.).
• Proporcionando funciones de seguimiento de la entrega y del servicio sobre el terreno para garantizar una mejor experiencia y servicio al cliente.

También aquí hay un gran número de aplicaciones que pueden ayudarte: OptimoRoute, Routific, WorkWave Route Manager, Onfleet, etc.

El software AntsRoute es una de ellas.
Te permite ahorrar hasta un 50% de tiempo en la planificación de tus rutas.
Calcula automáticamente las mejores rutas, integrando los siguientes criterios en tus planificaciones:

• Tipo de misión: entrega, servicio de campo, visita.
• Localización geográfica de la orden de trabajo.
• Competencias de cada operario.
• Franjas horarias necesarias.
• Historial de tráfico, etc.

De este modo, tu personal móvil tiene acceso a un plan de ruta electrónico.
También tienen acceso a todos los datos de tus clientes, que son informados en tiempo real de las diferentes etapas. Asimismo, es posible añadir visitas a la ruta en curso, modificándola de manera automática.

Las ventajas de estas soluciones de planificación

Como se ha mencionado anteriormente, la optimización de los horarios de tu personal de campo no sólo les hará trabajar de manera más cómoda y con mayor eficiencia, sino que también va a mejorar la satisfacción de tus clientes.
En función de los horarios seleccionados, esto va a ser de gran ayuda para:

• planificar mejor las tareas y citas,
• acceder a la información en tiempo real y comunicar mejor los datos sobre el terreno,
• limitar las tareas administrativas y la introducción de datos para sus órdenes de trabajo.

Como planificador o responsable de operaciones, vas a poder:

• Tener una visión global de las órdenes de trabajo de tu personal de campo.
• Obtener informes actualizados y pertinentes.
• Gestionar mejor los imprevistos, gracias a la visibilidad en tiempo real.
• Gestionar más fácilmente a tus trabajadores, al disponer de toda la información sobre sus competencias, disponibilidad, etc.
• Fomentar la transparencia y el apoyo mutuo entre compañeros, gracias a una mejor visibilidad de sus horarios.
• Digitalizar todos tus documentos y ahorrar tiempo una vez realizados los ajustes.
• Cumplir la legislación más fácilmente al tener una visión clara de los horarios de trabajo.
• Controlar los costes y reducir los gastos de desplazamiento optimizando las rutas.

Las ventajas son múltiples y deben estudiarse en función de cada situación.
Si quieres mejorar la planificación de tus rutas y operaciones de servicio sobre el terreno, nuestro equipo está a tu disposición para ayudarte.