Los 4 pasos para planificar las mejores rutas

Publicado en 30 mayo 2023 • Lectura: 9 min read

Es fundamental planificar rutas eficientes para los representantes de ventas y otros trabajadores que tienen muchas citas presenciales: agentes judiciales, inspectores, técnicos de reparación, etc. Esto les permite optimizar sus desplazamientos y, por tanto, su tiempo y recursos.
El resultado son oportunidades adicionales de ventas u órdenes de trabajo, una mayor productividad y una consecución más rápida de los objetivos.

En este artículo, te guiaremos a través de cuatro pasos clave para determinar con éxito una ruta a múltiples destinos:

1. Elije el tipo de ruta adecuado para tu empresa
2. Selecciona los datos adaptados a tus viajes y rutas
3. Elige las herramientas adecuadas para planificar y optimizar tus rutas
4. Completa y conecta tus planes de ruta

Elaborar un plan de rutas eficaz facilita la vida a los profesionales que se desplazan. Optimiza los recursos y los desplazamientos de los equipos sobre el terreno. Los planes de ruta eficaces mejoran la productividad y facilitan la realización de los objetivos.

1. Elije el tipo de ruta adecuado para tu empresa

El primer paso para desarrollar un plan eficaz de rutas a múltiples destinos es determinar el tipo de trayectos que mejor se adapten a tu negocio.
Esto implica identificar los criterios que son relevantes para la programación de tus citas, los cuales varían dependiendo de tu función y objetivos.

Criterios para seleccionar tus planes de ruta

Puede que necesites organizar sus rutas en función de:

Criterio 1 – El nivel de prioridad de tus citas

El nivel de urgencia asignado a tus citas varía según tu cometido. Puede que un vendedor le quiera dar prioridad a una posible venta o a un cliente importante. Los agentes judiciales u otros expertos jurídicos deberán tener en cuenta las limitaciones legales.
En profesiones más técnicas, para asignar la prioridad, se prestará más atención al carácter potencialmente peligroso de los equipos e instalaciones que se manejen.

Criterio 2 – Recursos disponibles (parque de vehículos, mano de obra, etc.)

Con este enfoque se tienen en cuenta los recursos humanos y técnicos de los que dispones. Las mismas personas no siempre van a poder realizar todas las tareas o visitar todas zonas geográficas. Del mismo modo, determinadas rutas requieren el uso de vehículos de empresa o de equipos específicos, que deben estar disponibles en el momento en que se efectúa la visita o el trabajo de campo.

Criterio 3 – La ubicación geográfica de tus clientes actuales y tus clientes potenciales

Este es el criterio más utilizado por los comerciales que tienen a su cargo una gran cartera de clientes consolidados y potenciales clientes. Consiste en agrupar las citas por zonas geográficas, con el fin de minimizar los desplazamientos y optimizar el tiempo en terreno.
Pero también puede ser de gran interés para los profesionales itinerantes que deban cubrir una amplia zona geográfica.

Tipos de rutas disponibles

Para cubrir estas zonas geográficas, existen al menos 3 tipos principales de rutas posibles:

Tipo 1 – La ruta de los pétalos

Con este método, el área de trabajo a cubrir se divide en 16 pétalos para cada mes. El centro de los pétalos se corresponde con el lugar de trabajo o con el domicilio del vendedor, es decir; el trabajador comienza y termina la ruta en esa dirección. El vendedor o trabajador en terreno debe recorrer la distancia de un pétalo por día, partiendo del punto más alejado, que estará a una hora y media como máximo, y volviendo al punto de partida por la tarde. Contemplando un día de trabajo en casa a la semana, el trabajador o autónomo en cuestión completa su plan de visita durante los otros 16 días laborables del mes. Se trata de un sistema de organización que no es muy flexible, ya que considera un solo día al mes para cada pétalo.

Tipo 2 – La ruta en forma de trébol

El método de la ruta en forma de trébol es el mismo que el de la ruta en forma de pétalo, pero dentro de un área más pequeña. Hay 4 sectores en lugar de 16. Los clientes deben asignarse de manera equitativa entre estas 4 zonas. También se contempla un día a la semana para el trabajo a distancia y las tareas administrativas. Los demás días se dedican a visitas en 1 de los 4 sectores. A lo largo de una semana, se establecen reuniones con clientes en cada uno de estos 4 sectores, sin recorrer demasiados kilómetros al día.

Tipo 3 – La ruta en espiral

La ruta en espiral se puede utilizar cuando la zona geográfica a cubrir es muy extensa. Desplazándose en espiral desde su casa u oficina, el comercial o profesional móvil puede limitar el número de kilómetros a recorrer: va de la cita más cercana a la más lejana.
También puede desplazarse en zigzag, siguiendo un eje central hacia el cliente más lejano. En su camino, puede concertar citas con sus clientes potenciales, que se situarán a izquierda y derecha del eje central.

Estos planes de ruta son, por supuesto, hipotéticos y pueden variar con el tiempo en función de las necesidades de tu negocio. Y si decides utilizar un software de optimización de rutas, no tendrás que elegir el modelo de tu ruta. Esto lo abordaremos en la tercera parte.

2. Selecciona los datos adaptados a tus viajes y rutas

Una vez que has elegido el tipo de ruta que más te conviene, el siguiente paso es seleccionar los datos pertinentes para tus rutas y viajes.

Puedes utilizar diversas fuentes para obtener esta información, como tu base de datos de clientes, tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), herramientas de programación en línea o, incluso, aplicaciones móviles dedicadas a la gestión de rutas. También tendrás que asegurarte de que estos datos están actualizados.

Esto incluye información sobre tus clientes y horarios de citas, pero también las limitaciones específicas relacionadas con cada visita.

Datos completos del cliente

Por supuesto, necesitarás el nombre del cliente, la fecha, la hora y la dirección de la cita.
Pero según las circunstancias y los clientes, también puede ser pertinente recopilar:

• El número de teléfono y la dirección de correo electrónico de tu cliente o posible cliente, para contactar con ellos en caso necesario.
• Sus preferencias de visita, horarios concretos, tiempos de descanso, etc.
• Indicaciones concretas para acceder al lugar.

Estas instrucciones te permitirán planificar mejor tus rutas y evitar perder citas o llegar tarde.

Historial y objetivos de las citas con los clientes

Es recomendable que realices un seguimiento y registres las interacciones pasadas con tus clientes, como citas anteriores, pedidos o problemas resueltos. Con esta información en mente, vas a ser más eficiente durante tus visitas y construirás una relación más sólida y fiable con tu cartera de clientes.

También te invitamos a indicar los objetivos de tus citas y a clasificar a tus clientes según su importancia, su potencial o el nivel de urgencia de sus citas. De esta forma, podrás priorizar y centrarte en los clientes que necesitan más atención o tienen un mayor nivel de urgencia. Esto te va a permitir dedicar más tiempo y recursos a los clientes clave en el momento preciso.

Información sobre la competencia y la actividad de los clientes

Para lograr un nivel adicional de personalización en tus citas, puede ser interesante recopilar información sobre tus competidores en la zona geográfica que tengas como objetivo. Como vendedor, estarás un paso por delante en tu posicionamiento en el mercado y serás más persuasivo con tus argumentos de venta.
Del mismo modo, si te vas a dirigir a nuevos clientes, no dudes en recopilar información sobre:

• el sector de actividad,
• necesidades específicas,
• contactos clave u oportunidades de venta.

Esto te ayudará a identificar a los clientes potenciales más prometedores y adaptar tus estrategias.

Por supuesto, esto no se aplica a todas las profesiones. Un alguacil o un inspector no tienen realmente ninguna competencia. Pero aun así te permitirá comprender mejor los problemas de tus interlocutores.

Los datos que necesitas variarán en función de tu sector y de tus objetivos específicos. Pero si identificas e integras los datos pertinentes para tu empresa y tus clientes, podrás personalizar tu enfoque y optimizar tus rutas en consecuencia, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia.

3. Elige las herramientas adecuadas para planificar y optimizar tus rutas

Una vez que dispongas de los datos necesarios, es hora de elegir las herramientas adecuadas para planificar y optimizar tus rutas. Afortunadamente, hoy en día hay muchas soluciones de software disponibles en el mercado que pueden ayudarte en esta tarea.

Te invitamos a leer nuestro artículo dedicado a las herramientas y el software para obtener rutas de paradas múltiples optimizadas según tus necesidades específicas.

Comprende los límites de las hojas de cálculo para la elaboración de tus planes de ruta

Muchas empresas siguen confiando en hojas de cálculo como Excel o Google Sheet. Permiten registrar y conectar una gran cantidad de datos, como citas, lugares y fechas, datos de contacto, etc. Pero si tienes que:

• multiplicar el cruce de datos (urgencias, preferencias, vehículo disponible, etc.),
• integrar imprevistos de última hora (citas canceladas, atascos, etc.),
• o simplemente optimizar tus desplazamientos en función del lugar y la hora de tus citas.

Elige un software de optimización de rutas

Entre las numerosas soluciones de software disponibles en el mercado, las herramientas de planificación de rutas te permiten:

• visualizar sus citas en un mapa,
• optimizar automáticamente las rutas para reducir las distancias recorridas,
• y tener en cuenta las limitaciones de cada visita.

Algunas herramientas ofrecen incluso funciones avanzadas como:

• integración del tráfico en tiempo real,
• la consideración de las preferencias de sus clientes,
• o la gestión de prioridades.

Un software de optimización de rutas como AntsRoute calcula para ti los mejores escenarios de viaje posible en función de las opciones que hayas definido (nivel de prioridad, recursos disponibles, ubicación geográfica).

En apenas unos minutos, el sistema te proporciona un plan de ruta personalizado, disponible en una aplicación móvil que puede conectarse a Waze o Google Maps. En caso de cambios inesperados (replanificación de citas, imprevistos en la carretera, etc.), las múltiples paradas de la ruta se recalculan automáticamente. También puedes integrar todos los informes de tus visitas, información específica de los clientes y planificar directamente tus próximas citas.

Pasarse a un software de optimización de rutas no es obligatorio, pero te ahorrará muchos kilómetros y horas de planificación. ¡Es sinónimo de tranquilidad garantizada!

Pero no todos los softwares se adaptan a tus necesidades específicas.
Cuando elijas tu software, asegúrate de que:

• tiene en cuenta tus necesidades específicas,
• la interfaz sea lo suficientemente fácil de usar, para poder utilizarlo de forma sencilla y permanente. ¡No hay nada peor que un software que te desanima desde la primera vez que lo utilizas!
• y que permita la sincronización con las demás herramientas que ya utiliza, para que no tengas que volver a introducirlo todo.

4. Completa y conecta tus planes de ruta

El último paso consiste en completar y conectar los planes de ruta.
Esto implica tener en cuenta otros factores que pueden influir en tu plan de trabajo, tales como:

• reuniones de empresa,
• viajes de ida y vuelta al trabajo,
• tiempo de preparación o franjas horarias dedicadas a la prospección de tu mercado.

Para ello, deberás poder conectar tu calendario a tu herramienta de planificación de rutas.

Además, evalúa la posibilidad de sincronizar tus planes de ruta con tus otras herramientas de gestión, como tu CRM o su sistema de gestión de clientes. Esto te dará una visión global de tus actividades y te permitirá coordinar mejor tus acciones.

Si trabajas con Excel o Google Sheet, no tienes por qué rendirte. Puede importar tus datos a un software de optimización de rutas. Te explicamos cómo hacerlo en nuestro artículo.

La planificación de rutas es una tarea esencial para la mayoría de las profesiones móviles, como los comerciales, los representantes de ventas, agentes judiciales, inspectores y enfermeras a domicilio.

Siguiendo los cuatro pasos que se describen en este artículo, vas a poder elaborar con éxito un plan de ruta.

Elige el tipo de ruta que más te convenga, selecciona los datos adecuados, elige las herramientas necesarias para planificar y optimizar tus rutas y, a continuación, completa y conecta tus planes de ruta.

Si pones en práctica estos consejos, podrás implementar tu eficacia, ahorrar tiempo y alcanzar tus objetivos con mayor rapidez. Y si deseas optar por un software de optimización de rutas, nuestros equipos están a tu disposición para una demostración y una prueba gratuitas.