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¿Cómo optimizar entregas con un optimizador de rutas?

Publicado en 8 junio 2023 • Lectura: 7 min read

Todos los transportistas buscan optimizar su planificación de entregas, pero no siempre saben cómo hacerlo. En este artículo lo explicamos de forma sencilla:

• Los beneficios de una planificación de rutas eficiente
• Las herramientas adecuadas para la planificación de rutas
• La información y los pasos que debes seguir para automatizar y optimizar tu ruta de entregas

Un optimizador de rutas es la clave del éxito en las entregas. Para transportistas y repartidores, una planificación eficiente de las entregas es garantía de ahorro de tiempo y mejora de la experiencia del cliente.

¿Qué ganarías al optimizar tu planificación de rutas?

Tu día a día está marcado por entregas de grandes paquetes para empresas de muebles, pequeños paquetes de mensajería o entregas express.

Algunos se entregarán en el domicilio del cliente, mientras que otros se entregarán en buzones o puntos de entrega. Un pequeño porcentaje de estas entregas deberá ser reprogramado para el día siguiente, debido a la ausencia de clientes.

Además, también tienes que gestionar la ausencia de alguno de tus repartidores con poca antelación. Gestionas estas emergencias lo mejor que puedes, incluyendo los picos de actividad inesperados y repentinos, y en este contexto no tienes tiempo para dedicarte a repensar tu organización.

Planificación de rutas para ahorrar tiempo y optimizar tus recursos

Son muchos los beneficios que se pueden obtener al optimizar tu planificación de entregas. Podrías ahorrar tiempo, pero también dinero. Incluso podría ayudarte a reducir las emisiones de CO2, como cada vez más compañías de transporte te solicitan.

¿Y cómo es posible?
Es posible porque, al planificar tus rutas, puedes hacer un mejor uso de los recursos disponibles. En la práctica, esto significa:

• 1. Rutas optimizadas y, por lo tanto, menos kilómetros recorridos – El resultado: menores costes de combustible, menores costes de mantenimiento de vehículos y menores emisiones de CO2. Al reducir el número de paradas y desvíos, los repartidores también pueden entregar más paquetes en el mismo periodo de tiempo.
• 2. Rutas planificadas en función de la capacidad de tus vehículos y la secuencia de entrega deseada – Resultado: mayores tasas de ocupación de vehículos, paquetes mejor ordenados que se entregan más rápidamente.
• 3. Rutas mejor organizadas y trabajo más fácil para tu equipo de entregas – El resultado: mayor fidelidad de los trabajadores y menor rotación y carga de trabajo mental. También es posible calcular el método de entrega más adecuado, para ayudarte a escoger opciones de transporte más ecológicas.

Planificación optimizada para mejorar la experiencia del cliente

Tus clientes verán esto como una fuente de satisfacción.
Planificar y optimizar tus rutas te permitirá cumplir con tus plazos de entrega de forma más eficiente y mejorar la calidad de tu servicio de atención al cliente. Al agrupar las entregas según el área geográfica y teniendo en cuenta las limitaciones específicas de tus clientes (horarios de apertura, preferencias de entrega, etc.), podrás:

• Reducir los retrasos.
• Cumplir con las expectativas del cliente de forma más eficiente.

La interfaz del optimizador de rutas AntsRoute.

¿Qué es la planificación de rutas?

Esa es probablemente la pregunta que te has hecho al empezar a leer este artículo. Es importante entender la diferencia entre simplemente organizar o crear rutas, y lo que se conoce como planificación de rutas.

La información necesaria para crear una ruta

Cuando organizas tus rutas, tienes en cuenta los factores vinculados a las tareas asignadas:

• Direcciones de salida y de llegada.
• Las diversas entregas, recogidas o intercambios de mercancías que se necesitan completar durante el día o la semana.
• Cualquier requisito con respecto a las mercancías que se transportan: productos que deben almacenarse en un lugar fresco, entregas urgentes, entregas que deben entregarse en mano, etc.

También debes tener en cuenta tus recursos:

• Personal y tipos de vehículos disponibles (motor, capacidad, etc.)
• Tiempos de descanso, horas máximas de trabajo y la opción de horas extras o cargos adicionales por paquete entregado, si es necesario.

La gestión de vehículos en AntsRoute.

Los límites de la planificación manual de rutas

Si solo empleas uno o dos transportistas, quizás estés satisfecho con tan solo agrupar tus
tareas en un orden lógico, con el objetivo de reducir el número de kilómetros que se deben realizar.

Pero si usas un sistema de navegación como por ejemplo Waze o Google Maps, no obtendrás una ruta optimizada. Deberás introducir todas las paradas en tu itinerario una a una, y simplemente se añadirán una detrás de la otra, sin tener la posibilidad de optimizar el orden.

¿Y qué sucede si tus clientes solicitan franjas horarias de entrega específicas o paquetes para recoger durante el recorrido? ¿Y si tienes que encontrar una forma de reducir tus costes?

Evidentemente, puedes usar hojas de Excel para crear rutas más o menos optimizadas que tengan en cuenta estos criterios. Pero es probable que pases horas haciendo ese trabajo, con resultados que no son perfectos.
Ahí es donde las posibilidades de la planificación manual acaban.
Y donde la planificación de rutas comienza.

Los beneficios de la planificación de rutas

La planificación de rutas ya no se trata sólo de organizar viajes del punto A al punto B, sino de introducir un gran número de parámetros, que son automáticamente calculados y comparados en tiempo real. Esto te permite crear rutas optimizadas basadas en:

• Tus rutas y paradas.
• Tus recursos.
• Las limitaciones horarias de tus clientes.
• Las limitaciones horarias de tus conductores.
• El tipo de mercancías a entregar.

Y esta planificación es posible gracias al uso de un software de optimización de entregas, que te permite reducir el número de kilómetros realizados y tus emisiones de CO2, a la vez que tiene en cuenta todas tus limitaciones.

El seguimiento de las rutas en tiempo real en AntsRoute.

Con tan solo unos clics, el optimizador de rutas te indicará si es mejor visitar a este cliente este día o al día siguiente, y/o si otra forma de transporte sería más adecuada.
La herramienta te proporciona un itinerario adecuado, que es simplemente el resultado de estos cálculos complicados. Y el resultado son las rutas optimizadas para tus repartidores. Pueden ser modificadas automáticamente en tiempo real si se añade una entrega en el último minuto.

Así es como funciona el optimizador de rutas de AntsRoute.
Y donde inicialmente podrías haber pensado que estabas gastando dinero, en realidad estabas comenzando a ahorrar en eficiencia, tiempo, dinero Y paz mental.

¿Cómo puedo optimizar la planificación de rutas en tiempo real?

Contrariamente a lo que piensan algunas compañías de transporte, un optimizador de rutas no es ni complicado ni costoso.

Optimizador de rutas asequible y fácil de usar

En AntsRoute, el optimizador de rutas está disponible desde 24€ al mes por vehículo. El tiempo y el kilometraje que ahorres se amortizará muy rápidamente.
A este precio, ya podrás beneficiarte de un gran número de funcionalidades disponibles, sin necesidad de reorganizar todos tus procesos:

• Puedes importar tus entregas desde Excel o Google Sheets y sincronizar la aplicación con tu Google Calendar o Outlook.
• El software integra los horarios y descansos de tus trabajadores, así como sus ubicaciones de salida y llegada. Optimiza rutas para todos tus conductores y crea una hoja de ruta que pueden exportar o visualizar a través de la aplicación móvil.
• Puedes geolocalizar a tus equipos sobre el terreno y seguir su historial de rutas.
• También puedes aprovechar el soporte online y el chat.

Más opciones para optimizar tus rutas

Puedes ir incluso más allá suscribiéndote a ofertas más completas. Podrás:

• Priorizar tus entregas en función de los plazos de entrega.
• Gestionar la capacidad de carga de tus vehículos.
• Enviar notificaciones automáticas de llegada y comprobantes de entrega.
• Habilitar la reserva de citas online.
• Obtener estadísticas sobre tus rutas.

y mucho más, en función de tu organización y tus necesidades.

El procesamiento en tiempo real de los datos de tu ruta

La tarea más importante es recoger toda la información que necesitas para optimizar tus rutas:

• Direcciones de entrega e información de contacto de clientes.
• Horarios de atención al cliente o horarios en los que están disponibles.
• Restricciones de entrega (por ejemplo, áreas restringidas).
• Restricciones específicas (como solicitudes de entrega al principio o al final del día, o el tipo de mercancías que se entregan).
• Recursos disponibles (vehículos y su capacidad, equipo requerido, etc).
• Las horas de trabajo, descansos y días libres de tus conductores.

Gracias a sus algoritmos, el optimizador de rutas calculará las rutas más eficientes en términos de distancia, tiempo y recursos. Tiene en cuenta tus limitaciones específicas y puede configurarse para optimizar diferentes criterios, como por ejemplo reducir los costes o minimizar las emisiones de CO2.

La planificación optimizada de rutas simplifica el trabajo diario de los repartidores.

De este modo, puedes ofrecer a los conductores información a tiempo real sobre sus rutas, y ellos pueden incluir instrucciones de entrega, cambios de última hora y actualizaciones de tráfico, al conectar el software con una aplicación como Waze. Además, puedes geolocalizar a tus repartidores, seguir el progreso de sus rutas y reaccionar rápidamente si es necesario. Si se añade, se retrasa o se pospone una entrega, puedes reorganizar la ruta en función de esos cambios.

Si te has suscrito a un plan más avanzado, podrás analizar estadísticas para identificar franjas horarias y áreas de gran actividad, para así asignar mejor tus recursos y gestionar la capacidad de entrega en función de las necesidades.

También ahorrarás tiempo en seguimientos administrativos y mejorarás la experiencia del cliente gracias a notificaciones automatizadas, comprobantes de entrega y la programación de citas.

Siguiendo estos consejos y usando las herramientas adecuadas, podrás optimizar la planificación de tus rutas de entrega, mejorar tu eficiencia operativa, optimizar tus costes y ofrecer un servicio de atención al cliente de calidad.

El optimizador de rutas de AntsRoute actualmente ofrece un 50% de descuento durante 1 mes y una prueba gratuita durante 7 días. ¡Este podría ser el momento perfecto para dar el paso!