Was ist eine Software für Transport Management (TMS) und wie wähle ich sie richtig aus?

Eine Transportsoftware oder TMS (Transport Management System) ist eine Lösung zur computergestützten Steuerung der verschiedenen Phasen des Transports. TMS gehören also zur großen Familie der software für das Supply Chain Management. Ziel dieser Tools ist es, Sie im Rahmen der Optimierung bei jedem Schritt der Lieferkette zu unterstützen, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen sicher zu stellen.
Je nach Bedarf kann eine TMS mit einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder einem WMS (Warehouse Management System) verbunden werden, um die gesamte Supply Chain abzudecken.

Inhaltsverzeichnis des Artikels:

• Wozu dient eine Transport-Management-Software oder eine TMS?
• Wie wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse richtige Transportsoftware?
  1. Listen Sie die zu automatisierenden Logistikprozesse auf
  2. Überprüfen Sie, ob die ausgesuchte Software zu Ihrem Beruf passt.
  3. Vergleichen Sie die angebotenen Funktionen
  4. Überprüfen Sie die Qualität der Unterstützung durch den Anbieter
  5. Vermeiden Sie eine Vielzahl von Software-Produkten einzusetzen

Eine Software für Transport Management oder TMS optimiert jeden einzelnen Schritt der Lieferkette. Mit TMS Transport können Sie die Logistikkosten senken und gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen aufrechterhalten.

Wozu dient eine Transport-Management-Software oder eine TMS?

TMS bieten Ihnen Lösungen, um den gesamten Logistikprozess oder Teile davon besser zu organisieren, um Zeit zu sparen und Kosten zu kontrollieren. Sie erleichtern auch den Informationsaustausch zwischen den Beteiligten.
Entsprechend umfassen diese Tools eine Reihe gemeinsamer Funktionen, aber auch gezieltere Lösungen, die auf die verschiedenen Nutzerprofile zugeschnitten sind: Verlader, Charterer, Kurierdienstleister usw.

Welche sind die gemeinsamen Funktionen von TMS?

Mit den meisten Transportprogrammen können Sie folgende Vorgänge automatisiert steuern:

• Die Annahme von Bestellungen oder Kundenterminen.
• Die Planung von Abhol- oder Liefervorgängen.
• Die Zuordnung von Sendungen zu einem Spediteur oder Zusteller nach verschiedenen Kriterien (Volumen, Gewicht, Zeit, Preis usw.).
• Eine Echtzeit-Verfolgung der Hin- und Rückströme (track and trace).
• Die Verwaltung von Fahrzeug- oder Schiffsflotten.
• Die Übermittlung und Archivierung von Transportdokumenten und Liefernachweisen in digitalem Format.
• Die Verfolgung von Abweichungen: Verspätungen, Stornierungen, Vorbehalte, Streitigkeiten usw.
• Die Kommunikation mit den Kunden.
• Die Vorfakturierung oder sogar direkte Rechnungsstellung für Transportlinien.
• Die Berechnung und die Analyse von Leistungskennzahlen (KPIs): Kalkulationskosten pro Gewicht oder Kilometer, CO²-Bilanz, Statistiken zu einzelnen Fahrern usw.

Was ist der Unterschied zwischen einer TMS für Verlader und einer TMS für Dienstleister?

Obwohl TMS auf dem Papier recht ähnliche Dienstleistungen erbringen, legen einige von ihnen den Schwerpunkt auf eine bestimmte Kategorie von Funktionen, je nach Zielgruppentyp. Die Transportbranche unterscheidet zwischen 2 TMS-Typen:

• TMS Charterer oder Verlader. Diese TMS richten sich an Unternehmen, die große Mengen an Gütern transportieren lassen müssen, deren Kerngeschäft aber nicht der Transport ist. Dabei kann es sich um Industrieunternehmen, Händler, Hersteller usw. handeln. Die Entwickler dieser Art von Lösungen werden sich logischerweise auf Funktionen konzentrieren, die eine effiziente Kommunikation mit den Spediteuren ermöglichen: Übermittlung von Ausschreibungen -direkt oder über Frachtenbörsen-, Analyse der Antworten, Auswahl des wettbewerbsfähigsten Spediteurs etc.
• TMS-Anbieter oder Spediteure. Diese Tools richten sich an Fachleute, die der Optimierung des eigentlichen Transports höchste Priorität einräumen. Dabei kann es sich um Spezialisten für Straßen-, Luft- und Flusstransporte handeln, aber auch um Unternehmen, bei denen die Lieferung ein integraler Bestandteil der erbrachten Dienstleistung ist (Lieferung von Mahlzeiten nach Hause, Installation von Haushaltsgeräten, Einrichtung von medizinischem Geräten usw.). Je nach Kundenwunsch wird das System vorrangig auf die Optimierung des Auslastungsgrads, die Senkung der Transportkosten, die Qualität der Dienstleistungen usw. abzielen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Software zur Tourenoptimierung und einer TMS?

Das Hauptziel einer Software für die Tourenoptimierung besteht darin, aus einer Reihe von kunden- und betriebsbezogenen Einschränkungen die bestmögliche Route für jeden Fahrer zu ermitteln.
Im Zuge der Weiterentwicklungen bieten einige Programme für die Tourenoptimierung allerdings immer mehr Funktionen, die über das schlichte Erstellen eines optimalen Fahr- oder Transportplans hinausgehen. Unsere Software „AntsRoute“ enthält beispielsweise Tools, um die Paketlieferung in Echtzeit zu verfolgen, um Zustellungsnachweise zu sammeln und zu verwalten, um mit dem Endkunden zu kommunizieren und vieles mehr. Sofern die Tourenoptimierung in einigen Berufen eine zentrale Funktion des Transportmanagements übernimmt, nähert sich dann der Funktionsumfang von Optimierungstools immer mehr dem von TMS an.

Umgekehrt können einige TMS eine Funktion zur Tourenoptimierung beinhalten. Allerdings bieten viele Transportsoftwareprogramme nur Teillösungen wie die Disposition an. Mit anderen Worten: Sie schlagen Ihnen zwar Transportpläne vor, aber die vorgeschlagene Roadmap ist nicht unbedingt ideal! Erfahrene Käufer von TMS sollten die Hersteller daher genau zu diesem Punkt befragen.

Wie wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse richtige Transportsoftware?

Die beste Transportsoftware für Ihr Unternehmen ist diejenige, mit der Sie durch die Automatisierung möglichst vieler Arbeitsschritte möglichst viel Zeit sparen können. Wenn Sie jedoch noch nie eine TMS verwendet haben oder dieselbe seit Jahren nutzen, ist es nicht einfach, einen Schritt zurückzutreten bzw. die wirklich wichtigen Auswahlkriterien zu artikulieren!
Wenn dies auf Sie zutrifft, wird Ihnen unsere Anleitung in fünf Schritten eine Menge Enttäuschungen ersparen.

1. Listen Sie die zu automatisierenden Logistikprozesse auf

Um eine Software richtig auszuwählen, müssen Sie wissen, was Sie genau von ihr erwarten. Eine recht effektive Lösung ist es, die Vorgänge aufzulisten, die Ihnen im Moment Probleme bereiten:

• „Die Tourenplanung nimmt mir zu viel Zeit in Anspruch“.
• „Ich kann nicht richtig einschätzen, ob meine Transportaufträge richtig ausgeführt werden“.
• „Meine Fahrer schimpfen ständig über unsere aktuelle App“.
• „Die Kunden rufen regelmäßig an, um sich nach dem Stand ihrer Lieferung zu erkundigen, und das kostet Zeit“.
• „Meine Software enthält kein Modul, das für Frachtenbörsen geeignet ist“ usw.

Daraus können Sie leicht ableiten, welche Prozesse verbessert werden müssen, und eine Liste der Funktionen erstellen, die Sie wirklich brauchen. So löst jede Software automatisch geplante Aktionen aus, wenn eine Bedingung eintritt. Zum Beispiel: „Wenn die Ware in den LKW geladen ist, eine SMS oder E-Mail an den Kunden senden.“ Voraussetzung ist, dass das System die Information über die Verladung der Ware erhalten hat…
Diese Art der automatischen Informationsweitergabe bei der Abholung oder Lieferung spart Ihren Teams wertvolle Zeit. Achten 
Sie darauf!

2. Überprüfen Sie, ob die ausgesuchte Software zu Ihrem Beruf passt.

Unter den zahlreichen Tools für Supply Chain Management auf dem Markt eignen sich einige für eine recht breite Palette von Geschäftstypen, während andere für eine bestimmte Branche konzipiert wurden. Beispielsweise mögen die Logistikprozesse zwischen einem medizinischen Labor und einem Paketzustellungsspezialisten ähnlich erscheinen. Für die Phasen der Vorbereitung oder des Empfangs werden allerdings unterschiedliche Begriffe verwendet. Unpassende branchenfremde Begriffe in der Software verwirren die Nutzer im Alltag und kosten letztlich viel Zeit.
Außerdem wird durch das „Verbiegen“ einer Software, um sie an eine andere Branche anzupassen, nicht ihr volles Potenzial ausgeschöpft. Angesichts der großen Auswahl auf diesem Markt wäre dies schade…

Um zu überprüfen, ob die Software für Ihren Beruf geeignet ist, können Sie:

• Sich auf der Website des Anbieters Blogartikel wie „Kundenberichte“ oder „Fallstudien“ anschauen.
• Den Software-Anbieter um Referenzen von anderen Kunden in Ihrer Branche bitten.
• Anhand von Screenshots kontrollieren, welche Begriffe verwendet werden, und sich fragen, inwieweit das Vokabular angepasst werden kann.

3. Vergleichen Sie die angebotenen Funktionen

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie bereits eine erste Shortlist mit drei bis fünf Lösungen erstellen können. Nun geht es darum, die Liste der für Sie unverzichtbaren Funktionen mit den Funktionen des Anbieters, die als „standardmäßig“ gelten, zu vergleichen.
Beispielsweise erfordert die regelmäßige Lieferung von Mahlzeiten an Schulen eine sehr genaue Rückverfolgbarkeit der Sendungen. Im Alltag wird diese Funktion wesentlich nützlicher sein als die Tourenoptimierung, da die Fahrpläne der Fahrer kaum variieren.
Ein Unternehmen, das auf Bestellung frische Lebensmittel nach Hause liefert, braucht hingegen unbedingt eine Tourenoptimierung, um rentabel zu sein.

Mit anderen Worten: Es geht nicht unbedingt darum, ein multifunktionales Schweizer Taschenmesser zu finden, sondern ein Werkzeug, das sich auf die für Sie wirklich wichtigen Funktionen konzentriert.

4. Überprüfen Sie die Qualität der Unterstützung durch den Anbieter

Die meisten Softwarelösungen für die gesamte Lieferkette werden heute im SaaS-Modus angeboten. Mit anderen Worten: Der Softwarehersteller hostet die Lösung direkt in der Cloud und stellt sie ihren Kunden darin zur Verfügung.
Dieser Vertriebsmodus bietet viele Vorteile für Kunden, deren Kerngeschäft nicht die IT ist:

• Die Einführung des Tools im Unternehmen ist einfach und schnell.
• Der Kunde muss sich weder um die Installation der Lösung noch um Updates kümmern.
• Das Abrechnungssystem ist sehr flexibel und kann leicht z.B. an die Entwicklung des Teams angepasst werden.

Aber diese Bereitstellung im SaaS-Modus macht Sie auch abhängiger vom Anbieter. Hier sind einige nützliche Fragen, die Sie sich vorher stellen sollten:

• Wie können Sie die Software testen? Vorführung durch einen Vertriebsmitarbeiter? Kostenlose Testphase?
• Welche Lösungen sind vorgesehen, um die Teams bei der Einführung des Tools zu begleiten?
• Welche Hilfe gibt es im Falle von Schwierigkeiten? Erhalten Sie Unterstützung durch ein Bot oder einen Mitarbeiter? An welchen Tagen und zu welchen Zeiten ist die Telefonzentrale besetzt?
• Wie kann man den Kundenservice kontaktieren? Telefonisch oder nur per E-Mail? Entstehen dadurch zusätzliche Kosten?
• Welche Verpflichtungen geht der Anbieter in Bezug auf die Verfügbarkeit ein? Ein Anbieter, der sich vertraglich zu einer Verfügbarkeit von 98% verpflichtet, klingt beeindruckend. Aber konkret bedeutet das, dass Sie sich damit einverstanden erklären, bis zu einer Woche im Jahr ohne die Software auszukommen…
• Welche Garantien gibt der Anbieter im Falle eines Ausfalls in Bezug auf die Reaktionszeit und die Wiederherstellungszeit?

5. Vermeiden Sie eine Vielzahl von Software-Produkten einzusetzen

Bei Ihrer Suche nach der besten Transportsoftware sollten Sie auch das Vorhandensein von APIs (Application Programming Interface) berücksichtigen. Hinter dieser etwas kryptischen Abkürzung verbirgt sich eine sehr clevere Informatiklösung, die es einer Software ermöglicht, automatisch Daten oder einen Dienst abzurufen, die von einer Drittanwendung bereitgestellt werden. APIs ermöglichen es gewissermaßen, das Beste aus jeder Software herauszuholen und von Fall zu Fall ein IT-Ökosystem aufzubauen, das perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
So kann eine Software zur Tourenoptimierung, die mit einer guten API ausgestattet ist, die Ihnen fehlenden Funktionen nachrüsten oder sogar weiter gehen als eine gewöhnliche TMS.

Dank seiner sogenannten „Open REST“-API kann AntsRoute problemlos Daten austauschen mit:

• Sehr spezifischer Branchensoftware. „Must-G5“ z. B. ist eine Verwaltungssoftware für Anbieter von häuslicher Krankenpflege, sie lässt sich zum Beispiel über eine API in unsere Lösung zur Tourenoptimierung integrieren.
• E-Commerce-Lösungen wie Prestashop und WooCommerce.
• Allgemeineren Tools, die bereits in vielen Branchen eingesetzt werden, wie Odoo, Outlook, Google Kalender, Google Maps usw.

Gegebenenfalls sollten Sie bei jedem Hersteller nachfragen, welche Schnittstellen zu bereits genutzten IT-Lösungen möglich sind. So vermeiden Sie, dass Sie in einem geschlossenen Ökosystem ohne Entwicklungsperspektiven feststecken.

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