Warum sollten Sie eine Software zur Terminvereinbarung verwenden?

Veröffentlicht am 25 März 2022 • Lesen: 6 min read

Rasant steigernde Kraftstoffpreise, wiederkehrende Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung und Kunden, die immer schwieriger werden: Der Alltag von Fachleuten im Bereich Logistik und haushaltsbezogenen Dienstleistungen ist alles andere als einfach!
Glücklicherweise haben viele Softwarehersteller IT-Lösungen entwickelt, die Sie bei der optimalen Planung Ihrer Termine und damit auch Ihrer Fahrten unterstützen.
Zögern Sie zurzeit noch, diesen Teil der Kundenbeziehung zu digitalisieren?
Diese 7 Argumente sollten Sie davon überzeugen, eine Software zur Terminvereinbarung für Ihre Installations-, Wartungs- oder Liefertätigkeit einzusetzen.

Inhaltsverzeichnis

1. Eine gute Planungssoftware passt sich Ihren Arbeitsmethoden an, nicht umgekehrt
2. Sie können Ihre Termine gezielt auf die Fachkenntnisse Ihrer Mitarbeiter ausrichten
3. Sie sparen Zeit bei der Verwaltung der Kundenbeziehungen
4. Sie reduzieren die Zahl der nicht eingehaltenen Termine
5. Ihre Kunden können selber und rund um die Uhr einen Termin vereinbaren
6. Eine Software zur Terminvereinbarung verbessert die Gesamterfahrung der Nutzer
7. Immer mehr Menschen filtern oder vermeiden Telefonanrufe

Der Einsatz einer Terminplanungssoftware oder Software zur Terminvereinbarung ist der Schlüssel zur Bewältigung der heutigen logistischen Herausforderungen. Das Tool vereinfacht die Planung von Einsätzen und optimiert die Routen. Dadurch werden die Produktivität der Teams und die Zufriedenheit der Kunden gesteigert.

1. Eine gute Planungssoftware passt sich Ihren Arbeitsmethoden an, nicht umgekehrt

Es dürfte ungefähr so viele Techniken zur Terminvereinbarung geben wie es Unternehmen gibt. Lassen Sie uns schematisch sagen, dass es drei Haupttypen von Methoden gibt:

• Die Terminvereinbarung bei eingehenden Anrufen. Manche Fachleute, z. B. im Wartungsbereich, können erst nach einem persönlichen Gespräch einen Termin mit dem Kunden vereinbaren, um seinen Bedarf und die Antwort darauf zu ermitteln. In diesem Fall schlägt Ihnen die Software mehrere Zeitfenster vor, die bereits andere vereinbarte Termine berücksichtigen. So werden Umwege und Kilometer möglichst geringgehalten.
• Andere Unternehmen geben dem Kunden einen Tag oder ein Zeitfenster vor, ohne eine genaue Uhrzeit zu nennen. Wenn Sie auf diese Weise arbeiten, dann können Sie Ihre Terminpläne über eine Excel-Datei oder eine Drittanbieteranwendung in unsere Software importieren. In diesem Fall wird Ihnen unsere Anwendung dabei helfen, die Fahrten und Zeitpläne der einzelnen Außendienstmitarbeiter genau zu optimieren und dabei die vereinbarten Zeitfenster einzuhalten.
• Manche Unternehmen legen mit ihren Kunden eine bestimmte Häufigkeit oder einen bestimmten Zyklus für den Einsatz fest, z. B. jeden Dienstag oder jeden Monat. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, übernimmt die Software die Aufgabe, Ihre Termine Tag für Tag und Stunde für Stunde zu organisieren, und zwar unter Berücksichtigung Ihrer Geschäftsanforderungen und vertraglichen Verpflichtungen.

In jedem Fall wird eine effiziente Software zur Terminvereinbarung die bestmögliche Dispositionslösung finden, indem sie sich an Ihre Einschränkungen anpasst – und nicht umgekehrt!

2. Sie können Ihre Termine gezielt auf die Fachkenntnisse Ihrer Mitarbeiter ausrichten

Ein weiterer wesentlicher Vorteil einer guten Planungssoftware ist, dass Sie die Dienstpläne Ihrer Fahrer oder Einsatzkräfte anhand von festgelegten Parametern optimieren können wie z.B. :

• ihren Kompetenzen: unser Kunde FBP Médical beispielweise vertraut die Reparatur komplexer medizinischer Geräte nur Technikern an, die über die notwendigen Qualifikationen für diese Art von Tätigkeiten verfügen.
• ihren Berechtigungen: dies gilt z. B. für Techniker im Elektrobereich, die für Hoch- und Niederspannung, Photovoltaikanlagen usw. zugelassen sein müssen.
• Der vorhandenen Führerscheinklasse(n), wenn Ihre Flotte mehrere Fahrzeugklassen umfasst: C, CE, C1, C1E usw.

Mit AntsRoute geben Sie ein einziges Mal beim ersten Start unserer Software die Arten von Kompetenzen oder Berechtigungen an, die für Ihren Beruf relevant sind. Anschließend füllen Sie die Karteikarte jedes Außendienstmitarbeiters aus. Auch hier reicht eine einmalige Eingabe. Die Algorithmen berücksichtigen dabei sowohl die tatsächliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter als auch ihre Kompetenzen.

Die Optimierung einer Tour von Einsätzen in AntsRoute.

3. Sie sparen Zeit bei der Verwaltung der Kundenbeziehungen

Dank leistungsstarker Algorithmen gelingt es unserer Software, Ihren Zeitplan in wenigen Minuten unter Berücksichtigung zahlreicher Einschränkungen zu organisieren. Damit sind die Zeiten vorbei, als Sie sich manchmal stundenlang den Kopf zerbrochen haben. Einer unserer belgischen Kunden, Eloy Water, fasst es treffend zusammen: „Die Teams verschwenden ihre Zeit nicht mehr am Telefon und gewinnen dadurch an Produktivität. Seit der Einführung der Softwarelösung ist der administrative Zeitgewinn sehr hoch. […] innerhalb eines Monats haben wir fast eine Arbeitswoche eingespart.
“
Mit dieser eingesparten Zeit für unproduktive und oft nervtötende Aufgaben können Sie sich endlich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren – dort, wo Ihr wahrer Mehrwert liegt!

Mit AntsRoute erstellter wöchentlicher Einsatzplan.

4. Sie reduzieren die Zahl der nicht eingehaltenen Termine

Durch „No-Shows“ verlieren Unternehmer und Fachkräfte viel Zeit, Energie und Geld. Die Abwesenheit von Kunden ist eine Plage: unnötig gefahrene Kilometer, gestresste Mitarbeiter, ganz zu schweigen von den Paketen oder Materialien, die bis zum nächsten Termin gelagert werden müssen.
Um die Zahl der Kunden, die trotz Ankündigung der Termine abwesend sind, so gering wie möglich zu halten, bieten Online-Terminplanung-Tools verschiedene Lösungen an:

• Sobald ein Termin vereinbart wurde, erhält der Kunde systematisch eine Bestätigung per E-Mail oder SMS. Falls in Ihrer Branche die Termine recht langfristig vergeben werden, können Sie zusätzlich eine zweite automatische Erinnerung einrichten, z.B. 24 oder 48 Stunden vor dem eigentlichen Termin. Diese einfach einzurichtende Maßnahme ist sehr wirksam, um Vergesslichkeit und Missverständnisse zu verhindern!
• Ergänzend können Sie dem Kunden einen Link schicken, damit er den Termin selbst umplanen kann. Wenn etwas dem Kunden dazwischen kommt, braucht er nur auf diesen Link zu klicken, um einen neuen Termin zu buchen, ohne sich rechtfertigen oder erklären zu müssen.

Link, über den Kunden einen Termin umplanen können.

5. Ihre Kunden können selber und rund um die Uhr einen Termin vereinbaren

Der Einsatz einer Software zur Online-Terminplanung ist auch für Ihre Kunden sehr interessant, da das Tool per Definition immer verfügbar ist. Es kennt weder Abende noch Wochenenden und schon gar keine Ferien.
Die französische Solocal-Gruppe – ehemals „Pages Jaunes“ („Gelbe Seiten“) gibt beispielsweise an, dass 40 % der Terminvereinbarungen außerhalb der klassischen Öffnungszeiten stattfinden.
Die Verbraucher wollen immer häufiger sofort eine Antwort auf ihre Anfragen erhalten und akzeptieren keine Wartezeiten mehr, egal ob es sich um die Zustellung eines Pakets oder die Reparatur eines defekten Geräts handelt.
Und das Beste ist: Im Gegensatz zu Ihnen befindet sich die Software nie im Funkloch…

Die direkte Terminvereinbarung durch einen Kunden bei AntsRoute.

6. Eine Software zur Terminvereinbarung verbessert die Gesamterfahrung der Nutzer

Über ihre ursprüngliche Funktion eines geteilten Online-Kalenders hinaus enthalten diese Programme oft weitere sehr nützliche Funktionen, um Ihre Kunden zufriedenzustellen und zu binden:

• Geolokalisierung des Zustellers oder Technikers in Echtzeit.
• Selbstständige Online-Absage bzw. Verschiebung des Termins.
• Link zu einem Fragebogen zur Zufriedenheit in der Bestätigungsmail oder -SMS usw.

7. Immer mehr Menschen filtern oder vermeiden Telefonanrufe

Für viele Verbraucher ist das Smartphone zum digitalen Kuscheltier geworden. Viele von ihnen aktivieren ihr Mobiltelefon mehr als 200 Mal am Tag. Und doch wird das Handy immer seltener zum Telefonieren verwendet, vor allem bei jüngeren Menschen. Telefonieren ist nur noch ein marginaler Grund für die Nutzung von Smartphones, weit hinter dem Surfen im Internet und dem Versenden von Instant Messages.

Die Zahlen, die von der Bundesnetzagentur 2019 zu diesem Thema geliefert werden, sprechen eine deutliche Sprache. Zwar besitzen knapp 89% der deutschen Bevölkerung ein Mobiltelefon, doch filtern zahlreiche Nutzer inzwischen Anrufe von nicht identifizierten Nummern wie möglichweise auch Ihrer systematisch aus. Weiterhin werden bei 24% der Smartphone-Besitzer werden Anrufe seltener als einmal pro Woche getätigt oder angenommen, bei 13% sogar nie! Bei Festnetzanschlüssen liegen diese Negativzahlen noch höher. Um einen Termin mit solchen widerspenstigen Kunden zu planen, ohne mehrere Versuche starten zu müssen, wird eine Software für Online-Terminplanung unverzichtbar!

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