KPIs in der Logistik: Welche Schlüsselindikatoren sind für Ihr Unternehmen maßgeblich?

Veröffentlicht am 23 Oktober 2023 • Lesen: 7 min read

Die wichtigsten Leistungsindikatoren – englisch key – performance indicators oder KPI– bezeichnen eine Reihe von Zahlen und Statistiken, die man beobachten sollte, um die besten Entscheidungen zu treffen.
In einer Branche wie der Logistik, in der die Rentabilität eher gering ist, sind diese Zahlen von entscheidender Bedeutung für die effiziente Steuerung des eigenen Unternehmens und die Aufrechterhaltung der Betriebsmargen!

Inhaltsverzeichnis

• Unverzichtbare Zahlen, um zu bestehen und zu wachsen
• Wie lassen sich KPIs richtig auswerten?
• Die unverzichtbaren KPIs für ein besseres Logistikmanagement
• Nützliche KPIs, um die Leistung jedes Fahrers zu verfolgen
• Key-Zahlen zur Bewertung der Dienstleistungsqualität
• Weitere nützliche Leistungsindikatoren

Die Überwachung der logistischen KPIs ist in der Transportbranche unerlässlich. Für den Geschäftsführer ist die Analyse dieser KPIs die Voraussetzung, um seine Gewinnspannen verbessern und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren zu können.

Unverzichtbare Zahlen, um zu bestehen und zu wachsen

Den Ergebnissen der Studie 2022 der Banque de France/FNTR zufolge sind mehr als die Hälfte der Unternehmen im Straßengüterverkehr weniger als acht Jahre alt, und die Quote des Gewinns vor Steuern liegt bei nur 2 %.
Mit anderen Worten: Unternehmen in diesem Sektor sind im Vergleich zur übrigen Wirtschaft sowohl jünger als auch gefährdeter.

Um ihr Betriebsergebnis Jahr für Jahr zu sichern und zu verbessern, haben die Leiter und Manager von Transportunternehmen also keine Wahl. Sie müssen ihre Key-Indikatoren sehr regelmäßig überprüfen, um bei Bedarf die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sie zu korrigieren oder zu optimieren!

Wie lassen sich KPIs richtig auswerten?

Die absolut unerlässlichen Zahlen wird Ihnen Ihre Transportsoftwarelösung (TMS) oder allgemeiner von Supply-Chain-Management-Software liefern.
Sie können zusätzlich bestimmte Statistiken auswerten, die von Ihrem CRM (Customer Relationship Management Software) sowie von Buchhaltungs- und Personaltools übermittelt werden.

Auch wenn all diese Softwareprogramme heute in der Lage sind, umfangreiche KPIs und Dashboards zu liefern, ist das nichts Neues! Um zuverlässige Ergebnisse zu erhalten, müssen S i e sich die Zeit nehmen, alle für Ihr Geschäft relevanten Daten genau zu sammeln, und dürfen sich keinesfalls mit Näherungswerten begnügen.

Zu den unumgänglichen Daten, die von jeder Transportsoftware verarbeitet werden, gehören:

• Informationen über die Fahrzeuge (Kennzeichen, Motorisierung, Ladekapazität usw.)
• Fahrerbezogene Informationen
• Adressen Ihrer Kunden und Ihrer Lager
• Eigenschaften der beförderten Güter (Gewicht, Volumen, Wert, Anzahl der Pakete, Art der Lieferung usw.)

Es ist jedoch nicht sinnvoll, Zahlen zu sammeln und Tabellen zu vervielfältigen, da Sie dadurch viel Zeit verlieren könnten. Um die Produktivität Ihres Unternehmens zu überwachen und zu verbessern, sollten Sie nur einige wenige Indikatoren auswählen, die für Ihr Unternehmen absolute Priorität haben, und diese sehr genau überwachen!

Die unverzichtbaren KPIs für ein besseres Logistikmanagement

Diese KPIs sind für die Überwachung und Verbesserung der Effizienz der Logistikprozesse und damit der Rentabilität des Unternehmens entscheidend.
Die meisten Programme bieten eine Analyse pro Tag, pro Woche oder pro Monat an. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welcher Zeitraum für Ihr Geschäft am relevantesten ist.

Zurückgelegte Entfernungen

In diesem Fall sind es vor allem die Differenzen zwischen der geplanten und der tatsächlichen Entfernungen, die Sie auf mögliche Probleme in der Logistikorganisation aufmerksam machen können, sei es in Ihrem Unternehmen oder beim Endkunden.

• Summe der zurückgelegten Fahrstrecken.
• Durchschnittliche Fahrstrecken pro Tour.
• Durchschnittliche Fahrstrecken pro Lieferung.

Aktivitätsumfang

Durch Beobachtung dieser Indikatoren werden Sie abnormale Schwankungen der Aktivität schnell erkennen und Ihre Teams entsprechend organisieren können, um wieder eine optimale Produktivität zu erreichen.

• Anzahl der Transportaufträge.
• Anzahl der geplanten und durchgeführten Lieferungen.
• Gesamtmenge der beförderten Güter.
• Wert der transportierten Waren.

Flottennutzung

In einem nach wie vor inflationären Umfeld spüren Transportunternehmen jede unnötige Ausgabe auf, um ihre Gewinnspannen zu sichern und zu verbessern. Glücklicherweise liefern Ihnen Transportsoftwarelösungen, insbesondere Software für die Lieferlogistik, wertvolle Indikatoren, mit denen Sie die verfügbaren Fahrzeuge intelligent optimieren können.

• Gesamtauslastungsgrad der Flotte.
• Auslastungsgrad pro LKW.
• Warenmenge pro Lieferung oder Kilometer.
• Servicelevel für jedes Fahrzeug (Gewicht oder Volumen der beförderten Güter, zurückgelegte Strecken usw.)
• Leerfahrtenanteil bzw. leer gefahrene Kilometer.
• Dauer, während der die Flotte für Wartungs- und Reparaturarbeiten stillsteht usw.

Zusätzlich zu diesen Indikatoren liefern einige Softwareprogramme wie AntsRoute auch eine Karte der sogenannten „Lieferdichte“, die sich als sehr nützlich erweist, um Ihre Verkaufsaktionen in bestimmten Gebieten zu verstärken oder umgekehrt die Fahrten in anderen, eher unrentablen Gebieten auszulagern.

Finanzwirtschaftliche Indikatoren

Für die Unternehmen der Logistikbranche sind die Gewinnspannen der Lebensnerv, wie die Vertreterin der Banque de France auf dem letzten Kongress der „Fédération des transports routiers“ (französischer Verband der Straßentransportunternehmen) in Erinnerung rief.
Die Bruttobetriebsmarge (EBITDA) liegt jedoch im Durchschnitt nur bei 6,4 %, obwohl allein der Kraftstoff 10 % des Umsatzes ausmacht!
Um rentabel und wettbewerbsfähig bleiben zu können, müssen die Manager daher die verschiedenen Kostenposten unter die Lupe nehmen und eventuelle Erhöhungen so schnell wie möglich auf die Transportpreise umlegen.

• Kraftstoffverbrauch pro Tour, pro Kilometer, pro LKW usw.
• Wartungs- und Reparaturkosten.
• Durchschnittskosten pro Tour, pro Lieferung, pro LKW usw.
• Logistische Gesamtkosten für das Unternehmen.
• Gesamtkosten des Besitzes/Leasings für jedes Fahrzeug.
• Gesamte Flottenbetriebskosten.
• Bruttomarge pro Transaktion.
• Bruttomarge für alle Transportvorgänge usw.

Nützliche KPIs, um die Leistung jedes Fahrers zu verfolgen

Die Personalkosten (Löhne + Lohnnebenkosten) machen mehr als drei Viertel der Wertschöpfung aus, also des Cashflows, der durch den Betrieb des Unternehmens erwirtschaftet wird. Es ist jedoch schwierig, diese Kosten zu senken, da die meisten Transportunternehmen darum kämpfen, neue Fahrer zu gewinnen und die bereits beschäftigten Fahrer zu halten.

Vor diesem Hintergrund dieser Knappheit besteht die realistischste Lösung auch hier darin, mithilfe Ihrer Transportsoftware die Fahrtätigkeit zu optimieren.

Verwaltung der Humanressourcen

• Anzahl der tatsächlich verfügbaren Fahrer.
• Grund für die Abwesenheit (Urlaub, Krankschreibung, Ausbildung usw.)
• Auslastungsgrad der einzelnen Fahrer.
• Servicelevel pro Fahrer (Anzahl der durchgeführten Lieferungen oder tatsächlich gefahrenen Kilometer).
• Anzahl der Operationen pro Stunde usw.

Qualität der geleisteten Arbeit

• Durchschnittliche Dauer der Arbeitsvorgänge pro Fahrer (Be- und Entladen, Lieferung usw.).
• Fahrzeit im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit.
• Zeit, die beim Kunden verbracht wird, im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit.
• Durchschnittlicher Kraftstoffverbrauch für jeden Fahrer (Eco-Drive).
• Zahl Reklamationen pro Fahrer usw.

Als Ergänzung dazu bieten die meisten Transportsoftwareprogramme mittlerweile die Möglichkeit, die Fahrer in Echtzeit zu verfolgen. Diese Funktion ist zwar kein Leistungsindikator im eigentlichen Sinne, erweist sich aber dennoch als äußerst wichtig, um die Effizienz der Teams vor Ort zu optimieren und mögliches Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen.

Key-Zahlen zur Bewertung der Dienstleistungsqualität

Die Servicequalität hat einen großen Einfluss auf die Kundenbindung, aber auch auf das Image eines Unternehmens. Nicht selten sehen Transportunternehmen ihren Ruf durch eine Vielzahl von negativen Online-Bewertungen beschädigt… Eine strenge Überwachung der Indikatoren im Zusammenhang mit der Kundenzufriedenheit ist unerlässlich, um die Ursachen von Problemen zu analysieren und Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Sind diese Schwierigkeiten auf eine unzureichende Kommunikation zurückzuführen? Ist die Planung zu optimistisch? Verteilen sich Kundenbeschwerden über alle Bereiche/Personen oder konzentrieren sie sich auf einige wenige Fahrer? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie sich angesichts dieser Indikatoren stellen sollten.

Beobachtung der Kundenzufriedenheit

• Anzahl der Fragebögen zur Kundenzufriedenheit oder der Kundenmeinungen.
• Durchschnittliche Bewertung.
• Reklamationsquote.

Verlässlichkeit der Planung

• Servicequote pro Stunde (Vorgänge, die innerhalb der angekündigten Zeit vollständig bearbeitet wurden).
• Vorzeitige oder verspätete Lieferung von Bestellungen.
• Stornierungsrate.
• Stornierungsgründe, nach Grund oder geographischer Herkunft: Fehler bei der Programmierung, bei den Kontaktdaten, unvorhergesehene Abwesenheit des Kunden usw.

Weitere nützliche Leistungsindikatoren

KPIs im Zusammenhang mit sozialer und ökologischer Verantwortung

Unter dem Druck der Verbraucher, die von den Logistikern verlangen, nicht nur ihre Bestellungen so schnell wie möglich zu liefern, sondern auch gleichzeitig den Planeten zu retten, fühlen sich immer mehr Unternehmen in der Verantwortung, auch über nachhaltigere Logistiklösungen nachzudenken.

 Folgende Indikatoren werden daher für Sie nützlich sein, nicht nur, um den Fortschritt zu messen, sondern auch um Ihre CO2-Bilanz zu erstellen, falls Ihr Unternehmen betroffen ist:

• Gesamter CO²-Ausstoß
• Durchschnittlicher CO²-Ausstoß pro Tour oder Fahrzeug
• Anteil der leer gefahrenen Kilometer
• Anteil umweltfreundlicher Fahrzeuge an der Flotte
• Anteil der Bestellungen, die mit einem umweltfreundlichen Fahrzeug ausgeliefert werden usw.

Logistische KPIs ohne Transport

Je nach Ihrer Tätigkeit und Ihrer Position in der Supply Chain ist es manchmal sinnvoll, weitere Schlüsselindikatoren zu verfolgen, um Ihre Leistung zu verbessern oder die Leistung Ihrer Partner und Subunternehmer zu überwachen.

Hier sind die wichtigsten KPIs, die nützlich sind, um Schwachstellen in der Lieferkette und der Lagerverwaltung aufzuspüren:

• Vorlaufzeit (von der Aufgabe einer Bestellung bis zum tatsächlichen Wareneingang im Lager)
• Anteil der zu spät gelieferten Nachbestellungen
• Anteil der Streitfälle/Reklamationen bei Wiederbeschaffungsmaßnahmen (wegen nicht ordnungsgemäßer Lieferungen, beschädigter Verpackungen oder Produkte usw.)
• Gesamtanzahl der Referenzen auf Lager
• Lieferengpässe (Anzahl der Produkte, Dauer bis zur Wiederbeschaffung)
• Anzahl der stornierten Verkäufe aufgrund von nicht gemeldeten Lieferengpässen
• Lagerbewegungen
• Kosten für Lagerkosten im Verhältnis zu den Verkäufen usw.

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