Logiciel de gestion de flotte ou d’optimisation de tournées : lequel vous fera faire le plus d’économies ?

Publié le 21 mars 2023 • Lecture : 8 min read

Si vous dirigez une équipe de collaborateurs itinérants, on vous a certainement déjà proposé un logiciel de gestion de flotte ou d’optimisation de tournées, voire les deux.
Les avantages affichés par ces deux types de logiciels sont en effet assez proches, même si les techniques et les fonctionnalités utilisées pour y parvenir varient beaucoup.
Ce guide vous aidera à déterminer la solution informatique la plus rentable pour vous, sans devoir multiplier les saisies et les abonnements.

Sommaire de l’article :

• Des logiciels de gestion de transport aux promesses similaires
• Gestion de flotte ou optimisation de tournées ? 5 critères pour déterminer le type de logiciel le plus rentable
  1. Données théoriques ou données réelles : qui va saisir les informations ?
  2. La taille et l’origine de votre parc de véhicules
  3. Le poids des contraintes RH et métier
  4. La flexibilité dans la prise de vos rendez-vous clients
  5. L’amélioration de la relation client
• L’interfaçage entre les logiciels : la clé de la rentabilité ?

Le logiciel de gestion de flotte optimise l’utilisation du parc de véhicules des entreprises de transport ou d’intervention. L’outil analyse le style de conduite des professionnels itinérants pour prévenir les accidents. Le calcul des émissions de CO2 permet de répondre aux enjeux RSE.

Des logiciels de gestion de transport aux promesses similaires

Les solutions informatiques pour mieux gérer votre parc de véhicules ou optimiser vos trajets appartiennent toutes à la grande famille des logiciels de gestion de transport (TMS).
L’intitulé de ces logiciels ne laisse aucun doute sur leur principale promesse : faire des économies sur les coûts liés aux déplacements et gagner en productivité, sans sacrifier la qualité de services.

En fonction de votre métier et de vos objectifs, cet effort de rationalisation peut se traduire de différentes façons :

• Diminution des coûts de transport : carburant, péage, entretien, etc.
• Optimisation de la masse salariale.
• Augmentation de la durée de vie des véhicules.
• Baisse du nombre de pannes ou d’accidents.
• Réduction des émissions de CO2 dans une perspective RSE, etc.

Les logiciels permettent de faire des économies sur les coûts liés aux déplacements.

Des algorithmes très puissants pour accélérer vos performances

Pour y parvenir, ces solutions cachent sous le capot des algorithmes très puissants, capables d’analyser des quantités considérables de données pour vous aider à prendre les meilleures décisions en toutes circonstances.
Tous ces logiciels comportent également certaines fonctionnalités communes comme :

• La géolocalisation des équipes en temps réel.
• Une aide à la navigation (GPS).
• Des outils pour communiquer plus facilement.
• Des tableaux de bord pour analyser et suivre vos performances, etc.

Cependant, ces 2 types de logiciels ne rendent pas tout à fait les mêmes services.

Le suivi en direct d’une tournée sur le logiciel AntsRoute.

Les logiciels de gestion de flotte

Ces outils vous aident à optimiser l’utilisation de votre parc de véhicules, qu’il s’agisse de camions, de bus, de voitures, d’engins de chantier, etc.
Les fonctionnalités proposées pour rendre cette gestion plus efficiente sont en revanche assez variables d’un éditeur à l’autre :

• Historique des transactions : factures, carburant, réparations, etc.
• Alertes pour les principales opérations de maintenance.
• Analyse du style de conduite pour prévenir les accidents.
• Boîtiers d’écoconduite.
• Capteurs de pesage embarqué pour éviter les surcharges.
• Suivi du kilométrage et de la consommation de chaque véhicule, etc.

Selon la solution choisie, les données sont saisies directement par l’utilisateur, ou collectées grâce à un boîtier télématique placé à bord de chaque engin.

Parmi les outils les plus connus, on peut citer Ocean, Chevin, Carfleet, FleetNote, Fleeti en Afrique, etc.

Les logiciels d’optimisation de tournées

La mission principale de ces logiciels est de déterminer le meilleur itinéraire pour tous les trajets effectués par vos collaborateurs nomades. Suivant votre métier et vos besoins, vous pouvez paramétrer toutes sortes de contraintes :

• Horaires d’ouverture ou créneaux de passage souhaités par le client.
• Récurrence des visites ou des interventions.
• Plannings et compétences des salariés.
• Périodes d’indisponibilité des véhicules : panne, maintenance, etc.
• Nature, poids ou volume des marchandises à charger.
• Durée et type d’intervention à réaliser.
• Caractéristiques et motorisation du véhicule, etc.

Mieux vaut s’adresser à un éditeur qui possède déjà de nombreux clients dans votre domaine : interventions techniques, livraisons, forces de vente, professions de santé, etc.
Vous bénéficiez ainsi, en plus de l’optimisation de tournées, de fonctionnalités complémentaires très intéressantes comme la rédaction simplifiée des rapports d’intervention ou l’identification de prospects à proximité.

Découvrez ici notre sélection des 7 meilleurs logiciels d’optimisation d’itinéraires : PTV Route Optimiser, TourSolver, Kardinal, Mapotempo, Route4Me, Urbantz… et bien sûr AntsRoute !

Le planning journalier des livraisons généré sur AntsRoute.

Gestion de flotte ou optimisation des tournées ? 5 critères pour déterminer le type de logiciel le plus rentable

Les promesses formulées par les éditeurs sont alléchantes : « + 10 à 30 % de gains de productivité » ; « réduction de 15 % du budget carburant » ; « jusqu’à 17 % d’économies annuelles », etc.
Pas faux… mais pas toujours vrai non plus ! Pour réaliser les économies annoncées, encore faut-il respecter quelques conditions préalables.

Données théoriques ou données réelles : qui va saisir les informations ?

Pour calculer les coûts d’exploitation ou les émissions de CO2 d’un véhicule, les logiciels d’optimisation de tournées s’appuient sur des chiffres théoriques, là où les applications de gestion de flotte compilent des données réelles.

Sur le pilotage des coûts, les solutions de gestion de parc partent donc avec une longueur d’avance. En pratique, vous devrez néanmoins vous assurer que les informations liées aux transactions sont correctement traitées, dans des délais courts et sans omission : factures d’achat, de location, de réparation, de carburant, péage, contraventions, etc.
Idem pour les données kilométriques si elles ne sont pas collectées en temps réel par un système télématique embarqué.

La taille et l’origine de votre parc de véhicules

Aucun volume minimal n’est exigé pour adopter l’une ou l’autre de ces solutions logicielles. Encore faut-il que les économies générées compensent nettement les coûts humains de formation et de gestion du dossier, ainsi que l’abonnement.

Si tout ou partie des véhicules de votre entreprise sont en LLD, sachez que la plupart des loueurs proposent un outil extranet de gestion de flotte inclus dans leur offre globale. Le seuil de rentabilité est donc très vite atteint !

En revanche, si vous louez une grande quantité de véhicules à des enseignes concurrentes, mieux vaut vous tourner vers une solution indépendante afin de mesurer précisément la compétitivité de chaque prestataire.

Bien entendu, plus votre parc est important, plus la rentabilité de ces outils est évidente.

Le poids des contraintes RH et métier

Vous gérez une petite équipe et les compétences de vos agents sont assez homogènes ? Le module de planification inclus dans votre logiciel métier ou votre solution de gestion de flotte suffit parfois.

À l’inverse, si vous devez jongler entre un grand nombre de paramètres (permis, habilitations, horaires complexes, créneaux de passage, etc.), vous avez tout intérêt à opter pour un logiciel d’optimisation de tournées.

La gestion des compétences sur AntsRoute.

La flexibilité dans la prise de vos rendez-vous clients

Contrairement aux solutions de navigation ou de planification, un logiciel d’optimisation de tournées ne se contente pas d’ordonnancer les trajets pour que « tout rentre ». Son objectif est de trouver la meilleure feuille de route possible, celle qui rapproche de l’optimum que vous avez défini… ce qui est assez différent.

Votre équipe effectue toutes les semaines la même tournée ou presque ? Un bon tableau Excel ou un module de planification fait l’affaire.
Pour obtenir une diminution significative des temps de trajet et des kilomètres parcourus avec une solution d’optimisation de tournées, vous devez en effet pouvoir laisser à l’outil un minimum de marge de manœuvre. Il peut s’agir du choix de l’agent, du jour ou de l’heure de l’intervention, du véhicule à utiliser… et idéalement, de tous ces paramètres en même temps !

L’amélioration de la relation client

Si les logiciels de gestion de parc sont précieux pour piloter les coûts de votre flotte ou alerter en cas de dérive, la plupart d’entre eux ne vous seront d’aucune utilité pour optimiser la communication avec vos clients. Ils ne sont tout simplement pas conçus pour ça.

Une réflexion séparée doit alors être conduite pour déterminer quelle est la solution la plus adéquate pour échanger automatiquement avec vos clients les informations essentielles :

• Confirmation de rendez-vous.
• Heure estimée d’arrivée du chauffeur.
• Notification par mail ou par SMS en cas de retard ou d’annulation, etc.

Plusieurs outils sont susceptibles d’offrir des services de ce type, plus ou moins bien étudiés : logiciel d’optimisation de tournées, CRM, logiciel métier, etc. Reste à bien comparer en amont les fonctionnalités de chacun d’entre eux…

Le système de notification client du logiciel AntsRoute.

L’interfaçage entre les logiciels : la clé de la rentabilité ?

Vous hésitez encore : logiciel de gestion de flotte, d’optimisation de tournées… ou peut-être même les deux ?
Pour être sûr de prendre la meilleure décision, vous devez aussi et surtout étudier les connexions possibles entre les outils que vous utilisez déjà, et celui que vous envisagez d’adopter. Car c’est bien souvent là que se trouve la clé de la rentabilité !

Il existe aujourd’hui plusieurs « ponts » technologiques permettant à différents logiciels d’échanger et de synchroniser automatiquement leurs données :

• API à intégrer à votre logiciel habituel
• Module sur mesure
• Zapier, une sorte de connecteur informatique permettant de relier plus de 5 000 applications sans la moindre connaissance en code, etc.

Concrètement, à chaque fois que vous saisissez une information clé dans l’un de vos logiciels, celle-ci est automatiquement communiquée aux autres logiciels qui en ont besoin.

Ce système, qui élimine tout problème d’oubli ou de double saisie, facilite aussi considérablement la prise en main et l’utilisation des différents outils.

Pour évaluer les économies que vous pouvez réaliser grâce à notre logiciel d’optimisation de tournées, nous vous proposons un essai gratuit de 7 jours, sans engagement ni numéro de CB. Pour tester AntsRoute immédiatement, rendez-vous sur cette page.