Les imprévus lors des livraisons sont courants. Ces aléas peuvent facilement perturber les horaires de service de votre livraison ou collecte, et au pire, compromettre la bonne réalisation de la tournée. Ils sont multiples : un client absent lorsque votre agent sonne à sa porte, une livraison qui dure bien plus longtemps que prévu, ou encore, une erreur sur la personne ou sur l’adresse… Afin d’éviter de perdre un temps précieux, vous devez être paré. Alors, comment faire ? Quel logiciel de gestion de livraisons utiliser ?

Quelle solution pour simplifier la gestion des imprévus lors des livraisons

Faire face aux aléas de manière optimale à la main est extrêmement difficile, voire impossible. Il est donc fortement conseillé de posséder un outil d’aide à la décision ou un logiciel de gestion de livraisons, permettant de suivre les tournées. Cet outil vous permettra de prendre la meilleure décision face à un imprévu, afin d’assurer la suite de la tournée. Pour ce faire, l’outil doit être capable d’intégrer les point suivants :

La demande client urgente

Si une demande de livraison ou collecte express d’un client survient, vous devez pouvoir l’insérer dans une tournée en cours. Et ce, sans perturber la suite du déroulement de cette tournée. Il vous faudra donc une fonctionnalité d’optimisation, de choix de la tournée adéquate et de ré-ordonnancement des interventions de la tournée choisie.

L’absence d’un de vos agents de terrain

Si pour l’une ou l’autre raison, un de vos agents doit s’absenter, ou ne peut plus assurer la tournée initialement prévue, il est primordial d’avoir la possibilité d’assigner ses interventions à un de ses collègues rapidement. Vous éviterez ainsi de devoir annuler ou reporter des interventions, et de décevoir le client.

L’absence d’un client

Autre aléa gênant pour votre organisation de tournées : l’absence inattendue d’un client lors d’une visite. Si votre agent sur place trouve porte close, il peut être salvateur d’avoir l’opportunité de contacter le client directement. C’est pourquoi, il est nécessaire que le livreur ait accès au numéro de téléphone du client. Un logiciel de gestion de livraisons donne accès aux coordonnées de chaque client.

La prise de retard sur une livraison, suite à des conditions de trafic difficile ou à une attente chez un client

Contrairement aux deux précédents, ce cas n’occasionne pas l’annulation d’une livraison, mais entraîne une attente des clients et peut-être leur mécontentement. Pour l’éviter, il est bon d’agir et réagir de façon adéquate. Une action doit se faire lors de la création des parcours. L’historique des congestions routières doit ainsi être pris en compte. Une action corrective peut aussi se faire en temps réel, et automatiquement, via un ré-ordonnacement en fonction de vos priorités client et en tenant compte des conditions de circulations. Une information peut par ailleurs être envoyée à votre client en cas de retard.

Pour gérer ces imprévus, qui peuvent vite compromettre le bon déroulement d’une tournée, la meilleure solution reste l’utilisation d’un logiciel de gestion de livraison. Par exemple, l’utilisation de l’outil d’optimisation de tournée AntsRoute et de l’application mobile destinée aux chauffeurs, vous permet de prévenir et réagir face à ces différents aléas rencontrés en cours de tournées. Pour vous faire une idée, nous vous proposons d’essayer gratuitement notre application pendant 14 jours. Rendez-vous sur cette page pour vous inscrire !