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Comment faire face aux imprévus sur une tournée grâce à un logiciel de gestion de livraisons ?

9 septembre 2021 | 5 min read

Vous êtes responsable de l’organisation des livraisons pour votre société ? Entre les demandes clients inopinées, les absences de livreurs, sans oublier les problèmes de circulation, votre quotidien n’a souvent rien d’un long fleuve tranquille.
Or, faire face à ces aléas avec comme seules ressources des cartes et des tableaux Excel est très difficile, voire impossible. Heureusement, l’intelligence artificielle, associée aux nouvelles technologies de communication, aide les gestionnaires de tournées à prendre la meilleure décision sans perdre de temps. Un logiciel de gestion de livraisons comme AntsRoute vous propose par exemple des solutions efficaces pour répondre aux imprévus et offrir aux clients une livraison sans fausse note !

Intégrer une demande client urgente dans une tournée

Un client prioritaire souhaite une livraison de colis ou un ramassage supplémentaire – en express forcément ? Pour répondre à sa demande, un bon logiciel de gestion de livraisons doit vous permettre d’insérer facilement l’opération dans une tournée en cours, sans perturber le bon déroulement de l’activité.
Dans une telle configuration, AntsRoute comporte plusieurs fonctionnalités pour choisir la tournée adéquate et réordonnancer rapidement les interventions :

• Classement des tournées à privilégier pour limiter la durée et le coût de l’étape supplémentaire.
• Après validation de votre part, intégration du nouveau point de passage à la tournée d’un livreur.
• Nouvelle optimisation de la tournée du livreur concerné, informé en temps réel via l’application mobile.

Pallier l’absence d’un de vos chauffeurs-livreurs

L’un de vos livreurs doit s’absenter de façon imprévue ou ne peut plus assurer son service, en raison d’une panne notamment ? Pour livrer tous les clients dans les délais impartis, et ainsi éviter déceptions et annulations, vous pouvez assigner ses interventions à un ou plusieurs de ses collègues. Pour cela, le logiciel AntsRoute vous laisse le choix entre deux solutions :

• La première technique, entièrement automatisée, consiste à enregistrer le livreur comme absent pour toute la journée. Le logiciel réattribue alors un maximum de livraisons ou de collectes à ses collègues. Les interventions non effectuées sont quant à elles placées dans une sorte de « panier », pour être reprogrammées les jours suivants.
• Vous pouvez également affecter manuellement certaines livraisons aux autres chauffeurs. Moins optimisée, cette solution reste néanmoins intéressante si l’absence du chauffeur est de courte durée, le temps de récupérer un véhicule de remplacement par exemple.

Réorganiser la tournée en cas de problème de circulation

Des conditions de trafic difficiles sont un autre motif fréquent de désorganisation des tournées. Lors de la création des parcours, un logiciel de gestion de livraisons comme AntsRoute tient évidemment compte de l’historique des congestions routières connues, pour les éviter ou les contourner dans la mesure du possible.
Mais cet effort de prévention ne suffit pas toujours, et un accident de la route a vite fait de ruiner une tournée ! Le cas échéant, notre logiciel propose deux réponses complémentaires :

• Grâce au GPS intégré (Google Maps ou Waze, au choix), le logiciel suggère un nouveau parcours optimisé en temps réel, afin de quitter rapidement la zone congestionnée.
• Si les difficultés routières persistent, en cas de carambolage ou d’accident grave par exemple, vous pouvez aussi réattribuer certaines collectes à d’autres chauffeurs, en fonction des priorités et des conditions de circulation recalculées en temps réel.

Réagir rapidement en cas d’absence d’un client ou d’adresse erronée

En dépit de tous vos efforts pour offrir une expérience client irréprochable, c’est le plus souvent dans la dernière ligne droite que la mécanique se grippe :

• Absence inattendue du client lors du rendez-vous, malgré les mails et les SMS de rappel.
• Adresse obsolète ou insuffisamment renseignée.
• Indications erronées du GPS, etc.

Le cas échéant, le chauffeur-livreur peut contacter le client directement depuis l’application AntsRoute, sans même avoir à composer le numéro. Il suffit pour cela d’avoir complété le téléphone du client final.
Malgré toutes ces tentatives, le destinataire reste injoignable ? Le logiciel de gestion de livraisons vous permet alors d’informer votre donneur d’ordre de l’échec de cette première présentation, tout en lui communiquant une preuve de passage du livreur (mot d’absence sur la porte, photo de la boîte aux lettres non vidée, etc.). Vous avez également la possibilité d’envoyer un lien au client final par mail ou par SMS pour reprogrammer une nouvelle présentation depuis l’application.

Communiquer avec le client en toute situation

Quelle que soit l’origine des difficultés, le logiciel de gestion de livraisons AntsRoute vous propose toujours une solution pour communiquer de façon proactive avec les clients, et prévenir ainsi les manifestations d’agacement ou d’agressivité.

• Avant même le départ du chauffeur-livreur, nous vous conseillons d’envoyer au client final un mail ou un SMS automatique, pour limiter au maximum les absences lors de la première présentation.
• Dès que le chauffeur commence sa tournée, notre logiciel de gestion de livraisons vous permet d’envoyer un lien de suivi à vos clients. De cette façon, ils peuvent suivre l’avancée du livreur en temps réel sur une carte, sans intervention du service après-vente. Votre chauffeur a pris du retard en raison d’une livraison qui a duré plus longtemps que prévu ? Il suffit aux plus impatients de cliquer sur ce lien de suivi pour voir combien de clients le livreur doit encore visiter, et découvrir la nouvelle heure d’arrivée estimée (ETA).

Comme vous pouvez le constater, nous avons déjà élaboré de nombreuses solutions très utiles pour vous aider à gérer les multiples imprévus qui perturbent trop souvent le dernier kilomètre. Et ce n’est pas fini ! Chaque mois, nous enrichissons notre logiciel de nouvelles fonctionnalités pour vous permettre d’améliorer encore vos performances et votre qualité de services. Vous voulez vous faire une idée par vous-même ? Nous vous proposons d’essayer gratuitement notre logiciel de gestion de livraison pendant 7 jours. Rendez-vous sur cette page pour vous inscrire !