Le tableur Excel règne en maître dans toutes les organisations. En toute logique, on le retrouve dans nombre de dispositifs ‘maison’ de planification des tournées et livraisons clients. Le logiciel vedette de Microsoft est connu, accepté par tous, avec son côté ‘couteau suisse’ jugé sympathique. Il dispose aussi de fonctions plus complexes (mais moins connues) qui en font un outil tout-terrain performant. Le début de quelques mauvaises histoires.

Est-ce une bonne idée d’en faire le pilier de votre système d’organisation de tournées ?

Avant le choix d’outil, poser le cadre de l’organisation de tournées

Optimiser ses tournées de livraison peut obéir à différentes stratégies et priorités. Rassemblées par une même volonté d’efficience. On y trouve les éléments clés suivants :

• Faire rouler moins de véhicules pour faire les mêmes tournées.
• Parcourir moins de kilomètres au total pour réduire son budget.
• Garder la motivation des chauffeurs dans un secteur en tension.
• Livrer plus de clients, plus tôt, avec la même qualité de service.
• Réduire son empreinte carbone et coller aux nouvelles attentes.

Alors, quel système – dispositif technique pour prendre en charge en même temps ces objectifs ?

Concevoir un système d’organisation des tournées avec Excel

Beaucoup de PME pensent d’abord que le tableur Excel, outil de gestion « bon à tout faire », de calculs « faciles », et surtout déjà « connu et accepté », peut s’en sortir avec efficacité, à défaut d’élégance.

Alors, elles mettent du temps et de l’énergie (et beaucoup de chaque) pour imaginer un dispositif, avec la promesse (plus ou moins conscientes) qu’il colle parfaitement aux usages de l’organisation. Plus elles avancent dans la conception, plus elles mesurent que le projet est bien plus complexe que juste faire des additions ou relier des cellules entre elles.

Au départ, managers et gestionnaires, avancent dans la connaissance de la problématique complexe des ‘tournées’, et revisitent Excel dans cette perspective. Ils s’aperçoivent plus ou moins vite que la cohérence entre fonctions et usages, n’est pas donnée par l’outil. Chacun se débrouille ! Il y a un décalage entre la perception du pouvoir d’utilisation d’Excel, et sa ‘vraie’ valeur dans un tel contexte d’utilisation. On a des idées fixes sur l’usage possible de chaque fonction.

Bientôt, face à un manque clairement ressenti de possibilités techniques, la déception émerge et se généralise. Le constat : défaut de performance, de fiabilité et disponibilité des données. Le résultat : un défaut d’appropriation de l’application, qui est en réalité ce pour quoi Excel avait été choisi au départ.

Maintenir un outil d’organisation de tournées construit avec Excel

Les systèmes de tournées sont complexes. Ils prennent en charge de multiples contraintes et nécessitent un entretien régulier. Tant bien même les premiers résultats peuvent sembler satisfaisants, avec un faible nombre de véhicules, de tournées, et de clients servis, le passage à l’échelle va avoir raison du prototype.

L’accumulation de données, avec un modèle conceptuel trop fragile, va pour l’utilisateur, occulter des failles et dysfonctionnements. Avec un système non maintenu, sans garantie d’intégrité des données, cela devient difficile de faire la part des choses entre des erreurs du logiciel (conception ou altération) et des manques de l’utilisateur. Et comme ce dernier anticipe la difficulté bien réelle de faire évoluer la conception, il finit par « laisser passer » les anomalies. Que peut-il advenir ensuite selon vous ?

Peu ou pas d’évolution du modèle de départ, peu de puissance sur la montée en charge, non-recyclage des erreurs. Il y a ici un cocktail nocif qui va empêcher de répondre aux attentes des clients, car vous le savez déjà, ces dernières progressent plus vite que le dispositif Excel mis en place !

Quelques visites en environnement stable : Excel peut faire l’affaire

Pour la planification de quelques visites occasionnelles, un tableur Excel peut encore répondre aux besoins du planificateur. Mais jusqu’où ? Le vrai problème est que dans la plupart des cas, c’est l’accumulation de contraintes et de dysfonctionnements associés qui vont révéler la non-adéquation du dispositif. Il sera déjà tard pour réagir. Par contre, pour la confiance perdue chez certains clients, il sera définitivement trop tard.

3 agents mobiles qui réalisent 100 interventions mensuelles chacun. Encore jouable ou non ?

Faire un planning sur Excel avec 300 interventions mensuelles peut déjà devenir complexe.

• Imaginez en plus que la réalisation de ces interventions nécessite une visite en deux temps avec un délai contractuel et des compétences différentes.
• Pensez à ces créneaux d’indisponibilité des clients que vous avez déjà rencontrés. Pourtant, votre chauffeur passait pile à côté du point de livraison.
• Écoutez votre assistante qui, au lieu de conquérir de nouveaux clients, gère des appels agacés de clients insatisfaits par les dernières visites de l’entreprise.

Alors, si planifier des tournées avec un fichier Excel semblait ‘la bonne idée’, elle vire au cauchemar. Temps passé, énergie gaspillée, frustration accumulée par les managers, gestionnaires, planificateurs et chauffeurs. On ne parle même pas encore des kilomètres inutiles effectués. Pour cela, c’est votre directeur financier ou contrôleur de gestion qui montera au créneau un peu plus tard face à l’explosion des coûts d’usage des véhicules.

La bonne idée du tableur pour la logistique dernier kilomètre est donc dépassée. Imaginez-vous expliquer à vos clients qu’ils doivent patienter jusqu’à la prochaine correction du bug Excel que votre équipe essaie de résoudre depuis plusieurs semaines ?

Combien de contraintes AntsRoute va-t-il piloter à votre place ?

17 réponses fonctionnelles offertes par le logiciel de planification et d’optimisation de tournées.
Combien de jours à maîtriser les fonctions avancées et base de données Excel pour cela ?
Nous n’avons pas fait le calcul. Nos clients AntsRoute non plus. Aujourd’hui, ils préfèrent rester concentrés sur leur métier avec notre solution. Ils avouent juste que l’utilisation d’Excel pour l’usage ‘tournées’ n’était pas le meilleur choix.

AntsRoute apporte une solution immédiate sur ces points clés :

1. Planifier les tournées (4 fonctions)

• Importer des rendez-vous, éviter toute nouvelle saisie.
• Prendre un rendez-vous avec une date d’échéance maximum.
• Gérer des rendez-vous périodiques avec fréquences fixes.
• Piloter les rendez-vous ‘temps réel’ par les chauffeurs.

2. Optimiser les tournées (5 fonctions)

• Construire des tournées optimisées en intégrant des contraintes métiers.
• Gérer les besoins de compétences, associés au déplacement.
• Intégrer horaires, lieux d’arrivée et de départ des agents.
• Inclure la gestion des capacités : poids, volume, palettes.
• Synchroniser des agendas : Outlook, Google, Calendrier iOS.

3. Suivre les chauffeurs (3 fonctions)

• Dématérialiser les feuilles de routes grâce à l’application mobile.
• Géolocaliser en temps-réel les livreurs ou techniciens.
• Remonter les preuves de passage avec photos et signature client.

4. Communiquer avec les clients (5 fonctions)

• Notifier les clients avant le passage et en cas de retard via l’envoi d’un SMS ou e-mail.
• Soumettre des évaluations sur la qualité des services rendus.
• Permettre au client de confirmer ou reprogrammer un passage.
• Automatiser l’envoi des rapports d’intervention.
• Offrir la possibilité de prise de RDV en ligne par le client.

5. Piloter le pick-up & delivery (2 fonctions)

• Gérer les chargements/livraisons et collectes/déchargements.
• Intégrer les opérations multi-dépôts en réapprovisionnement.

Le ROI est un indicateur clé pour vous. Et pour vos tournées ?

Dirigeant ou manager, le retour sur investissement ou ROI (terme anglais, return on investment), figure en bonne place dans vos indicateurs de suivi. Savez-vous que les livraisons du dernier kilomètre peuvent être très gourmandes en ressources financières.

Gagner de nouveaux clients et affaires est une vraie preuve de compétitivité de vos produits et services. Mais, comment appeler un non-choix, qui consisterait à laisser filer les coûts d’usage de vos véhicules ?

En 2019, le coût moyen d’une livraison pour l’entreprise était déjà de 10 €. Plus élevé de 15% à 20% que le coût habituel moyen facturé au client. Vu l’intensité de la compétition, les attentes toujours plus fortes des clients et le renchérissement du coût des carburants, cet écart ne s’est pas réduit depuis.

Et cela ne comprend que les coûts visibles de la logistique dernier kilomètre. Les autres coûts, liés à la désorganisation, démotivation des chauffeurs, insatisfaction ou perte des clients, ne sont pas inclus ici. Bientôt, le coût de non prise en charge des impératifs environnementaux viendra s’ajouter.

Notre solution AntsRoute permet d’économiser 20% à 25% de kilomètres effectués. C’est déjà ça de gagné !
De plus, elle ouvre de nouveaux horizons : plus de clients servis et des coûts marginaux 100% maîtrisés.

Cet article vous a donné envie d’en savoir plus sur AntsRoute, notre solution très complète d’optimisation de livraisons et d’interventions ? Pour tester gratuitement le logiciel et l’application pendant 7 jours, rendez-vous sur cette page !