Optimisation des tournées avec Excel : un outil gratuit peut-il être performant ?
Optimisation des tournées avec Excel : un outil gratuit peut-il être performant ?
Publié le 7 avril 2022 • Lecture : 8 min read
Si vous gérez une petite équipe de livreurs ou d’agents itinérants, il est tentant d’utiliser un tableur comme Excel ou Google Sheets pour organiser leurs déplacements. Vous maîtrisez déjà ce type d’outil, qui ne nécessite de surcroît aucun investissement initial. Pourtant, il suffit de quelques contraintes inattendues ou de quelques clients supplémentaires pour faire exploser vos beaux plannings si patiemment construits…
Vous avez connu pareille mésaventure ? Ces conseils et indications pratiques vous aideront à programmer efficacement les trajets de vos agents, avec un tableur et un logiciel d’optimisation de tournées.
Sommaire de l’article :
- Excel peut-il suffire pour planifier des tournées ?
- Comment optimiser des tournées à partir des données d’un tableur ?
L’optimisation de tournées avec Excel, ou outil gratuit, est une première étape efficace. Pour améliorer leur productivité, les responsables d’entreprise peuvent associer cette méthode à l’utilisation d’un logiciel d’optimisation des itinéraires.
Excel peut-il suffire pour planifier des tournées ?
Lorsque votre entreprise a développé ou réinternalisé son activité de livraisons ou d’interventions, Excel vous apparaissait comme une solution facile et rapide à mettre en œuvre. Mais vous passez de plus en plus de temps à peaufiner vos tableaux et ajuster vos formules… et ça n’a rien de surprenant !
Les atouts et les limites d’Excel pour planifier des tournées
Les logiciels comme Excel ou Google Sheets sont très utiles pour répertorier et organiser de multiples données comme :
- Des éléments d’identification des clients (raison sociale, SIRET, numéro de client, nom du responsable, etc.).
- Leur adresse ou leur position géographique.
- Leurs coordonnées de contact (mail, téléphone, etc.).
Ces tableurs intègrent également de précieuses fonctionnalités pour relier entre elles des cellules – et donc des informations – utilisées dans plusieurs process (commandes, livraisons, facturation, etc.). Là où les choses se compliquent, c’est lorsque vous devez gérer :
- Des événements irréguliers ou atypiques (congés, difficultés de circulation, annulation de dernière minute, etc.).
- Un accroissement provisoire ou durable des effectifs.
- Des compétences hétéroclites parmi les salariés (permis, habilitations, interventions plus techniques, etc.).
Les avantages et inconvénients de la planification des tournées avec Excel.
Vous dirigez une équipe de 2 ou 3 chauffeurs qui effectuent chacun des tournées très régulières ? Pourquoi pas, Excel peut suffire. Dans tous les autres cas, l’utilisation d’un logiciel d’optimisation de tournées en complément de votre tableur habituel vous fera gagner beaucoup de temps et d’argent.
Excel et Google Sheets permettent de planifier des tournées, mais non de les optimiser
Excel et Google Sheets peuvent vous aider à ordonner vos tournées, en synthétisant toutes les informations pertinentes à votre disposition. Mais ces logiciels ne permettent pas d’optimiser les déplacements, c’est-à-dire de tirer le meilleur parti des ressources logistiques disponibles. Ces outils, aussi utiles soient-ils, ne sont tout simplement pas conçus pour ça.
Dans le meilleur des cas, vous êtes sûr d’avoir « casé » tous vos clients à livrer ou à visiter. Dans le pire, vous consommez beaucoup plus de ressources que nécessaire :
- Kilomètres inutilement parcourus.
- Clients non servis ou heures supplémentaires.
- Surconsommation de carburant.
- Augmentation de la fatigue et du stress chez les chauffeurs.
- Hausse des réclamations clients, etc.
Tableau comparatif : Excel vs. Logiciel d’optimisation de tournées dédié :
| Critères | Excel | Logiciel d’optimisation de tournées |
| Coût | Faible ou nul (souvent déjà disponible). | Investissement initial, mais retour sur investissement rapide. |
| Facilité d’utilisation | Nécessite une bonne maîtrise des formules et des macros. | Interface intuitive avec assistance et support technique. |
| Optimisation des itinéraires | Manuelle, basée sur l’expérience de l’utilisateur. | Automatique, basée sur des algorithmes avancés prenant en compte diverses contraintes. |
| Gestion des imprévus | Réactive, nécessite des ajustements manuels. | Proactive, avec recalcul automatique des tournées en cas d’aléas. |
| Visualisation des tournées | Limitée, nécessite des outils complémentaires. | Cartographie intégrée avec suivi en temps réel. |
| Scalabilité | Adapté aux petites structures avec peu de contraintes. | Conçu pour gérer des volumes importants et des contraintes complexes. |
| Analyse et reporting | Basique, nécessite des compétences avancées pour créer des rapports. | Rapports détaillés générés automatiquement pour le suivi des performances. |
En associant à votre tableur habituel un logiciel d’optimisation de tournées, vous vous donnez les moyens d’atteindre un nouvel objectif, bien plus ambitieux : organiser de façon optimale les ressources en tenant compte de l’ensemble des contraintes métier. Autrement dit, un logiciel comme AntsRoute trouve pour chaque tournée la meilleure solution possible pour satisfaire vos clients et vos équipes, tout en améliorant la rentabilité.
Comment optimiser des tournées à partir des données contenues dans votre tableur ?
Pour optimiser vos tournées de livraison ou d’intervention à partir des informations synthétisées dans vos tableaux Excel ou Google Sheets, les développeurs d’AntsRoute ont mis au point plusieurs solutions.
Cas n°1 : vous listez vos clients dans un fichier Excel
Beaucoup de responsables gèrent encore leur fichier client avec Excel. En parallèle, ils planifient les tournées « à la main », en s’appuyant sur une application de navigation comme Google Maps ou Waze. Si vous fonctionnez avec cette méthode, cela ne fait aucun doute : adopter une solution d’optimisation de tournées en complément à Excel vous fera gagner un temps et une énergie considérables !
Pour résumer les choses très simplement, un logiciel d’optimisation envisage et calcule à votre place toutes les hypothèses possibles pour ne retenir que la meilleure. Là où vous mettiez des heures à prévoir ce qui se passerait en confiant telle étape à tel salarié, le logiciel détermine les options les plus favorables en quelques minutes seulement, grâce à de puissants algorithmes.
Enfin, une fois tous ces calculs réalisés, AntsRoute vous livre clé en main une feuille de route pour chaque agent, accessible sur une application mobile permettant d’utiliser la navigation Waze ou Google Maps.
L’import d’un fichier Excel sur le logiciel d’optimisation de tournées AntsRoute.
Pour optimiser sans effort vos tournées avec AntsRoute, il vous suffit d’importer votre base de données clients au format .XLS, .XLSX. ou .CSV en suivant ce mode d’emploi, ou en contactant notre support par téléphone.
Évidemment, si vous avez besoin par la suite de réexporter vos tournées vers Excel pour la facturation par exemple, le transfert de données se fera tout aussi facilement dans l’autre sens !
☝️ Variante : vous répertoriez vos clients dans un fichier Google Sheets
Si votre entreprise utilise la suite bureautique Google Workspace (anciennement G Suite), la procédure de transfert est sensiblement la même. La seule différence, c’est qu’avant d’exporter votre fichier Google Sheets vers AntsRoute, vous devrez au préalable connecter ces deux logiciels grâce à Zapier. Rassurez-vous, cette solution dite no code ne suppose aucune connaissance en langage informatique, et notre service support vous accompagne à chaque étape !
La validation des données d’un fichier Excel sur AntsRoute.
Cas n°2 : vous listez vos interventions à réaliser dans un fichier Excel
Certaines entreprises vont encore plus loin dans l’utilisation d’Excel, et incluent dans leurs tableaux toutes les données relatives aux interventions à effectuer :
- Dates ou échéances de livraison ou d’intervention.
- Type de prestations ou de livraisons ordonnées.
- Numéro et date de commande.
- Durée prévisible.
- Créneau horaire de passage.
- Commentaires relatifs à la livraison, etc.
Là encore, vous pouvez optimiser vos tournées en important dans AntsRoute :
La construction de tournées sur AntsRoute à partir d’un fichier Excel.
En fonction de vos contraintes métier, vous pouvez également transférer dans le logiciel et l’application AntsRoute autant de champs personnalisés que nécessaire, dans l’ordre et sous la forme que vous voulez :
- Éléments à choisir dans une liste
- Cases à cocher
- Numéros
- Champs textuels, etc.
Si vous souhaitez découvrir comment planifier des tournées à l’aide d’Excel et d’un logiciel d’optimisation, vous pouvez télécharger gratuitement notre fichier modèle.
☝️ Variante : vous gérez les interventions avec Google Sheets
L’importation d’une liste de livraisons ou de visites à domicile construite avec Google Sheets est aussi possible, moyennant quelques petits ajustements. Notre support se tient à votre disposition pour vous guider pas à pas.
Le planning de tournées optimisées sur AntsRoute à partir d’un fichier Excel.
Cas n°3 : votre logiciel interne vous permet d’exporter des données au format Excel ou Google Sheets
Vous utilisez un programme informatique développé sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise ? Rien n’est perdu, puisque vous pouvez normalement exporter des informations sous forme de tableur.
De la même façon, la plupart des logiciels métiers comportent ce type de fonctionnalités bien utiles. C’est le cas de Quickbooks, Zoho, mais aussi de la célèbre suite Sage, qui détaille dans cette page comment exporter des données au format Excel.
☝️ Bon à savoir : pour gagner encore en efficacité, nos équipes techniques ont développé des intégrations directes entre AntsRoute et certains logiciels métiers comme Odoo, WooCommerce, Zapier ou Must-G5.
Questions fréquentes
En utilisant Excel, vous pouvez organiser vos données : nom du client, localisation de l’intervention, date et durée prévue du rendez-vous, etc.
Dès que vous avez collecté toutes ces données, vous devez construire des itinéraires, souvent pour plusieurs chauffeurs-livreurs ou intervenants. Avec Excel, la planification de ces trajets doit se faire à la main, ce qui est un véritable casse-tête… Les itinéraires construits manuellement sont inefficaces et entraînent une augmentation des coûts de carburant et une perte de temps.
C’est pourquoi des experts ont développé des logiciels d’optimisation de tournées pour automatiser la construction de ces itinéraires à partir d’un fichier Excel. L’utilisation de ce type d’outil constitue un gain de temps pour le responsable d’exploitation et les équipes itinérantes. En bref, votre entreprise réduit ses coûts et améliore sa productivité.
Tout à fait ! L’adoption d’un logiciel d’optimisation de tournées est rentable à court terme.
Un logiciel comme AntsRoute optimise automatiquement les itinéraires en réduisant les kilomètres parcourus et en minimisant les temps de trajet, ce qui améliore la productivité et réduit les coûts. De plus, vous gagnez beaucoup de temps au moment de planifier les trajets des équipes itinérantes. Importez simplement votre fichier Excel et AntsRoute se charge de construire les tournées en fonction de toutes vos contraintes et celles de vos clients.
AntsRoute est accessible à partir de 17 € par mois et par véhicule. Dès les premiers mois d’utilisation, votre entreprise réalisera des économies significatives.
Si vous pensez que l’optimisation de vos tournées avec Excel, un outil gratuit, est la meilleure méthode pour votre entreprise, nous vous conseillons d’essayer gratuitement AntsRoute pendant 7 jours. Vous devrez changer d’avis !
Le meilleur moyen de mesurer les bénéfices de notre logiciel d’optimisation de tournées, c’est de l’essayer ! Pour le tester en complément de votre tableur habituel, gratuitement et sans engagement, inscrivez-vous ici !
Essai gratuit de 7 jours | Aucune carte de crédit requise
Contenu
- Excel peut-il suffire pour planifier des tournées ?
- Les atouts et les limites d’Excel pour planifier des tournées
- Excel et Google Sheets permettent de planifier des tournées, mais non de les optimiser
- Comment optimiser des tournées à partir des données contenues dans votre tableur ?
- Cas n°1 : vous listez vos clients dans un fichier Excel
- ☝️ Variante : vous répertoriez vos clients dans un fichier Google Sheets
- Cas n°2 : vous listez vos interventions à réaliser dans un fichier Excel
- ☝️ Variante : vous gérez les interventions avec Google Sheets
- Cas n°3 : votre logiciel interne vous permet d’exporter des données au format Excel ou Google Sheets
- Questions fréquentes
