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Collecte et transport d’échantillons biologiques : les bonnes pratiques

Publié le 15 septembre 2023 • Lecture : 7 min read

L’emballage et le transport d’échantillons biologiques doivent suivre des règles très précises pour garantir des résultats d’analyses fiables, ainsi que la sécurité des personnes qui les manipulent.
Mais dans un contexte de concurrence de plus en plus vive entre les laboratoires de biologie médicale, le strict respect de la réglementation ne suffit plus. Certaines mesures complémentaires sont très utiles pour améliorer votre organisation logistique et fidéliser les clients.

Sommaire de l’article :

• L’essentiel de la réglementation sur l’emballage et le transport des prélèvements de laboratoire
  1. La règle du triple emballage
  2. Les informations relatives au patient
  3. L’étiquetage
  4. La gestion des températures
• Les pratiques recommandées pour la collecte et le transport des échantillons de laboratoire
  1. Des délais de transport serrés
  2. Une traçabilité sans faille des prélèvements
  3. L’utilisation d’une application de gestion de livraison
  4. Des horaires de ramassage réguliers
  5. Une prise de rendez-vous téléphonique simplifiée
  6. La prise de rendez-vous par internet
  7. Les recommandations en cas d’imprévu ou d’accident

Pour les laboratoires, maîtriser la collecte et le transport d’échantillons biologiques est essentiel pour garantir des résultats d’analyses fiables. Dans un contexte de concurrence élevée, ces laboratoires doivent utiliser des mesures complémentaires pour fidéliser leurs clients.

L’essentiel de la réglementation sur l’emballage et le transport des prélèvements de laboratoire

C’est la norme NF EN ISO 15189 qui spécifie « les exigences de qualité et de compétence applicables aux laboratoires de biologie médicale », notamment pour les processus préanalytiques.

Certains échantillons biologiques susceptibles de contenir des agents pathogènes sont également considérés comme des matières infectieuses. À ce titre, ils doivent respecter l’accord relatif au transport international des marchandises dangereuses par la route, dit ADR.

En règle générale, le guide pratique de l’OMS sur le transport des matières infectieuses inclut dans cette catégorie les excrétions, le sang et les tissus « collectés dans des récipients, sur des écouvillons ou immergés dans un milieu de conservation », et pouvant provoquer une maladie chez l’homme ou l’animal.

Certains produits sont en revanche exemptés de la réglementation sur les matières infectieuses comme les échantillons de selles destinés à la recherche de sang, ainsi que le « matériel biologique contenant des micro-organismes non pathogènes pour l’homme ou l’animal ».

La règle du triple emballage

Qu’ils soient ou non considérés comme des matières dangereuses, les échantillons biologiques doivent respecter la règle du triple emballage. L’objectif de cette mesure est de garantir l’intégrité et la conservation optimale des produits, mais également la sécurité des opérateurs (préleveurs, coursiers, biologistes médicaux, etc.).

Cette règle prévoit :

• Un récipient primaire étanche comme un tube ou un flacon, lui-même entouré d’un matériau absorbant et protecteur.
• Un emballage secondaire, lui aussi parfaitement étanche : sac plastique scellé, boîte refermable avec un bouchon à vis, etc.
• Un emballage tertiaire contenant un matériau de calage afin de protéger l’emballage secondaire de tout dommage physique pendant le trajet. Il peut s’agir d’une sacoche isotherme, d’une mallette ou d’une caisse de transport, etc.

Les informations relatives au patient

Les prélèvements doivent être transportés dans des contenants opaques et fermés, afin de respecter la confidentialité des informations médicales.
Les documents de liaison doivent être rassemblés dans une pochette fixée sur l’emballage secondaire.

L’étiquetage

Vous devez apposer sur l’emballage extérieur un étiquetage spécifique selon la nature des échantillons transportés. La réglementation prévoit 3 cas de figure :

• Si le matériau biologique est exempté de la réglementation sur les matières dangereuses, l’étiquette extérieure doit porter la mention « échantillon d’origine humaine exempté ».
• Si l’échantillon présente un risque avéré d’infection pour l’homme, il appartient à la catégorie A. Le colis doit alors porter le marquage spécifique ONU (UN) 2814, avec la mention « matières infectieuses pour l’homme ».
• Si l’échantillon présente un risque potentiel pour la santé humaine, il appartient à la catégorie B. Sur le colis doit figurer le marquage ONU (UN) 3373, avec la mention « matière biologique de catégorie B ».

L’emballage extérieur doit également préciser les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire du colis.
Si l’échantillon primaire dépasse 50 ml, une étiquette ou un marquage doit indiquer le sens de chargement (haut/bas).

Vous avez encore un doute sur la meilleure façon d’emballer et d’étiqueter les échantillons biologiques ? Des informations et des schémas très clairs sont disponibles sur le site de l’Institut Pasteur.

Un étiquetage spécifique selon la nature des échantillons transportés.

La gestion des températures

Le maintien d’une température adaptée entre le lieu de prélèvement et le plateau technique est essentiel pour garantir la qualité des résultats d’analyse. On distingue :

• Les prélèvements qui peuvent être transportés à température ambiante, idéalement entre 10 et 25 °C. Si la température est passée en dessous ou au-dessus de ces seuils, il convient d’en informer un biologiste qui décidera des mesures à prendre.
• Les échantillons qui exigent de respecter la chaîne du froid, à conserver dans une mallette ou un coffret isotherme.
• Les transports à température dirigée, sur de longues distances uniquement.

Les pratiques recommandées pour la collecte et le transport des échantillons de laboratoire

Au-delà des exigences réglementaires, les recommandations qui suivent contribuent à élever le niveau de qualité, et donc à fidéliser les patients et les préleveurs extérieurs (infirmiers libéraux, médecins, sages-femmes, pharmacies, etc.).

Des délais de transport serrés

Même en l’absence d’urgence médicale avérée, le délai de transport doit être le plus court possible.
De nombreux laboratoires comme Synlab Nouvelle-Aquitaine paramètrent leurs tournées sur moins de 2 h 30, voire 3 h en zones rurales.
Ainsi, même en cas d’aléa sur le trajet, ils parviennent à respecter un délai maximum de 4 h entre le prélèvement d’une part, et l’analyse ou le prétraitement d’autre part.

L’utilisation d’un logiciel de transport comme AntsRoute simplifie considérablement l’organisation des tournées de collecte ou de prélèvements à domicile, tout en réduisant les temps de trajet.

AntsRoute simplifie l’organisation des tournées de collectes.

Une traçabilité sans faille des prélèvements

La traçabilité des échantillons entre le lieu de prélèvement et le plateau technique est essentielle pour garantir la qualité des résultats d’analyse.
Sur les documents qui accompagnent les prélèvements doivent figurer au minimum :

• La liste des échantillons transportés : quantité, nature, etc.
• L’heure de départ du cabinet ou de passage du coursier.
• L’heure d’arrivée effective des échantillons au laboratoire.
• La signature du coursier ou du préleveur ayant assuré le transport.
• Les éventuelles anomalies ou les incidents survenus durant le trajet, à transmettre au biologiste : accident, délai allongé, température trop élevée, etc.

L’utilisation d’une application de gestion de livraison

Certains logiciels d’optimisation de tournées permettent désormais d’automatiser toutes ces opérations, et même de fournir des données supplémentaires. L’application mobile AntsRoute inclut par exemple des fonctionnalités précieuses pour répondre aux attentes des professionnels de santé :

• Géolocalisation des coursiers afin de suivre leur position en temps réel.
• Envoi d’un SMS à l’approche du coursier ou du préleveur.
• Signature électronique.
• Possibilité de prendre des photos ou de noter des commentaires directement dans l’application en cas d’absence inopinée ou d’incident durant le trajet.

L’application mobile AntsRoute permet une traçabilité sans faille des prélèvements.

Des horaires de ramassage réguliers

La régularité des tournées est un facteur essentiel pour améliorer la collaboration entre le laboratoire et les préleveurs extérieurs.
Par exemple, si un cabinet d’infirmiers ou de médecins réalise des prélèvements sanguins à jeun entre 6 h et 8 h durant la semaine, l’idéal est de convenir d’un horaire de passage fixe dans la matinée.

Une prise de rendez-vous téléphonique simplifiée

Certains professionnels de santé dans votre secteur réalisent uniquement des prélèvements occasionnels, pour certains profils de patients notamment ? Différentes solutions technologiques permettent aujourd’hui de concilier souplesse et efficacité dans le ramassage des échantillons.

Vous pouvez par exemple planifier des rendez-vous sur appel entrant. Il suffit pour cela de renseigner dans la fiche de chaque professionnel de santé ses horaires d’ouverture, et notre logiciel calculera automatiquement le meilleur créneau horaire de passage, en fonction des autres rendez-vous déjà planifiés.

Si vous proposez des prélèvements directement au domicile des patients, vous pouvez d’ailleurs utiliser cette même fonctionnalité pour planifier vos tournées en fonction de leurs disponibilités et du type d’échantillon à prélever :

• Prélèvement sanguin, à jeun ou non.
• Prélèvement d’urine.
• Dépistage de virus comme la COVID, etc.

La prise de rendez-vous par internet

D’autres laboratoires privilégient la réservation en ligne. Une telle solution est aujourd’hui très simple à mettre en place, certains prestataires comme AntsRoute fournissant des sites de réservation clé en main.

Le cas échéant, le patient ou le professionnel de santé peut réserver un créneau de passage en toute autonomie, 24 h/24 et 7 j/7. La solution lui propose automatiquement plusieurs créneaux horaires, en fonction de ses disponibilités et des autres rendez-vous déjà programmés.

À l’heure actuelle, tous les logiciels prévoient aussi l’envoi de confirmations automatiques sitôt que tous les rendez-vous sont programmés.

Les recommandations en cas d’imprévu ou d’accident

Lorsqu’un événement inopiné se produit durant l’acheminement des échantillons, les coursiers ou les préleveurs doivent en référer immédiatement au laboratoire, qui prendra les mesures nécessaires.

L’utilisation d’une application de gestion de livraison fournit là encore une aide précieuse pour gérer au mieux ces impondérables.
En cas d’accident, de panne ou de blocage sur la route, le logiciel analyse la position de tous les véhicules disponibles et compare les différents scénarios possibles pour vous proposer le plus pertinent :

• Récupération des échantillons déjà collectés par un chauffeur à proximité.
• Reprise d’une partie de la tournée par un autre membre de l’équipe.
• Itinéraire alternatif.
• Envoi automatique d’une notification aux clients en cas de retard, etc.

Pour optimiser gratuitement vos tournées de collecte et de prélèvements d’échantillons pendant 7 jours, il vous suffit de remplir notre formulaire en ligne, sans engagement ni numéro de carte bleue !